IFAR

Zastanawiająca w tym wypadku jest wyłącznie fantazja twórców systemu którym się posługujesz. Miej jasność - sam pomysł że mają tam by jakieś takie sygnatury ("numery jednostek archiwalnych") jest z d..y wzięty, nie ma oparcia w żadnej praktyce innych jednostek ani przepisach. Zwłaszcza jeśli nie są to sygnatury czysto numeryczne ("A0"? poważnie? bez jaj ...). Olej to, nie używaj, akta elektronicznych spraw archiwizowanych wystarczająco identyfikują tylko unikalne znaki tych spraw.

ps. Moim zdaniem dobrze byłoby gdyby jakaś ewidencja elektronicznych spraw na stanie az istniała, ale na pewno nie taka. To temat na osobną dyskusję.

Witam,
mam pytanie do praktyków o praktyczne funkcjonowanie SIND, gdyż i ja zmierzam do jego utworzenia.
1) jak trwale, ale bezpiecznie oznakować takie nośniki danych jak płyty (specjalne pisaki?), pendrivy i karty pamięci (najczęściej są bardzo małych rozmiarów);
2) jak długo w praktyce nośniki znajdują się w SIND nie przekopiowane do EZD? Sprawy potrafią trwać miesiącami, a później pracownicy odkładają akta, no i nośniki do szafy. Ruszają je przy archiwizacji. W jaki sposób egzekwowany jest zwrot nośnika do SIND po zakończeniu sprawy? A jednocześnie SIND przekazuje nośniki do az po 2 pełnych latach, czyli w praktyce mogą nigdy nie trafić do SIND, no chyba że archiwista wycofa je z przekazania.
3) w mojej Instrukcji kancelaryjnej SIND w całości przekopiowane do EZD posiadają kategorię Bc bez obowiązku przekazywania ich do az. Jak w praktyce wyglądało by ich brakowanie? Co prawda Bc również wymaga zgody AP, ale czy jednak pominięcie az jest zasadne? I co w związku z absurdalnym art. 155 par 14 kk mówiącym że dokumentem elektronicznym jest nośnik, a nie same dane? Czy dokument elektroniczny przekopiowany w całości do EZD to wciąż oryginał? Według art. 3 ust. 1 ustawy o informatyzacji to wciąż byłby oryginał, ale kto chciałby zadzierać z kodeksem karnym?!

Widzę, że wieki temu też ktoś miał podobny problem. Podbijam temat: czy w teczce pn. planowanie budżetu, każda korekta planu będzie nową sprawą czy też będzie kontynuacją sprawy: plan finansowy?

a jeszcze tak z innej beczki bo na szybko muszę znaleźć informację żżżże ops nie muszą stosować tego jrwa z rozporządzenia ministra z 2011 o instrukcji archiwalnej

Co do zasady sprawa ma jeden, niezmienny znak od wszczęcia do zakończenia. Przy czym może on ulec zmianie gdy sprawę trzeba ponownie zarejestrować, co ma miejsce w dwóch sytuacjach:
- gdy sprawę uznaną za zakończoną trzeba wznowić,
- gdy sprawę prowadzoną przez jedną komórkę na pewnym etapie przejmuje inna komórka organizacyjna (np. w skutek zmian organizacyjnych w jednostce).

Natomiast w opisanej przez Ciebie sytuacji powstaje pytanie, czy mamy do czynienia z jedną sprawą?
Skoro klient jednym pismem wnioskuje o kilka różnych świadczeń, to mogę podejrzewać, że mamy tu do czynienia z sytuacją określaną jako "kilka spraw z jednego pisma".
Jest to sytuacja gdy jedna przesyłka (pismo) wszczyna kilka różnych spraw w jednej lub kilku komórkach organizacyjnych. Każda z tych spraw otrzymuje oczywiście własny znak i jest prowadzona w formie odrębnej dokumentacji. W systemie tradycyjnym pismo wszczynające jest najczęściej kserowane i w jednym egzemplarzu trafia do akt każdej sprawy, którą wszczęło.

Przy okazji - tworzenie w JRWA odrębnej klasy dla samych decyzji nie jrst najlepszym pomysłem. Każda decyzja powstaje w toku konkretnej sprawy i powinna się znajdować w aktach tej sprawy.