Autor Wątek: Spisy do brakowania a spisy zd-odb  (Przeczytany 21019 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 93
Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« dnia: Styczeń 20, 2015, »
witam,
tak się składa, że przymierzam się po raz pierwszy do brakownia akt, które posiadam już zewidencjonowane na spisach zd-odb. Dotychczas brakowałem "z natury".

Najpierw powinienem zgodnie z przepisami dokonać wydzielenia akt, których okres przechowywania minął - to jest ok.
Wątpliwości mam od tego momentu, no bo tak: przeglądam spisy, patrzę na daty i kategorie i spisuję te, których już czas minął.
Tylko jak to spisuje? Bo spisów zd-odb mam ok 100, z każdego (lub prawie każdego)  coś będzie, w spisie do brakowania po liczbie porządkowej mam nr spisu/nr teczki w spisie, więc tam wpisuję z którego spisu wziąłem, np 1234 z roku 2000. No ale jak przejdę do spisu innego i znowu będę miał teczkę 1234, ale z roku 2002 i też będzie do brakowania, to ona w spisie do brakowania będzie gdzieś tam poniżej. A chyba powinienem spisy do brakowania robić chronologicznie, wg symboli z JRWA. I teczki z tymi samymi symbolami grupować w jednej pozycji. Bo tak się zrobi groch z kapustą.
No więc myślę sobie, że powinien zwyczajnie wziąć spisy zd-odb w łapę i wybierać te teczki do brakowania i odkładać na osobnym regale. Potem usystematyzować je wg symboli z JRWA i takowe finalnie umieścić w spisie do brakowania.
No ale co jeśli archiwum zmieni kategorię i każe trzymać jeszcze dłużej daną teczkę? Wtedy po prostu zmieniam kat. na teczce, odkładam teczkę na swoje stare miejsce i nanoszę zmiany na spis, czy tak??
No a jeśli zmienia na A to wiadomo, że robię nowy spis.

Wydaje mi się, że drugi sposób jest odpowiedni.
Tylko w takim razie jaki sens ma wypełnianie rubryki Lp i nr spisu zd-odb na spisie do brakowania? Skoro pod jedną pozycją w tym spisie będę miał powiedzmy 5 teczek i będą one z 3 różnych spisów, to będę miał np 26/4, 34/5 i 50/4. To po co to pisać?! Zupełnie bez sensu...

Czy jednak może to jest po to, by umieszczać teczki w spisach do brakowania wg własnych spisów zd-odb i wtedy nie ruszam teczek z półek, dopiero po otrzymaniu zgody na brakowanie, i nie trzeba ich w przypadku zmiany kategorii, przenosić 2 razy...?
Wdzięczny bym był osobom, które takowe brakowania już robiły za kilka praktycznych wskazówek
pozdrawiam  i dziekuję

Offline marcia

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 305
  • Płeć: Kobieta
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #1 dnia: Styczeń 20, 2015, »
U mnie stosowana jest taka metoda:
Biorę spisy i wybieram, co można zbrakować. Potem wyciągam teczki, sprawdzam czy to na pewno to, co jest na spisie (czy nie ma różnic w datach lub znakach). Potem staram się te teczki lub całe boksy "pogrupować" znakami (mam dużo miejsca, to mogę sobie to porozkładać, jeśli jest taka potrzeba) i jak już to zrobię, to tworzę spisy do brakowania. W jednej pozycji mam jeden znak (narastająco), w rubryce "nr spisu" wypisane spisy i pozycje, które mają dany znak, a w rubryce "lata" wypisuję wszystkie lata, których dany znak dotyczy. Jest to dość żmudne ale nie przeszkadza mi to. Tak się składa, że potem ktoś z AP i tak chce dużo teczek obejrzeć, więc mi wtedy podaje nr pozycji i ja szybko mu to odnajduję a po uzyskaniu zgody hurtem brakuję odłożone akta (oczywiście po odjęciu tych do przekwalifikowania). A i jeszcze jak robię spisy do brakowania, to potem na każdą teczkę do brakowania nanoszę ołówkiem nr pozycji ze spisu do brakowania, żebym szybko wiedziała, co to jest :)
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 431
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #2 dnia: Styczeń 20, 2015, »
Niektórzy to potrafią sobie życie komplikować... Strasznie to zagmatwane. Może niech ktoś bardziej biegły ode mnie w kwestiach archiwów zakładowych się wypowie.
Ja powiem tylko, że fizycznie można zdjąć akta z półki dopiero jak jest zgoda na brakowanie, bo może zdarzyć się tak że nadzór część pozycji na spisie zatwierdzi a na część nie wyrazi zgody lub zarządzi ekspertyzę.  Będzie to oznaczało niepotrzebne przenoszenie akt z jednego regału na drugi.

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 93
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #3 dnia: Styczeń 20, 2015, »
No właśnie o to również i mnie  - między innymi - się rozchodzi. Niepotrzebne przenoszenie w sytuacji, gdy coś zostanie przekwalifikowane.
Tylko tutaj jest pies pogrzebany - czy jest praktyczny i skuteczny sposób na tworzenie prawidłowego spisu do brakowania (tzn wg rosnących symboli z JRWA i grupowanie w jednej pozycji kilku lat) bez przekładania teczek na dodatkowe miejsce?
No i wtedy ta rubryka "nr i poz spisu zd-odb" też nie ma większego sensu...

Offline Aleksander81

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #4 dnia: Styczeń 20, 2015, »
Spisy do brakowania powinny zawierać:
1 Liczbę porządkowa
2.nr JRWA
3. spis zd-od/ przez pozycje ze spisu
4. tytuł teczki( zadania)
5.Daty skrajne
6. Kategorie archiwalną
7. liczbę tomów (liczbę teczek)
8. miejsce na uwagi (w tym miejscu można wpisać propozycję do przekwalifikowania do kategorii A, lub wytłumaczyć zbyt ogólny tytuł teczki)
9. podpis osoby która go spisała
10. podpis przełożonego
spis porządkujemy według JRWA a następnie według daty, gdy mamy te same tytuły możemy je zgrupować i w miejscu nr 3 wpisujemy z jakich one są spisów, oczywiście musimy wtedy również zmienić ilość tomów.
pozdrawiam
Pozdrawiam W.

Offline Aleksander81

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #5 dnia: Styczeń 20, 2015, »
Gdy Archiwum Państwowe każe nam przekwalifikować cos na kategorię A to musimy nowy spis zdawczo-odbiorczy utworzy i jeden egzemplarz przesłać do nich.
Pozdrawiam W.

Offline Aleksander81

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #6 dnia: Styczeń 20, 2015, »
Więcej mogę na priv,
pozdrawiam
Pozdrawiam W.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 361
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #7 dnia: Styczeń 20, 2015, »
 Wybieram teczki do brakowania ze  spisów  z-o  i tworzę spis akt przeznaczonych do zniszczenia wg. kolejność RWA, przekazuję szefom k.o. do sprawdzenia spisu, aby ewentualnie niektóre teczki wycofać.Po sprawdzeniu przez wszystkich wydzielam wszystkie teczki na osobny regał wg. kolejności spisu, dokładnie sprawdzając zgodność sygnatur i zwracając uwagę ,żeby nie wydzielić do zniszczenia, teczek których, nie powinno się zniszczyć, a nawet tych na które jest zgoda z  k.o. Wydzielając jest przejrzystość i tak powinno się robić, łatwo też dokonać obmiaru ilości do protokołu oceny i można szybko sprawdzić daną teczkę. Nastepnie  Zarządzenie  szefa j.o  w/s  brakowania, powołanie komisji, protokół oceny, podpisy- ewentualnie sprawdzenie niektórych teczek wydzielonych, pismo do AP i  czekam na zgodę.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 361
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #8 dnia: Styczeń 20, 2015, »
Dodam, iż jest czasochłonna czynność, zależy też ile tych akt ma się do zniszczenia. Własnie jestem w trakcie przygotowania ,spodziewam się ok. 40-45 mb. akt do zniszczenie za zgodą AP, a potem jeszcze drugie brakowanie za zgodą CAW-u., ale tych to będzie znacznie mniej.

Offline Jarek

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1606
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #9 dnia: Styczeń 21, 2015, »
Tylko w takim razie jaki sens ma wypełnianie rubryki Lp i nr spisu zd-odb na spisie do brakowania? Skoro pod jedną pozycją w tym spisie będę miał powiedzmy 5 teczek i będą one z 3 różnych spisów, to będę miał np 26/4, 34/5 i 50/4. To po co to pisać?! Zupełnie bez sensu...

Przyznam że zdziwiło mnie Twoje pytanie, ale uzasadnia je że zaczynasz zajmować się brakowaniem. Wyłącznie od brakującego zależą takie szczegóły postępowania jak to czy najpierw spisać, czy najpierw wyciągnąć. Formularz spisu jest określony przez rozporządzenie i właściwie nie ma z czym dyskutować, co więcej jest to logiczne i sensowne.
Odpowiedz proszę na pytanie - do czego służy nr spisu i pozycja na spisie czyli tzw. sygnatura archiwalna?
Jarek Orszulak

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 93
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #10 dnia: Styczeń 21, 2015, »
Tylko w takim razie jaki sens ma wypełnianie rubryki Lp i nr spisu zd-odb na spisie do brakowania? Skoro pod jedną pozycją w tym spisie będę miał powiedzmy 5 teczek i będą one z 3 różnych spisów, to będę miał np 26/4, 34/5 i 50/4. To po co to pisać?! Zupełnie bez sensu...

Odpowiedz proszę na pytanie - do czego służy nr spisu i pozycja na spisie czyli tzw. sygnatura archiwalna?

Do odnalezienie teczki w spisie. Ale skoro będę miał ułożone teczki do brakowania na osobnym regale, WG SPISU DO BRAKOWANIA, to najlepiej nadać tym teczkom ołówkiem nr zgodne z tymże spisem do brakowania i wtedy je szybko odnajdę. To po co tamte nr i lp spisów zd-odb?!

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 93
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #11 dnia: Styczeń 21, 2015, »
Sory, do odnalezienie teczki na regale of course :)

Berserc

  • Gość
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #12 dnia: Styczeń 21, 2015, »
Cytuj
To po co tamte nr i lp spisów zd-odb?!

A jak znajdziesz potem właściwe spisy i pozycje, żeby wykreślić z nich wybrakowane pozycje?? Przecież nie zrobisz tego przed wydaniem zgody przez AP? ;)

Upierasz się bez sensu....

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 565
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #13 dnia: Styczeń 21, 2015, »
Ja na ten przykład nie przenoszę teczek wydzielonych do brakowania na osobny regał. Do ostatniej chwili stoją na regałach razem z resztą dokumentacji i prosto stamtąd trafiają do kontenerów dostarczonych przez firmę niszczącą akta. Zatem kolumna "nr i poz. spisu" jest niezbędna.
W załączeniu fragment jednego z "moich" spisów do brakowania.

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 176
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #14 dnia: Styczeń 21, 2015, »
Spisy do brakowania powinny zawierać:
...
6. Kategorie archiwalną
...

A po co koledze kategoria archiwalna w spisie do brakowania? Rozporządzenie ministra kultury wyraźne wskazuje jakie elementy powinny znajdować się w spisie do brakowania, również podaje jego wzór. Oczywiście można sobie dodać kategorię arch. ale czemu ma to służyć? wiadomo, że na taki spis nie umieścisz kat. A ani BE, a jedynie B, której okres przechowywania upłynął ;)

A lukas_drill sygnatura archiwalna do podstawowy sposób ewidencjonowania teczek w archiwum, jak pytasz się po co ona na spisach do brakowania to ręce opadają. Spróbuj wysłać spis do AP bez sygnatur, jest duże prawdopodobieństwo, że odeślą Ci spis do poprawki ;)