Budowanie archiwum

[Rovan]

do każdego roku dołączyłem odrębny spis zdawczo-odbiorczy spraw

Mieszasz dwa pojęcia:
- spis spraw
- spis zdawczo-odbiorczy

Fakt iż teczka zawiera akta spraw wszczętych w ciągu kilku kolejnych lat nie ma wpływu na jej sygnaturę archiwalną.
Sygnatura archiwalna składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, na którym teczka została ujęta w momencie przekazywania do AZ oraz pozycji teczki na tymże spisie.

[Koziorożec]

do każdego roku dołączyłem odrębny spis zdawczo-odbiorczy spraw

Mieszasz dwa pojęcia:
- spis spraw
- spis zdawczo-odbiorczy

Fakt iż teczka zawiera akta spraw wszczętych w ciągu kilku kolejnych lat nie ma wpływu na jej sygnaturę archiwalną.
Sygnatura archiwalna składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, na którym teczka została ujęta w momencie przekazywania do AZ oraz pozycji teczki na tymże spisie.

Zacząłem to podejrzewać, bo o ile wprowadzając teczki do spisu nie miałem watpliwości w kwestii uzupełniania kolejnych rubryk, o tyle wcześniej tworząc spisy spraw na bazie formularza spisu z-o zacząłem się zastanawiać nad wątpliwą logiką takiego postępowania na etapie zarówno sygnatury archiwalnej jak i liczby stron.

Do czego służy rubryka uwagi - wpisuje się tam informacje odnośnie stanu fizycznego materiałów, zauważone braki etc.?

Co powinien zawierać spis spraw, jeżeli poza tytułem i zakresem czasowym powstania materiałów (wiem już, że znak muszę nadać samemu) nie mam pojęcia, kto sprawę założył - de facto to nie są sprawy tylko po prostu dokumentacja kolejnych wydarzeń kulturalnych (scenariusze, katalogi, fotografie...)?
PS Spisy spraw włącza się do numeracji stron w teczkach, prawda?

[Rovan]

Kwestia podstawowa - spis spraw ma być prowadzony na bieżąco w komórce organizacyjnej.
Wpisów na spisie dokonuje się w momencie wszczęcia danej sprawy, i uzupełnia w momencie jej zakończenia (podając datę zakończenia sprawy i ewentualne informacje o sposobie jej zakończenia).
Spisów spraw nie sporządza się na etapie przekazywania dokumentacji do AZ - jeśli nie były prowadzone na bieżąco to ich po prostu nie ma.

(wiem już, że znak muszę nadać samemu) nie mam pojęcia, kto sprawę założył

Znak sprawy nadawany jest w momencie jej założenia (zarejestrowania na spisie spraw). Mówiąc w skrócie - wynika ze spisu spraw.
Jeśli pracownicy prowadzący akta nie rejestrowali spraw i nie nadawali im znaków to taka dokumentacja najzwyczajniej w świecie nie posiada znaków spraw.
Archiwista przyjmujący do AZ taką dokumentację, czy tez osoba porządkująca i opisująca ja przed przekazaniem do AZ w żadnym wypadku nie ma prawa nadawać jej znaków spraw.
Ogranicza się do właściwego jej zaklasyfikowania i zakwalifikowania, uporządkowania wewnętrznego i opisania jednostek archiwalnych oraz sporządzenia ewidencji w postaci spisów zdawczo-odbiorczych.

Spisy spraw kat. A (jeśli istnieją) podlegają paginacji.
W polu "uwagi" spisu spraw umieszcza się informacje dodatkowe, np. co do sposobu zakończenia sprawy, czy informacje o jej przerejestrowaniu (np w związku ze wznowieniem, czy przejęciem przez inną komórkę).

[Koziorożec]

Ok, dziękuję za wyjaśnienia.

A co zrobić w sytuacji, w której przygotowujący JRWA archiwista nie uwzględnił pewnego rodzaju materiałów, które tematycznie/merytorycznie nie klasyfikują się po żadnej klasy. Czy w ramach IV rzędu mogę utworzyć podklasę?

[Koziorożec]

Mam wrażenie, że osoba przygotowująca JRWA nie do końca zgłębiła charakteru instytucji... Czy jeżeli w JRWA jest napisane, że dla każdego wydarzenia kulturalnego powinna istnieć odrębna teczka - to czy przepis z instrukcji kancelaryjnej mówiący o zakładaniu teczek zbiorczych dla kilku lat jest tutaj do zastosowania? Nie wiem po prostu, czy faktycznie powinienem zakładać teczkę np. dla jednego materiału prasowego i dwóch fotografii - czasem materiałów jest minimalna ilość...

[Rovan]

Czy w ramach IV rzędu mogę utworzyć podklasę?

Tak. Oczywiście wszelkie zmiany w JRWA muszą uzyskać akceptację AP.

Czy jeżeli w JRWA jest napisane, że dla każdego wydarzenia kulturalnego powinna istnieć odrębna teczka - to czy przepis z instrukcji kancelaryjnej mówiący o zakładaniu teczek zbiorczych dla kilku lat jest tutaj do zastosowania? Nie wiem po prostu, czy faktycznie powinienem zakładać teczkę np. dla jednego materiału prasowego i dwóch fotografii - czasem materiałów jest minimalna ilość...

Zapisy w polu "uwagi" JRWA należy traktować jako wskazówki a nie sztywny wymóg.
W opisanym przypadku pewne jest tylko to, że jedno wydarzenie kulturalne = jedna sprawa.
To, czy każda taka sprawa będzie w osobnej teczce, czy wszystkie sprawy wszczęte w jednym roku znajdą się w jednej teczce, czy też z uwagi na znikoma liczbę i objętość spraw kilka roczników zostanie połączonych w jednej teczce, to już decyzja prowadzącego dokumentację uzależniona od konkretnej sytuacji.
Instrukcja kancelaryjna przewiduje wszystkie powyższe możliwości, ale żadnej z nich nie narzuca pozostawiając wybór pracownikom komórek merytorycznych.

[Koziorożec]

Dziękuję. Mam pytanie, czy archiwum zakładowe instytucji kultury może prowadzić działalność usługową (cennik ksero/skanowanie) - tak jak np. AP? Nie mam aktualnie dostępu do instrukcji, ale wydaje mi się, że w ustawie z 1983 albo rozporządzeniu 2015 są informacje na temat kosztów ponoszonych w przypadku udostępniania akt...

[Koziorożec]

Czy znak sprawy dotyczącej udostępnienia akt powinien pojawić się na wniosku czy na piśmie okólnym wobec którego wniosek byłby załącznikiem?