Ostatnie wiadomości

Strony: 1 ... 8 9 [10]
91
Metodyka Archiwalna / Odp: dokumentacja bez spisu spraw
« Ostatnia wiadomość wysłana przez mgrodzka dnia Maj 31, 2019, »
Czyli komórka merytoryczna powinna przygotować całą dokumentację tzn. nadać każdej sprawi znak, stworzyć spisy spraw i odłożyć je do każdej teczki i na końcu spis zdawczo-odbiorczy do archiwum tak?
92
Metodyka Archiwalna / Odp: dokumentacja bez spisu spraw
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Danuta J. Samek dnia Maj 31, 2019, »
Jeśli archiwum nigdy nie przejmowało tej dokumentacji, to znaczy że jest to własność aktotwórcy. Proszę nie brać na siebie takiego ciężaru i takiej odpowiedzialności. Materiał ma być przygotowany do zdania, tj. muszą być spisy zdawczo-odbiorcze. Powinny być do tego rejestry. jakaś ewidencja! to  jest obowiązek komórki merytorycznej. Jeśłi nie chce się tym zając, to niech prosi swoich zwierzchników o pomoc firmy zewnętrznej. Taka usługa będzie Was troszkę :) kosztować. pozdrawiam. djs   
93
Metodyka Archiwalna / dokumentacja bez spisu spraw
« Ostatnia wiadomość wysłana przez mgrodzka dnia Maj 31, 2019, »
Dzień dobry,
Chciałabym podpytać co zrobić z dokumentacją (wnioskami o wydanie karty miejskiej - kategoria B10) które po pierwsze nigdy nie wpłynęły oficjalnie do naszej jednostki tzn. nie zostały zarejestrowane w rejestrze pism przychodzących a dwa nie zostały przyporządkowane do żadnej klasy z jrwa, nie zostały im nadane żadne numery spraw. Osoby przyjmujące te wnioski odkładały je do teczek bez zachowania jakichkolwiek przepisów kancelaryjnych. Pytanie: czy komórka merytoryczna, przed przekazaniem dokumentacji do archiwum zakładowego, musi uzupełnić ją o spisy spraw oraz ponanosić na każdy wniosek numer sprawy? Bo zarejestrować tych pism się już nie da. Dotyczą lat 2015-2016 i można je liczyć w dziesiątkach tysięcy. Z informacji uzyskanej w AP wiem, że taką dokumentację mogę przyjąć do mojego archiwum dopiero gdy ważność karty wygaśnie, także dział miały by jeszcze troszczę czasu na uzupełnienie tego. Tylko czy jest to konieczne?   
94
Archiwa Zakładowe / Odp: zmiana struktury organizacyjnej
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Danuta J. Samek dnia Maj 31, 2019, »
Dzień dobry, sprawy już założone istnieją pod starym numerem do końca swojego żywota. Zmienić się może tylko inicjał osoby prowadzącej, ale to może się odbyć metodą "sztafety" (moje określenie), na teczce aktowej i w spisie spraw pojawić się musi adnotacja, że sprawa poprzednia np. ABC.6740.12.2019 DR to obecnie sprawa ABC.6740.12.2019 KL, albo zrobić zapis: ABC.6740.12.2019 (DR) KL. Wtedy droga "po nitce do kłębka" będzie otwarta. Sprawy założone w komórce ABC pozostają jako ABC. Sprawy nowe zakładane są już na BAC... A na marginesie - sprawy reorganizacji dużych reorganizacji robić się powinno pod koniec roku kalendarzowego... :) Pozdrawiam.djs   
95
Archiwa Zakładowe / zmiana struktury organizacyjnej
« Ostatnia wiadomość wysłana przez daniel dnia Maj 31, 2019, »
Dzień dobry wszystkim
Chyba zakładam wątek który juz był poruszany kilka razy ale kto pyta nie błądzi...Otóz zmienia nam, się regulamin org. a z nim nazwy wydziałów i kompetencje bo ktos dostanie "coś" komuś innemu coś zabiorą. Jak teraz ma być ze znakami spraw? Niby wszystko jest w ik ale może ktoś już  ma to za sobą i już wie jak ma to wyglądać w realu? Sprawy niezakończone np wydziału budownictwa (BA) mają być zarejestrowane w nowym spisie spraw z nowym skrótem (AB) ale z tym samym numerem? BA.6740.7.2019 teraz AB.6740.7.2019? przy czym, wszystkie pisma z tej sprawy mają iść ze starego nru? nowe sprawy mają być numerowane jak dotychczas np. BA.6740.87.2019 a teraz AB.6740.88.2019 czy numeracja ma byc od początku? To chyba nie najlepsza opcja bo jak się zamarzy władzy wrócic np w jesieni do starych oznaczeń (BA) nr spraw się zdublują. Pomózcie

96
Archiwa Zakładowe / Odp: Prowadzenie teczek - jedna sprawa, a kilka egzemplarzy podobnych teczek
« Ostatnia wiadomość wysłana przez stany dnia Maj 31, 2019, »
     Trzeba zacząć że to teczka ma sprawy, a nie sprawa teczki. W spisie zd-odb. wpisujemy ile teczka ma tomów, a nie ile tomów ma sprawa, choć może zdarzyć się, że teczka ma tylko jedną sprawę składającą sie z kilku tomów to wtedy w spisie zd- odb. piszemy znak sprawy i jest tak, że sprawa ma tomy, ale to wyjątki i tak się zdarza.  W spisie spraw rejestrujemy sprawy, pierwsze pismo wszczynające sprawę ( wpływające bądz wychodzące) i ostatnie pismo kończące sprawę i nie musimy w uwagach wpisywać ile tomów ma sprawa. W przypadku występowaniu  wielu  teczek o tym samym znaku, wtedy oznaczamy teczki kolejno numerem tomu i nie musimy pisać tego w spisie spraw, ale możemy. Dla przykładu  sprawa nr 7 , będzie się mieściła w trzech tomach i tak  sprawy 1-6  to Tom- 1,   spr 7 - tom -2,  i  kolejno spr. 7 tom -3   i  spr. 7  tom- 4, spr. 8  tom 5  itd. Można też dopisać spr. 7- część 3,  tom 4. W spisie  z-o piszemy łączną ilość tomów -teczek. Teczki w której są sprawy niezakończone  NIE PRZEKAZUJEMY do archiwum, przekazuje się tylko  teczki z zakończonymi sprawami. Jeżeli teczki są kolejno ponumerowane tomami, to nawet gdy nie będzie karty zastępczej, sprawdzając zobaczymy że brakuje któregoś tomu.
97
Dzień dobry, proszę postulować.  Na pieczątce powinny być: nazwa instytucji, nazwa komórki org. (archiwum zakładowe), imię i nazwisko + funkcja (Jan Kowalski - archiwista). Można też poprosić o zrobienie małego datownika. Pozdrawiam. djs   
98
Witam,
Ze względu, iż moje pierwsze zadanie w AZ dobiega końca, a jednym z kolejnych będzie przyjmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych na ewidencję AZ. Z tego względu chciałbym zapytać czy pod spisami zdawczo-odbiorczymi przy swoim podpisie przybijacie pieczątkę AZ/ew. swoją z funkcją i nazwiskiem? W moim AZ (będącym ciągle w fazie organizacji) nie ma w ogóle pieczątki. I tak się zastanawiam czy postulować jej wyrobienie?
Pozdrawiam.
99
Archiwa Zakładowe / Odp: Prowadzenie teczek - jedna sprawa, a kilka egzemplarzy podobnych teczek
« Ostatnia wiadomość wysłana przez matijas90 dnia Maj 30, 2019, »
Witajcie :) nie widziałem nigdzie informacji na ten temat a wydaje się odpowiednia do tego wątku, a że sprawa wydaje się banalna to może ktoś bardziej doświadczony mi podpowie.

Sprawa wygląda następująco: pracując w jednym z urzędów który podlega pod Rozporządzenie z 2011 roku zauważyłem, że teczki są głównie prowadzone jako teczki jednej sprawy... czasem zdarza się, że jedna sprawa ma np. 4 teczki i wtedy czy jakoś w ewidencji to uwzględniacie? Pytam bo praktyka jest różna w zależności od wydziałów.. jedni z racji tego, że dla akt z przed ery EZD dopiero przy przekazaniu do az tworzy spis spraw i wtedy np.: sprawa nr 54 ma 4 teczki w związku z czym w spisie spraw zajmuje ona 4 wiersze i w kolumnie lp. jest 54/1 następny wiersz 54/2 54/3 itd..
inni znów robią liczbę teczek w uwagach przy sprawie (osobiście dla mnie wydaje się to najlepsze rozwiązanie)
jeszcze inni po prostu numerują wszystkie teczki przekazane za kolejnością, a w spisie zdawczo-odbiorczym piszą łączną liczbę teczek (ale wtedy nie mam informacji ile teczek ma dana sprawa), jednakże w związku z tym że zdarza się sytuacja w której ktoś po przekazaniu uzupełnia przekazaną dokumentacje o teczki w późniejszym czasie (bo np. dłużej czekają na decyzje sądu by zamknąć sprawę) - co doprowadza czasem do kuriozalnej sytuacji bo np na 300 pudeł z 10 np jest pustych (ale to inna opowieść)...no to wtedy np mając na pudle teczki od 1 do 20 i dokładając np teczkę jakiejś sprawy, ktoś inny może wyciągnąć np 4 teczkę z danej sprawy zapominając o włożeniu karty zastępczej i wtedy nawet nie wiemy, że jakiejś teczki brakuje (bo nie ma nigdzie informacji ile sprawa ma teczek a ilość tychże teczek jak i spraw się zgadza , a wypożyczający np zostawił sobie tą teczkę w szafie)

Także pytanie jak u was to wygląda i która opcja jest najlepsza? Mam nadzieję że jasno udało mi się wyjaśnić o co mi chodzi.. :) Z góry dzięki za odpowiedź :)
100
Aktualny link do informacji na stronie Ministerstwa Finansów
https://www.gov.pl/web/finanse/praktyki-i-staze

Podbijam temat. W tym roku oferta praktyk jest nadal aktualna. W zeszle wakacje praktyki odbyły cztery osoby z UMK i UMCS.

Ministerstwo Finansów ? Biuro Dyrektora Generalnego w ramach współpracy z uczelniami wyższymi zarówno publicznymi jak i niepublicznymi zajmuje się organizacją i koordynacją studenckich praktyk zawodowych w departamentach / biurach Ministerstwa Finansów, głównie dla studentów ostatnich lat studiów (4-5 rok jednolitych studiów magisterskich lub 1-2 rok studiów II stopnia - uzupełniających magisterskich) oraz studiów doktoranckich.

Jest możliwość odbycia praktyk studenckich w archiwum zakładowym Ministerstwa.

Możliwość zdobycia wartościowego doświadczenia zawodowego, zapoznania się z obiegiem dokumentacji w jednym z największych urzędów w kraju, który system EZD ma jako podstawowy sposób dokumentowania spraw, duże archiwum zakładowe.
Więcej informacji w linku.
http://www.mf.gov.pl/ministerstwo-finansow/ministerstwo-finansow/praktyki-studenckie
Strony: 1 ... 8 9 [10]