AZ- gminy

[muniekdm]

Tutaj była dyskusja na ten temat http://www.ifar.pl/index.php/topic,2353.0.html

[Aleksandra Czajkowska]

Mam pytanie czy jak już opracuje tą teczkę to robię na jakiś wykaz spraw, które są w teczce czy odtwarzam spis spraw ?

spisy spraw sporządza się i prowadzi w komórce załatwiającej w sprawę (prowadzącej teczkę) na etapie archiwum zakładowego nie tworzy się ich, ja w takim przypadku przedzielam konkretne sprawy obwolutkami z papieru.

[paniarchiwistka91]

Czyli nie dołączać do teczki takiej metryczki z wykazem jakie ona sprawy zawiera ? Ostatnio Pani z UG powiedziała mi, że musi takie coś być, ponieważ AP tego wymaga, żeby wiedzieć co jest w teczce. Jeszcze podpowiedziała mi, żeby zrobić to na formularzu spisu spraw, ale ja po prostu nie mam z czego tego odtwarzać, bo te dokumenty to totalny rozsyp.

[paniarchiwistka91]

AZ Gmina - jaki symbol klasyfikacyjny z wykazu akt dla protokołów szacowania strat spowodowanych suszą ?
Szukam w całym wykazie i nie mogę znaleźć.

[Karolina]

U mnie w Urzędzie całą dokumentację suszową klasyfikuje się symbolem 5532 - Planowanie i prognozowanie działań w wypadku wystąpienia zagrożeń miejscowych oraz ich analizowanie.

[paniarchiwistka91]

Kategoria A ? O nie! Współczuje sobie, mam tego stosy do opisania i ponumerowania co najgorsze.

[paniarchiwistka91]

Dzwoniłam do AP i jeśli chodzi o symbol klasyfikacyjny z wykazu akt dla protokołów szacowania strat spowodowanych suszą to Pani mi kazała robić to pod symbolem 8214 - Zasiłki celowe w związku z klęską żywiołową lub ekologiczną, czyli B5

[Karolina]

Dobrze wiedzieć, dzięki za informację 

[paniarchiwistka91]

Witam, mam takie pytanie czy mogę nadać numer z wykazu akt sprawie, która wpłynęła do UG jako do strony postępowania, natomiast całe postępowanie prowadzi gmina sąsiednia, a do nas wpływają tylko pisma do wiadomości), chodzi o decyzje środowiskowe.

[Rovan]

Pytasz o klasyfikację, czy o rejestrację sprawy (co wiąże się z nadaniem znaku sprawy)?
Klasyfikacji zgodnej z JRWA podlega każda dokumentacja, znak sprawy otrzyma tylko taka, która tworzy akta sprawy.

Akta sprawy tworzy dokumentacja powstająca w związku z realizacja konkretnej sprawy w urzędzie.
Innymi słowy na akta sprawy składają się materiały dokumentujące przebieg konkretnej sprawy.
Zatem, jeśli w związku z otrzymaniem danego pisma w Twoim urzędzie podejmowane są jakiekolwiek czynności w sprawie, pojawia się konieczność rejestracji sprawy. W przeciwnym wypadku mamy do czynienia z dokumentacją nie tworząca akt sprawy (która wciąż podlega klasyfikacji archiwalnej, tj przyporządkowaniu do właściwego symbolu i hasła klasyfikacyjnego z JRWA).

Na marginesie - decyzja o uznaniu danej dokumentacji za tworzącą bądź nie tworzącą akt sprawy nie należy do archiwisty. Podejmuje ją pracownik komórki merytorycznej.

[Aleksandra Czajkowska]

Witam, mam takie pytanie czy mogę nadać numer z wykazu akt sprawie, która wpłynęła do UG jako do strony postępowania, natomiast całe postępowanie prowadzi gmina sąsiednia, a do nas wpływają tylko pisma do wiadomości), chodzi o decyzje środowiskowe.

Tak.
należy nadać ten numer z wykazu akt jak najbardziej, gdyż postępowanie dot. gminy i decyzja jest dla gminy wiążąca
Tylko raczej nie otrzymuje się tej korespondencji "do wiadomości" tylko jako adresat
Najlepiej jak takie decyzje podejmuje prowadzący te sprawy w porozumieniu z koordynatorem ds. kancelaryjnych

[paniarchiwistka91]

Poproszę o definicję pojęcia spis z natury

[paniarchiwistka91]

Pytanie może dla niektórych banalne, ale spis zdawczo - odbiorczy dokumentacji niearchiwalnej tworzymy oddzielnie dla każdej kategorii archiwalnej ? Oddzielny spis np. dla kat. B10, B5, BE10, BE5 ?

[Rovan]

Nie.
Spisy zdawczo-odbiorcze tworzy się oddzielnie dla materiałów archiwalnych (kat. A) oraz dla dokumentacji niearchiwalnej (kat.B).
Ponadto powinno się tworzyć odrębne spisy z/o dla różnych rodzajów dokumentacji (np. aktowej, technicznej, kartograficznej, akt osobowych).
Natomiast nie stosuje się podziału na okresy przechowywania.

[metricisRegninotarii]

Kategorie archiwalne to A i B, a wgłębiając się w szczegóły mamy jeszcze Bc i BE, cyfry wskazują natomiast okres przechowywania.