Zakład Budżetowy-przekazanie sprawy

[anwe]

Witam !!!
Niedawno zaczęliśmy stosować w zakładzie (samorządowy zakład komunalny) przepisy kancelaryjno-archiwalnej.
Mam pewną wątpliwość jak przyjąć pismo dotyczące następującej sprawy.Dnia 06.06.2019
otrzymaliśmy od Burmistrza pismo w którym przekazuje Zakładowi sprawę do rozpatrzenia, jako
organu właściwego..
Jeden z mieszkańców wystąpił z wnioskiem o odszkodowanie (podanie do Urzędu zostało złożone 28.05.2019 r.)
Następnie sprawa została przekazana zakładowi. Do pisma przewodniego dołączono
podanie mieszkańca wraz z wnioskiem.Dnia 08.06.2019 r.odpisaliśmy Panu, który wystąpił o odszkodowanie.

W związku z powyższym mam pytania:
1. Czy pismo z Urzędu Miasta powinniśmy zarejestrować w spisie spraw  i założyć teczkę
2. Czy dla pisma, które wysłaliśmy do mieszkańca powinna być założona osobna teczka i osoby spis
3. Co z dokumentami, które nie stanowią sprawy (np. wnioski o zawarcie umowy, wydanie warunków, o aktualizację danych itp) Czy dokumenty te rejestruje się i prowadzi odpowiednie teczki ?

[Danuta J. Samek]

Najmocniej przepraszam, ale może wydelegują państwo pracownika na kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia? Widać po pytaniach, że jest to konieczność. Na Forum trudno jest prowadzić ABC... Pozdrawiam. djs

[Rovan]

1. Tak. To pismo wszczyna nową sprawę, która trzeba zarejestrować we właściwej tematycznie klasie rzeczowej.
2. Nie. Pismo to kontynuuje sprawę wszczętą przez pismo z UM
3. Dokumentacji nie tworzącej akt sprawy nie rejestruje się w spisie spraw i nie nadaje znaku sprawy. Prowadzi się teczki zgodnie z JRWA.

Bez urazy, ale to są absolutne podstawy. Moim zdaniem niezbędny jest nie tylko kurs kancelaryjno-archiwalny dla waszego archiwisty, ale również szkolenie dla pracowników merytorycznych, którzy ewidentnie nie rozumieją zapisów instrukcji kancelaryjnej.

[anwe]

Dziękuje Rovan za odpowiedź. Tak też postąpiliśmy