IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: MarcinP w Marzec 16, 2012,

Tytuł: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Marzec 16, 2012,
Pytanie banalne: czy paginować należy niewypełnione druki? Jeżeli mam wydruk dwustronny np. tabeli, czy spisu spraw i tylko wypełnioną pierwszą stronę, to drugą stronę z tabelą niewypełnioną również paginuję?  ;D
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: marcia w Marzec 16, 2012,
Ja niewypełnionych druków czy tabel nie numeruję :)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: stany w Marzec 17, 2012,
Numeruje się tylko strony zapisane
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Marzec 17, 2012,
Właśnie dlatego zacząłem się zastanawiać, czy druk również oznacza zapisanie strony. Dotąd nie paginowałem pustych tabel... Może ja już szukam dziury w całym  ;D
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: EwelinaP w Marzec 19, 2012,
Ja puste druki paginuję tylko kiedy stanowią załącznik do innego dokumentu, np. uchwały.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Marzec 19, 2012,
No właśnie. I już się pojawiają wyjątki od zasady  ;D. Chyba najprościej trzymać się zasady paginowania wszystkiego, gdzie jest druk lub tekst pisany...
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Marzec 19, 2012,
No nie wiem.
W przypadku niewypełnionych formularzy i tym podobnych druków nie tylko bym ich nie paginował - uważam wręcz za co najmniej dyskusyjne kwalifikowanie ich do kat. A (mógłbym to rozważyć w sytuacji gdy stanowią załącznik do pisma).
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Marzec 19, 2012,
Jeżeli są załącznikiem to je zostawiam w kat. A. Natomiast mam na myśli np. dwustronnie wydrukowany spis spraw, gdzie tylko strona pierwsza jest zapisana.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: EwelinaP w Marzec 19, 2012,
Marcinie, w przypadkach, o których mówisz nie numeruję stron.
Powyżej natomiast mówiłam o przypadkach, kiedy np. w zarządzeniu określa się wzór jakiegoś formularza i stanowi on załącznik do tegoż zarządzenia.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: betinka w Marzec 22, 2012,
Paginacja to numerowanie stron zapisanych i niezapisanych, dokonywane miękkim ołówkiem
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Marzec 22, 2012,
Nie! Paginuje się tylko strony zapisane! Cały problem wszczęty przeze mnie dotyczy kwestii, czy stronę zadrukowaną uważamy za zapisaną...
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: archiwistka90 w Marzec 23, 2012,
Zadrukowana to też zapisana Marcinie :)
Btw - u nas paginuje się wszystko, co więcej, na studiach tak właśnie nas uczyli. W IA z 18 stycznia jest zapis, że paginujemy materiały archiwalne i sporządzamy opis - Teczka zawiera... kolejno ponumerowanych stron. Myślę, że bezpieczniej dla akt jest numerować każdą.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Marzec 23, 2012,
W większości  znanych mi instrukcji archiwalnych (dla tych instytucji, których nie obejmuje rozporzadzenie z 18.01.2011) znajduje się zapis o numerowaniu każdej zapisanej strony akt kat. A.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Marzec 23, 2012,
Paginuje się tylko strony zapisane. Tak przynajmniej mnie uczyli na studiach i na praktykach w Archiwum Państwowym we Wrocławiu  ;) Pierwszy raz spotykam się z zagadnieniem paginowania również stron niezapisanych...  ;)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Marzec 23, 2012,
Głowy nie dam ale o ile pamiętam w IPN wymagane jest paginowanie każdej strony, niezależnie od tego czy jest zapisana
Wstyd się przyznać, ale mimo iż podczas 2-letniej pracy w tej instytucji w sumie przez mniej więcej rok zajmowałem sie opracowaniem technicznym akt, w tej chwili nie bardzo pamiętam jak to tam bylo z tą paginacją :-[

W każdym razie  później wszędzie spotykałem się ze ścisłym przestrzeganiem zasady, że paginuje się tylko strony zapisane.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: marcia w Marzec 24, 2012,
U mnie też stosuje się numerowanie stron zapisanych. AP też tak nam doradza.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: stany w Marzec 24, 2012,
U mnie w Starostwie też numeruje się tylko zapisane strony.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: archiwistka90 w Marzec 25, 2012,
Mam to szczęście, że moim wykładowcą jest sam Naczelny, chyba się zapytam :P
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Pawel23 w Wrzesień 24, 2012,
Witam wszystkich, zgodnie z instrukcją numeruje się dokument w prawym górnym rogu, a jeśli ponumerować muszę po drugiej stronie to wtedy także mam numerować po prawej stronie?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Wrzesień 24, 2012,
Nie, wówczas w lewym rogu. Numer ma się znaleźć w górnym rogu przy zewnętrznej krawędzi kartki. W przeciwnym razie po zszyciu/spięciu akt mógłby być słabo widoczny.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: nikodem.b w Wrzesień 25, 2012,
Zgadzam się z Rovanem. W tym przypadku literę prawa trzeba mieć tam, gdzie raczył ją umieścić jeden z ministrów!  ;)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Wrzesień 25, 2012,
Lepiej nie bierzmy przykładu z Pana ministra. Ministrowie się zmieniają, a my zostajemy na stanowiskach.  ;D
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Pawel23 w Wrzesień 26, 2012,
Dzięki za odpowiedz, numerowałem tak jak napisaliście, ale chciałem się upewnić.
Tytuł: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: olga_o w Luty 04, 2014,
Witam
Mam pytanie dotyczące numerowania stron w indywidualnej dokumentacji medycznej (historie choroby).
Szpital w którym pracuję przygotuje się do akredytacji. Specjalista ds. akredytacji, zasugerował, żeby wszystkie puste strony jak również nieuzupełnione druki oznaczać ?żetką?, aby zabezpieczyć się przed jakimikolwiek dopiskami. Czy według Państwa tak oznaczoną stronę należy numerować czy nie? Mnie na studiach i praktykach uczono, że nie paginujemy pustych stron, ale czy oznaczenie ?żetką? należy rozumieć jako zapisanie?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Luty 05, 2014,
Ja nigdy nie numeruję takich stron. Dla mnie nie sa one zapisanymi stronami.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Tomciaz w Luty 05, 2014,
U mnie przepisy odgórne nakazują foliację kart historii choroby (wszelki hejt mile widziany ;D).
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Pawel23 w Sierpień 18, 2015,
Jeszcze taki małe pytanko po przeczytaniu powyższych wpisów, a więc w przypadku starych dokumentów, kiedy papier był towarem ekskluzywnym, ale spokojne chodzi mi o lata 50, 60 ;D i zdarzało się że po jednej stronie było jakieś podanie a na drugiej jakiś pusty formularz zupełnie nie związany ze sprawą (osoba wykorzystała czystą stronę) to oczywiście tego formularza czy tam jakiejś broszurki nie numerować. Zgadza się?     


 
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Sierpień 18, 2015,
Zgadza się. Chociaż gdyby na drugiej stronie były jakieś bazgroły nie związane ze sprawą to już należy ponumerować. :)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Pawel23 w Sierpień 19, 2015,
muniekdm, no nie wiem czy z tymi bazgrołami nie związanymi ze sprawą masz rację, bo np. gdyby ktoś sobie na odwrocie jakiegoś pisma napisał przepis na szarlotkę to też maiłbym tę stronę ponumerować :o
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: sirsilis w Sierpień 19, 2015,
hmm jeśli jest na odwrociu jakiś przepis na szarlotkę to tym bardziej trzeba nadać numerek :-D
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Sierpień 19, 2015,
Jest powiedziane, że należy ponumerować zapisane strony.  :) Kiedyś byłem na konferencji i pracownicy AP stwierdzili, że nie ma znaczenia czy są to zapisy związane ze sprawą czy też nie, numerujemy.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: sirsilis w Sierpień 19, 2015,
a jakiś szlaczek  to  tez ???
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Sierpień 19, 2015,
Powiedziałabym, że numerujemy strony zapisane i związane ze sprawą. Bazgroły lub puste druki pominęłabym.
Ale wiem, że co archiwum to inna interpretacja ;D
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Michał Szot w Sierpień 19, 2015,
Ale przecież takie bazgroły mogą być dla kogoś najbardziej ciekawą informacją dla użytkownika. Wierszyk, krótka anegdota, rysunek, nawet prosta kreska, którą mogła być jakimś symbolem dla prowadzącego akta. Wszystko to może być istotne, a nie ujmując w ewidencji zostanie zagubione i nie możliwe do odzyskania. Numer strony może dużo zmienić, a jego wpisanie nic nie kosztuje.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: szerka w Październik 18, 2016,
Wracam uparcie do paginacji
Mam przed sobą "książkę ewidencji kluczy, teczek, pieczęci" 1513   Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków
W tejże książce są strony zadrukowane ale nie wypełnione.
Czy te niewypełnione też mam paginować ?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: stany w Październik 18, 2016,
Nie numerujemy  nie wypełnionych stron.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Październik 18, 2016,
Ten zapis w rozporządzeniu o paginowaniu tylko stron niezapisanych to nieporozumienie jakieś. Jedne apy wymagały takiego paginowania, inne kazały paginować wszystko. Czy nie można zrobić ankiety, podobnej jak niegdysiejsza z przesznurowywaniem akt? A gdyby się okazało że żadna z dwu praktyk nie jest dominująca, czy nie można wszcząć dyskusji w celu ustalenia sensownej jednolitej praktyki? Bo nie przypominam sobie takiej dyskusji przed podpisaniem rozporządzenia.
Nie ukrywam że jestem zwolennikiem paginowania wszystkiego jak leci - bo tak jest po prostu łatwiej.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: szerka w Październik 20, 2016,
Też uważam, że paginowanie całości ma sens.
szerka
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: archiwistka90 w Październik 20, 2016,
Zdecydowanie jestem za paginacją całości. U nas nawet paginują zwrotki jeśli są wpięte do akt same sobie
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: szycha w Październik 20, 2016,
A gdyby się okazało że żadna z dwu praktyk nie jest dominująca, czy nie można wszcząć dyskusji w celu ustalenia sensownej jednolitej praktyki? Bo nie przypominam sobie takiej dyskusji przed podpisaniem rozporządzenia.
Można było wspomnieć o tym podczas prac legislacyjnych nad rozporządzeniem...

U nas nawet paginują zwrotki jeśli są wpięte do akt same sobie
To normalne, że zwrotki też się paginuje, no chyba, że pracownicy numerują puste zwrotki  ;)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Marcin Kapała w Październik 20, 2016,
Rozporządzenie jest bardzo precyzyjne

Cytuj
ponumerowanie zapisanych stron materiałów archiwalnych aktowych...

Nie widzę tutaj żadnego pola do dyskusji. To poprzednie rozporządzenie powodowało wątpliwości interpretacyjne.

Cytuj
Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją.

Pytanie, czy niezapisane strony można uznać za akta ;).

Oczywiście mogą wystąpić sytuacje wątpliwe, najczęściej wtedy kiedy mamy do czynienia z formularzami, np. zapisana do połowy księga USC. Żeby nie było, że jestem ograniczonym ap-owcem ;), chciałbym usłyszeć argumenty, które uzasadniają potrzebę paginowania wszystkich stron, które znajdują się w teczce, nawet tych niezapisanych.

Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Październik 20, 2016,
W pewnych aktach brak zapisu to też informacja np. Księgi hipoteczne.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Październik 20, 2016,
Rozporządzenie jest bardzo precyzyjne

Cytuj
ponumerowanie zapisanych stron materiałów archiwalnych aktowych...

Nie widzę tutaj żadnego pola do dyskusji. To poprzednie rozporządzenie powodowało wątpliwości interpretacyjne.

Cytuj
Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją.

Pytanie, czy niezapisane strony można uznać za akta ;).

Oczywiście mogą wystąpić sytuacje wątpliwe, najczęściej wtedy kiedy mamy do czynienia z formularzami, np. zapisana do połowy księga USC. Żeby nie było, że jestem ograniczonym ap-owcem ;), chciałbym usłyszeć argumenty, które uzasadniają potrzebę paginowania wszystkich stron, które znajdują się w teczce, nawet tych niezapisanych.

Zakładam że chodzi nam o szukanie i wprowadzanie sensownych rozwiązań przy postępowaniu z materiałami archiwalnymi. Zastanawiam się co zdecydowało o tym  że wpisano do rozporządzenia akurat praktykę paginowania tylko stron zapisanych, rzut monetą? A może po prostu osoby które decydowały o ostatecznym kształcie rozporządzenia znały tylko tę praktykę paginowania? Bo w pierwszych wersjach projektu tego przepisu takiego doprecyzowania nie było. Mam wrażenie że w poprzednich rozporządzeniach celowo tego nie doprecyzowywano, słusznie traktując to jako problem drugorzędny. Nieszczęściem archiwistyki jest dogmatyzowanie szczegółowych rozwiązań w kwestiach drugorzędnych. Skoro jednak praktyka pokazała że jakiś problem jest, może wystarczyło rozwiązać go tak jak z tym przesznurowywaniem akt (a tam mieliśmy przecież również precyzyjny zapis w rozporządzeniu)? Tymczasem, mam wrażenie, w sposób czysto uznaniowy narzucono nam jedną praktykę, "bo tak".
Nie widzę powodu, by za punkt wyjścia w dyskusji przyjmować wyższość paginowania stron zapisanych nad paginowaniem wszystkiego. Wskaż proszę, czemu Twoim zdaniem, paginowanie tylko stron zapisanych jest lepsze.
Paginowanie wszystkiego jest łatwiejsze, paginujący nie musi się zastanawiać czy jakiś maziaj, fragment pieczątki, pusty formularz czy stopka to jest zapis czy nie, w ogóle nie zwraca na to uwagi. Druga rzecz - ponoć paginowanie wszystkiego umożliwia/ułatwia digitalizację ale nie znam źródła tej opinii i nie znalazłem jej odzwierciedlenia w skanach na "szukaju". Ale np. książki skanuje się "jak leci". Skany akt mają ponadto na pocżątku okładkę teczki, może teczkę też należałoby paginować? Pole do dyskusji jak najbardziej jest. Może warto zacząć od określenia, czemu to paginowanie ma służyć.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Marcin Kapała w Październik 21, 2016,
Nie chciałem się wdawać w dyskusję na temat paginacji, ponieważ numerowanie zapisanych stron jest dla mnie dosyć oczywiste. Nie spotkałem się też dotychczas z praktyką numerowania wszystkiego. Mam przekonanie, że obecny kształt przepisów miał zapobiec takiej interpretacji. Zaintrygowały mnie jednak wpisy zdeklarowanych zwolenników całościowej paginacji jednostek archiwalnych obejmującej również strony niezapisane. Chciałem poznać argumenty, które uzasadniają taki sposób postępowania, tym bardziej, że postulowane są zmiany w przepisach. W efekcie sam zostałem wywołany do tablicy, żeby uzasadnić potrzebę paginacji stron zapisanych. Poniżej przedstawiam argumenty:

(np. użytkownik spodziewa się 100 stron treści, a dostaje akta, w których ma w rzeczywistości 80 stron niezapisanych)

(zarządzenie NDAP w sprawie digitalizacji zasobu ap przewiduje numerację stron zapisanych)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: sirsilis w Październik 21, 2016,
ja paginuję wszystko jak leci... pusty formularz też ma jakaś wartość informacyjną... nawet jeśli mam czas poprawiam prawidłową foliację na paginację...
u mnie dodatkowo w przepisach są dodawane literki A, B, C przy skopanej paginacji...
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Październik 21, 2016,
Poniżej przedstawiam argumenty:

  • wartość informacyjna -  w inwentarzach archiwalnych w archiwach państwowych podawana jest informacja o liczbie stron, użytkownik nie powinien być wprowadzany w błąd
(np. użytkownik spodziewa się 100 stron treści, a dostaje akta, w których ma w rzeczywistości 80 stron niezapisanych)

  • zabezpieczenie zasobu - numeracja stron zapisanych w lepszym stopniu zabezpiecza zasób archiwalny, w przypadku braku stron w jednostce nie ma wątpliwości, że mogą to być strony puste
  • digitalizacja - operator wie, co należy digitalizować, nie trzeba uzupełniać w metryczkach dodatkowych informacji o pustych zapisanych stronach, które nie zostały zdigitalizowane
(zarządzenie NDAP w sprawie digitalizacji zasobu ap przewiduje numerację stron zapisanych)

Wartość informacyjna, zabezpieczenie zasobu, digitalizacja - to jest  odpowiedź na pytanie do czego ma służyć paginacja.
Ale to co przywołałeś wciąż nie daje jednoznacznej odpowiedzi co do zasadności paginowania tylko stron zapisanych.
Wartość informacyjna - nie przejawia się tylko w ilości stron, ale w możliwości identyfikacji informacji czy dokumentu przez przypisanie im numerów stron w obrębie jednostki; obydwie metody umożliwiają zarówno identyfikację jak i podanie ilości; co do wprowadzania w błąd - w książkach numerowane są także strony puste, czy to wprowadza w błąd? Czy księgom w archiwach liczy się puste strony? Z drugiej jednak strony (nomen omen) przy dokumencie wielostronicowym, nie uwzględnia się stron pustych przy numeracji stron (numeracja stron w obrębie dokumentu), ze znanych mi przypadków chyba tylko przy odpisach aktów notarialnych to jest jakoś inaczej.
Zabezpieczenie zasobu - wydaje mi się że obie metody służą temu równie dobrze
Digitalizacja - tu chyba jest najprościej, bo zakładam że nie stosowano w archiwach innej metody niż opisana we wskazanym przez Ciebie zarządzeniu NDAP.

Na rzecz paginowania wszystkiego przemawia brak konieczności zastanawiania się nad tym co jest zapisane a co nie.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Marcin Kapała w Październik 22, 2016,
To, co napisałem jest istotne z punktu widzenia archiwów państwowych. Rozumiem, że z Twojego punktu widzenia oraz osób, które myślą podobnie, istotna jest ekonomika pracy.

Na rzecz paginowania wszystkiego przemawia brak konieczności zastanawiania się nad tym co jest zapisane a co nie.

Mam jednak wątpliwości, w przypadku akt w których na jedną zapisaną stronę przypada jedna strona niezapisana trzeba paginować dwukrotnie większą ilość stron. Nie mówiąc już o przypadkach materiałów archiwalnych, w których niezapisane strony mogą stanowić nawet 80% wszystkich stron, np. księgi meldunkowe.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Październik 24, 2016,
I tak można mnożyć te wątpliwości w obie strony. Czy niezapisane dziesiątki (i więcej) stron ksiąg to są m.a. stanowiące część zasobu czy nie, czy należy zabezpieczać je czy nie? Czysta druga strona kartki w aktach to prosta sprawa, ale co jeśli są tam jakieś bazgroły, puste formularze, itp.? Jeden pracownik to spaginuje a drugi nie.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Listopad 25, 2016,
Mam pytanie - Czy paginujecie również spisy spraw, bo spotkałem się z różną praktyką (i różnymi wymaganiami AP)?

Tak przy okazji, zapis w rozporządzeniu nakazujący paginacje w prawym górnym rogu strony jest niepraktyczny w przypadku kartek zapisanych dwustronnie (prawy róg drugiej strony znajduje się po stronie zszycia akt, przez co numer może być słabo widoczny bądź wcale niewidoczny).
Moim zdaniem lepszy był zapis w projekcie rozporządzenia (wersja z 25.05.2015) nakazujący paginacje w górnym zewnętrznym rogu strony.
Ja w każdym razie stosuje ten właśnie sposób paginacji.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: sto w Czerwiec 29, 2017,
Cześć, mam dwa pytania:
1) Do jednej ze skarg Pan załączył napisaną przez siebie książkę (książeczkę w broszurowym wydaniu, z nr ISBN). Jest ona w wykazie załączników. I teraz pytanie: czy mam postąpić z nią tak jak samo jak z innymi załącznikami: tzn. wyjąć elementy metalowe (zszywki) i ponumerować strony?

2) No i pytanie drugie. Komórkom merytorycznym wytwarzającym materiały archiwalne zalecamy ciągłą paginację (tzn. jeżeli tom I kończy się na nr 302 to tom II zaczyna się od nr 303). Sam też tak robię porządkując materiały w AZ. Dostałem jednak akta w których każdy tom zaczyna się od 1. I teraz pytanie: czy jest to dopuszczalne? Czy powinienem im zwrócić teczki do poprawy (jest tego sporo, niektóre pozycje mają po 10 tomów). W naszej instrukcji nie ma explicite napisanego, że numeracja musi być ciągła.

Z góry dziękuję za pomoc.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Czerwiec 29, 2017,
Ad. 1 - wyjąć elementy metalowe, postąpić tak, jak z pozostałymi załącznikami;
Ad. 2 - dokumentację w każdej teczce aktowej paginuje się od nr 1 (każdy tom osobno).
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Jankes123 w Listopad 26, 2018,
A jak paginujecie książki meldunkowe? tzn jest pierwsza strona zadrukowana i jest napisane że to książka meldunkowa i są kropki i to nie jest wypełnione to powinno numerować się taką stronę? czy tylko wtedy kiedy jest ona zapisana? Że jest wpisana jakaś nazwa miejscowości... I czy numerować te strony z takim formułkami czyli, że co się w niej powinno znajdować, jak powinna być przechowywana i itp?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: sirsilis w Listopad 27, 2018,
prócz pustych stron to wszystko paginuje...
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Listopad 27, 2018,
Generalnie spotkałem się z dwiema "szkołami" w tym zakresie:
1 - pomijanie przy paginacji 'czystych" (niewypełnionych) formularzy
2 - paginowanie wszystkiego, co nie jest całkowicie pustą stroną

Moim zdaniem ta druga opcja jest bezpieczniejsza.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: sirsilis w Listopad 27, 2018,
jest trzecia... paginowanie także pustych całkowicie stron.... :-D
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Pogórzanin w Luty 09, 2019,
W przepisach mówi się o paginowaniu stron zapisanych. Ale np. AN w Krakowie, nie rozumiem dlaczego zaleca paginowanie wszystkich stron. Co ciekawe, nie zaleca paginować tzw. zwrotek ( nie stanowi to ich zdaniem materiałów archiwalnych)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 10, 2019,
Jestem w stanie zrozumieć dlaczego każą paginować również czyste strony - upraszcza i przyspiesza to cały proces.

Natomiast pomysł jakoby zwrotki nie stanowiły materiałów archiwalnych to jakieś kuriozum.

Po pierwsze, zwrotki są częścią akt sprawy, której dotyczą.
Po drugie, nawet gdyby przyjąć że zwrotki mają tylko znaczenie proceduralne (są i takie opinie również na tym forum), to zgodnie z zasadą przynależności kancelaryjnej nie ingeruje się w kształt nadany dokumentacji przez aktotwórcę.

Jeśli zatem pracownik prowadzący akta sprawy dołączył do nich zwrotki, to archiwista nie ma prawa ich usunąć.
Wreszcie po trzecie - skoro dane akta spraw stanowią materiały archiwalne, to tym samym wszystkie zawarte w nich dokumenty stanowią materiały archiwalne.

Nie jest rolą archiwisty ingerowanie w kształt dokumentacji nadany jej w komórce, ani tym bardziej usuwanie dokumentów z akt.
Jedyny wyjątek, określony w przepisach stanowią wtórniki.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - paginacja
Wiadomość wysłana przez: Pogórzanin w Luty 10, 2019,
Tak samo myślę i nie ingeruję, nie mam ich też zamiaru usuwać. Ale jak każa tak robię, a nienumerowane zwrotki zostają w aktach.