Obieg dokumentów i Prowadzenie teczek -rejestry umów

[Aniela]

Witam serdecznie,
Jak wyglądają u Was drodzy Archiwiści teczki związane z umowami np. najmu, dzierżawy czy innego typu? Czy macie oprócz tych teczek rejestry takich umów , czy są może one włączone ze spisem spraw albo zamiast spisu spraw? Niestety nasz jrwa nie mówi nic o rejestrach umów a tylko o samych umowach więc mam dylemat jak traktować rejestry. Dodatkowo pracownik wytwarzający tego typu dokumenty zwrócił się z zapytaniem jaka ma być numeracja tych umów czy zgodna ze spisem czy z rejestrem(dodam, że umowy różnego typu powstają w kilku komórkach organizacyjnych )Póki co jest mały bałagan i dobrze byłoby to skorygować. Proszę bardziej doświadczonych o praktyczną wskazówkę jak zrobić  by było dobrze, poprawnie i co najważniejsze nie przysporzyło bałaganu w papierach.
Pozdrawiam

[stany]

  Przykładowo zakładasz teczkę 2501- w Starostwie i tworzysz kolejne sprawy,a w każdej sprawie będzie umowa to wtedy numery spraw będą równe numerom umów,a gdy będzie mniej umów to nr. spraw i umów będą różne ,co w niczym nie przeszkadza.Teczkę z zawartą umową np. na 5 lat ,do archiwum przekazujemy po 7 latach.Jeżeli komuś potrzebny jest  dodatkowo rejestr to niech  sobie sporządzi.