IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: łucja w Lipiec 26, 2020,

Tytuł: przeterminowana dokumentacja - nowe JRWA
Wiadomość wysłana przez: łucja w Lipiec 26, 2020,
Ostatnio dostałam od wydziału teczki  z dokumentacją, która powstała przed 2011 (od 2002 r.), ale zaklasyfikowaną wg nowego JRWA, który w tamtym czasie nie obowiązywał. Wiem, że wg IK dokumentacja powinna być sklasyfikowana wg obowiązującego wówczas wykazu. Z drugiej strony widzę, że niemal całość dokumentacji, która jest w archiwum, sprzed 2011 r., ma klasy wg aktualnie obowiązującego JRWA.Czy jest to dopuszczalne (może są jakieś wyjątki o których nie wiem)? Z drugiej strony,  gros tej dokumentacji ma kategorię B5 i jej okres przechowywania minął. Czy warto przejmować taką dokumentację do AZ, czy lepiej wybrakować z poziomu komórki merytorycznej (oczywiście za zgodą AP). Jak byście postąpili, w takiej sytuacji?
Tytuł: Odp: przeterminowana dokumentacja - nowe JRWA
Wiadomość wysłana przez: szymek w Sierpień 06, 2020,
Nie możesz przyjąć do az dokumentacji źle oznaczonej a o takiej piszesz. Jeśli cała dokumentacja w obecnej chwili jest do brakowania a jest jej b. dużo to może warto dogadać z AP pod które podlega Twoja jednostka.
Tytuł: Odp: przeterminowana dokumentacja - nowe JRWA
Wiadomość wysłana przez: łucja w Sierpień 06, 2020,
Dziękuję za odpowiedź. Dokumentacja została zaklasyfikowana wg wcześniejszego JRWA, choć co do pierwszego obowiązującego wykazu w urzędzie to "tonie on w mrokach historii" i najstarsi urzędnicy nie wiedzą jaki jrwa wtedy był stosowany, choć mam podejrzenia graniczące z pewnością, że  żaden.
Tytuł: Odp: przeterminowana dokumentacja - nowe JRWA
Wiadomość wysłana przez: Czarny1986 w Sierpień 07, 2020,
Ostatnio dostałam od wydziału teczki  z dokumentacją, która powstała przed 2011 (od 2002 r.), ale zaklasyfikowaną wg nowego JRWA, który w tamtym czasie nie obowiązywał. Wiem, że wg IK dokumentacja powinna być sklasyfikowana wg obowiązującego wówczas wykazu. Z drugiej strony widzę, że niemal całość dokumentacji, która jest w archiwum, sprzed 2011 r., ma klasy wg aktualnie obowiązującego JRWA.Czy jest to dopuszczalne (może są jakieś wyjątki o których nie wiem)? Z drugiej strony,  gros tej dokumentacji ma kategorię B5 i jej okres przechowywania minął. Czy warto przejmować taką dokumentację do AZ, czy lepiej wybrakować z poziomu komórki merytorycznej (oczywiście za zgodą AP). Jak byście postąpili, w takiej sytuacji?

Witam, chyba pisałem już na ten temat ale w razie coś to powtórzę. Moje AP zleciło przyjmowanie na ewidencję wszystkiego (zarówno tego co leżało niezewidencjonowane jak i starych dokumentów z komórek). I stopniowo to realizuję. Przy czym używam JRWA stosowany w momencie wytworzenia dokumentacji. Jedynie gdy kategoria jest obecnie wyższa to ją nadaję. A gdy dokumentacja jest starsza z czasów gdy nie było żadnego wykazu wtedy używam obecnego. Przy czym gdy przekazywałem akta do AP to w spisie i na teczkach  pracownicy nadzoru kazali wykreślić symbol klasyfikacyjny, ze względu jak to  mniej więcej określili "brak praktycznego zastosowania symbolu w prowadzonej dokumentacji". U Ciebie może być inaczej, bo inne AP no i ilość akt może być większa :)
Tytuł: Odp: przeterminowana dokumentacja - nowe JRWA
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Sierpień 07, 2020,
@Czarny 1986 Opisałeś standardową praktykę - Dokumentację klasyfikujemy wg tego JRWA, który obowiązywał w chwili założenia teczki. Jeśli nie obowiązywał żaden, wówczas nie stosujemy żadnych symboli klasyfikacyjnych.
Co do kategorii archiwalnej, to stosujemy tą która obowiązywała w chwili założenia teczki, chyba ze w aktualnym JRWA obowiązuje wyższa.