IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Metodyka Archiwalna => Wątek zaczęty przez: m.archiwista w Kwiecień 09, 2020,

Tytuł: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: m.archiwista w Kwiecień 09, 2020,
Szanowni Forowicze,
Niespełna pół roku temu objąłem samodzielne stanowisko archiwisty w archiwum instytucji kultury, funkcjonującej od przeszło pół wieku - instytucji, która archiwum de facto nigdy nie posiadała. Materiały o potencjale archiwalnym były gromadzone w przestrzeni zupełnie do tego nie przystosowanej, zaś normatywy zatwierdzono przez AP dopiero w tym roku. Nadmienię, że nie jestem archiwistą z wykształcenia ani nawet po kursie (w obecnych warunkach zapewne taki stan rzeczy jeszcze potrwa). Nie istniało dosłownie nic: żadne spisy z-o nigdy nie powstały, brak teczek, a zamiast tego "wyklejanki-wycinanki" w zniszczonych segregatorach nie mówiąc o braku JRWA (istniał system "roboczy" dla potrzeb wewnętrznych, z żadnym AP nie uzgadniany). Wiem, że to straszne, co teraz napisze, ale dotychczasowe, wstępne działania, mające na celu bardziej zorientowanie się w zasobach, miały charakter niemal wyłącznie intuicyjny (archiwa nie uporządkowane, z mnóstwem metalowych i plastikowych części, niektóre zapleśniałe). Posiłkuję się nieco rudymentarną wiedzą nabytą podczas studiów filologicznych. Mimo dysponowania instrukcjami mam nieco pytań (wiem, że absolutnie nie zastąpi to kursu, ale doraźnie nie jestem w stanie sięgnąć po pomoc z innych źródeł). Na pierwszy ogień: czy wiecie, gdzie mógłbym znaleźć JRWA za lata 60., 70., 80. dla instytucji kultury? Czy zakładając teczki, powinienem zakładać teczkę w obrębie danej klasy dla każdego roku odrębnie? Mam np. bardzo mało materiałów kat. A za lata 1960-1962 w tej samej podklasie (po prostu dotyczących tego samego wydarzenia/procesu) - czy mogą one znaleźć się w jednej teczce?
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: m.archiwista w Kwiecień 09, 2020,
Jak traktować materiały, które z uwagi na format nie mieszczą się w teczce?
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: stempczyk w Kwiecień 09, 2020,
Zakładanie archiwum należy rozpocząć od studiów wstępnych na temat instytucji w której będzie działać. Z tego co piszesz instytucja jest nadzorowana przez AP zatem w pierwszej kolejności oni powinni udzielić pomocy w porządkowaniu zasobu. Natomiast studia wstępne polegają na zebraniu informacji o organizacji jednostki tj. statuty lub akty utworzenia, regulaminy organizacyjne, normatywy kancelaryjne oraz instrukcje archiwalne. Być może w przeszłości materiały były przekazywane do AP i trzeba sprawdzić czy tam coś takiego jest.
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: m.archiwista w Kwiecień 09, 2020,
Dzięki za odpowiedź. To, co określasz studiami wstępnymi - mam już za sobą, poświęciłem sporo czasu, by przeczytać wszelkie dokumenty, które zastałem w firmie (statuty, regulacje, normatywy, które przygotowywałem z pomocą zawodowego archiwisty etc.). AP kontroluje nas od 2003 (w sumie czterokrotnie) - te protokoły również przestudiowałem. Wynika z nich brak czegokolwiek (najprostszego spisu ewidencyjnego nie wspominając o spisach zdawczo-odbiorczych, normatywy powstały dopiero teraz). Dokumentacja była brakowana bez zezwolenia czy kontroli AP, żadnych dokumentów NIGDY też do AP nie przekazywano, de facto jestem pierwszą osobą w historii tej instytucji, która nawiązała realny kontakt z AP.
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: stempczyk w Kwiecień 10, 2020,
W takim razie trzeba by w obecnej sytuacji zabezpieczyć materiały archiwalne tj. usunąć elementy metalowe np. zszyeki, spinacze itp., wyjąć z foliek i koszulek i z segeagtorow a potem umieścić w teczkach z rezerwą alkaiczna. Następny etap to porządkowanie, trzeba na podstawie informacji zebranych w ramach studiów wstępnych odtworzyć organizacje w poszczególnych okresach i sprawdzić czy materiały pochodzą z wszystkich komórek organizacyjnych czy tylko z niektórych.
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Kwiecień 10, 2020,
Cytuj
Czy zakładając teczki, powinienem zakładać teczkę w obrębie danej klasy dla każdego roku odrębnie?
Tak, przy czym w przypadku małej liczby spraw w danym roku dopuszcza się prowadzenie kilku kolejnych roczników w tej samej teczce. Dla każdego roku prowadzi się osobny spis spraw.
Ta kwestia powinna być opisana w instrukcji kancelaryjnej, w rozdziale dot. rejestracji spraw i sposobu ich dokumentowania.

Jeśli w Twojej jednostce nie były wcześniej stosowane JRWA to porządkując starą dokumentację powinieneś korzystać z aktualnego wykazu akt, zarówno w zakresie kategorii archiwalnej jak i symbolu czy hasła klasyfikacyjnego.
Jeśli natomiast jakieś wykazy (nawet nie uzgodnione z AP) były stosowane wówczas hasło i symbol bierzesz z wykazu będącego w uzyciu w momencie założenia teczki, zaś kategorię z aktualnego JRWA, jeśli jest wyższa niż była w starym.
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Kwiecień 10, 2020,
[...] AP kontroluje nas od 2003 (w sumie czterokrotnie) - te protokoły również przestudiowałem. Wynika z nich brak czegokolwiek (najprostszego spisu ewidencyjnego nie wspominając o spisach zdawczo-odbiorczych, normatywy powstały dopiero teraz). Dokumentacja była brakowana bez zezwolenia czy kontroli AP, żadnych dokumentów NIGDY też do AP nie przekazywano, de facto jestem pierwszą osobą w historii tej instytucji, która nawiązała realny kontakt z AP.
Ciekawe jak archiwum państwowe podchodziło do olewania ze strony kontrolowanej instytucji zaleceń pokontrolnych. Wygląda na to, że nic. Albo oni sobie pisali a twoja instytucja ich ignorowała.

A wracając do początku. Za komuny powstawały różne wykazy akt, także dla instytucji kultury. Ba zdarzało się, że jednostka była pod nadzorem archiwum państwowego a potem z pod niego wypadła z jakiś powodów. Spróbuj zapytać archiwum państwowe czy byliście wcześniej pod nadzorem. Musieli by sprawdzić w swoim archiwum zakładowym. Można nawet pokusić się o ustalenie czy jakiś wykaz dla instytucji kultury był decyzją jakiegoś ministra w przeszłości wprowadzony do stosowania z tym, że twoja jednostka tego nie wdrożyła.
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Kwiecień 10, 2020,
Cytuj
Jak traktować materiały, które z uwagi na format nie mieszczą się w teczce?
Teczka aktowa to nie jedyny rodzaj opakowania stosowanego w archiwistyce.
Nawet w przepisach coraz częściej odchodzi się od pojęcia teczki (jako opakowania), np. w rozporządzeniu MKiDN z 2015 r. mowa jest o opakowaniu dostosowanym do rozmiaru dokumentacji.
Może to być klasyczna teczka, pudło, tubus itp. itd.
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: m.archiwista w Kwiecień 10, 2020,
Bardzo dziękuję za wszystkie odpowiedzi i sugestie - w mojej sytuacji (i sytuacji epidemiologicznej, gdy nie jestem w stanie zapisać się na żaden kurs, a internetowe mnie nie interesują) to naprawdę cenna pomoc.

Inna sprawa, że jako koordynator czynności kanc. mam wiele do wykonania w zakresie wdrożenia instrukcji (na szczęście w instytucji pracuje z tuzin osób, z czego może połowa realnie produkuje/przyjmuje dokumentację) - to wszystko funkcjonowało dotychczas podobnie jak archiwum, w rozprężeniu (np. rejestrowano tylko pisma wpływające opierając się na ?roboczym? JWA...). Jeden z pracowników zadał mi pytanie, w jaki sposób (jako kierownik określonego działu) będzie wiedzieć, jaką cyfrę porządkową przypisać do kolejnej sprawy w danym roku (instrukcja wprowadza system bezdziennikowy). Odpowiedziałem, że kierownik działu odpowiada za tworzenie spisu spraw i na bieżąco kontroluje liczbę otwieranych spraw - czy udzieliłem poprawnej odpowiedzi (chyba, że błędnie zinterpretowałem instrukcję)...? Czy w systemie bezdziennikowym w ogóle nie rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym kolejnych pism danej sprawy (tylko pismo inicjujące)? Nasz mini-punkt kancelaryjny dotychczas rejestrował wszystkie przesyłki przychodzące (niestety, oprócz korespondencji elektronicznej, która często ?przepadała? i nikt się nią nie przejmował).

Rovan, zgadza się: wszystko o czym napisałeś, jest w normatywach (w zasadzie zacytowałeś to z pamięci) - po prostu ma tym etapie jestem dość zachowawczy i chciałem się upewnić, czy dobrze pojmuję treść poszczególnych paragrafów.

Czy robocze JWA (nigdy nie zatwierdzone, istniejące przez ok. 10 lat) powinienem traktować jako podstawę do porządkowania dokumentacji za ten okres?
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: m.archiwista w Kwiecień 14, 2020,
Mam jeszcze pytanie dotyczące numeracji stron. Jak traktować afisze teatralne, a jak fotografie czy zaproszenia albo wizytówki - każda, absolutnie każda zapisana strona (choćby była tam tylko stopka) - kolejno numerować? A co w przypadku z materiałami prasowymi - wycinkami z gazet, które nie są np. przyklejone do tekturowych kart (w takim stanie zastałem dużą część prasy)?
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: stempczyk w Kwiecień 14, 2020,
Zasad jest z tego co pamiętam, że numeruję się strony merytorycznie zapisane, więc stopki można chyba pominąć, natomiast całą resztę należałoby po numerować
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Kwiecień 14, 2020,
[...] A co w przypadku z materiałami prasowymi - wycinkami z gazet, które nie są np. przyklejone do tekturowych kart (w takim stanie zastałem dużą część prasy)?
Odnośnie wycinków prasowych, to dobrze by było je ponaklejać.
Ja przynajmniej spotkałem się z taką praktyka, że osoby które zastały w archiwum takie materiały naklejały je na kartki a następnie układały chronologicznie.
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: m.archiwista w Kwiecień 15, 2020,
[...] A co w przypadku z materiałami prasowymi - wycinkami z gazet, które nie są np. przyklejone do tekturowych kart (w takim stanie zastałem dużą część prasy)?
Odnośnie wycinków prasowych, to dobrze by było je ponaklejać.
Ja przynajmniej spotkałem się z taką praktyka, że osoby które zastały w archiwum takie materiały naklejały je na kartki a następnie układały chronologicznie.

Problem w tym, że osoba, która nakleiła sporą część z nich na tekturę, częściowo podklejając śliskim papierem - wykonała to bardzo niestarannie. Przez lata (dekady?) klej popękał, papier w niektórych miejscach uległ naderwaniu, odchodząc z fragmentami tektury, na której zostały "strupy" albo pomarańczowe ślady. Część materiałów z łatwością oderwałem i można je tym razem w bezpieczny sposób umieścić na papierze, jak sugerujesz, ale w dużej części nic się z tym nie da zrobić a przedstawia się to fatalnie...
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: m.archiwista w Kwiecień 15, 2020,
Nie rozumiem też jednej kwestii: jeżeli w teczce (z uwagi na minimalną ilość materiałów) znajdują się akta spraw z trzech lat (oczywiście w ramach jednej klasy JRWA) i do każdego roku dołączyłem odrębny spis zdawczo-odbiorczy spraw, to jakie oznaczenie sygnatury archiwalnej nanieść na okładce teczki zawierającej w sumie kilkanaście spraw na trzech spisach z-o?
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Kwiecień 15, 2020,
Teczka taka będzie miała jedną niepowtarzalna sygnaturę niezależnie czy jest tam ujęty 1 rok, czy 3 lata czy więcej.
Do konserwacji papieru doskonale nadają się taśmy ASLAN P 025 i P 045, góra i dół.

Przy okazji polecam również:
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Kwiecień 15, 2020,
Cytuj
do każdego roku dołączyłem odrębny spis zdawczo-odbiorczy spraw
???
Mieszasz dwa pojęcia:
- spis spraw
- spis zdawczo-odbiorczy

Fakt iż teczka zawiera akta spraw wszczętych w ciągu kilku kolejnych lat nie ma wpływu na jej sygnaturę archiwalną.
Sygnatura archiwalna składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, na którym teczka została ujęta w momencie przekazywania do AZ oraz pozycji teczki na tymże spisie.
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: m.archiwista w Kwiecień 15, 2020,
Cytuj
do każdego roku dołączyłem odrębny spis zdawczo-odbiorczy spraw
???
Mieszasz dwa pojęcia:
- spis spraw
- spis zdawczo-odbiorczy

Fakt iż teczka zawiera akta spraw wszczętych w ciągu kilku kolejnych lat nie ma wpływu na jej sygnaturę archiwalną.
Sygnatura archiwalna składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, na którym teczka została ujęta w momencie przekazywania do AZ oraz pozycji teczki na tymże spisie.

Zacząłem to podejrzewać, bo o ile wprowadzając teczki do spisu nie miałem watpliwości w kwestii uzupełniania kolejnych rubryk, o tyle wcześniej tworząc spisy spraw na bazie formularza spisu z-o zacząłem się zastanawiać nad wątpliwą logiką takiego postępowania na etapie zarówno sygnatury archiwalnej jak i liczby stron.

Do czego służy rubryka uwagi - wpisuje się tam informacje odnośnie stanu fizycznego materiałów, zauważone braki etc.?

Co powinien zawierać spis spraw, jeżeli poza tytułem i zakresem czasowym powstania materiałów (wiem już, że znak muszę nadać samemu) nie mam pojęcia, kto sprawę założył - de facto to nie są sprawy tylko po prostu dokumentacja kolejnych wydarzeń kulturalnych (scenariusze, katalogi, fotografie...)?
PS Spisy spraw włącza się do numeracji stron w teczkach, prawda?
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Kwiecień 15, 2020,
Kwestia podstawowa - spis spraw ma być prowadzony na bieżąco w komórce organizacyjnej.
Wpisów na spisie dokonuje się w momencie wszczęcia danej sprawy, i uzupełnia w momencie jej zakończenia (podając datę zakończenia sprawy i ewentualne informacje o sposobie jej zakończenia).
Spisów spraw nie sporządza się na etapie przekazywania dokumentacji do AZ - jeśli nie były prowadzone na bieżąco to ich po prostu nie ma.

Cytuj
(wiem już, że znak muszę nadać samemu) nie mam pojęcia, kto sprawę założył
Znak sprawy nadawany jest w momencie jej założenia (zarejestrowania na spisie spraw). Mówiąc w skrócie - wynika ze spisu spraw.
Jeśli pracownicy prowadzący akta nie rejestrowali spraw i nie nadawali im znaków to taka dokumentacja najzwyczajniej w świecie nie posiada znaków spraw.
Archiwista przyjmujący do AZ taką dokumentację, czy tez osoba porządkująca i opisująca ja przed przekazaniem do AZ w żadnym wypadku nie ma prawa nadawać jej znaków spraw.
Ogranicza się do właściwego jej zaklasyfikowania i zakwalifikowania, uporządkowania wewnętrznego i opisania jednostek archiwalnych oraz sporządzenia ewidencji w postaci spisów zdawczo-odbiorczych.

Spisy spraw kat. A (jeśli istnieją) podlegają paginacji.
W polu "uwagi" spisu spraw umieszcza się informacje dodatkowe, np. co do sposobu zakończenia sprawy, czy informacje o jej przerejestrowaniu (np w związku ze wznowieniem, czy przejęciem przez inną komórkę).

Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: m.archiwista w Kwiecień 20, 2020,
Ok, dziękuję za wyjaśnienia.

A co zrobić w sytuacji, w której przygotowujący JRWA archiwista nie uwzględnił pewnego rodzaju materiałów, które tematycznie/merytorycznie nie klasyfikują się po żadnej klasy. Czy w ramach IV rzędu mogę utworzyć podklasę?
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: m.archiwista w Kwiecień 20, 2020,
Mam wrażenie, że osoba przygotowująca JRWA nie do końca zgłębiła charakteru instytucji... Czy jeżeli w JRWA jest napisane, że dla każdego wydarzenia kulturalnego powinna istnieć odrębna teczka - to czy przepis z instrukcji kancelaryjnej mówiący o zakładaniu teczek zbiorczych dla kilku lat jest tutaj do zastosowania? Nie wiem po prostu, czy faktycznie powinienem zakładać teczkę np. dla jednego materiału prasowego i dwóch fotografii - czasem materiałów jest minimalna ilość...
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Kwiecień 20, 2020,
Cytuj
Czy w ramach IV rzędu mogę utworzyć podklasę?
Tak. Oczywiście wszelkie zmiany w JRWA muszą uzyskać akceptację AP.

Cytuj
Czy jeżeli w JRWA jest napisane, że dla każdego wydarzenia kulturalnego powinna istnieć odrębna teczka - to czy przepis z instrukcji kancelaryjnej mówiący o zakładaniu teczek zbiorczych dla kilku lat jest tutaj do zastosowania? Nie wiem po prostu, czy faktycznie powinienem zakładać teczkę np. dla jednego materiału prasowego i dwóch fotografii - czasem materiałów jest minimalna ilość...
Zapisy w polu "uwagi" JRWA należy traktować jako wskazówki a nie sztywny wymóg.
W opisanym przypadku pewne jest tylko to, że jedno wydarzenie kulturalne = jedna sprawa.
To, czy każda taka sprawa będzie w osobnej teczce, czy wszystkie sprawy wszczęte w jednym roku znajdą się w jednej teczce, czy też z uwagi na znikoma liczbę i objętość spraw kilka roczników zostanie połączonych w jednej teczce, to już decyzja prowadzącego dokumentację uzależniona od konkretnej sytuacji.
Instrukcja kancelaryjna przewiduje wszystkie powyższe możliwości, ale żadnej z nich nie narzuca pozostawiając wybór pracownikom komórek merytorycznych.
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: m.archiwista w Kwiecień 22, 2020,
Dziękuję. Mam pytanie, czy archiwum zakładowe instytucji kultury może prowadzić działalność usługową (cennik ksero/skanowanie) - tak jak np. AP? Nie mam aktualnie dostępu do instrukcji, ale wydaje mi się, że w ustawie z 1983 albo rozporządzeniu 2015 są informacje na temat kosztów ponoszonych w przypadku udostępniania akt...
Tytuł: Odp: Budowanie archiwum
Wiadomość wysłana przez: m.archiwista w Maj 05, 2020,
Czy znak sprawy dotyczącej udostępnienia akt powinien pojawić się na wniosku czy na piśmie okólnym wobec którego wniosek byłby załącznikiem?