W ilu instytucjach publicznych wdrożono EZD?

[Hanna Staszewska]

W Polsce jest ok. 120 tys. instytucji publicznych, z czego 10 tys., czyli 8% jest pod nadzorem archiwów państwowych (ze sprawozdania NDAP za 2016 rok, s. 21, https://www.archiwa.gov.pl/files/sprawozdanie_2016.pdf).
Przeglądając sprawozdanie nasunęły mi się takie oto pytania:
1. Czy wiadomo, w ilu z tych nadzorowanych wdrożono EZD jako system podstawowy? Czy NDAP dysponuje taką wiedzą?
2. Czy wiemy, ile dokumentacji w postaci elektronicznej w EZD wytworzono?
3. Które archiwum państwowe ma najwięcej jednostek z EZD pod nadzorem? Jak wygląda kadra nadzorcza tych archiwów?
Jesli gdzies mi to umknęło, to mnie oswiećcie, proszę

[crash0]

Ja na to pytanie nie odpowiem  ale zaciekawił mnie wątek.
Szkoda, że dane na EZD PUW nie są bieżąco aktualizowane -> http://portal.ezd.gov.pl/Informacje%20o%20projekcie/Partnerzy%20PUW%20i%20obecny%20stan%20wdro%C5%BCenia%20EZD%20w%20administracji%20rz%C4%85dowej.aspx
ostatnie dane pochodzą sprzed dwóch lat (rok 2015)

Zresztą COI nie publikuje informacji dotyczących wdrożeń eDok ->
https://www.coi.gov.pl/usluga/edok.html

Swoją drogą chyba nie ma takich danych o które prosi Hania, zatem może jakaś ankieta do jednostek nadzorowanych? Ważna informacja w kontekście ADE?

[mishel]

Strona PUW jest aktualizowana - http://ezd.gov.pl/www/ezd/partnerzy

Aczkolwiek w związku z uruchamianiem EZD RP/aplikacje.gov czy jakkolwiek inaczej będzie ostatecznie się nazywało, nie wiem z jaką częstotliwością.

Z tego co kojarzę to była ankieta jakaś robiona, ale raczej w kontekście informatycznych nośników danych w składach chronologicznych, przynajmniej ja coś takiego wysyłałem - jakoś ostatniej zimy, dokładnej daty nie pamiętam.

[Paweł z ...]

Co do COI to w lutym pisali o 233 instytucjach korzystających z ich systemu. https://www.coi.gov.pl/artykul/edok-nowa-polityka-licencyjna.html
W czerwcu napisałem do nich z prośbą o listę tych instytucji. Odpowiedzieli, że to tajemnica handlowa

[Paweł z ...]

Przyjrzałem się badaniom cyfryzacji z lat 2012-2015. Trochę danych rzucających światło na ilość EZD w urzędach: http://o-archiwum.pl/systemy-kancelaryjne-w-urzedach-wg-badania-wplywu-cyfryzacji/

[sirsilis]

o dzięki, dobra robota

[Marcin Kapała]

Przeczytałem materiał o badaniach wpływu cyfryzacji na systemy kancelaryjne urzędów i mam poważne wątpliwości. Dobrze, że ktoś podejmuje się tego typu badań ale obawiam się, że metoda badawcza może być w tym przypadku myląca. Dane z próby statystycznej mogą bardzo odbiegać od rzeczywistej liczby podmiotów stosujących EZD. Próba to 2091 jednostek (ile w tej próbie jest podmiotów administracji rządowej, a ile samorządu terytorialnego?). Przecież samych gmin w Polsce mamy prawie 2500. Obawiam się również, że część urzędników może mieć problem z rozróżnieniem czym jest EOD, a czym EZD, tym bardziej, że w badaniu pada pytanie:

Jaki rodzaj obiegu dokumentacji  występuje w Państwa Urzędzie?

Próbuje to zestawić z innymi informacjami. Piszecie, że z e-doka korzystają 233 instytucje. Podliczyłem jednostki, które korzystają z EZD PUW, jest ich około 300-tu, co oznacza że podmiotów, które korzystają z obu systemów jest około 500.

[Bolek]

W województwie, w którym mieszkam EDZ stosuje tylko urząd wojewódzki z administracją zespoloną, marszałkowski i ani jedna gmina. Co prawda dwie ambitnie próbowały - jedna odpuściła a druga chyba jest w trakcie przygotowań ale trwa to już chyba 3 rok.

[paco1987]

Ja w woj. Pomorskim znam kilka gmin, które posiadają EZD. W samym powiecie są 4 gminy, które korzystają. Moja gmina też od 2 lat wspiera się EZD, ale jest to tylko narzędzie wspierające - mamy mieszany obieg dokumentów. Narzędzie bardzo dobre, jeśli tylko pracodawca kładzie nacisk żeby każdy na tym pracował...u nas młodzi pracownicy jeszcze próbują coś więcej w tym działać. Starsi unikają jak ognia.

[Marcin Kapała]

Ja w woj. Pomorskim znam kilka gmin, które posiadają EZD. W samym powiecie są 4 gminy, które korzystają. Moja gmina też od 2 lat wspiera się EZD, ale jest to tylko narzędzie wspierające - mamy mieszany obieg dokumentów. Narzędzie bardzo dobre, jeśli tylko pracodawca kładzie nacisk żeby każdy na tym pracował...u nas młodzi pracownicy jeszcze próbują coś więcej w tym działać. Starsi unikają jak ognia.

Mam wątpliwości, czy rzeczywiście rozmawiamy o tym samym, o elektronicznym zarządzaniu dokumentacją, czy o elektronicznym obiegu dokumentów. EZD to nie tylko obieg dokumentów ale przede wszystkim wirtualny system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów elektronicznych. Zgodnie z Rozporządzaniem PRM z 18 stycznia 2011 należy wskazać, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw - system EZD czy system tradycyjny. Dokonując wyboru można wskazać wyjątki przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone. Nie ma tu miejsca na dowolność zależną od nacisku pracodawcy lub dobrej woli pracowników.

[paco1987]

Mam wątpliwości, czy rzeczywiście rozmawiamy o tym samym, o elektronicznym zarządzaniu dokumentacją, czy o elektronicznym obiegu dokumentów. EZD to nie tylko obieg dokumentów ale przede wszystkim wirtualny system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów elektronicznych. Zgodnie z Rozporządzaniem PRM z 18 stycznia 2011 należy wskazać, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw - system EZD czy system tradycyjny. Dokonując wyboru można wskazać wyjątki przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone. Nie ma tu miejsca na dowolność zależną od nacisku pracodawcy lub dobrej woli pracowników.

Może i mylę pojęcie. U nas to wygląda tak: wpływa pismo na kancelarię-->skanowana jest pierwsza strona w przypadku pism zawierające treści niewrażliwe-->pismo jest rejestrowane w systemie-->następnie skan pisma trafia w systemie do osoby dekretującej w danej jednostce-->Kierownik jednostki dekretuję, czyli przydziela danemu pracownikowi sprawę-->pracownik otrzymuje na swoje konto w systemie sprawę, którą musi załatwić poprzez wrzucenie w system pisma lub informacji o załatwieniu sprawy/ pracownik otrzymuje również pismo w wersji papierowej. Oczywiście poza elektronicznym systemem pismo przychodzące oraz wychodzące w wersji papierowej wpinane są do segregatora.
Nasz program nazywa się EZD SIDAS, stąd mogę twierdzić, że to EZD, a jednak może być EOD. Ale z tego co wiem to w EZD, przychodzące pisma w kancelaria są skanowane i trafiają do repozytorium/składnicy. Pracownik otrzymuje tylko elektroniczną wersję.

[Kajka]

A tego co piszesz wynika ze macie system wspomagania obiegu dokumentacji. Sprawy wpływają są załatwiane i dokumentowane w postaci tradycyjnej papierowo.
W systemie klasy EZD cały przebieg załatwiania i roztrzygania spraw odbywa sie i jest dokumentowany elektronicznie w sposób w jaki zostało to opisane we wzorcowego instrukcji kancelaryjnej z 2011 r.