Przepisy kancelaryjno-archiwalne - SKŁAD CHRONOLOGICZNY

[MarcinP]

Zastanawiam się nad wytypowaniem od przyszłego roku symboli, dla których EZD będzie wiodący (podstawowym jest w moim starostwie system papierowy). Zastanawiam się nad tworzeniem składów chronologicznych w komórkach organizacyjnych. Punkt kancelaryjny przyjmujący pisma wpływające nie będzie wiedział, które pisma dotyczą spraw, dla których EZD jest wiodący i które odkładać trzeba w składzie chronologicznym. Wobec tego tworzenie składu chronologicznego w punkcie kancelaryjnym mogłoby być dość problemowe. W każdym z wydziałów musiałby zostać utworzony skład chronologiczny dla pism w całości zeskanowych do systemu i osobny dla niezeskanowanych w całości. Jakie są Wasze doświadczenia w tej kwestii przy pilotażowym wdrażaniu EZD?
Pozdrawiam!

[marcia]

U mnie w urzędzie skład chronologiczny jest jak na razie tylko w kancelarii i do tej pory nie słychać, żeby wynikały z tego jakieś problemy Pracownicy bez problemu ogarniają, co jest w EZD a co nie Obawiam się, że gdyby każdy wydział miał oddzielny skład w sekretariacie, to panowałaby różnorodność interpretacji przepisów i procedur, a tak to wszyscy pracownicy mają jasne wytyczne z kancelarii

[MarcinP]

Mam obawy, gdyż czym innym jest wprowadzenie systemu EZD dla całej instytucji, a czym innym ustalenie systemu EZD jako wiodącego dla kilku symboli z JRWA. Skład chronologiczny powienien więc być prowadzony tylko dla tych pism, które dotyczą spraw prowadzonych w EZD. Reszta pism nadal będzie trafiać do komórek merytorycznych. A te pisma, które będą prowadzone w EZD, pozostaną w punkcie kancelaryjnym. Tylko skąd punkt kancelaryjny może wiedzieć jakie pisma dotyczą spraw przyporządkowanych EZD i powinny pozostać w składzie chronologicznym? Punkt kancelaryjny nie prowadzi spraw, a pracownicy gdy już pismo zabiorą, nie będą je z powrotem zanosić do punktu kancelaryjnego...

[Jarek]

Doświadczenie wdrożenia EZD w moim urzędzie skłania mnie do wniosku, że lepszym rozwiązaniem jest jeden centralny skład w kancelarii. I tylko w przypadku rozproszenia urzędu na kilka fizycznych i oddalonych od siebie lokalizacji jest sens tworzenia składów dla każdej takiej lokalizacji (budynku), ale nawet to nie zawsze. Osobne składy dla wydziałów to gwarantowany bałagan w niektórych z nich - nierejestrowanie dokumentów, zaginione dokumenty itd. Kancelaria to wyspecjalizowana komórka która spokojnie poradzi sobie i z prowadzeniem składu, i z nauczeniem się jaka korespondencja jest realizowana w EZD, a jaka w systemie tradycyjnym.
Jeszcze jedna rzecz jest warta wyjaśnienia:

Mam obawy, gdyż czym innym jest wprowadzenie systemu EZD dla całej instytucji, a czym innym ustalenie systemu EZD jako wiodącego dla kilku symboli z JRWA.

Odradzam wdrażanie EZD dla wybranych pracowników. EZD powinno najpierw stać się rejestrem całej korespondencji przychodzącej (najlepiej ze skanowaniem wszystkiego co da się zeskanować), następny etap to rozdzielanie, dekretacja i zakładanie spraw w EZD, również dla całości dokumentacji, i dopiero w dalszej kolejności przyjęcie EZD jako systemu podstawowego dla wybranych klas. Ten sposób wdrożenia dobrze przygotowuje WSZYSTKICH pracowników do pracy w systemie, przejście potem na EZD jako system podstawowy dla większości dokumentacji jest stosunkowo łatwe. No chyba że chodzi jednak o to żeby na zewnątrz chwalić się że się ma taki system, a faktycznie używać go będzie tylko kilka osób. 

[szycha]

U nas system EZD jest wiodącym systemem. Mamy jeden skład chronologiczny w kancelarii. Wszystko jest rejestrowane w systemie. Nie wiem jak to było na początku wdrażania systemu ale obecnie panie w kancelarii wiedzą już co jest prowadzone papierowo a co elektronicznie. A jeśli okaże się, że pracownik z wydziału nie dostał przez pomyłkę pisma papierowo, chociaż prowadzi sprawy papierowo to przychodzi po pismo do kancelarii. Ja również odradzam tworzenia składów chronologicznych w wydziałach, nie wiem czy to nawet nie jest niezgodne z instrukcją. Jest tam mowa, że może być więcej niż jeden skład chronologiczny ale chyba bardziej w przypadkach kiedy urząd mieści się w różnych budynkach...

[MarcinP]

Zapis odnośnie umiejscowienia składów chronologicznych brzmi dość enigmatycznie: § 22 pkt. 1: "Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych".
Chodzi zapewne o możliwość tworzenia składów chronologicznych w przypadku, gdy funkcjonuje kilka punktów kancelaryjnych w różnych budynkach. U mnie przypadek jest taki: urząd funkcjonuje w dwóch budynkach oddalonych od siebie, ale punkt kancelaryjny jest jeden obsługujący obydwa obiekty. Będzie zatem konieczne utworzenie punktu kancelaryjnego w drugim budynku wraz z utworzeniem tam drugiego składu chronologicznego, aby pracownicy tego drugiego budynku mieli dostęp do dokumentacji ze składu.

[Jarek]

Niekoniecznie. Jeśli dotąd wystarczał jeden punkt kancelaryjny to po co to zmieniać?

[Rovan]

Jarek ma rację, a dokumentacja ze składu chronologicznego jest przecież zdigitalizowana i dostępna w systemie EZD, więc do papierowych oryginałów ze składu sięga się raczej sporadycznie. W każdym razie nie na tyle często by opłacało się z tego powodu organizować drugi punkt kancelaryjny.

[Kajka]

Podbijam.