Pytanie o klasyfikację??

[Vilverin]

Dziękuję za pomoc Właśnie tak mi się wydawało, ale chciałem się upewnić.

Czy AP ma gotowe szablony dla samorządowych jednostek organizacyjnych?

[Rovan]

Gotowe wzory instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej znajdziesz na stronie NDAP:
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/przyk%C5%82adowe-instrukcje-kancelaryjne-i-archiwalne

Na stronie NDAP są również dostępne przykładowe JRWA dla różnych jednostek, ale nie ma wśród nich wykazu dla straży miejskich:
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/przyk%C5%82adowa-klasyfikacja-i-kwalifikacja-dokumentacji-dla-r%C3%B3%C5%BCnych-podmiot%C3%B3w

Oczywiście część typowa (0-3) będzie co do zasady wspólna dla wszystkich jednostek):
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/klasyfikacja/zzz2013_11_14_klasy_0_3_NDAP.pdf

[Vilverin]

Bardzo dziękuję

Choć pewnie będę jeszcze w dalszym ciągu zadawał nachalne pytania 

[Vilverin]

Mam pytanie. Archiwizuję w Urzędzie Gminy starą dokumentację z lat 90. Pomimo tego, że mój urząd nie stosował wtedy jrwa, w obrębie teczek znajduję cztery różne znaki spraw. Jaki (lub "czy") nadać symbol klasyfikacyjny? Dokumentacja dotyczy inwestycji budowlanych prowadzonych w szkołach.

Bardzo proszę o pomoc.

[jjdtmrc]

Nie stosował? Ale go obowiązywał.
Wybrałbym ten symbol klasyfikacyjny, który ma wyższą kategorię archiwalną.

[jjdtmrc]

Sprawy budownictwa dla urzędów gmin będziesz mieć w drugiej klasie 67.

[Vilverin]

Nie stosował? Ale go obowiązywał.
Wybrałbym ten symbol klasyfikacyjny, który ma wyższą kategorię archiwalną.

Sprawa jest trochę bardziej skomplikowana. W obrębie teczki dotyczącej jednej szkoły mam pisma bez znaków oraz pisma oznaczone symbolami: 2220, 2222, 2232, 2224. Symbole klasyfikacyjne opisujące inwestycje budowlane i remonty kapitalne i bieżące.

[inka]

A co dokładnie znajduje się w tych dokumentach? Jeśli są to przetargi i pisma odzwierciedlają przebieg załatwienia sprawy, to na teczce nie pisałabym żadnego numeru, tylko kwalifikację zgodną z dzisiejszym wykazem i hasłem dobrze opisującym zawartość akt. Jeśli w teczkach jest też dokumentacja techniczna to należy ją wyłączyć i przechowywać tak długo jak istnieje obiekt. 

[inka]

więc symbole zgadzają się z wykazem wprowadzonym zarządzeniem nr 32 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1990 r. ws. ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów rządowej administracji.

[inka]

Za szybko mi się wysłało. Wychodzi na to, że w jednej teczce upchnięto wszystko co robiono z danym obiektem. Jeśli jest możliwość wydzielenia spraw rzeczowo to warto to podzielić, będzie bardziej czytelne co tam jest i przy brakowaniu nie będzie wątpliwości

[Vilverin]

A co dokładnie znajduje się w tych dokumentach? Jeśli są to przetargi i pisma odzwierciedlają przebieg załatwienia sprawy, to na teczce nie pisałabym żadnego numeru, tylko kwalifikację zgodną z dzisiejszym wykazem i hasłem dobrze opisującym zawartość akt. Jeśli w teczkach jest też dokumentacja techniczna to należy ją wyłączyć i przechowywać tak długo jak istnieje obiekt.

Np. dokument opatrzony symbolem 2220 jest pismem przewodnim w którym jest mowa o przesłaniu w załączeniu kserokopii rachunków wraz z protokołami odbioru za wykonane roboty budowlane.  W innym piśmie o tym samym symbolu są informacje dotyczące komisyjnego odbioru gotowych prac. W teczce znajdują się również pisma m.in. dotyczące odbioru kominiarskiego stanu wykończeniowego (2232).

Pierwotnie skłaniałem się do zaniechania nadawania symbolu klasyfikacyjnego, przy jednoczesnym nadaniu kwalifikacji zgodnej z jrwa z 2011 r., ale obecnie mam wątpliwości czy tak należy postąpić. 

[Rovan]

Wychodzi na to, że w jednej teczce upchnięto wszystko co robiono z danym obiektem. Jeśli jest możliwość wydzielenia spraw rzeczowo to warto to podzielić, będzie bardziej czytelne co tam jest i przy brakowaniu nie będzie wątpliwości

Osobiście jestem przeciwnikiem ingerowania przez archiwistę w kształt dokumentacji, a już w szczególności jej wydzielania, scalania itp. Zasada przynależności kancelaryjnej przede wszystkim

Tym bardziej, że opisany przypadek wydaje się w zupełności zgodny z zasadami archiwistyki - z opisu Vilverin wnioskuję, że są to po prostu teczki zbiorcze dla poszczególnych budynków, a jak wiadomo w teczce zbiorczej mogą znajdować się dokumenty o różnych symbolach klasyfikacyjnych, pochodzące z akt różnych spraw.

[Vilverin]

Tylko czy na teczce zbiorczej mam pisać wszystkie symbole klasyfikacyjne?

[Rovan]

W normalnej sytuacji teczka zbiorcza ma swoją osobną klasę w JRWA (sztandarowy przykład to akta osobowe pracowników - 120), tutaj jednak ewidentnie pracownik prowadzący dokumentację stworzył sobie teczkę zbiorczą nie przewidzianą w wykazie akt.
Masz dwie możliwości do wyboru - nie podawać żadnej klasy w opisie teczki, lub podać wszystkie występujące w dokumentacji.
Z tą ostatnią praktyką (uzgodnioną z AP) spotkałem się do tej pory w kilku urzędach wojewódzkich i uważam ją za najwłaściwszą- zawsze jest to dodatkowa informacja nt. zawartości jednostki, tym bardziej że w Twoim przypadku w grę wchodzą tylko cztery symbole.

[Vilverin]

Dziękuję W takim razie tak zrobię