Status skanów w systemie tradycyjnym

[Dory]

W instytucie PAN-u, w którym pracuję, niektóre dokumenty (np. umowy, decyzje dla kierownika tematu badawczego) skanuje się i przesyła adresatom w ośrodkach zamiejscowych instytutu. Jak sądzę, wynika to z faktu, że adresat chciałby się zapoznać z treścią, zanim trafi do niego oryginał. Takie skany jednak niektórzy traktują jak oryginały i upierają się, że mogą je wydrukować i wcale nie potrzebują oryginalnych podpisów itd. Nie mogę przebić się z wyjaśnieniem, że do dokumentacji sprawy nie można włączyć skanu umowy (współpraca międzynarodowa, do tego jeszcze kat. A).
Obowiązuje system tradycyjny.
Nie rozmawiałam jeszcze z pracownikiem archiwum nadzorującego. Chciałabym, żeby ludzie zaprzestali takich praktyk, ale nie wiem, jakiego argumentu użyć. Czy ktoś ma podobny problem?

[Jarek]

Chciałabym, żeby ludzie zaprzestali takich praktyk, ale nie wiem, jakiego argumentu użyć.

Instrukcji kancelaryjnej, która zapewne określa sposób akceptowania dokumentów i kompletowania akt spraw.