Problem z nadanym symbolem na teczce

[Konkretna6]

Witajcie. Mam pytanie. Przez wiele lat w moim zakładzie pewna komórka organizacyjna nieprawidłowo zdawała dokumentację do archiwum zakładowego nadając jej numer z wykazu akt który nie istnieje. Jesteśmy samodzielnym zakładem i mamy swój wewnętrzy rzeczowy wykaz akt, nie podlegamy pod ustawę. No i sytuacja wygląda tak, że w moim rzeczowym wykazie akt mam symbole klasyfikacyjne od 0-6. Pod numerem 5 mam hasło klasyfikacyjne o nazwie usługi hotelowe. Do tego hasła mam stworzone podklasy jedna 50 dotycząca rezerwacji i w niej symbole od 500-502 i kolejną podklasę 51 z hasłem korespondencje i do tego symbole od 510-512. Rzeczowy wykaz akt jest przestarzały i niestety nie do końca uwzględnia dokumentację jaka obecnie jest wytwarzana, dlatego stworzyłam nowy rzeczowy wykaz akt (czeka na zatwierdzenie przez AP). Przez to komórka stworzyła sobie jakby nowe dodatkowe symbole tzn. 503, 504 i 513 rozszerzając jakby zagadnienie. No tylko teraz co zrobić z tą dokumentacją, która już jest przestarzała, powinna być brakowania bo okres przechowywania jej minął (chociaż nie bardzo wiem skąd komórka wiedziała jaką kategorię ma ta dokumentacja, skoro nie ma jej w rzeczowym wykazie akt). W tych teczkach znajdują się skierowania na pobyty w sanatorium oraz m.in książki meldunkowe. Dodatkowo kategoria archiwalna również tego moim zdaniem jest nieprawidłowa, ktoś sobie wziął coś z powietrza bo wrzucił książki meldunkowego jako B25 a skierowania raz jako B5 a raz jako B25. Ogólnie chciała bym część wybrakować bo okres przechowywania niektórych takich teczek minął. Wiem że na spisie dokumentacji do brakowania powinno pisać się to co jest na teczkach, ale no to co jest na teczkach nie jest zgodne z RWA. Co robić z tą dokumentacją? Czy AP się przyczepi do tego? Może robić spis z natury tego?   

[gtrafalski]

Witaj,
mogłabyś rozwinąć co znaczy "nie podlegamy pod ustawę". Bo jeżeli nie jesteście państwową lub samorządową jednostką organizacyjną to nie musicie prosić  Dyrektora AP o wydanie zgody na brakowanie. Po prostu, w sytuacji gdy uznacie, że terminy przechowywania upłynęły oraz dokumentacja utraciła znaczenie, w tym wartość dowodową poddajecie ją brakowaniu.
Jeżeli jednak jesteście państwową lub samorządową jednostką organizacyjną to ja polecałbym pole uwagi w Spisie dokumentacji podlegającej brakowaniu. Tam można bardzo dużo wyjaśnić.
"Czy AP się przyczepi?" - nie wiem, zapytaj w AP

[Konkretna6]

Chodzi mi o to, że powstał dla jednostek samorządowych JRWA które jest zawarte w rozporządzeniu w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, a on nas nie obowiązuje mamy swój własny rzeczowy wykaz akt. Jesteśmy samodzielnym zakładem leczniczym ale udziały ma skarb państwa. Podobnie jak szpital czy sanatorium.

A już tak z innej beczki to co mówisz to trochę bzdura, bo jest przecież ochrona danych osobowych. Nie wyobrażam sobie, że np. kancelaria prawnicza która nie jest przecież państwowa bo kancelarie prowadzą prywatni przedsiębiorcy niszczy sobie dokumenty jak chce i kiedy chce. Dzięki tym procedurom zachowane jest bezpieczeństwo dokumentacji. W takim wypadku nie musząc mieć zgody mogliby również sobie niszczyć dokumenty jak chcą, a przecież normalnie jest do tego potrzebna niszczarka spełniająca normę DIN6, więc nie wiem jak by to miało wyglądać.

[Barsa]

Chodzi mi o to, że powstał dla jednostek samorządowych JRWA które jest zawarte w rozporządzeniu w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, a on nas nie obowiązuje mamy swój własny rzeczowy wykaz akt. Jesteśmy samodzielnym zakładem leczniczym ale udziały ma skarb państwa. Podobnie jak szpital czy sanatorium.

Tak więc rozporządzenie premiera a nie ustawa.... Jeżeli skarb Państwa nie ma 100% to też możecie nie podlegać pod UNZA.

A już tak z innej beczki to co mówisz to trochę bzdura, bo jest przecież ochrona danych osobowych. Nie wyobrażam sobie, że np. kancelaria prawnicza która nie jest przecież państwowa bo kancelarie prowadzą prywatni przedsiębiorcy niszczy sobie dokumenty jak chce i kiedy chce. Dzięki tym procedurom zachowane jest bezpieczeństwo dokumentacji. W takim wypadku nie musząc mieć zgody mogliby również sobie niszczyć dokumenty jak chcą, a przecież normalnie jest do tego potrzebna niszczarka spełniająca normę DIN6, więc nie wiem jak by to miało wyglądać.

Prywatne podmioty niszczą sobie jak chcą i kiedy chcą, według wewnętrznych procedur, które co do zasady powinny być zgodnie z ogólnoobowiązującymi przepisami. Więc kolega żądnej "bzdury" nie napisał.

Ps. Nie ma czegoś takiego jak norma "DIN6"

[Konkretna6]

Skoro jak chcą to czemu do tej pory był wysyłany spis dokumentacji do brakowania, mam powołaną komisję do oceny dokumentacji niearchiwalnej i były wysyłane wnioski o brakowanie do AP?
Na tej stronie jest napisane:
https://archiwa.gov.pl/poznaj/dla-instytucji-i-firm/zarzadzanie-dokumentacja/brakowanie-dokumentacji/
"Zgodę na zniszczenie dokumentacji muszą każdorazowo uzyskiwać zarówno państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, jak i prywatne podmioty, które przechowują dokumentację po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych. (w tym przedsiębiorców przechowujących dokumentację zlikwidowanych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych)."

My przechowujemy dokumentację po państwowych i samorządowych jednostkach, w związku z tym taki obowiązek istnieje.

Tak rozporządzenie. Czeski błąd.

Norma DIN 6 to mój taki skrótowiec do normy DIN 6639 dotyczącej niszczenia dokumentacji. Zwykła niszczarka nie niszczy dokumentów w taki sposób aby nie dało się już tego odczytać. Normy takie są po to żeby z odpowiedniej niszczarki spełniającej tą normę wychodziły czy mini paseczki czy np. nośniki elektroniczne były tak zniszczone że nikt nie będzie w stanie czegokolwiek odczytać. No i teraz czemu o tym. A no bo domyślam się że prywatne podmioty również mają swoje przepisy i nie mogą sobie tak po prostu wrzucić dokumentów do pierwszej lepszej niszczarki za kilka zł i powiedzieć, że pozbyły się dokumentów. Dlatego mówienie, że można sobie tak o robić co się podoba nie do końca w mojej opinii jest zgodne z prawdą, a to że tak sobie ktoś robi to już insza inszość. Albo może inaczej. Przepisy nie obowiązują dopóki nie wyciekną wrażliwe dane.

No ale przecież moje pytanie jest inne.

[Barsa]

My przechowujemy dokumentację po państwowych i samorządowych jednostkach, w związku z tym taki obowiązek istnieje.

Nie wynikało to w żaden sposób ze wcześniejszych wypowiedzi, gdzie było jeszcze odniesienie do jakiś kancelarii prawniczych.... które tak, mogą niszczyć bez zgody, jak chcą.

Co do pytania, to najlepiej napisać do AP... Co z tego, że ktoś napiszę, że w AAN chcieli od niego w podobnej sprawie "tak a tak", a w AP w Łodzi już inaczej, a może się okazać, że w ANK jest jeszcze inaczej. Nie wiem czy to dobrze, czy źle ale jakaś autonomia i w takim zakresie w archiwach obowiązuje.

Jedyne co mogę dodać jeszcze to, że przy takich "problemach" trzeba nadużywać pola uwagi w spisie do brakowania.

[Konkretna6]

Jesteśmy samodzielnym zakładem leczniczym ale udziały ma skarb państwa. Podobnie jak szpital czy sanatorium.

Myślałam że to wystarczy do takiego stwierdzenia. Samodzielne zakłady lecznicze mimo, że są samodzielne to wytwarzają dokumentację, która odnosi się do dokumentacji państwowej. Poza tym przechowujemy dokumentację opartą o naszą placówkę nadrzędną, którą jest KRUS. Jesteśmy jednym z jej oddziałów, ale funkcjonujemy jako centrum a nie jako zakład ubezpieczeń. Jesteśmy więc takim sanatorium dla tych ubezpieczonych w KRUS.