Sprawy niezakończone w danym roku

  • 24 Odpowiedzi
  • 11195 Wyświetleń

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

*

Offline Tomciaz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 52
Sprawy niezakończone w danym roku
« dnia: Październik 04, 2013, »
Witam i od razu proszę o pomoc. Mam sytuację następującą: pracuję w Instytucji, która opiera się na odrębnej instrukcji kancelaryjnej, niepowiązanej z tą z 18.01.2011 . Zgodnie z jej zapisami, obowiązuje jednoroczny okres karencji dokumentacji w komórkach merytorycznych (tj. w 2014 przejmuję akta z 2012). Problem polega na tym, że w komórkach merytorycznych nie bardzo wiadomo co zrobić ze znakiem sprawy dla dokumentacji spraw niezakończonych w danym roku albo rozpoczętymi pod jego koniec i kontynuowanymi w kolejnym. Ponieważ IK nie precyzuje tej kwestii, w komórkach merytorycznych nadaje się znaki spraw z łamanymi cyframi lat np 12/13, co w moim odczuciu jest nieprawidłowe. Jedyny zapis owej IK, który może mi pomóc w tej kwestii dotyczy wznowienia postępowania w sprawie ostatecznie załatwionej i jej rejestracji pod nowym znakiem. Czy w wobec tego zasadnym (choć całkowicie nielogicznym) jest  zakończenie sprawy pod koniec roku kalendarzowego (nawet jeżeli jest to tylko pismo wszczynające sprawę) i rozpoczęcie niejako "nowej" sprawy (choć cały czas tej samej) z nowym znakiem sprawy? Czy może trzymać całość dokumentacji stanowiącej akta spraw z roku 2012 w komórce merytorycznej do czasu aż nie zostanie zakończona sprawa założona w 2012, kontynuowana roku 2013 pod znakiem sprawy nadanym w 2012 i przejęcie całości do AZ dopiero w 2015? Proszę o pomoc!

*

evje

  • Gość
Odp: Sprawy niezakończone w danym roku
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 04, 2013, »
Ostatnie podane przez Pana rozwiązanie jest prawidłowe. Do archiwum przejmuje się teczki spraw już zakończonych, nie ważne w którym roku się zaczęły i czy były w kolejnym kontynuowane. Okres roku liczy się od momentu zakończenia sprawy, a nie roku jej rozpoczęcia.

*

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 78
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Sprawy niezakończone w danym roku
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 04, 2013, »
Czy w wobec tego zasadnym (choć całkowicie nielogicznym) jest  zakończenie sprawy pod koniec roku kalendarzowego (nawet jeżeli jest to tylko pismo wszczynające sprawę) i rozpoczęcie niejako "nowej" sprawy (choć cały czas tej samej) z nowym znakiem sprawy?

Takie rozwiązanie jest niedopuszczalne.

*

Offline MarcinP

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • 457
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Sprawy niezakończone w danym roku
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 04, 2013, »
Pracownik nadaje znak sprawy raz, tzn. wtedy, gdy wpływa lub jest sporządzane pierwsze pismo w sprawie. Znakiem tym powinny być oznaczane wszystkie dokumenty w sprawie i nie może on ulegać zmianie. Jeśli pracownik dopisze coś do kolejnego pisma w sprawie w roku następnym, to już de facto mamy dwa różne znaki sprawy.
Dopuszcza się wznawianie spraw ostatecznie zakończonych. Ale jeśli do akt sprawy niezakończonej ostatecznie, a prowadzonej na przełomie dwóch lat kalendarzowych wpływa kolejne pismo, to nie może być wtedy mowy o wznawianiu sprawy, która przecież jeszcze nie została zakończona.

*

Offline regalus01

  • słuchacz(ka)
  • 11
Odp: Sprawy niezakończone w danym roku
« Odpowiedź #4 dnia: Październik 04, 2013, »
A czy można zaprezentować na tym forum fragmenty tej problematycznej instrukcji kancelaryjnej? Może w jej zapisach jest jakiś klucz. A poza tym cóż to za instytucja?

*

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • 325
Odp: Sprawy niezakończone w danym roku
« Odpowiedź #5 dnia: Październik 04, 2013, »
(...) Problem polega na tym, że w komórkach merytorycznych nie bardzo wiadomo co zrobić ze znakiem sprawy dla dokumentacji spraw niezakończonych w danym roku albo rozpoczętymi pod jego koniec i kontynuowanymi w kolejnym. Ponieważ IK nie precyzuje tej kwestii, (...)
Instrukcja kancelaryjna powinna zawierać zapis podobny w treści do poniższego przykładu:

"Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw".

Jest to standardowy element każdej IK (zazwyczaj umieszczany tuż przed zapisem o wznawianiu spraw zakończonych) i jeśli archiwum państwowe zatwierdziło waszą instrukcję pozbawioną tego zapisu to najwyraźniej doszło do przeoczenia. W takim przypadku zalecam uzupełnienie IK i przesłanie do ponownego zatwierdzenia.

*

Offline Tomciaz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 52
Odp: Sprawy niezakończone w danym roku
« Odpowiedź #6 dnia: Październik 07, 2013, »
Instrukcja kancelaryjna powinna zawierać zapis podobny w treści do poniższego przykładu:
"Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw".
Jest to standardowy element każdej IK (zazwyczaj umieszczany tuż przed zapisem o wznawianiu spraw zakończonych) i jeśli archiwum państwowe zatwierdziło waszą instrukcję pozbawioną tego zapisu to najwyraźniej doszło do przeoczenia. W takim przypadku zalecam uzupełnienie IK i przesłanie do ponownego zatwierdzenia.

To teraz opowiem dwa dowcipy z życia wzięte:
1. Tej formuły w mojej IK... nie ma  ;D
2. Drugi dowcip jest przyczyną pierwszego. Archiwum Państwowe nie ma niestety nic do funkcjonowania mojego AZ... Stąd wolnoamerykanka w sprawach kancelaryjno - archiwalnych.

Ale dziękuję za naprowadzenie, już wiem co mam powiedzieć referentom. Pozdrawiam!

*

Offline Tomciaz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 52
Odp: Sprawy niezakończone w danym roku
« Odpowiedź #7 dnia: Październik 17, 2013, »
Jeszcze jedno pytanko: obok akt spraw funkcjonują u mnie dzienniki podawcze oraz korespondencyjne. IK dopuszcza umieszczenie w znaku sprawy numeru z dziennika korespondencyjnego, wg przykładu: AB-IV-0000-1-12/13. W odniesieniu do spraw rozciągniętych na dwa lub więcej lat rodzi się pytanie o niezmienność znaku sprawy: jeżeli przyjmiemy że pismu przewodniemu nr 12 z DK w roku 2013 nadano znak sprawy AB-IV-0000-1-12/13 to kolejne pismo z roku 2014, zarejestrowane w DK z 2014 pod numerem 34 będzie musiało mieć znak AB-IV-0000-1-34/13. Oznacza to jednak przez znak spraw odniesienie do pozycji 34 z roku 2013, a nie 2014 i konkretny bajzel. Rozwiązaniem mogłaby być zmiana dwóch ostatnich liczb roku kalendarzowego dla tej części pism akt spraw, dołączanych w roku 2014 AB-IV-0000-1-34/14 (czyli zastosowanie w znaku sprawy niejako znaku pisma), ale w tym momencie (z resztą tak jak w poprzednim wypadku) jawnie łamiemy regułę niezmienności znaku sprawy zawartą w IK (cała ta sytuacja dowodzi z resztą wzajemnej sprzeczności jej zapisów). Wymyśliłem rozwiązanie pośrednie: numeracja ciągła pism w DK, niezależnie od lat (np za dekadę, żeby ograniczyć zbiór liczb naturalnych ;D). Wówczas każde pismo w kancelarii miałoby unikatowy (w skali 10 lat ;D) numer i tworzenie znaków sprawy znacznie by się uprościło, bo zmieniano by tylko numer z DK w znaku sprawy. Przykład: w roku 2013 mamy pismo ze znakiem AB-IV-0000-1-12/13, sprawa ciągnie się jeszcze dwa lata i w roku 2015 znak sprawy wygląda następująco: AB-IV-0000-1-112233/13. Zmienia się tylko numer z DK, reszta znaku sprawy (nr sprawy ze spisu, data założenia itd.) pozostają niezmienne. A może po prostu wypisuję brednie bo za mało snu... Proszę o wskazówki, zwłaszcza te osoby które funkcjonują w mieszanych systemach kancelaryjnych :). Pozdrawiam

Tomasz

*

Offline Tomciaz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 52
Odp: Sprawy niezakończone w danym roku
« Odpowiedź #8 dnia: Październik 17, 2013, »
Doszła do mnie jedna rzecz - jeżeli uwzględnić tylko znak pisma przewodniego z DK, to cały znak spraw identyfikuje wszystkie pisma następujące po nim w ramach sprawy nawet w obrębie wielu lat...?  :D 

*

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 78
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Sprawy niezakończone w danym roku
« Odpowiedź #9 dnia: Październik 17, 2013, »
IK dopuszcza umieszczenie w znaku sprawy numeru z dziennika korespondencyjnego

Kto dopuściła takiego potworka do funkcjonowania?? Jaki Wy macie w końcu system dziennikowy czy bez??

*

Offline MarcinP

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • 457
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Sprawy niezakończone w danym roku
« Odpowiedź #10 dnia: Październik 17, 2013, »
Mają system mieszany.

*

Offline MarcinP

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • 457
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Sprawy niezakończone w danym roku
« Odpowiedź #11 dnia: Październik 17, 2013, »
W systemie mieszanym akta danej sprawy nie będą więc identyfikowalne pod jednym znakiem sprawy wspólnym dla wszystkich dokumentów. Dokumenty składające się na daną sprawę powinny jednak być w teczce/jednostce opisanej hasłem z wykazu akt i symbolem klasyfikacyjnym oraz kategorią archiwalną wynikającą z jrwa.

*

Offline regalus01

  • słuchacz(ka)
  • 11
Odp: Sprawy niezakończone w danym roku
« Odpowiedź #12 dnia: Październik 17, 2013, »
Spróbuj z takim rozwiązaniem:
na podstawie pisma wpływającego zakładasz sprawę, do której odkładasz całość korespondencji dotyczącej tej właśnie sprawy w ramach jednego roku kalendarzowego. Pod koniec roku lub na samym początku następnego musisz dokonać przeglądu prowadzonych spraw i ustalić, które są już zakończone, a które w toku. Sprawy w toku rejestrujesz (przenosisz)do spisów spraw w kolejnym roku (w ramach tego samego symbolu z rwa), wpisując w uwagach spisu spraw z poprzedniego roku np. "przeniesiono do sprawy nr.... w roku....". Numeracja pism dot. prowadzonej sprawy będzie niestety też będzie prowadzona jedynie w danym roku. Ale w ten sposób uzyskasz kontrole nad znakowaniem pism i kompletnością akt sprawy.

*

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • 305
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Sprawy niezakończone w danym roku
« Odpowiedź #13 dnia: Październik 18, 2013, »
      Według nowej IK z 2011r.  sprawę można przenieść w sposób, który opisuje  regalus01 , tylko w przypadku reorganizacji  j.o. , wtedy gdy akta sprawy przejmuje nowa  k.o. ,  albo przy wznowieniu sprawy ostatecznie zakończonej.

*

Offline Tomciaz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 52
Odp: Sprawy niezakończone w danym roku
« Odpowiedź #14 dnia: Październik 18, 2013, »
Mają system mieszany.

Dokładnie.

Według nowej IK z 2011r.  sprawę można przenieść w sposób, który opisuje  regalus01 , tylko w przypadku reorganizacji  j.o. , wtedy gdy akta sprawy przejmuje nowa  k.o. ,  albo przy wznowieniu sprawy ostatecznie zakończonej.

Wiem, ale w jaki inny sensowny sposób ogarnąć akta spraw w systemie kancelaryjnym mieszanym bez łamania zapisów IK?