Dokumentacja rozproszona - część w archiwum, część w komórkach

[Dory]

Podpowiedzcie, co robić.
Kilka lat temu, kiedy trzeba było utworzyć w jednostce (instytucie naukowym) archiwum zakładowe, dokumentacja, która leżała bez żadnego porządku w wolnym miejscu w magazynie bibliotecznym, została jako tako uporządkowana i przyjęta na stan archiwum. Pracownicy w ogóle się do tego nie przyłożyli. W tamtym czasie nikt nie przejmował się tym, że w komórkach i ogólnie w instytucie może być reszta spraw, że dokumenty się dublują itd.
Kiedy zaczęłam przeglądać zawartość teczek, okazało się, że czasami brakuje części spraw, np. 1. pisma w sprawie (w aktach jest tylko odpowiedź). Teraz ja mam problem taki, że porządkuję dokumentację "porzuconą", np. po byłych pracownikach.
I okazuje się, że część spraw jest w 1 teczce w archiwum, a druga część właśnie np. w szafie. Przykład: posiedzenia Rady Naukowej (kat. A). Nie mam kompletu akt dotyczących jednego posiedzenia.
Co w takiej sytuacji robić? Wiadomo, że nie powinno się naruszać pierwotnego układu dokumentów w teczce, czyli nie powinnam chyba dokładać do teczki tego, co znalazłam. Niby tak, ale jak z tego wybrnąć?
Jeszcze nie kontaktowałam się z archiwum nadzorującym. Jestem ciekawa, czy ktoś z Was był w takiej sytuacji.

[Andrzej Choniawko]

W imię czego nie powinno się naruszać pierwotnego układu w teczce? Chyba tylko po to, by na materialnych przykładach układu akt w archiwach róznej maści ilustrować  słownikową definicję pojęcia "chaos" i utwardzać skutecznie zasieki z drutu kolczastego dzielące archiwistykę od logiki.   

[Dory]

W imię czego nie powinno się naruszać pierwotnego układu w teczce? Chyba tylko po to, by na materialnych przykładach układu akt w archiwach róznej maści ilustrować  słownikową definicję pojęcia "chaos" i utwardzać skutecznie zasieki z drutu kolczastego dzielące archiwistykę od logiki.   

Ja tylko powtarzam, co zasłyszałam na kursie archiwalnym. Oczywiście logika nakazuje skompletowanie akt sprawy. Teraz nawet trudno dociec, czy akta przechowywane w jakiejś tam szafie to były akta komórki merytorycznej, czyli Sekretariatu Naukowego

[Tomciaz]

Ja mam analogiczną sytuację - dokumentacja po(d)rzucona w archiwum przez pracowników merytorycznych znajduje się często w stanie takiego przemieszania, że pozostawienie "układu teczki" nadanego w registraturze miałoby znaczenie jedynie w sensie dokumentowania świadectwa chaosu w instytucji. Osobiście jestem orędownikiem pragmatycznego podejścia do tematu i scalania rozproszonej dokumentacji wg metod porządkowania zasobu nieuporządkowanego (a niejednokrotnie zachodzi taka konieczność).

[Hanna Staszewska]

Absolutnie i bezwzględnie takie teczki należy uporządkować i scalić rozproszone materiały.
Powodzenia