Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego

[Archeownia2025]

Dzień dobry! Jestem nowym użytkownikiem na forum, jak również jestem osobą początkującą w temacie archiwizacji. Do moich obowiązków w Urzędzie Gminy od niedawna należy ,ogarnięcie' archiwum, które jest w stanie dosyć kiepskim- co jest skutkiem naprawdę wielu lat zaniedbań.  Aktualnie muszę zająć się dokumentacją Regionalnego Programu Operacyjnego 2014-2020 z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego dla osi priorytetowej: Efektywność energetyczna, odnawialne źródła energii i gospodarka dla Działania 1.  Konkretnie chodzi o budowę kolektorów słonecznych i kotłów na biomasę w naszej Gminie. Z tego co się dowiedziałam, to archiwizacją dokumentacji i meteriałów tego programu zajęła się zewnętrzna firma archiwizacyjna. Firma ta sporządziła spisy zdawczo-odbiorcze ze znakiem teczki 04 oraz kategorią archiwalną B10 oraz zapiskiem w rubryce ,,Data zniszczenia": po minięciu okresu przechowywania narzuconego przez umowę rozdzielić według JRWA.  Kolega, który wcześniej zajmował się archiwum narobił mi  bardzo dużo ,bałaganu'. Ale to tematy na oddzielne wątki. Wiele dokumentacji szczególnie takich projektów przyjął i ja muszę to teraz prostować. A niestety jestem osobą bardzo początkującą w tym temacie. Dlatego proszę o wyrozumiałość.  Poszczególne pozycje na spisie  zdawczo- odbiorczym, której zewnętrzna firma archiwizacyjna nadała  znak teczki 04 to: projekty techniczne instalacji etap 1 i 2, etap 2: umowy, wnioski, rezygnacje, studium wykonalności, protokół przekazania, konkurs, strategia rozwoju, wniosek o udział we wdrażaniu planu gospodarki niskoemisyjnej dla gminy, wnioski o płatność, deklaracje zdublowane, protokoły, karty obiegowe, zadłużenie, harmonogram, , wnioski, umowy, deklaracje bez rozpatrzenia, dokumentacja powykonawcza, dokumenty montażowe, audyt energetyczny, audyt powykonawczy, rezygnacje, faktury.  Jest tego sporo i nie ukrywam, że dla mnie jest to temat skomplikowany. Dlatego proszę o pomoc osoby doświadczone i wyrozumiałe. Jak to rozdzielić i sklasyfikować. I co z tym fantem zrobić.  Niestety mój kolega przyjął takich rzeczy dosyć sporo na stan archiwum. A referat inwestycji chce abym ja również przyjęła w ten sposób sporządzone spisy. Wiem, że wątków unijnych było dosyć sporo. Ale jest to
dla mnie temat dosyć zawiły. Z góry dziękuję za pomoc i pozdrawiam użytkowników Forum. Proszę o wyrozumiałość dla osoby początkującej w temacie archiwizacji.

[gtrafalski]

Temat nie jest łatwy. Jak chcesz go ugryźć to zacznij sobie od Wskazówek Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (Zarządzenie nr 11/2020 https://www.gov.pl/web/archiwa/dziennik-urzedowy-rok-2020
Jeżeli jesteś osobą naprawdę początkującą, a bałagan jest duży to ja bym zastanowił się czy nie ma czegoś innego do zrobienia na początek. Zaczął się Nowy Rok, może brakowanie typowej dokumentacji...

[Archeownia2025]

Dziękuję za odpowiedź. Będę próbowała chociaż małymi kroczkami to opanować. Jeśli chodzi o brakowanie, to mój poprzednik narobił strasznie dużo bałaganu również w temacie brakowania. Utworzył sprawy odnośnie brakowania w latach 2022, 2023, 2024 i 2025. Otrzymał zgody kierowników referatów. A następnie wszystkie sprawy w 2025 roku pomieszał- myląc numery spisów, ilość pozycji itd. i wysłał z jeszcze innymi numerami i znakami spraw do AP. Na część AP, pod które podlegamy wydało zgodę. Ale problem w tym, że większość z tych wysłanych wniosków nie zgadza się ze stanem faktycznym. Tzw. ,,pomieszanie z poplątaniem". Więc też jest bardzo dużo do odkręcania. Odkąd mój poprzednik się tym zaczął zajmować, to nie prowadził żadnego wykazu, dublował numery spisów lub w ogóle nie nadawał numeracji. Zostawił luki w ciągłości spisów i dużo dużo więcej... Chciałabym jakoś z tym wyjść na prostą, ale niestety właściwie na każdym kroku trzeba coś odkręcać, żeby ruszyć do przodu. Od jakiegoś czasu przeglądam forum i jest dla mnie dużą skarbnicą wiedzy. Dlatego zdecydowałam się napisać.

[liteona]

Też weszłam w takie archiwum gminne po latach nic nierobienia, dopiero po 3 latach pracy po kawałkach mogę powiedzieć, że zaczynam wychodzić na prostą, ale wciąż dużo przede mną.
Ja zaczynałam od najprostszych rzeczy a potem szłam coraz dalej...
Wstrzymaj przyjmowanie czegokolwiek póki nie ogarniesz chociaż teoretycznie podstaw bo potem ten kolejny bałagan spadnie na ciebie.

[Archeownia2025]

Dziękuję za odpowiedź. Staram się wszystko powoli ogarniać. Dokumentów jest masa. Porozrzucane po całej podłodze. Podejrzewam, że poszczególne referaty jeśli w ogóle robiły jakieś spisy, to wchodziły do archiwum i ,rzucały' wszystko tam, gdzie był akurat kawałek wolnej podłogi. Zaczęłam od podstaw. Połączyłam dokumenty, które tworzyły jakiś spis w całość. Nie wszystkie się udało, bo pozostała masa ,luźnych' dokumentów. Wydzieliłam kategorię A, B50 i pozostałe. Zbieram wszystkie spisy jakie znalazłam i próbuję utworzyć wykaz. Uporządkowałam i nadałam sygnatury spisów, które były okej.  Ale jest mnóstwo spisów bez numerów. Spisy ze zdublowaną numeracją lub luki-wolne numery. Jest bałagan ogromy. Ale na razie jestem dobrej myśli, że uda się to jakoś wyprowadzić.

[liteona]

Trzymam kciuki 

[Archeownia2025]

Dziękuję. Będę gościć na forum często z prośbą o jakieś wskazówki. Pozdrawiam serdecznie!

[lukas_drill]

witam,
to ja może coś podpowiem, bo jakiś czas temu też zaczynałem dokumentację projektów unijnych porządkować i uczyłem się na zalegających projektach w archiwum, w czym i forum okazało się nieocenione
z tego co Pani napisała, to ta firma zewnętrzna zakwalifikowała wszystko do B10, a tam są akta, które mają kategorię A...
Propozycje, które są na stronie AP odnośnie projektów unijnych ( i innych) to tylko propozycje i ew. można na nich się oprzeć robiąc nowe JRWA, a Wy podlegacie pod Rozporządzenie z 2011 roku, więc część dokumentów stanowi kat A.

1. Do kategorii A należy zaliczyć:
- wnioskowanie o udział w programach, czyli całość korespondencji w tej sprawie i same wnioski
- umowa na dofinansowanie wraz z załącznikami i aneksami
- harmonogramy i ich zmiany
- wnioski o płatność
- kontrole

2. Kategorie B, to będzie dokumentacja dotycząca obsługi finansowej projektu i pozostałe merytoryczne zagadnienia, kwalifikowane i klasyfikowane wg. JRWA

[Archeownia2025]

Bardzo dziękuję za odpowiedź    Każda wskazówka jest dla mnie cenna. Tymbardziej, że mam sporo dokumentacji do ogarnięcia. I sporo błędów do wyprostowania.