Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych

[Hanna Staszewska]

Jednym z priorytetów Naczelnego Dyrektora W. Woźniaka jest cyfryzacja wszelkich pomocy informacyjnych i ich szerokie udostępnienie w internecie.

W związku z powyższym archiwa otrzymały z NDAP pismo w sprawie retrokonwersji danych do postaci elektronicznej: do końca września mają przesłać informacje co do liczby opisów j.a. , które należy wprowadzić do baz danych (także za pomocą technik OCR). Przepisaniu mają być poddane w pierwszej kolejności inwentarze zatwierdzone (zarówno książkowe jak i kartkowe), następnie inwentarze robocze, spisy zdawczo-odbiorcze, spisy robocze oraz pomoce wyższego rzędu  (indeksy) itp.
Wszystkie pomoce, które do tej pory archiwa mają w postaci papierowej mają znaleźć się w bazach danych. Akcja prawdopodobnie potrwa do 2018 r., a wszystko zależy od tego, jaką liczbę opisów należy wprowadzić. Do końca września archiwa mają to policzyć: ogółem w archiwach liczba zewidencjonowanych j.a. sięga 30,5 mln, z czego ponad 5,6 mln jest w ZoSI, ile w innych bazach pewnie nikt nie wie, tak więc tak naprawdę nie wiadomo, ile trzeba będzie poddać cyfryzacji. Na liczby poczekajmy do końca września.

Przy okazji retrokonwersji nie mają być prowadzone żadne prace metodyczno-melioracyjne, archiwa maja przepisywać wszystko co mają w papierze. I słusznie, skoro udostępniamy inwentarze w pracowniach naukowych, czemu ich nie udostępnić w Internecie?
Jeśli akcja się powiedzie, a wierzę głęboko, że tak,  to czeka nas prawdziwa rewolucja, przede wszystkim w zakresie informacji archiwalnej. W jej wyniku archiwiści i użytkownicy otrzymają łatwy dostęp do niemal wszystkich opisów jednostek archiwalnych (z pewnością będą jakieś wyjątki) przechowywanych w archiwach, i to dostęp w postaci przeszukiwalnych baz danych, w większości zamieszczonych w Internecie.
Co jeszcze?
1) mogą pojawić się ?na rynku? nowe materiały źródłowe, do tej pory skutecznie przez nas ukryte w rozmaitych spisach i inwentarzach papierowych,
2) ciekawe, czy zmieni się statystyka zewidencjonowanych materiałów (jak wiemy, statystyka jest sztuką ),
3) może okazać się, że jakość naszych pomocy jest dość słaba, co może doprowadzić do chęci wykluczenia z retrokonwersji co niektórych inwentarzy (podejrzewam, że niektóre archiwa już kombinują, jakby tu nie udostępnić wszystkiego, co powinni),
4) bardzo wskazana byłaby dobrze pomyślana i przeprowadzona akcja  promocyjna retrokonwenrsji: zarówno środowiska naukowe, jak i wszyscy inni użytkownicy (także genealodzy) powinni wiedzieć, że potencjał informacyjny archiwów znacząco powiększy się,
5) ciekawe, czy przełoży to się na udostępnianie materiałów? Przypominam, ze liczba udostępnianych j.a. w archiwach oscyluje wokół kilku procent całości zasobu, może tak znacząca poprawa informacji przełoży się na wzrost liczby udostępnianych jednostek?

I wiele, wiele innych pytań pewnie wyniknie w trakcie prac.

Najważniejsze, że sprawa ruszyła i ma ogromne szanse stać się dużym sukcesem.

[Robert2000]

Bardzo dobry pomysł. Liczę zwłaszcza na AAN. Niech w końcu dotrze tam "dobra zmiana". Marzy mi się także taka zmiana w "resortowych" archiwach wyodrębnionych, zwłaszcza w tych podlegających MSWiA. Ale to płonne nadzieje. Obecne kierownictwo Ministerstwo chyba nawet nie zdaje sobie sprawy z beznadziei archiwistycznej w swoim resorcie. Już nie mówiąc o tym, że w odróżnieniu od MON-u (wielkie brawa dla Macierewicza i Cenckiewicza), stawia na dotychczasowe resortowe "kadry".

[Anna Sobczak]

Mam nadzieję, że wszystko trafi do szukaja.

Ostatnio pisałam artykuł, w którym wspominałam między innymi o bazach danych NDAP i NAC. Nestety musiałam wspomnieć, że ilość udostępnionych danych nie jest zbyt duża. Mam nadzieję, że będzie głośno o udostępnieniu wszystkich danych w internecie i będę mogła napisać w przyszłości, że bazy archiwów zawierają informacje o prawie całym zasobie... Tak trzymać!

[Anna Sobczak]

A możesz podać coś więcej? Może jakiś dokument, na który można się powołać, gdyby się chciało napisać jakąś notatkę na ten temat, do jakiegoś czasopisma?

[Marcin Kapała]

Pomysł bardzo racjonalny, a idea szczytna. Dzisiaj do sieci trafiają co najwyżej materiały po opracowaniu archiwalnym, próżno szukać w necie archiwaliów opracowanych przed ?erą informatycznych pomocy archiwalnych?, a tym bardziej archiwaliów przejętych nieopracowanych. Jest to szczególne ważne w sytuacji, w której stan zasobów zgromadzonych w ap w znaczący sposób odbiega od stanu materiałów opracowanych, a różnica wciąż się powiększa. Próby zniwelowania tej różnicy raczej nic nie dały (wprowadzenie zasad uproszczonego opracowania). Czas pokaże, czy perspektywa zaproponowana przez Naczelnego Dyrektora jest realna, i jaka będzie jakość zaprezentowanych pomocy. Pomysł z retrokonwersją jest chyba jedynym pragmatycznym rozwiązaniem.

[luke]

Czy wiadomo gdzie dokładnie będą publikowane te opisy? (jak się domyślam na SwA, gdzieś jeszcze?)
Czy to będą odwzorowania cyfrowe poddane następnie OCR i poprawione ręcznie?
czy raczej zretrkonwertowane (mam na myśli przepisane z papieru) pomoce informacyjne?
W tym drugim przypadku termin wydaje się mało realny przy obecnych zadaniach.
Byłoby świetnie, gdyby udostępnianym materiałom udało się zapewnić efektywne indeksowanie stron przez wyszukiwarki.

[Maciej Zdunek]

A możesz podać coś więcej? Może jakiś dokument, na który można się powołać, gdyby się chciało napisać jakąś notatkę na ten temat, do jakiegoś czasopisma?

Proszę 

Czy wiadomo gdzie dokładnie będą publikowane te opisy? (jak się domyślam na SwA, gdzieś jeszcze?)

Docelowo tylko na SwA. Reszta odpowiedzi w zał. pismach. Gdyby ktoś miał jeszcze jakieś pytania lub wątpliwości to zapraszam do kontaktu, tutaj albo na mój adres e-mail.

[Robert2000]

A czy archiwa z powierzonym zasobem archiwalnym rozważane są w tym projekcie NDAP?

[Bolek]

Nareszcie jakieś konkretne działania. Mierziło mnie przed laty w archiwum w dziale, w którym pracowałem, że przepisane do Izy inwentarze oraz sporządzone w pdf ie wstępy do nich zalegają na komputerze i nic z tym się dalej nie robi.

[Maciej Zdunek]

A czy archiwa z powierzonym zasobem archiwalnym rozważane są w tym projekcie NDAP?

Niestety nie, wsparcie finansowe na tym etapie możemy zaoferować tylko jednostkom podległym. Natomiast myślę, że nic nie stoi na przeszkodzie aby archiwa z powierzonym zasobem prezentowały na SwA swoje inwentarze. Konieczne byłoby natomiast wdrożenie ZoSIA.

[Marek Gieroń]

No to tradycyjnie rola "advocatus diaboli" i wybiegając w przyszłość - co z nabytkami, które w sposób ciągły spływają do AP? Czy ewidencja do nich tez będzie "retrokonwersowana", a jeśli tak to w jaki sposób? Mogę się mylić, ale póki co to spis zd-odb. wystarczy i każda jednostka nadzorowana powie kontroli "na drzewo!"

[Maciej Zdunek]

Mogę się mylić, ale póki co to spis zd-odb. wystarczy i każda jednostka nadzorowana powie kontroli "na drzewo!"

Nie bardzo rozumiem o co chodzi z drzewem , ale jeśli jest spis zd-od w postaci elektronicznej, to zaimportowanie tego do systemu ZoSIA to nie problem i można to zrobić osobiście. Warto tylko przy okazji przesygnować sygnatury aczkolwiek nie jest to warunek sine qua non, chodzi głownie o wygodę archiwistów, aby w zespole sygnowanie było ciągłe.
I ta głębia opisu co na spisie (sygnatura, tytuł, daty) w zupełności wystarczy użytkownikowi, przynajmniej na początek. O ile spis jest porządnie przygotowany i zawartość spisu pokrywa się z przekazanymi aktami, ale to oczywiste.

[Marek Gieroń]

Nie bardzo rozumiem o co chodzi z drzewem , ale jeśli jest spis zd-od w postaci elektronicznej, to zaimportowanie tego do systemu ZoSIA to nie problem i można to zrobić osobiście.

Moja wiedza w temacie nadzoru skończyła się na etapie "przedrewolucyjnym", więc proszę o ewentualne sprostowanie.
Spis MUSI być w postaci elektronicznej czy MOŻE byc w postaci elektronicznej?
W przypadku tej drugiej opcji idę o zakład, że sporo jednostek przekaże nam wydruki. Dlaczego? Bo MOŻE. "A pani Krysia co się zajmuje archiwum u nas w gminie nie ma czasu na przepisywanie tego, co już ręcznie raz napisała!"

Warto tylko przy okazji przesygnować sygnatury aczkolwiek nie jest to warunek sine qua non, chodzi głownie o wygodę archiwistów, aby w zespole sygnowanie było ciągłe.
I ta głębia opisu co na spisie (sygnatura, tytuł, daty) w zupełności wystarczy użytkownikowi, przynajmniej na początek. O ile spis jest porządnie przygotowany* i zawartość spisu pokrywa się z przekazanymi aktami, ale to oczywiste.

* podkreślenie moje.
Po naszych doświadczeniach z "akcesją" biorąc pod uwagę mnogość formatów i możliwości tworzenia tychże spisów, a także iście ułańską fantazję pani Krysi....
pozbędę się resztek owłosienia na głowie...

[Maciej Zdunek]

Spis MUSI być w postaci elektronicznej czy MOŻE byc w postaci elektronicznej?
W przypadku tej drugiej opcji idę o zakład, że sporo jednostek przekaże nam wydruki. Dlaczego? Bo MOŻE. "A pani Krysia co się zajmuje archiwum u nas w gminie nie ma czasu na przepisywanie tego, co już ręcznie raz napisała!"

Podstawą prawną jest Rozporządzenie MKiDN z dnia 20 października 2015 r.w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (DzU 2015, poz. 174).
Postać spisu (papierowa czy elektroniczna) nie jest tu określona, jednak w par. 5, ust. 1 czytamy "Porządkowanie, ewidencjonowanie i techniczne zabezpieczenie materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem przez organ lub jednostkę organizacyjną do archiwum państwowego odbywa się w sposób uzgodniony między dyrektorem archiwum państwowego a organem lub kierownikiem jednostki organizacyjnej, zwanym dalej kierownikiem jednostki (...)" więc zakładam, że jakieś możliwości ustalenia postaci spisu są.
Nie dysponuję tutaj danymi z całego kraju, ale z doświadczenia wiem, że wiele archiwów dysponuje takimi spisami w wersji elektronicznej. A pozostałe? Żyjemy przecież w takich czasach, że większość, jak nie wszystkie jednostki organizacyjne, i tak posiada spisy w wersji elektronicznej (mówię o tych przekazywanych teraz). Czy więc stanowi to aż taki problem aby ustalić z nimi aby przekazywały spisy także w postaci elektronicznej?

Po naszych doświadczeniach z "akcesją" biorąc pod uwagę mnogość formatów i możliwości tworzenia tychże spisów, a także iście ułańską fantazję pani Krysi....
pozbędę się resztek owłosienia na głowie...

Mniejsza o format, z większości czy jest to .doc czy .xls czy .csv da się coś wydusić, chodziło mi o zawartość merytoryczną spisu, czyli czy pozycja na spisie zgadza się z jednostką archiwalną i jej zawartością...

[Jarek]

a także iście ułańską fantazję pani Krysi....

Pragnę zaprotestować - większe niż pani Krysia doświadczenie z ułańską fantazją wydaje się mieć jednak panna Zosia  :
https://www.youtube.com/watch?v=onMYhGqG8p8

Co do rozporządzenia z 20.10.2015 r. - poprzednie rozporządzenie dotyczące tej materii (z 2002 r.), regulowało kwestię elektronicznych wersji spisów konkretniej, ale chyba nowa regulacja i praktyka dają ap takie same możliwości pozyskiwania tych wersji.

Łatwa dostępność ewidencji spowoduje też być może że archiwa będą miały więcej użytkowników. Wypada żałować że nie opublikowano dotąd choć skanów papierowej ewidencji, teraz to się już pewnie nie opłaca. Pytanie co dalej? Bo chyba przydałaby się regulacja określająca co dzieje się z ewidencją akt przejmowanych przez ap na bieżąco - ile ap ma czasu na opublikowanie informacji o przejęciu zespołu lub dopływu, ile ma czasu na opublikowanie ewidencji, jak wygląda kwestia zastąpienia spisów inwentarzami itp.

Taka rzecz przy okazji - choć trochę nie na temat - już o tym pisaliśmy, fotografiom publikowanym przez NAC przydałaby się możliwość dodawania komentarzy przez użytkowników, bo to byłaby możliwość weryfikowania opisów zdjęć. Ostatnio przez przypadek wpadłem w Sezamie na opis zbioru diapozytywów Instytutu Historii Sztuki UW - 18 tys. jednostek, brak ewidencji. Czemu tego nie zeskanować i nie dać do audiovisa? I nie pozwolić użytkownikom "opracować" te fotografie? Fantastyczna zabawa dla użytkowników i promocja dla archiwów.
Można pójść jeszcze dalej - skoro będą już w necie opisy jednostek aktowych, to czemu użytkownicy nie mogliby dodawać moderowanych komentarzy czy tagów na tym poziomie? Czy ZoSIA ma możliwość tworzenia kont użytkowników i dodawania komentarzy? Użytkownicy mogliby w jakimś stopniu sami np. zindeksować część zasobu ... Możnaby ich w nagrodę choćby zwalniać z opłat czy limitów w udostępnianiu, czy honorować w jakiś inny sposób. To są takie moje luźne pomysły na kolejne rewolucje  .