Porządkowanie starych akt - jak naprawić niespójne spisy po poprzedniczce?

[Archi2025]

Dzień dobry,
mam pytanie dotyczące porządkowania dokumentacji w składnicy akt.

Poprzednia archiwistka porządkowała dokumenty, które zostały przekazane do składnicy dawno temu - niestety nie wiadomo, kto je przekazał ani kiedy dokładnie to miało miejsce. Dokumenty zalegają tam od lat i jest ich na prawdę dużo.

Archiwistka sporządziła spisy zdawczo-odbiorcze, ale w sposób niespójny - niektórym teczkom nadawała sygnatury, innym już nie. W dodatku, z uwagi na brak danych o przekazaniu, te spisy nie mają pełnej wartości formalnej.

W związku z tym mam pytania:
Czy w takiej sytuacji - przy dużej liczbie dokumentów, często już przeterminowanych i kwalifikujących się do brakowania - nie należałoby sporządzić spisu z natury?  Czy mogę kontynuować pracę po poprzedniczce , wykonując właśnie spisy z natury?

A może lepiej zostawić te istniejące spisy tak jak są? Czy można na ich podstawie opracować nowy spis z natury? Planuję właśnie w ten sposób zorganizować sobie pracę ponieważ większość tych dokumentów to kategoria B więc spis z natury byłby ( tak myślę) najlepszym i najszybszym rozwiązaniem.

Będę bardzo wdzięczna za wszelkie wskazówki.

[Barsa]

Telefon do AP czy dopuszczają spisu z natury.... Niektóre na to nie pozwalają i trzeba zrobić jakby proforma spis z-o. Oczywiście wystarczy jeden dla tych wszystkich dokumentów z natury.

[Konkretna6]

Nie wiem pod jakie archiwum podlegasz ale moje AP z Wrocławia powiedziało mi, żebym przy każdej teczce która ma jakieś braki czyli np. brak spisu czy zły numer z JRWA czy cokolwiek robiła spis z natury i podawała dokładny opis teczki co w niej się znajduje. Jeżeli oczywiście mówimy o dokumentacji niearchiwalnej. Przy archiwalnej natomiast to nie wiem, ponieważ mój zakład nie tworzy dokumentacji archiwalnej.

[archwiwum_ola]

A co w momencie gdy dokumenty sięgają 1975 lat i nie ma zastosowanego odpowiedniego symbolu klasyfikacyjnego?
A dokładniej jest zastosowany 8222 i zapis widoczny na teczce to :rejestr gruntów podlegających rekultywacji i zagospodarowaniu, a w JRWA dla urzędów terenowych widnieje nieco inaczej sformułowany zapis: zamiana terenów, zamiana użytkowania. Nawet dla porównania teraz z obecnym JRWA nie ma pod takim symbolem rzeczy tego typu.
Co robić z taką dokumentacją ?

[Barsa]

Przez lata pracy nad tak starymi dokumentami wypracowałem taki schemat, zostawiam symbol taki jaki był nadany i jeżeli uważam, że jest błędny to piszę to w uwagach podając prawidłowy. Jeżeli tytuł teczki odpowiada temu co w niej jest, to zostawiam go, nie ma co na siłę zmieniać. Kategoria jeśli do zmiany to do tej wartości, która odpowiada staremu JRWA i w przypadku gminy też najnowszemu.

[Barsa]

Może tylko jedna uwaga... jeżeli to jest szykowane do oddania do AP, to warto spytać jak oni chcą. Bo może zażyczą sobie zmiany już od razu na prawidłowy symbol i hasło, a najwyżej w uwagach dodanie, że na aktach jest nieprawidłowy symbol. To też w mojej ocenie dobra praktyka.

[archwiwum_ola]

Może tylko jedna uwaga... jeżeli to jest szykowane do oddania do AP, to warto spytać jak oni chcą. Bo może zażyczą sobie zmiany już od razu na prawidłowy symbol i hasło, a najwyżej w uwagach dodanie, że na aktach jest nieprawidłowy symbol. To też w mojej ocenie dobra praktyka.

Czy może Pan/Pani się odezwać do mnie priv? Napisałam wiadomość na tym portalu ale nie wiem czy dotarła.