IFAR

W październikowym numerze "IT w administracji" jest artykuł p. Magdy Gałach poświęcony tej nowelizacji, polecam jego lekturę. Nie ulega już wątpliwosci że najwięcej konkretów w kwestii brakowania składów będą zawierać projektowane przepisy wykonawcze. Dwie kwestie pozostają jednak moim zdaniem wciąż dyskusyjne - postępowanie z dokumentami sprzed 2011 r. i moźliwość doskanowywania dokumentów.

Najprostszy sposób na uniknięcie nieuprawnionego zniszczenia papierowych dokumentów sprzed 2011 r. to po prostu brak ich obecności w składach (brakować można tylko to co jest w składzie). Problematyczne pozostaną takie przypadki, kiedy dokument sprzed 2011 r. będzie tylko jakimś załącznikiem, dowodem w bieżącej sprawie. Rozwiązaniem powinno być dążenie by takie dokumenty np. zwracano wnioskodawcom po ich skopiowaniu, pytanie czy to zawsze będzie możliwe.

W artykule tym nie ma juź mowy o jakiejkolwiek możliwości doskanowywania dokumentów. Ja jednak uparcie wciąż podnoszę, że praktyka postępowania z dokumentacją w ramach EZD wciąż stawia nas w sytuacjach, kiedy to doskanowanie wydaje się zasadne, a problemem jest w gruncie rzeczy ogarnięcie tego przy pomocy metadanych i funkcjonalności systemów klasy EZD (dwa istniejące obok siebie odwzorowania, mające np ten sam numer rpw, ale różne identyfikatory itd). Ba, w przypadku kat. A takie doskanowanie mogłoby mieć przecież miejsce nawet już w ap!

Myślę że dodatkowa metadana, wskazująca nie tylko, że jakiś plik jest odwzorowaniem, ale też czy jest ono pełne czy niepełne (i tak faktycznie określana) powinna zostać formalnie usankcjonowana. Może ten dodatkowy skan powinien mieć też określoną relację do skanu pierwotnego. Nie mam rzecz jasna pewności czy namnaźanie plików i metadanych to dobra scieżka w szukaniu rozwiązania problemów związanych ze składami, ale myślę że warto takie ewentualności starannie rozważyć, zwłaszcza jeśli metadane dodatkowych skanów mogłyby być określane prawie całkowicie automatycznie (np. po wskazaniu relacji z pierwotnym skanem).

Liczba pozycji spisu to ogólna ilość pozycji w danym spisie, natomiast liczba teczek, to ilość teczek w danym spisie. Dlatego w podanym wyżej przykładzie, wystarczy wpisać liczba poz.= 79, liczba teczek= 150.

Prezydent w trakcie uroczystości obchodów 100 lecia niepodległości zadeklarował odbudowę Pałacu Saskiego. Jest to miejsce które niektórzy podawali jako wymarzone miejsce dla lokalizacji Archiwum Narodowego. Cały zasób archiwów centralnych z pewnością się tam nie zmieści, ale można by było pomyśleć o przeniesieniu tam najcenniejszych zbiorów AGAD i AAN i NAC z okresu do końca II wojny światowej.

Witam jeszcze raz.
Do instrukcji kancelaryjnej dołączony jest załącznik "Księga udostępnienia akt".
Czy wpisy do tej księgi dotyczą tylko akt udostępnionych do wglądu na miejscu, czy tez również tych, które zostały wypożyczone przez inne komórki organizacyjne.
Proszę o radę.

Ja wpisuję liczbę pozycji ze spisu i łączną liczbę teczek.