Przekazywanie dokumentacji finansowej do archiwum zakładowego

[Ewa22]

Czy można przekazać do archiwum zakładowego dokumentację  z działu księgowości nie tworzącej akt sprawy : faktury, rachunki, listy płac wcześniej niż po dwóch latach np. z 2019r w 2020 roku w kwietniu?

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry,
a czy są to dokumenty, można uznać za zrealizowane? Czy nie są potrzebne do innych czynności służbowych, kontroli, raportów, protokołów?  Czy wszystkie płatności są uregulowane? Czy wszystkie faktury ułożone są od stycznia do grudnia? Dokumenty zbieramy w ramach roku kalendarzowego. O płatnościach, które realizowane są na styku starego i nowego roku - decyduje wydział finansowy i jego naczelnik. Wszystko ma swój numer JRWA i kategorię przechowywania. okres roku kalendarzowego jest nienaruszalny. pozdrawiam. djs
 

[Ewa22]

Dokumenty można uznać za zakończone,nie są potrzebne do dalszej realizacji, faktury uregulowane.  Nie naruszam JRWA i okresu przechowywanie. Chodzi mi głównie czy jest przepis zabraniający oddanie takich dokumentów przed upływem 2 lat. Przepis Instrukcji Kancelaryjnej : cytuje : " nie później niż po upływie pełnych dwóch lat...." nie wskazuje natomiast o wcześniejszym przekazaniu.
I to budzi niezrozumiałe kontrowersje, że nie można. Ja uważam, że można.
Dziękuję z odpowiedź

[Danuta J. Samek]

Proszę, zatem, ustalić to z archiwistą zakładowym. On ustala harmonogram takich działań.

[szymek]

"Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej". Tyle przepisy.

[msg]

Zgodnie z przytoczonym przez p. Ewę fragmentem jej IK dokumenty trzeba przekazać w ciągu dwóch lat od zakończenia spraw (nie później niż czyli wcześniej). Taki sam zapis narzuciło mi moje AP w ubiegłym roku zatwierdzając nową IK. Podobno związane jest to z faktem, aby dokumentacja nie była niepotrzebnie za długo przechowywana w komórkach merytorycznych oraz żeby tam nie zaginęła.