Ostatnie wiadomości

Strony: [1] 2 3 ... 10
1
Archiwa Zakładowe / Odp: Początki w archiwum zakładowym
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Bolek dnia Dzisiaj o 12:51 pm »
Przede wszystkim kieruj się zapisami instrukcji kancelaryjnej. Mają akta leżeć rok w komórce to mają zwłaszcza, ze sprawy z grudnia będzie się pewnie kończyć w styczniu-lutym. Czyli wytworzone w 2020 mają ci oddawać w 2022 roku.
Mi osobiście nie raz zdarzyło oddać do AZ akta wcześniej. Wynikało to z różnych przyczyn. Ostatnio ponieważ odchodziłem z danego stanowiska wolałem poza sprawami z ostatniego roku, które przekazałem kierownikowi protokolarnie resztę uporządkowane oddać do AZ. Nie miałem zaufania (z doswiadczenia) co do moich ewentualnych następców, że oddadzą w terminie i w komplecie moje sprawy.
Jeśli twoja IK dopuszcza wyłączenie spraw niezakończonych i przekazanie ich później to znaczy, że można tak robić. Wówczas w tytule takich akt wymienia się nr spraw. A w spisie spraw akt zdanych wcześniej trzeba zamieścić odpowiednią informację.
2
Archiwa Zakładowe / Odp: Porządki w AZ, pytania dot. spisów z/o, pieczęci, podwójne spisy, braki
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Bolek dnia Dzisiaj o 12:29 pm »
Z tym podpisywaniem spisów wcześniejszych to można się jeszcze zastanowić.
Mogło być tak, że poprzednika nie było albo był na wylocie akta dano do archiwum ale nikt tego nie sprawdził i tak zostało.
Może się okazać, ze sprawdzisz sobie te akta ze spisem, wszystko jest w porządku to i oficjalnie przyjmujesz, podpisujesz z datą przyjęcia oficjalnie na ewidencję archiwum.
Drugie rozwiązanie to olanie tego na zasadzie nie będę odpowiadać za rzeczy, których nie przyjmowałem i nie sprawdzałem. Wówczas dla celów kontrolnych i dla siebie zrób jakieś notatki służbowe z zastanej sytuacji i np. dołącz do właściwych spisów.
Innym rozwiazaniem jest takze przeprowadzenie skontrum AZ i wóczas w protokołach wypisuje wszystkie braki itp informację.
Rozwiazań jest wiele byle moża było się wybronić w razie jakiś wątpliwości osób trzecich.
3
Archiwa Zakładowe / Odp: Sprzedaż drewna z lasu mienia komunalnego / kwity wywozowe (asygnaty)
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Bolek dnia Dzisiaj o 12:08 pm »
Nic nie szkodzi. Hasło jest to dlaczego go nie wykorzystać jak nic innego nie pasuje.
W razie wątpliwości napisz do AP, któremu podlegacie.
4
Kształtowanie zasobu archiwalnego / Odp: Potrzebuję duuuużo pomocy - znak sprawy/jedna sprawa różne znaki/umowy
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Bolek dnia Dzisiaj o 12:06 pm »
Cytuj
.3. Co w przypadku gdy w moim dziale zdarza się, że parę osób (porozsadzanych po różnych pokojach lecz wciąż należących do tego samego działu) zajmuje się różnymi sprawami z tego samego symbolu klasyfikacyjnego? Np. Pani Ania tworzy umowy o używanie samochodu (więc symbol teczki 242), a Pani Zosia zbiera wnioski o przyznanie lub zmianę umowy o używanie samochodu (ten sam symbol teczki 242), a Pani Marysia zajmuje się wydrukami kilometrów i rozwiązywaniem umów o samochody (wciąż 242). Jak wówczas wygląda nadawanie znaku sprawom i tworzenie teczek do przekazania do składnicy? Otrzymam trzy różne teczki z tym samym symbolem działu i symbolem teczki (przecież każda z Pań pracuje w jednym dziale i obowiązuje je ten sam skrót)? 
No cóż. Muszą się dogadać i zacząć prowadzić wspólny spis spraw. Jeśli nie macie jakiegoś systemu wspomagającego do prowadzenia obiegu dokumentacji i jej rejestracji to możecie zrobić tak jak to było u mnie w pracy przed wprowadzeniem EZD.
W exelu założyliśmy sobie spisy spraw w miejscu dostępnym dla wszystkich na serwerze. Jak ktoś otrzymywał pismo to otwierał arkusz i rejestrował pismo pod właściwą klasą. Gdy nie zamknał arkusza (bo zapomniał) a ktoś w tym samym czasie chciał zarejestrować pismo to dostawał komunikat, że już ktoś otworzył arkusz . Wówczas dzwonił się z prosbą o zamknięcie arkusza. I powiem to działało.
5
Na temat iFAR / Odp: Spotkanie wirtualne z prelekcją i dyskusją
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Anna Sobczak dnia Wczoraj o 10:29 pm »
To co, kiedy następne spotkanie?
6
Silva rerum... / Odp: "Czy powstanie jedno miejsce na krakowskie archiwa?"
« Ostatnia wiadomość wysłana przez rkb dnia Wczoraj o 04:47 pm »
Gdybym dobrze pogrzebał, to znalazłbym wytyczne z których wynikało drzewiej, że cały regał ma mieć numer cyfrą rzymską, a półka arabską. Jednak lepiej z młodymi naprzód iść.
7
Metodyka Archiwalna / Odp: Paginacja i koperty
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Dory dnia Wczoraj o 03:47 pm »
Ad. 1 - Wydaje mi się, że w przypadku koperty z zawartością paginujesz i kopertę, i zawartość (nawet jeśli jest w niej kilka kartek). Ale też mam problem z tym tematem. Tak mi się tylko wydaje. Może odpowie ktoś, kto to przerabiał.
Ad. 2 - Kategorię paginuje się zawsze, bez wyjątku. Natomiast nie spotkalam się ani w praktyce, ani w teorii z paginowaniem kategorii B - zwyczajnie jest jej za dużo, a paginacja zajmuje dużo czasu.
8
Silva rerum... / Odp: "Czy powstanie jedno miejsce na krakowskie archiwa?"
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Zombi dnia Wczoraj o 03:35 pm »
Cytat: Jarek w Styczeń 06, 2021,
Nie jest chyba tajemnicą że archiwiści zazdroszczą Archiwum Narodowemu w Krakowie nowej siedziby  :)

Regał jezdny "typowy" ma dwie strony (widać że w magazynach ANK oznacza się to jako np. 2a i 2b dla regału nr 2), po każdej stronie "piony" półek, półki  długości ok 1m. Na zdjęciach widać że półki są numerowane i tu już nie bardzo łapię jaką metodę oznaczania zastosowano. Strona regału nie ma ciągłęj numeracji półek (np. dajmy na to od 1 do 56), tylko widać że w każdym "pionie" półek są one powtarzalnie numerowane od góry do dołu, od 1 do 5 czy 6. Nie widać by "piony" półek miały jakieś dodatkowe oznaczenia. Wygląda to jakby regał miał długaśną wielometrową półkę nr 1, pod nią taką samą półkę nr 2 itd. Akta wyglądają jednak na układane "pionami" i to jest chyba powszechny/standardowy sposób układania.
Nie kojarzę regulacji która opisywałaby jak numerować półki i układać akta, norma ISO jest w tym względzie ogólnikowa. Problem niby trywialny, ale jednak wątpliwości są (podobnie jak w przypadku np. tego jak paginować akta). Jeśli komuś będzie się chciało podjąć dyskusję na ten temat to zawsze można ją wydzielić do osobnego wątku.

ps. a krakowskie archiwum miejskie ma automatyczne regały jezdne, z panelami dotykowymi i innymi bajerami, ech ... :-[
Nowe krakowskie archiwum przy ul. Rakowickiej nie ma automatycznych regałów jezdnych i tym bardziej paneli dotykowych. Są to po prostu zwykłe regały jezdne, o może nietypowej bo kilkunastometrowej długości. Im prościej tym lepiej - im mniej instalacji w magazynie, tym bezpieczniej, jak pokazał przykład świętej pamięci spalonego Archiwum UMK.
Numeracja jest tez prosta: numer regału, strona regału (prawa/lewa), numer modułu, numer półki. Każdy regał ma numerację modułów od nowa, każdy moduł numerację półek też od nowa.
9
Silva rerum... / Odp: "Czy powstanie jedno miejsce na krakowskie archiwa?"
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Zombi dnia Wczoraj o 03:20 pm »
Dzień dobry,

Jedna nowa siedziba to za mało - w planie jest kolejna, a od przyszłego tygodnia rozpoczynają się roboty budowlane:
https://ank.gov.pl/podpisano-umowe-z-wykonawca-robot-budowlanych-nowej-siedziby-archiwum-narodowego-w-krakowie-oddzial-w-nowym-saczu/
10
Metodyka Archiwalna / Paginacja i koperty
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Ona dnia Wczoraj o 02:41 pm »
Dzień dobry,
Mam dwa pytania:
1. jak opracowywać koperty oraz ich zawartość?
2. Czy materiały niearchiwalne o kategorii B25, B50 również paginujemy? dotarłam do instrukcji z 2013 roku w sprawie porządkowania dokumentacji o okresie przechowywania, wynika, że paginujemy tylko materiały archiwalne
Strony: [1] 2 3 ... 10