IFAR

A czy ktoś z Was zwrócił uwagę na następującą kwestię:


1. art. 16 a ust 1 unza - wprowadza zapis, że dostęp do materiałów archiwalnych ma każdy,
2. art. 16 ust. 2 unza wskazuje podmioty zobowiązane do udostępniania materiałów archiwalnych - pośród tzw. podmiotów zobowiązanych nie ma archiwów zakładowych jst i organów państwowych - odwołanie jest do art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2. Archiwa zakładowe jst oraz państwowe są wymienione w ust. 1 pkt 3 i 4, a więc nie występują jako tzw. podmioty zobowiązane,
3. art. 22 ust. 1 wskazuje podmioty, które prowadzą działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego (i tu są wymienione archiwa zakładowe),
4. art. 23 - zawiera definicję działalności archiwalnej, na którą skład się m.in. udostępnianie materiałów archiwalnych.

Jednakże, idąc dalej i analizując ustawę o nza należy stwierdzić, że:
1. art. 33 ust. 1 wskazuje nam podmioty, w których tworzy się archiwa zakładowe,
2. art. 34 ust. 1 wskazuje obowiązki kierownika podmiotu w stosunku do dokumentacji niearchiwalnej oraz materiałów archiwalnych - i nie ma tu wymienionego udostępniania materiałów archiwalnych,
3. art. 35 ust. 3 -  wskazuje, że zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których te archiwa zostały utworzone,
4. całość komplikuje art. 35 ust. 3 zdanie 2 - w którym wskazano, że dla korzystania z zasobu archiwalnego archiwum zakładowego przez osobę z zewnątrz potrzebne jest zezwolenie kierownika jednostki.

Czyli może oznaczać to,że archiwa zakładowe (które w zakresie państwowego zasobu archiwalnego powstają jedynie w podmiotach państwowych i jst) nie udostępniają materiałów archiwalnych na podstawie ustawy o nza?

Może ktoś z Was ma inne spojrzenie niż ja? Może błędnie interpretuję zapisy ustawy? Męczę się z tą kwestią od jakiegoś czasu i nie znajduję rozwiązania.

Zapisy tzw. ustawy wdrożeniowej RODO temat jeszcze bardziej komplikują.

Pawle,
W nowym brzmieniu ustawy
Art. 22c.
1. Jednostki, o których mowa w art. 22, w ramach działalności archiwalnej, wdrażają zabezpieczenia wolności i praw osób, których dotyczą dane zawarte w materiałach archiwalnych, w szczególności w trakcie ich udostępniania, niezależnie od przepisów art. 16b ust. 2 i 3, przez anonimizację danych osobowych, zawieranie z użytkownikami zasobu archiwalnego umów wyłączających dalsze
przetwarzanie danych osobowych oraz przez pseudonimizację danych w systemach informatycznych i teleinformatycznych.

3. Zabezpieczenia wolności i praw, o których mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio do dokumentacji niestanowiącej materiałów archiwalnych, o ile nie sprzeciwia się to celom postępowania z tą dokumentacją.


Dla mnie
"przez anonimizację danych osobowych, zawieranie z użytkownikami zasobu archiwalnego umów wyłączających dalsze przetwarzanie danych osobowych oraz przez pseudonimizację danych w systemach informatycznych i teleinformatycznych".

oznacza nic innego, jak obowiązek archiwisty zakładowego (w przypadku akt papierowych w systemie tradycyjnym) najpierw skutecznie i nieodwracalnie pomazać/anonimizować na papierze, potem spisać umowę z typowym KOWALSKIM i cieszyć się z dobrze spełnionego obowiązku.
mylę się ?
szerka

Dzień dobry Państwu,
Jestem pod wrażeniem wiedzy osób udzielajacych się na tym forum, dlatego postanowiłam zapisać się tutaj by móc zasięgnąć Państwa rady.
Jestem użytkownikiem archiwów, w tym archiwów gromadzacych dokumentację osobowa i płacową. Zbieram informacje do własnego archiwum rodzinnego.
Ostatnio chcę uzyskać dostęp do teczki osobowej mojego nieżyjącego już dziadka. Mam oryginały odpisów akt urzędu stanu cywilnego poswiadczajacych moje pokrewieństwo z dziadkiem, jak i to, że jest on osoba zmarłą.
Dokumenty te wystarczyły do korzystania z zasobów Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku, jak i archiwów zakładowych istniejących jeszcze firm w których pracował mój dziadek.
Jednak ostatnio w jednej z prywatnych firm zajmujących się przechowywaniem dokumentacji zlikwidowanych zakładów pracy spotkałam się z prośbą przedstawienia poświadczenia pokrewienstwa wystawionego przez ZUS. A także informacja że odpisy akt są niewystarczającym dokumentem gdyż firma ta nie ma możliwości i kompetencji by badać pokrewienstwo.
Moje pytanie po tym przydlugim wstępnie brzmi czy taka prośba ze strony tej firmy jest czymś uzasadniona? Jakimiś przepisami? Dodam że dziadek pracował w zakładach mięsnych a nie w wojsku czy policji. Panie w ZUSie były zdziwione prośbą o tego typu poswiadczenie, tym bardziej że mój dziadek nie pobierał renty ani nie dozyl emerytury. I oczywiście nie otrzymałam poświadczenia o jakie prosiła Pani z firmy zajmującej się archiwizacja dokumentów.
Serdecznie proszę o pomoc i pozdrawiam

Witam serdecznie,
Staram się czytać ze zrozumieniem, słowo za słowem, punkt po punkcie projektu nowelizacji 200 ustaw, w tym naszej o NZA.
Jeżeli się nie mylę, to:
w przyszłości KOWALSKI uzyskuje zgodę mojego SZEFA na korzystanie z zasobu AZ. KOWALSKI podpisuje zgodę/deklarację na przetwarzanie. Schodzi do AZ a ja jako archiwista mam obowiązek anonimizacji danych osobowych w udostępnianych KOWALSKIEMU aktach.
Jakie jest Wasze zdanie, czy coś przeoczyłam ?
szerka

 Komórka która zajmuję się zadłużeniami powinna udzielić informacji z własnym dobranym rzeczowo aktualnym znakiem sprawy. Archiwum na wniosek może udostępnić (kopie) na zew. wytworzone wcześniej dokumenty. Gdyby wytworzone wcześniej dokumenty jasno określały stan zadłużenia, to wystarczyłoby samo udostępnienie akt i wtedy załatwia to archiwum ze swoim aktualnym znakiem sprawy.