Autor Wątek: "Kultura Dostępna" w Internecie  (Przeczytany 61613 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 267
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #45 dnia: Sierpień 11, 2015, »
Cytuj
Tu się jako lekarstwo pojawia elektroniczna administracja i dokument elektroniczny - jest szansa że obfitość takiej dokumentacji nie będzie problemem także dla archiwów

Pogląd nieco zbyt optymistyczny moim zdaniem - dysk, czy jakikolwiek inny nośnik danych, ma ograniczoną pojemność, podobnie jak ograniczoną pojemność ma regał w archiwum - a jak zaczniemy archiwizować wszystko, włączając nagrania audio/video (np. z jakichś obrad), grafiki wysokiej rozdzielczości (np. zdjęcia od razu wykonane w formacie cyfrowym z wizytacji w terenie w celu udokomentowania określonego zdarzenia) i inne "dużo warzące" pliki/dane to się dosyć szybko przekonamy, zwłaszcza w perspektywie kilkudziesięcioletniej, iż to wcale nie jest takie tanie. Serwer, Ups do niego, macierz, oprogramowanie do bieżącej działalności, oprogramowanie do odczytywania plików z rozszerzeniami, których obecnie sie nie używa, obsługa techniczna, wydatki na właściwe i pełnowartościowe zabezpieczenie danych (a nie jak to niekiedy dzisiaj wygląda "panie Zdzisiu, pan robi kopie zapasowe na taśmach, taśmy pan położy obok serwera").

Sytuacja wygląda podobnie jak z nowootwartym magazynem archiwalnym - "ale fajnie, mamy tyyyyle miejsca" - i rzeczywiście przez 5 lat nie ma problemu z miejscem, po 10 latach jeszcze nie ma, po 15 już widzimy że miejsce się kończy, a po 20 siedzimy w ewidencji i brakujemy wszystko na co zezwalaja przepisy.

Owszem - ogólnie pojęta informatyka szybko sie rozwija - dyski są co raz mniejsze (fizycznie) i mieszczą co raz więcej danych, RAM jest szybszy i jest go wiecej, procesory co raz lepsze, dane przetwarzane są szybciej, są również rozwiązania typu "chmury" i inne które pozwalają obniżać koszty.
Jednak jeśli rozważamy scenariusz pod tytułem "zachowujemy wszystko" to wcale nie jestem przekonany czy koszta elektronicznego przechowywania danych będą w perspektywie kilkunastoletniej/kilkudziesiątejletniej niższe niż przechowywanie dokumentacji papierowej.

Dobrym przykładem są nagrania rozpraw sądowych (tzw. elektroniczny protokół w sądach) - pomimo tego, iż po uprawmocnieniu się wyroku/postanowienia pozostawia się tylko audio, kasując obraz z nagrania, to już w momencie instalowania niezbędnego sprzętu była mowa o tym, iż za kilka lat będzie trzeba system rozbudować, bo TB będą narastać szybko - a gdzie tutaj perspektywa 30-50 letnia?

Zmierzam do tego, iż przechowywanie zasobu w formie elektronicznej połączonej z elektronicznym obiegiem dokumentacji wcale nas nie uchroni przed koniecznością selekcji i brakowania, jeśli zaś będziemy chcieli z nich zrezygnować to poniesienie znacznych kosztów finansowych nas nie minie - i pod tym akurat względem znaczących różnic względem "tradycjnyego systemu papierowego" nie ma.

PS. 1) W niniejszym poście w żaden sposób nie rozsądzam czy koszty o których mowa powyżej warto ponieść czy nie.
2) Nie, to nie jest pean na temat wyższości dokumentacji papierowej nad dokumentacją elektroniczną.
3) Tak, jestem świadom szeregu zalet zarówno dokumentacji w formie elektornicznej jak i w pełni elektronicznych systemów obiegu danych/kancelaryjnych.
4) Przepraszam za ewentualne literówki, które niekiedy mogą (o zgrozo!) wyglądać jak "orty" ale naprawdę muszę już wracac do pracy  :D

Offline Caroozo

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 19
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #46 dnia: Sierpień 11, 2015, »
Miej świadomość że to co piszesz w żaden sposób nie jest odkrywcze.

Niczego nie odkryłem - to problematyka od lat poruszana w literaturze. Miałem pisać posta, m.in. o sensie zachowywania akt o masowym wręcz charakterze, m.in. akta Nc, które w skali jednej jednostki potrafią iść w dziesiątki tysięcy rocznie, a tam NAPRAWDĘ nie ma nic ciekawego (wiem bo brakowałem z 15 roczników). Ale kolega wyżej napisał parę słów, więc dodam coś od siebie.

Nawet przyjmując, że dokumenty będą tworzone w jak "najmniejszym" formacie (najlepiej djvu+OCR), zaś dostępne dyski twarde o dużej pojemności, które spychają streamery do lamusa, pozwol nam gromadzić tyle danych, ile chcemy, dochodzą tu jeszcze koszta obsługi i zapewnienia bezpieczeństwa danych. Zasób papierowy potrafi leżeć w odpowiednich warunkach setki lat, wytrzymać (w pewnym zakresie) zalanie, zaprószenie ognia, grzyby itp. W przypadku danych trzeba mieć często dwie kopie + oryginał. A i tak w przypadku EMP nie ma co zbierać.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1704
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #47 dnia: Sierpień 11, 2015, »
Serwer, Ups do niego, macierz, oprogramowanie do bieżącej działalności, oprogramowanie do odczytywania plików z rozszerzeniami, których obecnie sie nie używa, obsługa techniczna, wydatki na właściwe i pełnowartościowe zabezpieczenie danych (a nie jak to niekiedy dzisiaj wygląda "panie Zdzisiu, pan robi kopie zapasowe na taśmach, taśmy pan położy obok serwera").
(...)
Jednak jeśli rozważamy scenariusz pod tytułem "zachowujemy wszystko" to wcale nie jestem przekonany czy koszta elektronicznego przechowywania danych będą w perspektywie kilkunastoletniej/kilkudziesiątejletniej niższe niż przechowywanie dokumentacji papierowej.

Dobrym przykładem są nagrania rozpraw sądowych (tzw. elektroniczny protokół w sądach) - pomimo tego, iż po uprawmocnieniu się wyroku/postanowienia pozostawia się tylko audio, kasując obraz z nagrania, to już w momencie instalowania niezbędnego sprzętu była mowa o tym, iż za kilka lat będzie trzeba system rozbudować, bo TB będą narastać szybko - a gdzie tutaj perspektywa 30-50 letnia?

Zmierzam do tego, iż przechowywanie zasobu w formie elektronicznej połączonej z elektronicznym obiegiem dokumentacji wcale nas nie uchroni przed koniecznością selekcji i brakowania, jeśli zaś będziemy chcieli z nich zrezygnować to poniesienie znacznych kosztów finansowych nas nie minie - i pod tym akurat względem znaczących różnic względem "tradycjnyego systemu papierowego" nie ma.
(...)

Ja też wcale nie jestem pewien, że moja teza dotycząca dokumentacji elektronicznej się sprawdzi - trzeba to zweryfikować przy pomocy statystyk i testów. Niech sobie archiwiści wreszcie uświadomią że dokument elektroniczny to jest inny świat, inne reguły, inne prawidłowości, inne techniczne możliwości, inne obowiązki. Tu już nie mają racji bytu żadne niesprawdzone czy skompromitowane teorie. Archiwista dokumentacji elektronicznej nie będzie próbował stosować do postępowania z nią zasad właściwych dla akt sprzed połowy XX wieku - będzie musiał wiedzieć co to jest Archiwum Dokumentów Elektronicznych, co to jest EZD, co to są rejestry publiczne i systemy dziedzinowe, co to są metadane, co to jest system zarządzania bezpieczeństwem informacji, co można i trzeba zrobić z podpisem elektronicznym. Taki archiwista będzie znał i stosował przepisy - nie tylko te dotyczące archiwów ale też te dotyczące informatyzacji. Archiwa nie mogą sobie pozwolić na kontestowanie i ignorowanie dokumentacji elektronicznej - rozumianej jako dane gromadzone w systemach teleinformatycznych - a nie jako płytki CD i coś za co odpowiada tylko "pan Zdzisio". Już dzisiaj archiwista który tego nie rozumie - to niestety archiwista niedouczony.
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1704
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #48 dnia: Sierpień 11, 2015, »
Niczego nie odkryłem - to problematyka od lat poruszana w literaturze. Miałem pisać posta, m.in. o sensie zachowywania akt o masowym wręcz charakterze, m.in. akta Nc, które w skali jednej jednostki potrafią iść w dziesiątki tysięcy rocznie, a tam NAPRAWDĘ nie ma nic ciekawego (wiem bo brakowałem z 15 roczników). Ale kolega wyżej napisał parę słów, więc dodam coś od siebie.

Nawet przyjmując, że dokumenty będą tworzone w jak "najmniejszym" formacie (najlepiej djvu+OCR), zaś dostępne dyski twarde o dużej pojemności, które spychają streamery do lamusa, pozwol nam gromadzić tyle danych, ile chcemy, dochodzą tu jeszcze koszta obsługi i zapewnienia bezpieczeństwa danych. Zasób papierowy potrafi leżeć w odpowiednich warunkach setki lat, wytrzymać (w pewnym zakresie) zalanie, zaprószenie ognia, grzyby itp. W przypadku danych trzeba mieć często dwie kopie + oryginał. A i tak w przypadku EMP nie ma co zbierać.

Dodam tam naprawdę nie ma nic ciekawego do kryteriów wartościowania dokumentacji w antysłowniku archiwalnym  ;)

Już zupełnie poważnie - jakie koszta obsługi i bezpieczeństwa danych? Jeśli chodzi o koszta u wytwórców dokumentacji to ma tu przecież zastosowanie zasada określona dla systemów EZD: archiwum zakładowym dla tej dokumentacji jest sam system, który musi mieć techniczną i organizacyjna perspektywę jej przechowywania przez określony czas. Za chwilę okaże się że nie będzie publicznego podmiotu który nie będzie dysponował własną infrastrukturą informatyczną. A jak już taka infrastruktura jest to opłaca się rezygnacja z dokumentacji papierowej na rzecz elektronicznej. Faktyczna selekcja dokumentacji odbywa się na poziomie przepisów pozaarchiwalnych (księgowych, podatkowych, sądowych itd. - jeśli chodzi o wewnętrzną selekcję ktoś się już na tym forum kłócił ze mną o rzekomą możliwość kasowania zwrotek przez archiwistów) i w przypadku dokumentacji elektronicznej to będzie tym bardziej jaskrawe.
Jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych papierowych to wystarczy sobie przypomnieć los warszawskich archiwów po powstaniu warszawskim - to co się wtedy udało zrobić niemieckiemu komando przy pomocy mieszanki zapalającej nie uda się ruskiej bombie jądrowej jeśli jedna kopia danych informatycznych będzie np. na Wyspach Kanaryjskich a druga w Australii.
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1704
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #49 dnia: Sierpień 11, 2015, »
Aha, i jeszcze jedna rzecz - elektroniczne rejestry państwowe i/czyli takie systemy dziedzinowe, gdzie nie będą w ogóle powstawały żadne papierki z odręcznymi maziajami (podpisami) sprawią że będzie znacznie mniej dokumentacji do selekcjonowania - ona po prostu nie będzie powstawać, nie będzie potrzebna. To właśnie na nich opiera się informatyzacja państwa. I cóż wy wtedy, archiwalne robaczki, będziecie selekcjonować na A i B, w czym będziecie grzebać, co będziecie paginować i sznurować, co będziecie układać wg wydumanej kolejności??? I proszę nie obrażać się na takie stwierdzenia - przypomnijcie sobie proszę ile umieliście kończąc studia czy podejmując pracę w archiwach. Jeśli chcemy by uważano nas za fachowców od dokumentacji to musimy po prostu wciąż umieć się uczyć tego co nowe. Bo archiwistyka to nie tylko przechowywanie starych (nomen omen) papierów.

ps. Oczywiście powinno być: po Powstaniu Warszawskim, a nie: po powstaniu warszawskim.

pozdrawiam
Jarek Orszulak

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1744
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #50 dnia: Sierpień 11, 2015, »
Mam wrażenie, że dyskusja kompletnie odjechała od tematu, ale co tam, jest upał  ;D

Kilka razy uczestniczyłam w rozmaitych konferencjach, gdzie powyższe tematy były roztrząsane, i, szczerze mówiąc, nie wygląda to dobrze.
Moim zdaniem prochu nie wymyślimy i przede wszystkim trzeba się przyjrzeć, jak robią to inni, czyli państwa bardziej zaawansowane technologicznie, gdzie parę dni upałów nie prowadzi do ograniczeń w dostarczaniu prądu...
Swoją drogą ciekawe, czy ktoś teraz monitoruje sytuację repozytoriów cyfrowych, gdzie przechowywane są skany i elektroniczne dane ewidencyjne o narodowym zasobie archiwalnym, i może dobrze, że archiwa mają tylko jedno repozytorium w NAC (zapasowego nie udało się stworzyć), zważywszy na problemy z prądem.

Czy ktoś w ogóle na poważnie problemy podnoszone w tym wątku w Polsce monitoruje? Jako że NDAP z urzędu ma czuwać nad zasobem archiwalnym (którego częścią będą też dane elektroniczne), to wyobrażam sobie, że jest tam odpowiednia komórka zatrudniająca fachowców, którzy nieustannie monitorują te problemy, znają rozwiązania stosowane w innych krajach, są w kontakcie z urzędami stosującymi EZD, na bieżąco śledzą nowe technologie, literaturę, prawodawstwo itd., nie wiem co jeszcze.
Czy w NDAP ktoś to robi?
A może to NAC powinien się tym zajmować?

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #51 dnia: Sierpień 12, 2015, »
Czasami mam wrażenie, że kolega Jarek dyskutuje z tezami, które sam sobie wcześniej stworzył, choćby z tezą, że ogół archiwistów od akt papierowych nie rozumie, co to jest system EZD. Owszem, wiele szczegółów, zwłaszcza technicznych, pozostaje poza ich percepcją (co nie jest niczym dziwnym), ale ogólna wiedza nie jest taka zła, co wynika z mojej autopsji. Naprawdę nie spotkałem się z archiwistami od paginowania i przesznurowywania akt, którzy pod pojęciem elektronicznej archiwizacji rozumieliby archiwizację płyt CD czy dyskietek. Poza tym (może takie jest tylko moje głupie wrażenie) zauważam u kolegi Jarka jakieś takie dziwne wywyższanie się z tą elektroniczną archiwizacją na zasadzie - akta papierowe to totalny anachronizm, ale te dokumenty elektroniczne, toż dopiero postęp, że ho, ho.

Offline luke

  • Moderator
  • archiwista
  • *****
  • Wiadomości: 433
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #52 dnia: Sierpień 12, 2015, »
Cytuj
Czasami mam wrażenie, że kolega Jarek dyskutuje z tezami, które sam sobie wcześniej stworzył, choćby z tezą, że ogół archiwistów od akt papierowych nie rozumie, co to jest system EZD. Owszem, wiele szczegółów, zwłaszcza technicznych, pozostaje poza ich percepcją (co nie jest niczym dziwnym), ale ogólna wiedza nie jest taka zła, co wynika z mojej autopsji.

Cóż, chyba jestem już stary, skoro uważam, że stawia się tezę i zabiera głos w dyskusji, broniąc swojego zdania lub w toku debaty modyfikując je.
Ponadto podzielam zdanie Jarka co do stanu wiedzy archiwistów nt. EZD.

Cytuj
Naprawdę nie spotkałem się z archiwistami od paginowania i przesznurowywania akt, którzy pod pojęciem elektronicznej archiwizacji rozumieliby archiwizację płyt CD czy dyskietek
Serio? - poczytaj posty na tym forum i zobacz jak to wygląda, no chyba że zakładamy że w tym miejscu archiwiści są w mniejszości. Z ciekawostek można dorzucić fakt, że NDAP do realizacji projektu budowy archiwum dok. elektronicznych potrzebowała ludzi z zewnątrz (i dobrze), ale jakoś nie znaleziono specjalistów w samych archiwach znających tę problematykę na odpowiednim poziomie.

Wywyższania :) się tematem ezd nie skomentuję, ale widziałem kiedyś w pewnym archiwum centralnym ciekawe rysunki (takie stare memy) archiwistów pewnego oddziału przeznaczone dla pracowników innego oddziału, których głównym motywem była woda sodowa.

ps.
Cytuj
wynika z mojej autopsji
to pleonazm, proponuję unikać

Offline Caroozo

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 19
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #53 dnia: Sierpień 12, 2015, »
Dodam tam naprawdę nie ma nic ciekawego do kryteriów wartościowania dokumentacji w antysłowniku archiwalnym  ;)

Jeśli należności cywilne są tak pasjonującym tematem, że pozew+wniosek+klauzula+tytuł wykonawczy i zwrotki (to 98% zawartości tych akt) jest tak pasjonujące, żeby całość zasobu przechowywać jako kat. A, to po co w Twoim słowniku w ogóle takie terminy jak kryteria wartościowania dokumentacji ;)?

Studia kończyłem parę lat temu na UMK na kierunku archiwistyki i zarządzania dokumentacją, pracę dyplomową pisałem właśnie na temat informatyzacji w archiwum. Znam dobrze problematykę, pracuję zaś w "tradycyjnym" archiwum zakładowym i wiem jedno: teorię i praktykę, oczekiwania i rzeczywistość dzieli często baaaardzo wiele. Pewnie! Chciałbym, żeby wprowadzono u nas EZD pełną gębą - ale jest to po prostu niemożliwe z uwagi na charakter dokumentacji wytwarzanej w mojej instytucji. AGAD nie spłonąłby w trakcie powstania, gdyby dowództwo PW tak się nie upierało z wyborem tego budynku na siedzibę sztabu.

Idealna sytuacja będzie wtedy, kiedy EZD będzie funkcjonować razem z dokumentacją papierową (oczywiście w niezbędnym zakresie). Osobiście jestem gorącym zwolennikiem digitalizacji, ale tam, gdzie jest to realne i wykonalne. Zgodzę się, że duża część archiwistów jest jeszcze starej daty, nam zaś daleko do poziomu krajów zachodnich - ale coś robić trzeba.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 267
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #54 dnia: Sierpień 12, 2015, »
Cytuj
Już zupełnie poważnie - jakie koszta obsługi i bezpieczeństwa danych? Jeśli chodzi o koszta u wytwórców dokumentacji to ma tu przecież zastosowanie zasada określona dla systemów EZD: archiwum zakładowym dla tej dokumentacji jest sam system, który musi mieć techniczną i organizacyjna perspektywę jej przechowywania przez określony czas

A co to zmienia, iż mamy EZD, który jednocześnie będzie spełniał funkcje AZ a nie osobny system tylko dla potrzeb AZ? Jeśli ilość danych będzie narastała w EZD a nic z tego nie będzie się brakować to będzie dalej zalegać w systemie implikując konieczność jego (sprzętowej) rozbudowy - i to ciągle będzie kosztować.
Przechowywanie wszystkiego po wsze czasy w formie elektronicznej będzie generować spore koszta a hurra optymistyczne założenia, iż będzie inaczej są conajmniej naiwne i niestety bardzo powszechne. Gdzieś te dane muszą "leżeć" i ktoś będzie musiał zapewnić ich bezpieczeństwo oraz dostępność - a danych będzie co raz więcej i więcej, bo do pełnej elektronizacji urzędów jeszcze bardzo daleko.


Cytuj
Miałem pisać posta, m.in. o sensie zachowywania akt o masowym wręcz charakterze, m.in. akta Nc, które w skali jednej jednostki potrafią iść w dziesiątki tysięcy rocznie, a tam NAPRAWDĘ nie ma nic ciekawego

nie wiem co prawda co kolega miał na myśli pisząc, iż "naprawdę nie ma nic ciekawego" w aktach z repertorium Nc, nie mniej pragnę zauważyć, iż zasadniczo z prawdą się nie minął - jest jakaś wierzytelność, jest nakaz i albo ktoś zapłaci wierzytelność albo wierzytelność się przedawni i zgodnie z zapisami prawa nie będzie można jej egzekwować - po tej dacie akta nie są przydatne ani dla wierzyciela ani dla dłużnika i doprawdy nie wiem jaki byłby cel przechowywania ich wszystkich po wsze czasy, skoro nie są już dla nikogo użyteczne. To jest dokumentacja tylko i wyłącznie o znaczeniu praktycznym - można dyskutować o konieczności ich dłuższego przechowywania, szczególnie jeśli zmienią się stosowne przepisy prawne ale przechowywania ich po wsze czasy jest bez sensu.

Offline Caroozo

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 19
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #55 dnia: Sierpień 12, 2015, »
(...)nie wiem co prawda co kolega miał na myśli pisząc, iż "naprawdę nie ma nic ciekawego" w aktach z repertorium Nc(...)

Prostuję - nie ma w tych aktach informacji na tyle istotnych, aby uzasadnić ich masowe zachowywanie - bardzo rzadko się zdarza, iż wyznacza się kat. A z tych zespołów inną niż typowa - czego nie można powiedzieć np. o sprawach o ustalenie, które są szalenie interesujące. Jak zostało wyżej powiedziane. Inna sprawa, że podmioty występujące o wyegzekwowanie swoich należności z premedytacją czekają ok. 8-9 lat, aby wyegzekwować należne kwoty wraz z ogromnymi odsetkami - dziennie potrafię wypożyczać "w sezonie" 100-150 spraw Nc. Po 10 latach pies z kulawą nogą nie zagląda do tych spraw...

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #56 dnia: Sierpień 12, 2015, »
Zapotrzebowanie ludzi z zewnątrz przez NDAP nie jest dla mnie niczym dziwnym. Ale mi nie chodzi o specjalistyczną wiedzę informatyczną tylko o umiejętność rozróżniania podstawowych definicji. Fakt, że ja nie mam zbyt wielu kontaktów z archiwistami z AP, być może zaburza moją wiedzę na ten temat. W każdym razie ja nie dostrzegam problemu z EZD.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1704
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #57 dnia: Sierpień 12, 2015, »
Jezu, Wy naprawdę nie rozumiecie na czym polega EZD. To nie jest bóg wie jak skomplikowane narzędzie, jest wpisane w prosty sposób postępowania z dokumentacją określony w instrukcjach kancelaryjnych, przepisach ustawy archiwalnej i jeszcze ze dwóch rozporządzeń wykonawczych. Powtórzę jedną swoją tezę - jak ktoś nie rozumie EZD to zwykle znaczy że nie wie co chodzi w instrukcji kancelaryjnej.

Chciałbym, żeby wprowadzono u nas EZD pełną gębą - ale jest to po prostu niemożliwe z uwagi na charakter dokumentacji wytwarzanej w mojej instytucji. (...)
Idealna sytuacja będzie wtedy, kiedy EZD będzie funkcjonować razem z dokumentacją papierową (oczywiście w niezbędnym zakresie).

A cóż to za wyjątkowy charakter tej dokumentacji? Kulista jest?  ;)
EZD z założenia funkcjonuje razem z dokumentacją papierową (składy chronologiczne) ...

A co to zmienia, iż mamy EZD, który jednocześnie będzie spełniał funkcje AZ a nie osobny system tylko dla potrzeb AZ? Jeśli ilość danych będzie narastała w EZD a nic z tego nie będzie się brakować to będzie dalej zalegać w systemie implikując konieczność jego (sprzętowej) rozbudowy - i to ciągle będzie kosztować.
Przechowywanie wszystkiego po wsze czasy w formie elektronicznej będzie generować spore koszta a hurra optymistyczne założenia, iż będzie inaczej są conajmniej naiwne i niestety bardzo powszechne. Gdzieś te dane muszą "leżeć" i ktoś będzie musiał zapewnić ich bezpieczeństwo oraz dostępność - a danych będzie co raz więcej i więcej, bo do pełnej elektronizacji urzędów jeszcze bardzo daleko.

Skąd pomysł że EZD służy do przechowywania jakiejkolwiek dokumentacji po wsze czasy? Bo na pewno nie z przepisów prawa.
Jarek Orszulak

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 267
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #58 dnia: Sierpień 13, 2015, »
Zakładając scenariusz pod tytułem "nic nie brakujemy, wszystko przechowujemy" to tak - po wsze czasy trzebaby było wszystko przechowywać - albo w urzędzie, który dokumentację wytworzył albo w AP, które dokumentację by przejęło co z punktu widzenia kosztów dla państwa i obywateli nie ma znaczenia bo i jedno i drugie finansowane jest z naszych podatków.

Na szczęście obecnie stan prawny jest inny i jestem tego w pełni świadom :)

Interesuje mnie poprostu czy kwestionujesz jakiekolwiek zasady/metody selekcji i proponujesz przechowywanie absolutnie wszystkiego lub prawie wszystkiego, co ma umożliwić elektroniczna administracja i dokument elektroniczny (co, jak wskazuję w postach powyżej, wcale nie będzie tańsze niż podobne postępowanie z dokumentacją papierową) eliminując tym samym konieczność jakiegokolwiek brakowania czy może kwestionujesz tylko archiwalne zasady selekcji wywodzące się z teorii i metodyki akrchiwalnej?

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #59 dnia: Sierpień 13, 2015, »
EZD jest systemem elektronicznego obiegu dokumentów z dopełnieniem w postaci funkcji archiwalnych, czyli tym wszystkim, co opisuje zarówno instrukcja kancelaryjna, jak też archiwalna. Jako system teleinformatyczny daje natomiast nowe możliwości + ułatwia wiele rzeczy (np. możliwości sprawniejszego nadzoru służbowego swoich podwładnych przez szefów, możliwości szybkiego wyszukiwania danych spraw, pism itd., czy możliwości udostępniania akt zarchiwizowanych z każdej lokalizacji do każdej lokalizacji). Nie ma w tym wielkiej filozofii, a archiwiści, których znam, tak to generalnie rozumieją.