IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Metodyka Archiwalna => Wątek zaczęty przez: cossack w Wrzesień 25, 2020,

Tytuł: Spis zdawczo-odbiorczy - jak poprawnie stworzyć?
Wiadomość wysłana przez: cossack w Wrzesień 25, 2020,
Dzień dobry wszystkim,

chciałbym poznać waszą opinie na temat tworzenia spisów zdawczo-odbiorczych. Sprawa niby banalna, a jednak spotkałem się z różnymi szkołami. Prosty przykład: pewna komórka oddaje w 2020 roku dokumentację do archiwum zakładowego. Ilość -100 teczek. Różne symbole klasyfikacyjne, różne kategorie archiwalne (B2, B3, B5, B10, B20). Kierując się zasadą - jedna teczka to jedna pozycja, spis zdawczo-odbiorczy będzie miał 100 pozycji, które będą ułożone na nim rosnąco według symboli klasyfikacyjnych. To tak według instrukcji kancelaryjne. 

Ostatnio spotkałem się jednak z sytuacją, kiedy w pewnych archiwum spisy zdawczo-odbiorcze były podzielone ze względu na kategorię archiwalną. Posiłkując się powyższym przykładem, spisy zdawczo-odbiorcze były osobno tworzone dla kategorii archiwalnej B2, B3, B5 itd. i często jeszcze wewnątrz danej kategorii archiwalnej osobne spisy tworzone były dla dat skrajnych, czyli osobny spis zdawczo-odbiorczy kategorii B5 dla spraw zakończonych w 2018 roku, osobny dla B5 zakończonych w 2019 roku etc. Argumentacją było to, że łatwiej wtedy za pomocą takich spisów kwalifikować dokumentację niearchiwalną do brakowania. Jednak powoduje to tworzenie się bardzo dużej ilości spisów zdawczo-odbiorczych, a co za tym idzie, bezsensowne marnowanie papieru.

Jak u was wygląda sytuacja? Chętnie poznam opinie innych.

Serdecznie pozdrawiam! 
Tytuł: Odp: Spis zdawczo-odbiorczy - jak poprawnie stworzyć?
Wiadomość wysłana przez: Michał Szot w Wrzesień 26, 2020,
W pierwszej kolejności tworząc spisy należy przestrzegać zapisów obowiązujących w danej jednostce organizacyjnej normatywów kancelaryjno-archiwalnych.

A poniżej kilka wskazówek wynikających z mojej praktyki:

1. Tworzymy odrębne spisy dla dokumentacji wytworzonej przez różne komórki organizacyjne.
2. Tworzymy odrębne spisy dla dokumentacji kat. A i B.
3. W spisie kat. A wymagamy by jedna pozycja spisy odpowiadała jednej teczce fizycznej (zgodne z przepisami byłoby przekazywanie wielotomowych teczek na jednej pozycji, ale przyjęła się powyższa praktyka, pozwala mieć większą kontrolę nad materiałami archiwalnymi).
4. W spisie kat. B stosujemy pozycje wielotomowe i do jednego spisu wpisujemy akta o różnych okresach przechowywania (odpowiedni formularz spisu z-o w arkuszu kalkulacyjnym pozwala na łatwe filtrowanie treści i typowanie akt do brakowania).
5. Za jednym spisem zdawczo-odbiorczym mogą być przekazywane akta z różnych roczników.
6. Pozycje układamy w pierwszej kolejności chronologicznie, wg roku założenia teczki aktowej. W ramach poszczególnych roczników nadajemy kolejność narastającą wg symboli klasyfikacyjnych.
7. Stosujemy odrębne spisy dla niektórych form, typów czy postaci dokumentacji, np. dla akt osobowych, dokumentacji technicznej, dokumentacji na nośnikach informatycznych.
8. Spisy należy przekazać do archiwum zakładowego w 4 papierowych egzemplarzach dla kat. A, 3 egzemplarzach dla kat. B. Każdy spis podpisuje osoba go sporządzająca i kierownik komórki organizacyjnej przekazującej akta.
9. Dodatkowo do archiwum zakładowego należy przekazać spis w wersji pliku z którego został wydrukowany. Najlepiej zaproponować komórkom wzór w postaci tabeli w arkuszu kalkulacyjnym.