BRAKOWANIE SPRAW ELEKTRONICZNYCH

[Aleksandra]

Hej.  Czy ktoś z Was ma wiedzę, jak powinno w istocie wyglądać brakowanie dokumentacji elektronicznej w systemie ezd? Pojawiają się następujące wątpliwości:

1. Czy dane osobowe oraz wszelkie dokumenty elektroniczne ze sprawy powinny zostać trwale usunięte z systemu? czy powinny pozostać tylko niewidoczne w podglądzie pod danym znakiem?
2. Jeżeli to drugie - to jakież to usunięcie? a jeżeli to pierwsze, czyli trwałe usunięcie, to co z dokumentem w systemie, który został podpięty do kilku innych spraw? Podobnie z danymi podmiotu? jeżeli usuniemy trwale w związku z brakowaniem jednej sprawy, to podmiot zniknie w ogóle z systemu, a co za tym idzie z innych spraw, w których występuje..
3. Czy po danej sprawie powinien w systemie pozostać jakikolwiek ślad? Mam na myśli znak sprawy, ewentualnie daty załatwienia/zamknięcia/wybrakowania

[Dory]

Mam te same pytania, bo muszę zaktualizować instrukcję archiwalną. Do tej pory była mowa jedynie o niszczenia papieru. Zupełnie nie wiem, jak powinno wyglądać brakowanie spraw elektronicznych.

[Aleksandra]

Ponawiam... help czy ktoś już robił brakowanie dokumentów elektronicznych?

[Zuzka]

Chyba wszyscy mają ten sam problem, włącznie z ustawodawcą i producentami oprogramowania. Ja póki co przy wdrażaniu ezd zalecam pracownikom typowanie do elektronicznego prowadzenia tych klas z kategorią A i powyżej 10 lat. Liczę, że do tego czasu coś drgnie w przepisach

[szycha]

Hej.  Czy ktoś z Was ma wiedzę, jak powinno w istocie wyglądać brakowanie dokumentacji elektronicznej w systemie ezd?
1. Czy dane osobowe oraz wszelkie dokumenty elektroniczne ze sprawy powinny zostać trwale usunięte z systemu? czy powinny pozostać tylko niewidoczne w podglądzie pod danym znakiem?

Ja już brakowałem sprawy w EZD. Dane ze sprawy powinny zostać trwale usunięte

2. Jeżeli to drugie - to jakież to usunięcie? a jeżeli to pierwsze, czyli trwałe usunięcie, to co z dokumentem w systemie, który został podpięty do kilku innych spraw? Podobnie z danymi podmiotu? jeżeli usuniemy trwale w związku z brakowaniem jednej sprawy, to podmiot zniknie w ogóle z systemu, a co za tym idzie z innych spraw, w których występuje..

Jeżeli chodzi o dokument podpięty do kilku spraw... Nie wiem jaki macie system EZD ale mój jak dekretujesz 1 pismo na kilka wydziałów, to on tworzy kopie tego pism i każdy ma swój egzemplarz. Jak brakuje swoją sprawę ze swoim egzemplarzem pisma, to w drugim wydziale nic nie znika.
A co z podmiotem? podmiot nie jest na trwale połączony z danym pismem, jak usuwasz pismo to nie usuwasz podmiotu z waszej bazy interesantów.
Idąc Twoim tokiem rozumowania, to skoro wybrałam jakąś klase z jrwa i teraz usunę to sprawę to znika cały symbol z jrwa wgrany do systemu? 

3. Czy po danej sprawie powinien w systemie pozostać jakikolwiek ślad? Mam na myśli znak sprawy, ewentualnie daty załatwienia/zamknięcia/wybrakowania

Tak, u nas pozostaje znak sprawy, tytuł sprawy, data wszczęcia i zakończenia sprawy, kat. arch, data przyjęcia na stan archiwum, data zniszczenia i nr zgody na zniszczenie