Czy inwentarz skarbowy powinien być częścią inwentarza archiwalnego?

[Hanna Staszewska]

Aby nie mieszać studentom w głowach (osobny wątek jest tu) zakładam nowy i pytam jak w temacie

Wiem, że są archiwa, gdzie wydruki inwentarzy skarbowych są częścią "normalnych" inwentarzy archiwalnych. Jako że nie jest to regulowane żadnymi przepisami (obowiązujące Wytyczne z 1960 r. i Wskazówki z 1984 r. z oczywistych względów milczą o inwentarzu skarbowym ), praktyka jest rozmaita. U nas w Poznaniu wydruk skarbowy nie jest częścią inwentarza, tzn. nie jest współoprawny z pozostałymi częściami inwentarza. Skarbówka jest przechowywana osobno w teczce zespołu 616 przez osobę odpowiedzialną za ewidencję. To jest chyba właściwa praktyka, zważywszy na wymaganą przepisami liczbę egzemplarzy inwentarza książkowego (wg Wytycznych z 1960 r. przynajmniej 3 sztuki). Nie wyobrażam sobie ilości marnotrawionego papieru przy wydruku inwentarza z seriami oraz dołączanego do niego skarbowego, tym bardziej, że przecież dane w tych inwentarzach są powtarzalne.
A jak jest w innych archiwach?
Pozdrawiam i zapraszam do dyskusji
HS

PS. Oczywiście mam na myśli tradycyjne, papierowe inwentarze, nie ośmielam się myśleć o elektronicznych     
 

[Hanna Staszewska]

Kontynuując...
Wg sprawozdania statystycznego zbiorczego za 2008 rok w archiwach państwowych było 12 119 inwentarzy kartkowych (dane ze strony NDAP). Kolejne sprawozdania operują już pojęciem inwentarzy zatwierdzonych bądź roboczych, nie bierzmy ich więc pod uwagę.
Z dużym prawdopodobieństwem można założyć, że w ciągu ostatnich 2 lat nie zaszły w tej materii jakieś wstrząsające zmiany ilościowe i pewnie liczba inwentarzy kartkowych oscyluje teraz wokół 10 000. Zgodnie z Decyzją nr 18 z 2002 r. archiwa muszą gromadzić egzemplarze skarbowe inwentarzy lub środków ewidencyjnych.
Co więc robiły/robią archiwa, które mają te inwentarze kartkowe, aby mieć ich kopie
Kserują???
Skanują???
Przepisują na dodatkowych kartach

[Śpioszek]

U nas egzemplarze skarbowe inwentarzy archiwalnych przechowywane są osobno w wydzielonej zamykanej szafie,
tożsame kopie- w pracowni naukowej.
Wydruk skarbowy inwentarza z poziomu IZY był zresztą kwestioniowany przez KM jako niewystarczający. Zas kopia egzemplarza archiwalnego musiała być "lustrzanym odbiciem" egzemplarza skarbowego.
W teczkach 616 z ewidencji są nieaktualne egzemplarze skarbowe spisów zdawczo-odbiorczych i nieaktualne karty zespołów.

Natomiast w przypadku inwentarzy kartkowych, jakie funkcjonują u nas przy aktach usc, jako kopie na potrzeby pracowni stworzono zbiorcze spisy robocze osobno do każdego z zespołów.

Pozdrawiam

[Hanna Staszewska]

Wydruk skarbowy inwentarza z poziomu IZY był zresztą kwestioniowany przez KM jako niewystarczający. Zas kopia egzemplarza archiwalnego musiała być "lustrzanym odbiciem" egzemplarza skarbowego.

Wszechwładza komisji metodycznych w archiwach jest przerażająca
U nas wydruki skarbowe nigdy nie były przedmiotem obrad tegoż organu, a w trakcie kontroli z NDAP, jaką mieliśmy parę lat temu nikt nie kwestionował wydruków skarbowych z bazy IZA jako niewystarczających

Pozdrawiam