dokumentacja ESP

[Kinia]

Czy dokumenty otrzymane na skrzynkę podawczą ESP archiwizujecie? Jak tak to jak się nazywa hasło w jrwa?

[Dory]

Dokumenty otrzymane na ESP, w zależności od tematyki, której dotyczą, klasyfikuje się równie według JRWA. Tematów, zakresu rzeczowego może być bardzo dużo. Nie ma czegoś takiego w JRWA jak "dokumentacja ESP" czy coś w tym rodzaju.

[EwelinaP]

Dokumentację archiwizujemy ze względu na jej treść, a nie ze względu na sposób przekazywania. Każdy dokument przesłany na ESP jest włączany do akt sprawy.
Chyba, że chodzi o jakieś rejestry, to wtedy 1610 - urządzenia do monitorowania obiegu dokumentów i pism.

[krzysiekp]

Ewelina, w jakiej postaci dokument z ESP jest u Ciebie włączany do sprawy. Czy masz na myśli sprawy prowadzone w EZD czy w systemie tradycyjnym?

[EwelinaP]

W 2011 r. przyjęliśmy system tradycyjny. Nie mamy wyjątków. W związku z tym wszystkie dokumenty, które przychodzą na ESP są drukowane i włączane do akt sprawy w postaci papierowej. Oczywiście na wydrukowany dokument nanosimy odpowiednią pieczątkę dot. weryfikacji podpisu elektronicznego itd.

[archiwumUM]

No i u mnie również tak jest. Dokumenty wydrukowane z ESP są dekretowane na poszczególne komórki wg merytorycznej właściwości. I wtedy w komórce nadają odpowiedni symbol i hasło klasyfikacyjne.

[EwelinaP]

Dodam jeszcze, że UPO stanowi integralną część wydrukowanego dokumentu oraz, co za tym idzie, akt sprawy.

[archiwumUM]

No oczywiście, że UPO należy wydrukować i podpisać czytelnie z datą. Ale to jest opisane dokładnie w instrukcji (przynajmniej w tej dla JST z 2011). Poza tym np. ja sobie zrobiłem pieczątkę z tą formułką dotyczącą sprawdzenia podpisu elektronicznego (zawsze łatwiej) :-)

[EwelinaP]

Pieczątka - dobra rzecz. Także taką mamy.