ZoSIA - nowe funkcjonalności

Bolek · Styczeń 30, 2018,

Zgłaszam zapotrzebowanie na możliwość inwentaryzacji akt nowych zespołów, które z różnych względów nie są jeszcze przyjęte na stan AP ale będą po zakończeniu inwentaryzacji.

Michał Kaca · Styczeń 31, 2018,

Na czym taka funkcjonalność miałaby polegać?
Proszę o bardziej szczegółowy opis.

Kajka · Styczeń 31, 2018,

Cytat: Bolek w Styczeń 30, 2018,
Zgłaszam zapotrzebowanie na możliwość inwentaryzacji akt nowych zespołów, które z różnych względów nie są jeszcze przyjęte na stan AP ale będą po zakończeniu inwentaryzacji.

siwytom · Styczeń 31, 2018,

Cytat: Bolek w Styczeń 30, 2018,
Zgłaszam zapotrzebowanie na możliwość inwentaryzacji akt nowych zespołów, które z różnych względów nie są jeszcze przyjęte na stan AP ale będą po zakończeniu inwentaryzacji.

A czy problemu nie rozwiąże utworzenie pliku*.csv dla takiego "półoficjalnego" zespołu?

Marcin Buczek · Styczeń 31, 2018,

Stworzenie w ZoSIA typowej piaskownicy w której Archiwista jest w stanie stworzyć wersję roboczą inwentarza która nie musi być wersją finalną. W tej chwili jeśli inwentaryzuje, opracowuje postęp moich prac widzi całe archiwum.

Bolek · Luty 01, 2018,

Wydzielono mi z opracowywanego akurat zespołu kilka mb. akt obcego zespołu. Nie mamy go w ogóle na stanie będzie to więc nowy zespół. Ale ponieważ przy tamtym zespole prace jeszcze się szybko nie zakończą więc na oficjalne wydzielenie trzeba będzie poczekać, a chcielibyśmy wiedzieć co i ile wydzielamy. Gdyby go tej chwili inwentaryzować w ZOSiA byłoby to oficjalne przesunięcie. Na razie radzę sobie roboczo IZĄ. Później najwyżej się to zmigruje.

Hanna Staszewska · Luty 01, 2018,

Cytat: Bolek w Styczeń 30, 2018,
Zgłaszam zapotrzebowanie na możliwość inwentaryzacji akt nowych zespołów, które z różnych względów nie są jeszcze przyjęte na stan AP ale będą po zakończeniu inwentaryzacji.

Wszystkie materiały, które archiwum posiada, muszą być wprowadzone do ewidencji, nawet jesli nie będziemy ich na razie inwentaryzować, tzn. musimy założyć zespół (zbiór) i zaznaczyć, że nie posiada on ewidencji (czyli np. spisu czy inwentarza).
Przypominam ISAD-ową zasadę opisu od ogółu do szczegółu: najpierw zakładamy zespół, potem inwentaryzacja j.a.

Cytat: Bolek
Wydzielono mi z opracowywanego akurat zespołu kilka mb. akt obcego zespołu. Nie mamy go w ogóle na stanie będzie to więc nowy zespół. Ale ponieważ przy tamtym zespole prace jeszcze się szybko nie zakończą więc na oficjalne wydzielenie trzeba będzie poczekać, a chcielibyśmy wiedzieć co i ile wydzielamy.

A te wydzielone materiały były doliczone do stanu "tamtego" zespołu? Jesli tak, to trzeba załozyć nowy zespół, zrobić przesunięcie i inwentaryzować. Z przesunięciem nie trzeba czekać do zakończenia prac.
A jesli te wydzielone akta nie były doliczone do stanu "tamtego" zespołu, to w ogóle nie ma problemu: zakładamy nowy zespól i robimy nabytek jako korektę ewidencji (bo wprowadzamy do ewidencji materiały, które dotychczas były poza ewidencją). I inwentaryzujemy.

Cytat: Marcin
Stworzenie w ZoSIA typowej piaskownicy w której Archiwista jest w stanie stworzyć wersję roboczą inwentarza która nie musi być wersją finalną. W tej chwili jeśli inwentaryzuje, opracowuje postęp moich prac widzi całe archiwum.

Ja nigdy nie miałam z tym problemu, ale rozumiem, że niektórzy chcieliby, aby widok danych roboczych był niedostępny dla pozostałych archiwistów.
Hmmmm, bo ja wiem? Potrzebujemy takiej funkcjonalnosci?

Marcin Buczek · Luty 01, 2018,

Postuluje potrzebę tej funkcjonalności ponieważ przyjmijmy że opracowuje zespół który na spisach posiadał 100 j.a po opracowaniu liczba jednostek zwiększyła się do 150. Inni użytkownicy Zosia którzy korzystają również z ZoSIA widzą że powstało nowe 50 j.a. a w opisie zespołu nadal funkcjonuje 100 j.a. dopiero po zatwierdzeniu lub nie zespołu ewidencja dokona korekty i zmieni dane w opisie zespołu. W tej chwili chcąc przygotować nowy projekt karty osoba która prowadzi ewidencję musi nam nadać uprawnienia do edycji zespołu byśmy mogli wpisać nowe wartości w metrażu liczbie jednostek. Jeśli to zrobimy to zmiany są widoczne wszędzie od razu a co gdy zespół nie zostanie zaakceptowany w takim kształcie jak zakładamy na jakiej podstawie ewidencja ma wrócić do starych wartości, poza tym zaczyna się rozjeżdżać to co jest w magazynie z tym co jest w systemie. Utworzenie piaskownicy pozwoli na stworzenie roboczego zespołu i roboczej karty która po zaakceptowaniu powinna zastępować w systemie stare wartości

Bolek · Luty 02, 2018,

Pani Haniu może jeszcze raz wyjaśnię inaczej o co mi chodzi?
Wyłączone do inwentaryzacji materiały stanowią część wliczoną w ogólny metraż innego zespołu (który ma blisko ćwierć kilometra). Nie są poza ewidencją. W toku pobieżnego przeglądu tych materiałów w 90 procentach będzie to nowy zespół pozostałe to kilku, kilkunasto - jednostkowe dopływy do kolejnych zespołów będących na stanie.
I moje pytanie (może lamerskie) brzmi: Czy dla samej inwentaryzacji możemy założyć nowy zespół (będzie to przesunięcie) ale bez podania metrażu gdyż będzie ona znany dopiero po zinwentaryzowaniu i rozpoznaniu wszystkich wyłączonych jednostek?
Nie chcę, żeby się okazało, że za chwilę przyjdzie pytanie co to za przesunięcie bez podania pełnych danych?

Hanna Staszewska · Luty 05, 2018,

Cytat: Bolek
Wyłączone do inwentaryzacji materiały stanowią część wliczoną w ogólny metraż innego zespołu (który ma blisko ćwierć kilometra). Nie są poza ewidencją.

Czyli można określić metraż tej wydzielonej części? A liczbę j.a.?

Cytat: Bolek
Czy dla samej inwentaryzacji możemy założyć nowy zespół (będzie to przesunięcie) ale bez podania metrażu gdyż będzie ona znany dopiero po zinwentaryzowaniu i
rozpoznaniu wszystkich wyłączonych jednostek?

Jak najbardziej, należy założyć zespół i inwentaryzować, po zakończeniu inwentaryzacji zrobić przesunięcie, bo rozumiem, że dopiero po inwentaryzacji będzie wiadomo, ile jest j.a. i jaki metraż.
A na razie (dopóki nie wiemy ile jest j.a. i jaki metraż) zespół może "wisieć" bez danych o rozmiarze, oczywiście trzeba pamiętać, żeby go nie prezentować na SWA.

Cytat: Bolek
Nie chcę, żeby się okazało, że za chwilę przyjdzie pytanie co to za przesunięcie bez podania pełnych danych?

W przesunięciu trzeba podać rozmiar, więc najlepiej zrobić je po inwentaryzacji.
Lub zrobić przesunięcie od razu, rozmiar podać "na oko", a potem poprzez zmiane rozmiaru w nabytku lub ubytku (zależy co potrzebujemy) dopasować rozmiar ostatecznie zinwentaryzowanego zespołu do stanu faktycznego.
Ufff.

Powodzenia.

Bolek · Luty 06, 2018,

Dziękuje. I wszystko jasne.

Bolek · Październik 16, 2018,

Czy możliwe jest aby w systemie ZOSiA przy wprowadzaniu indeksów np. osobowych podświetlał na inny kolor powtarzające się hasło?

Michał Kaca · Październik 17, 2018,

W ramach tej samej jednostki/obiektu i już w momencie wpisywania?

Bolek · Październik 17, 2018,

Tak w ramach tej samej jednostki. Jeśli powtarza się nazwisko po iluś stronach, ciężko jest namierzyć, które jeśli wpisuje się całe listy. Przy zapisywaniu mamy tylko informację u góry, że któreś(któryś indeks) się powtarza. Fajniej by było, gdyby podpowiadał jakie się powtarza. Problemu by nie było, gdyby system uwzględniał stronę na której jest dana informacja. Gdyby ta sama informacja powtarzała się kilka, kilkanaście stron dalej nie uważał by tego jako błąd (powtórkę).

Michał Kaca · Październik 17, 2018,

Jeśli w ramach tej samej jednostki i w momencie zapisywania, to ułatwia sprawę.
Dobry pomysł.
Zgłoszę. Powinno się udać.

(Zgłoszenie 5174)

Aktualności:

ZoSIA - nowe funkcjonalności