Przekazanie do AZ zaklejonych kopert

[Aleksandra]

Cześć, czy spotkaliście się z sytuacją, że do archiwum, na polecenie kierownika jednostki, przekazane są pewne, wrażliwe dokumenty, w zamkniętych kopertach? Z poleceniami kierownika jednostki (oczywiście) się nie dyskutuje, ale zastanawiam się, czy może w takiej sytuacji nie powinien nałożyć jakiejś klauzuli tajności i dokumenty takie nie powinny znaleźć się w kancelarii tajnej?

[gtrafalski]

Tak, spotkałem się z taką sytuacją, że do AZ próbowano przekazać akta w zamkniętych kopertach. Z pozycji AP zaleciłem wtedy archiwiście otworzenie i zobaczenie, czy zawartość zgadza się z tytułem na spisie.
Dlaczego nie dyskutuje się z poleceniami kierownictwa?

[Barsa]

Trochę dziwne przekazywać coś w zamkniętych kopertach i dawać do tego spis...

Co do dyskusji z kierownictwem to czasem nie warto, nic się nie uzyska a premie czy podwyżkę można stracić 

[gtrafalski]

Najpierw technicznie... Jak chcesz potwierdzić, że spis zdawczo-odbiorczy zgadza się z przekazywaną dokumentacją jeżeli nie masz do niej dostępu? Jak potwierdzić, że akta spraw są kompletne bez dostępu do nich? Jeżeli dokumentacja ma klauzulę niejawności (bo jest taka super tajna) - to sposób postępowania jest opisany w przepisach. I nawet wtedy archiwista ma do niej dostęp.

A co do dyskusji (nie podważania, omijania poleceń) z przełożonymi. To w mojej ocenie szersze pytanie o to kim jest archiwista w jednostce. Jeżeli jest stróżem magazynu, który przekłada papierki to zgoda - dyskusja przyniesie tylko straty. Ale wtedy nie rozmawiajmy o zwiększeniu prestiżu. Za to jeżeli archiwista jest specjalistą, odpowiedzialnym za dokumentację w jednostce. To nie wyobrażam sobie, aby w takiej sytuacji nie zgłaszać przełożonym uwag i pomysłów.

[Filip Kwiatek]

Ja spotkałem się z przypadkiem kart do głosowania podczas posiedzeń rad nadzorczych lub zarządów spółek organizowanych w trybie tajnym (nie ustawowo, tylko zwyczajowo zgodnie z trybem przyjętym w spółce). Zaklejone koperty z głosami uczestników posiedzeń.

[Aleksandra]

Najpierw technicznie... Jak chcesz potwierdzić, że spis zdawczo-odbiorczy zgadza się z przekazywaną dokumentacją jeżeli nie masz do niej dostępu? Jak potwierdzić, że akta spraw są kompletne bez dostępu do nich? Jeżeli dokumentacja ma klauzulę niejawności (bo jest taka super tajna) - to sposób postępowania jest opisany w przepisach. I nawet wtedy archiwista ma do niej dostęp.

Jeżeli dokumentacja miałaby klauzulę tajności, to w naszej jednostce funkcjonuje kancelaria tajna i taka dokumentacja trafiłaby własnie do niej.

[Aleksandra]

A co do dyskusji (nie podważania, omijania poleceń) z przełożonymi. To w mojej ocenie szersze pytanie o to kim jest archiwista w jednostce. Jeżeli jest stróżem magazynu, który przekłada papierki to zgoda - dyskusja przyniesie tylko straty. Ale wtedy nie rozmawiajmy o zwiększeniu prestiżu. Za to jeżeli archiwista jest specjalistą, odpowiedzialnym za dokumentację w jednostce. To nie wyobrażam sobie, aby w takiej sytuacji nie zgłaszać przełożonym uwag i pomysłów.

Jak najbardziej można dyskutować, tylko trzeba mieć argumenty. Stąd cały wątek. Na razie, z tego co piszecie, dziękuję oczywiście za włączenie się do rozmowy, to oprócz przypadku polecenia z poziomu AP otwarcia koperty w celu weryfikacji ze spisem, nie mam nic do powiedzenia w kontrze takiemu pomysłowi. A dla kierownika jednostki, to nie będzie oczywiście żadnym argumentem.

[Barsa]

Jak koleżanka tak stawia sprawę to... wystarczy powołać się na przepisy z instrukcji kancelaryjnej, gdzie jest jasno opisane jak powinny być przekazywane dokumenty do archiwum i nie ma tam nigdzie mowy o przekazywaniu w kopertach.
Dodatkowo argument wynikający w sumie też z IK o weryfikacji ze spisem, czy innych rzeczy typu czy dokumentacja jest we właściwy sposób ułożona, posiada znaki kancelaryjne, spisy spraw itd. to też ważna sprawa.

[łucja]

Z tego co się orientuje, to dokumenty tajne po odtajnieniu. A jak są odtajnione, to bez kopert i zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

[Michał Bąbol]

U mnie, pomimo zapisów w IK, jest też często tak, że akta trafiają do nas w zaklejonych kopertach. Nie wynika to z tego, że mamy jakąś kancelarię tajną, po prostu komórkom organizacyjnym łatwiej jest składać akta do kopert. Przy przejęciu archiwum i robieniu skontrum okazało się, że pakuje się tak także akta o kategorii A. Generalnie teraz jest tak, że przed przekazaniem dokumentacji instruuję komórki co do sposobu pakowania dokumentacji, czasem też odsyłam ją przed przyjęciem z prośbą o przepakowanie.

Oczywiście, zaklejona koperta może i jest dobra pod względem tego, że akta się nie kurzą, ale w praktyce bardzo ciężko jest się do nich dostać, jeśli na przykład konieczne jest zrobienie kwerendy.