IFAR

Chciałbym uszczegolowic, że moje pytanie dotyczy przechowywania danych na stronach BIP.

Moim zdaniem jeżeli nie ma spisu w teczce to trzeba go zrobić z uwzględnieniem tego, że niektórych pozycji nie ma.

Dokładnie tak.
Teczki zostały przyjęte do AZ spisem w roku 1998. Od tego czasu sobie leżały i nikt nie zaglądał, aż do dzisiaj. Pytanie tylko czy wystarczy uporządkować, paginować, włożyć do nowej teczki (bezkwasowej) i ją poprawnie opisać czy muszę też tworzyć brakujące spisy/poprawiać stare.

Witam,

Zamierzam porządkować starą dokumentacje przed przekazaniem do AP i mam pytanie.

Mam starą teczkę (kat. A) która wg. spisu zawiera lata 1993-1994. Natomiast w samej teczce są sprawy jeszcze z 1992. Czy w takim wypadku powinienem uporządkować teczkę datami z góry 1992 rok potem dopiero spis spraw z 1993 itd. Druga sprawa, że brakuje wszystkich spraw w spisie (tzn. w teczce są sprawy których nie ma w spisie.) Mam tworzyć brakujące spisy i poprawiać te które już są czy wystarczy, że uporządkuje to co jest paginuje a na wewnętrznej stronie teczki wpiszę formułkę odnośnie liczby teczek ?

Jak dotychczas nie spotkałem się również z problemem akt zastępczych w przypadku przekazania według właściwości do innego Sądu - w takim wypadku Wydziały zostawiają sobie tylko pismo przewodnie o przekazaniu + zwrotka.

Wynika z tego, że są różne praktyki w różnych sądach. Przede wszystkim proponuję nie nazywać aktami zastępczymi pisma włożonego do okładki akt z postanowieniem (zarządzeniem) o ich przekazaniu do innego sądu wg. właściwości. Określenie co powinno być nazywane aktami zastępczymi znajduje się w Regulaminie urzędowania sądów i raczej taka teczka nimi nie jest (choć bardzo często w wydziałach nanoszą opis akta zastępcze). Jednocześnie tam gdzie archiwa państwowe wymagają wpisywania w tytule teczki, rodzaj sprawy odradzał bym tego, bo to również wygeneruje problemy (tam gdzie spisy powstają z systemu będzie to jednak nieuniknione)
Dlatego myślę, że skoro zawsze informacja o przekazaniu sprawy do innego sądu znajduje się w repertorium i jeśli już zdarzyło się, że  teczka nazwana "aktami zastępczymi" zajmuje miejsce w archiwum to wydaje mi się, że najlepszym rozwiązaniem będzie umieszczenie jej na spisach zdawczo-odbiorczych z materiałami niearchiwalnym do zniszczenia po 10 latach. Z taką też kwalifikacją w większości przypadków spotykałem się.