sygnatura

archi · Maj 23, 2020,

Witam serdecznie,

Chciałabym prosić o radę w związku z moim małym doświadczeniem w pracy archiwisty zakładowego (a właściwie pracownika składnicy akt).
Przygotowuję teczki, które w wyniku ekspertyzy zostały wytypowane do przekazania do AP (pomimo,że jesteśmy składnicą zostały uznane za materiały archiwalne). Mają już one swoją sygnaturę, ponieważ był dla nich sporządzony spis zdawczo - odbiorczy. Obecnie robię spis zdawczo-odb. materiałów przekazanych do Archiwum Państwowego. Przekładam dokumenty do teczek bezkwasowych i:
- czy nanoszę na nie "starą" sygnaturę
- czy nową wynikającą ze spisu materiałów przekazywanych do AP.

Np. Roczny plan pracy Biblioteki ma sygn. 4/1 a wg spisu materiałów przekazywanych do AP byłaby to sygn.1/1 (przekazuję pierwszy raz).

Dziękuję z góry za wszelkie wskazówki.

Bolek · Maj 23, 2020,

Nadajesz sygnaturę ze spisu zdawczo-odbiorczego do archiwum państwowego.

archi · Maj 24, 2020,

Bardzo dziękuję za odpowiedź.

A czy tą starą sygnaturę powinnam umieścić w uwagach? Ponieważ ekspertyza odbyła się w związku z przesłanym wcześniej wnioskiem na brakowanie, gdzie wymienione były dokumenty, dla których okres przechowywania minął
np.
1. 4/1 Roczny plan pracy Biblioteki 1964-1968
2. 4/2 Sprawozdania roczne z działalności Biblioteki 1960-1968 itd.

W piśmie z AP wymienione są pozycje, które mam przekazać i które mogę brakować (otrzymałam częściową zgodę na brakowanie).

Byłoby jasne, które teczki ze spisu na brakowanie przekazuję.

Czy na teczkach przekazywanych do AP można skreślić złą sygnaturę i obok napisać poprawną?

Pozdrawiam

Rovan · Maj 24, 2020,

Zaraz, zaraz bo coś tu mieszacie.

Cytat
- czy nanoszę na nie "starą" sygnaturę
- czy nową wynikającą ze spisu materiałów przekazywanych do AP.

Cytat
Nadajesz sygnaturę ze spisu zdawczo-odbiorczego do archiwum państwowego

AZ (w tym przypadku składnica) nie nadaje numerów spisom zdawczo-odbiorczym dokumentacji przekazywanej do AP (sporządzanym na tego typu formularzach https://www.warszawa.ap.gov.pl/container/publikacje/formularze/Spis%20zdawczo-odbiorczy%20kat.A%20do%20APW-1.doc)
Otrzymają one numery dopiero w Archiwum Państwowym, tam też jednostki archiwalne otrzymają sygnatury wynikające z tej numeracji.

Jeśli AP nakazało przekwalifikować dokumentację niearchiwalną do materiałów archiwalnych należy dla tej dokumentacji sporządzić i zarejestrować na wykazie spisów nowy spis z/o (nie mam tu na myśli spisu dla AP tylko dla AZ/składnicy - https://www.warszawa.ap.gov.pl/container/publikacje/formularze/formularz%20nr%202.doc) oraz przesygnować teczki zgodnie z nowym spisem.
Procedura została opisana w Informacji nr 11 NDAP
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF

Dopiero w następnym kroku sporządzamy spis z/o materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego (ten spis nie jest rejestrowany na wykazie spisów z/o i nie otrzymuje numeru - otrzyma go dopiero w AP).

archi · Maj 25, 2020,

Rovan, bardzo dziękuję za cenne dla mnie informacje

.

Czy jeśli na teczkach napisałam błędną sygnaturę to mogę ją skreślić i obok napisać poprawną?

Rovan · Maj 25, 2020,

Tak. Można też np. użyć niewielkiej etykiety na której wpiszesz właściwą sygnaturę i którą nakleisz w miejsce sygnatury błędnej.

archi · Maj 25, 2020,

To dobrze

.

Dokumenty, które przygotowuję pochodzą z jednostki, która w przeciągu lat istnienia zmieniała nazwę np. Miejska Bibl. Publ., potem była Miejska i Powiatowa Bibl. Publi. czy Miejska i Rejonowa PB. Rozumiem, że dla przekwalifikowanej dokumentacji każdej z nich robię osobny spis z/o.

A czy potem sporządzając spis z/o materiałów archiwalnych aktowych przekazanych do Archiwum Państwowego mogę je spisać na jednym formularzu takiego spisu ? Nie wiem czy się jasno wyraziłam

.

Być może jest w procedurze opisanej w Informacji nr 11 NDAP - jeszcze jej nie przeczytałam, ale już sobie wydrukowałam i poczytam $:-\$ .

Dziękuję za pomoc.

Rovan · Maj 25, 2020,

Cytat
Rozumiem, że dla przekwalifikowanej dokumentacji każdej z nich robię osobny spis z/o.

Tak, jeśli akta powstawały w całości w jednej z wymienionych jednostek, a dziedziczenie dokumentacji przez następców prawnych następowało w ramach sukcesji biernej.
Jeśli zachodziła sukcesja czynna (sukcesor kontynuował prowadzenie dokumentacji) wówczas akta należy przypisać do tej jednostki, która zakończyła ich prowadzenie.

Cytat
A czy potem sporządzając spis z/o materiałów archiwalnych aktowych przekazanych do Archiwum Państwowego mogę je spisać na jednym formularzu takiego spisu ?

Jak wyżej.

Jaca · Maj 26, 2020,

Są archiwa państwowe, które żądają naniesienia na przekazywane teczki ich sygnatury (w prawym dolnym rogu teczki). Sygnowałem tak akta przekazywane do AAN.

Czarny1986 · Maj 26, 2020,

Moje AP zaleciło wpisanie w rogu teczki sygnatury z kolumny spisu materiałów przekazywanych do AP, a że to było pierwsze przekazanie to poszło od "jedynki"

Rovan · Maj 26, 2020,

Cytat
Moje AP zaleciło wpisanie w rogu teczki sygnatury z kolumny spisu materiałów przekazywanych do AP

Z której kolumny?
1 - Lp, czy
3 - Sygnatura archiwalna

Przypominam, że w kolumnie 3 podaje się sygnaturę archiwalna stosowana w AZ.

Cytat
Są archiwa państwowe, które żądają naniesienia na przekazywane teczki ich sygnatury (w prawym dolnym rogu teczki). Sygnowałem tak akta przekazywane do AAN.

Tak, ale wówczas jest to ICH sygnatura (wynikająca z ewidencji AP, a nie z ewidencji AZ). Por Rozp. MKiDN z 20.10.2015 zał 4 pkt 1.4.7

Czarny1986 · Maj 26, 2020,

Z kolumny nr 2: "Sygnatura AP". Ze względu na pierwsze przekazanie liczba ta równała się kolumnie nr 1 czyli Lp. Formularz spisu jaki otrzymałem od AP różni się nieznacznie od tego jaki wrzuciłeś powyżej.

pozdrawiam

Rovan · Maj 26, 2020,

Rozumiem. Nie jest to wprawdzie element spisu wymagany przepisami, ale najwyraźniej AP widzi potrzebę dodania takiej kolumny na spisie.

Natomiast wracając jeszcze do umieszczania sygnatur w opisie teczki - musimy rozróżnić sygnaturę AZ i sygnaturę AP.
Jeśli akta są przekazywane do AP w tych samych teczkach, w których były przechowywane w AZ to siłą rzeczy będą posiadały naniesione sygnatury AZ, a obok nich dodamy sygnatury AP (jeśli dane AP wymaga ich naniesienia jeszcze przed przekazaniem akt).

Jeśli przed przekazaniem do AP przepakowujemy akta w nowe teczki, to teoretycznie nie musimy nanosić na nich sygnatur AZ (nie są one wymienione w standardzie porządkowania materiałów archiwalnych), ale osobiście uważam ich naniesienie za dobrą praktykę, tym bardziej, że standard ewidencjonowania materiałów archiwalnych wymaga umieszczenia sygnatury AZ na spisie do AP (Zał 4, pkt 3.2.5.3 wspomnianego wyżej Rozporządzenia MKiDN).

Czarny1986 · Maj 27, 2020,

Myślę, że przepakowanie w nowe opakowania jest wskazane. Chyba, że ich stan jest na prawdę bardzo dobry. Akurat sfinalizowałem przekazanie do AP ale na horyzoncie są dwa kolejne w tej i drugiej pracy więc wypytam AP na temat proponowanego przez Ciebie rozwiązania dotyczącego umieszczania sygnatury AZ na teczkach, ponieważ wydaje się dosyć logiczne.

archi · Maj 27, 2020,

Jeszcze w sprawie sygnatury i przekazywania dokumentacji do AP

. W książce "Kancelaria i Archiwum Zakładowe" pod red. E. Borodija w rozdz. IX p. 13 przeczytałam taką informację:

"W aktach ujętych wcześniej w ewidencji archiwum ( w zarejestrowanym pod określonym numerem spisie z/o), a zatem posiadających sygnaturę składającą się z numeru spisu i numeru teczki (tak jest w moim przypadku), należy ją przekreślić i nanieść w kolumnie "uwagi" spisu materiałów przekazywanych do AP".

Rozumiem, że tak właśnie powinnam postąpić.

PS.
dziękuje za wszystkie informacje, pomału zaczynam ogarniać procedurę przekazywania

Aktualności:

sygnatura