ksera dokumentów

[KasiaKatarzyna]

Mam takie pytanie jeśli np. mamy dokumentacje różnych działek i powielają się (kserokopie) w nich główne pisma przewodnie oraz decyzje, a pracownik twierdzi że są one niezbędne ponieważ gdy ich nie będzie dokumentacja będzie kompletnie nie do ogarnięcia i nikt nigdy wżyciu nie dojdzie do tego o co w tym chodzi i zrobi sie ogólne zamieszanie. Czy można takie dokumenty zarchiwizować. (Kat. A)

[nowy_uzytkownik]

Archiwum nie powinno przyjmować kopii, chyba, że kopia stanowi zastępstwo dla zagubionego oryginału. To, co twierdzi pracownik to jedno, ale archiwista powinien przyjmować do archiwum wyłącznie oryginały (z komórek merytorycznych).

[Rovan]

Czy te kopie powtarzają się w ramach jednostki archiwalnej?

[KasiaKatarzyna]

Nie. W jednej teczce nie ma drugiej kopii. W każdej teczce jest osobna działka i osoba sprawa. Natomiast np. wydana decyzja czy pismo które jest w teczce 1 znajduje się jako kopia w teczce 5 itp.

[Rovan]

Umieszczanie kopii tego samego pisma w aktach kilku spraw jest jak najbardziej dopuszczalne, jeśli wzmiankowane pismo dotyczy tych wszystkich spraw.

[KasiaKatarzyna]

Dziękuję za pomoc