Kancelaria i archiwum COVID-owe część II

[Rovan]

zakłada dla każdego badania sprawy w stacyjnym EOD

Skoro macie EOD (a nie EZD) to jak rozumiem pracujecie w tradycyjnym systemie wykonywania czynności kancelar6yjnych, gdzie EOD jest tylko narzędziem do rejestracji obiegu dokumentów?
W takim razie e-maile, wiadomości przesyłane przez EPUAP, tudzież inne systemy dedykowane powinny być drukowane i gromadzone w tradycyjnych aktach spraw, zgodnie z instrukcja kancelaryjną.

[Mikołaj Nowacki]

Skoro macie EOD (a nie EZD) to jak rozumiem pracujecie w tradycyjnym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych, gdzie EOD jest tylko narzędziem do rejestracji obiegu dokumentów?
W takim razie e-maile, wiadomości przesyłane przez EPUAP, tudzież inne systemy dedykowane powinny być drukowane i gromadzone w tradycyjnych aktach spraw, zgodnie z instrukcja kancelaryjną.

Oczywiście - mamy kancelarię tradycyjną, a ów  EOD nawet niezbyt mógłby pełnić funkcję systemu EZD/ERP, bo nie ma funkcjonalności przekazywania uprawnień do archiwum ani brakowania/tworzenia paczek. Używają go tylko dwie jednostki: nasza stacja i Główny Inspektorat Sanitarny.
   Do wybuchu pandemii o informatyzacji sanepidu nie było mowy, obowiązywała zasada "Nie wychylać się", dopóki góra nie zleci takiego zadania.
   Teraz, dla odmiany, wiele organów chce wykazać swą niezbędność i zaangażowanie, tworzy więc powielające się ogólnopolskie bazy i aplikacje, pisane "na kolanie" a autora/autorów nie interesuje system kancelaryjny Inspekcji a czasem nawet jej nazwa - obecnie reklamowany  w mediach system do komunikacji z obywatelami został zadedykowany Centralnej a nie Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Generalnie nie przewiduje się w nich wydruków wypełnianych formularzy nie przeznaczonych do wysyłki, a jedynie do odczytu po zalogowaniu się użytkownika do zewnętrznego sewera.  Dla zakładowego archiwisty to bolesne, bo papierowa dokumentacja spraw będzie wysoce niekompletna.

[Rovan]

Jeśli w systemie tradycyjnym w sprawie powstaje dokumentacja elektroniczna, której nie da się wydrukować, trzeba pamiętać, że ta część akt sprawy również podlega archiwizacji i przekazaniu do AZ - np. na informatycznych nośnikach danych.
Akta sprawy nie mogą być niekompletne.