IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: ewelina1994 w Październik 17, 2018,

Tytuł: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: ewelina1994 w Październik 17, 2018,
Kochani! Jestem tu nowa i zielona.. ????
Od sierpnia dostałam archiwum gminne, nie mam pojęcia od  czego zacząć i co z czym zjeść... Pani która zajmował się tym jest niedostępna a archiwum leżało sobie 8 lat bez ruszania... znalazłam papiery z ostatniego brakowania z 2013 roku.. Zaczęłam od dowodów księgowych ale utknelam w miejscu... Nie mogę połapać się z jej spisach bo nie są ładnie ułożone tylko luźne kartki.. I mam kilka pytań.
 Mam nadzieję że chociaż wy mi dobrze podpowiedzieć...
Czy mogę zrobić spisy z natury żeby nie sugerować się tym co ma na tych niedokladnych spisach moja poprzedniczki?
Czy dobrze zaczęłam od dowodów  ?
Ale co dalej ?
Mam wydzieloną kategorię A i an szczęście tego nie muszę ruszać. 
Więcej pytań pewnie wyjdzie w trakcie..
 Na razie to byłoby tak w skrócie..
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Dory w Październik 18, 2018,
Po pierwsze - współczuję. Po drugie - archiwum nieruszane przez 8 lat??? Ja się pytam: gdzie były jakiekolwiek kontrole czy nadzorujący archiwum? Po trzecie - tylko spokój może Cię uratować, chociaż czasami jeśli chodzi o archiwum, chce się wyć. Czy spisy zdawczo-odbiorcze odzwierciedlają rzeczywistość, tzn. czy sygnatury archiwalne na tych dowodach księgowych są również na spisach, czy są to nieponumerowane spisy?
Jak najbardziej mogłaś zacząć od dowodów księgowych, zwłaszcza jeśli minął okres przechowywania.
Czy odgrzebałaś jakiekolwiek wykazy akt, czy masz jakąkolwiek podstawę, żeby dalej pracować?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: ewelina1994 w Październik 18, 2018,
pokrywają się spisy ale te "świeże" czyli tak od roku 2015..
a wcześniejsze są nieponumerowane ale zrobiłam juz swój spis z natury od roku 2006 do 2012, ponieważ brakowanie bylo zrobione do roku 2005.
znalazłam wykazy akt ale w tylu wersjach ze nie wiem ktora jest poprawna..
chciałabym wystapić teraz z wnioskiem o brakowanie zeby pozbyc sie cześci tych papierów bo jest po prostu za ciasno zeby dalej ruszyc,
wiec pytanie, co dalej ? bo mam problem z symbolami klasyfikacyjnymi, poniewaz z roku 2006 były np : 3321 a aktualny to 3220. ujać nowy symbol ale stara podstawe prawną i nową ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: man1utek w Listopad 07, 2018,
może ja trochę pomogę bo też się bujałem z takim tematem:
archiwista ma obowiązek przekwalifikowania starej klasyfikacji na nową.
Nową klasyfikację nanosi się w kwadratowym nawiasie- nawias kwadratowy mówi o tym, że archiwista sam naniósł zmiany po zmianie JRWA. Nie zapomnij, że nanosisz równolegle na teczkach/pudle i na spisach zdawczo-odbiorczych i jeśli jest zmiana kategorii to też nanosisz.
Jeśli np wcześniej była kategoria B a teraz jest A, to wydzielasz kategorię A ze spisu X a na oddzielny spis zdawczo-odbiorczy nadajesz kolejny numer spisu Y . Jeśli np. wyszło Tobie 10 pozycji na spisie Y  to piszesz adnotację o takiej treści:
"Spis zakończono na pozycji 10. Spis sporządził w dniu (podajesz datę) w wyniku przepisania (podajesz ilość pozycji) ze spisu X (poz. x,y,z - tu podajesz z której pozycji spisu (lp.) przepisałaś), swoje imię i nazwisko (w nawiasie stanowisko)- wydzielenie kategorii archiwalnej.  I po tym przepisaniu należy na teczki w kwadratowym nawiasie ponanosić nowe numery spisu/lp.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Listopad 07, 2018,
archiwista ma obowiązek przekwalifikowania starej klasyfikacji na nową.
Nową klasyfikację nanosi się w kwadratowym nawiasie- nawias kwadratowy mówi o tym, że archiwista sam naniósł zmiany po zmianie JRWA. N
Wybacz, ale mylisz się pisząc o zmianie klasyfikacji.
W przypadku zmian JRWA dokonuje się jedynie zmiany kwalifikacji (kategorii) archiwalnej, jeśli w starym wykazie była niższa niż w nowym.
Klasyfikacja (zarówno symbol jak i hasło) pozostają takie jakie obowiązywały w dacie założenia teczki.
Proponuję zapoznać się z informacją nr 11 NDAP
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF (https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF)
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: man1utek w Listopad 07, 2018,
słuszna uwaga,
też się źle wyraziłem pisząc kwalifikacja zamiast klasyfikacja. Tak zgadzam się, że zmienia się kategorię na aktualną, ale również możesz sam w nawiasie kwadratowym napisać nowy symbol z instrukcji, aby kategoria archiwalna zgadzała się z symbolem JRWA
Oczywiście ogólnie czyli na spisie oraz na teczkach/pudłach. Ze wzoru nie wynika ale AP mi tak powiedziało, że nie zaszkodzi w nawiasach kwadratowych bo to jest informacja, że dokumenty są dostosowywane w opisie do obecnego JRWA.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: rugbygirl w Listopad 20, 2018,
W takim razie ja też mam pytanie bo jestem w podobnej sytuacji co koleżanka. Moje archiwum też jest zawalone i chciałabym usunąć zbędna dokumentację zalegajaca. Pod jednym spisem powiedzmy 48 do archiwum mam dokumentacje finansowa np podatek VAT b10 i dokumentacja księgowa b5. Czy mogę z tego spisu. wyodrębnić tylko te b5 do brakowania, a b10 zostawic dalej w archiwum z racji iż jeszcze lata nie upłynęły do brakowania.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Listopad 20, 2018,
Oczywiście. Żaden przepis nie nakazuje brakować dokumentacji kompletnymi spisami z/o. Brakujemy te pozycje, których okres przechowywania upłynął.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: rugbygirl w Listopad 21, 2018,
Super serdecznie dziękuje.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Zbigniew Marek w Listopad 21, 2018,
Oczywiście. Żaden przepis nie nakazuje brakować dokumentacji kompletnymi spisami z/o. Brakujemy te pozycje, których okres przechowywania upłynął.
I która utraciła wartość dowodową - muszą być spełnione łącznie te dwa warunki.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Listopad 21, 2018,
Tak, ale o tym drugim nie decyduje archiwista. To domena komórek merytorycznych, z którymi należy się konsultować typując dokumentację do brakowania.
Archiwista ustala jedynie, czy upłynął ustalony w przepisach okres przechowywania.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 01, 2019,
Witam, potrzebuje wszelkich informacji na temat archiwum zakładowego w urzędzie gminy. Akty prawne, rozporządzenia, a przede wszystkim jaki wykaz akt obowiązuje obecnie ? Jestem tu tydzień i twierdzę, że teczki są gromadzone według wykazu akt z kosmosu. Zapraszam również archiwistów z urzędów gmin do dyskusji i wymiany doświadczeń.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 02, 2019,
UNZA
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19830380173/U/D19830173Lj.pdf (http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19830380173/U/D19830173Lj.pdf)

Rozporządzenie MKiDN w spr. klasyfikowania i kwalifikowania itd.
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20150001743/O/D20151743.pdf (http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20150001743/O/D20151743.pdf)

Rozporządzenie PRM w spr. instrukcji kancelaryjnej itd.
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20110140067/O/D20110067.pdf (http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20110140067/O/D20110067.pdf)

Aktualnie w urzędach gmin obowiązuje JRWA z 2011 r. wprowadzony powyższym rozporządzeniem.
Przy czym należy pamiętać, że dokumentacja założona przed rokiem 2011 jest klasyfikowana wg wykazów akt obowiązujących w dacie jej założenia.

Ponadto warto zapoznać się z wytycznymi NDAP w zakresie stosowania rozporządzenia PRM z dnia 18 stycznia 2011 r.
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/stosowanie-rozporz%C4%85dzenia-prm-z-dnia-18-stycznia-2011-r (https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/stosowanie-rozporz%C4%85dzenia-prm-z-dnia-18-stycznia-2011-r)
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 05, 2019,
Prosto i na temat: szafa w gminie pełna akt bez numerów z wykazu akt i każdej kategorii archiwalnej ? Przetargi, kosztorys od czego zacząć i jak to zarchiwizować ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 06, 2019,
Jak wygląda pudło archiwalne ? Jakie informacje nanosimy na grzbiecie ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 06, 2019,
AZ Gmina - jaki symbol klasyfikacyjny z wykazu akt dla protokołów szacowania strat spowodowanych suszą ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Luty 06, 2019,
Masz generalnie dwa rodzaje pudeł. Bezkwasowe, w których przekazujesz materiały archiwalne do archiwum państwowego i z tektury falistej stosowane powszechnie w archiwach zakładowych (mniej trwalsze). Jak gminę stać to może stosować bezkwasowe. Pudła generalnie chronią przed kurzem. Na pudel archiwiści stosują różne zapisy. Od sygnatur ze spisów zdawczo-odbiorczych akt do AZ, poprzez symbole komórek, symbole z jrwa z dopisanymi latami, poprzez tytuły z jrwa, albo hasłowe typu "płace", "dowody" itp.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 06, 2019,
Pudło może być wykorzystane w dwojakiej roli:
1. Jako jedyne opakowanie dokumentacji - wówczas opisujemy je tak jak teczkę
2. Jako opakowanie zewnętrzne, w którym umieszczamy opisane teczki - wówczas szczegółowość opisu pudła zależy od tego jak bardzo jednorodna jest dokumentacja w umieszczonych w nim teczkach. Opis minimum to nazwa jednostki i zakres sygnatur teczek w pudle.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 07, 2019,
Z góry bardzo dziękuje za cenne dla mnie odpowiedzi na pytania.

Chciałabym, żeby jeszcze ktoś raz na zawsze mi wytłumaczył jak postępujemy z dokumentacją, której nikt nie nadał symbolu klasyfikacyjnego z wykazy akt i zalega w szafach od lat 80 - 90-tych.

Wiem, że teraz trzeba uporządkować dokumentację, która była wytworzona w latach obowiązywania wcześniejszych wykazów akt zgodnie z nimi, według odpowiednich haseł. Ale czy nadaje ten numer na teczki i spisy? Czy tylko z tych starych wykazów akt biorę kategorię archiwalną? I co jeśli na przykład jest już wcześniej nadany numer i hasło z wykazu akt, a jest ono błędne, czy mogę to zmienić zgodnie ze starym wykazem akt, czy nowym, czy mogę zmienić kategorię archiwalną ?

Może jeszcze ktoś wie, jakie wykazy akt obowiązywały w urzędzie gminy przez rozporządzeniem z 2011 r.       
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 07, 2019,
Po kolei:
1. określ granice zespołów archiwalnych (przy tak starej dokumentacji część została wytworzona jeszcze przez Gminną Radę Narodową, część już przez Urząd Gminy)
2. W obrębie zespołu podziel dokumentacje na komórki organizacyjne
3. Dokonaj jej klasyfikacji w oparciu o JRWA właściwy dla daty powstania dokumentacji oraz kwalifikacji archiwalnej (ustalenia kategorii), przy czym jeśli w aktualnym JRWA jest wyższa wówczas nadajesz kategorię z aktualnego wykazu.
4. Wydziel dokumentacje przeterminowaną do brakowania i sporządź ewidencję brakowania
5. Pozostałą dokumentacje uporządkuj w sposób właściwy dla danej kategorii (patrz instrukcja kancelaryjna), opisz teczki i sporządź spisy z/o

Cytuj
co jeśli na przykład jest już wcześniej nadany numer i hasło z wykazu akt, a jest ono błędne, czy mogę to zmienić zgodnie ze starym wykazem akt, czy nowym, czy mogę zmienić kategorię archiwalną ?
Symbol klasyfikacyjny oraz hasło nadajesz z wykazu obowiązującego w dacie założenia teczki. Jeśli były nadane błędnie nanosisz prawidłowe w nawiasach kwadratowych (zachowując pierwotny opis). Podobnie z kategoria archiwalną, przy czym jeśli w aktualnym wykazie jest wyższa niż była w starym, nadajesz z aktualnego.

Cytuj
czy nadaje ten numer na teczki i spisy?
Tutaj są różne "szkoły". Moim zdaniem jeśli pracownicy w trakcie tworzenia dokumentacji nie nie znakowali spraw, nie stosowali symboli klasyfikacyjnych wówczas nie podajemy ich w opisie teczki. Nawet jeśli formalnie w jednostce obowiązywał w tym czasie JRWA.
Podobnie ze spisami spraw - jeśli nie zostały utworzone na bieżąco, nie odtwarzamy ich post factum.

Cytuj
jakie wykazy akt obowiązywały w urzędzie gminy przez rozporządzeniem z 2011 r.
Rozporządzenie PRM z 1999 r. (obowiązujące w latach 2000-2010)
Zarządzenie nr 40 PRM z 19.07.1990
Rzeczowy wykaz akt dla Biur Rad Narodowych z 1986 r.
Zarządzenie Nr 36 Ministra Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony  Środowiska z dnia 12 XII 1975 r.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 08, 2019,
Cytuj
czy nadaje ten numer na teczki i spisy?
Tutaj są różne "szkoły". Moim zdaniem jeśli pracownicy w trakcie tworzenia dokumentacji nie nie znakowali spraw, nie stosowali symboli klasyfikacyjnych wówczas nie podajemy ich w opisie teczki. Nawet jeśli formalnie w jednostce obowiązywał w tym czasie JRWA.
Podobnie ze spisami spraw - jeśli nie zostały utworzone na bieżąco, nie odtwarzamy ich post factum.

Czyli ten symbol klasyfikacyjny i hasło dla danej sprawy mam jakby tak "w pamięci"? Bo na teczkę nie nanoszę ? A w spisie z/o nanoszę to ? Po uporządkowaniu robię spis z/o, a potem drugi spis do brakowania
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Luty 09, 2019,
JRWA przytoczone prze ROVAN-a masz dostępne na forum.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 09, 2019,
Cytuj
Czyli ten symbol klasyfikacyjny i hasło dla danej sprawy mam jakby tak "w pamięci"?
Tak jakby :)
Siłą rzeczy musisz przyporządkować akta do klasy z JRWA aby ustalić kategorię.

Cytuj
A w spisie z/o nanoszę to ?
Nie. Jeśli symbole klasyfikacyjne nie były stosowane, nie nanosi się ich ani na teczkę, ani na spis z/o.

Cytuj
Po uporządkowaniu robię spis z/o, a potem drugi spis do brakowania
Tak. Przy czym jeśli porządkowana dokumentacji jest już przeterminowana nie ma potrzeby sporządzać dla niej spisów z/o - wystarczą spisy do brakowania (brakowanie z natury).
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 11, 2019,
Rzeczywiście są rożne szkoły. Mnie jeszcze uczyli, że symbol i hasło z wykazu akt, o których mówimy zapisuje się w nawiasach kwadratowych.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 11, 2019,
W nawiasach kwadratowych nanosi się uzupełnienia opisu teczki.
Np. gdy sprawy w teczce miały nadane znaki spraw, ale w opisie teczki pracownik komórki zapomniał nanieść znaku teczki, wówczas archiwista powinien go uzupełnić i ująć w nawias kwadratowy.
W sytuacji gdy symbole klasyfikacyjne w ogóle nie były stosowane (dokumenty nie były opatrzone znakiem spraw przez komórkę prowadzącą) wówczas nie ma czego uzupełniać.
Opis teczki ma oddawać stan rzeczywisty nie idealny, a dane na spisie z/o odpowiadać danym na teczce.

Cytuj
Rzeczywiście są rożne szkoły
Cały problem w tym, że w odniesieniu do pewnych niuansów nie ma jednolitych procedur określonych na gruncie przepisów prawa, czy chociażby wytycznych NDAP.
Poszczególne AP-y wypracowały zatem własne procedury będące często odzwierciedleniem przyzwyczajeń pracujących w nich archiwistów.
Powoduje to, że w mamy do czynienia z "różnymi szkołami", co bywa czasem irytujące ;D
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 12, 2019,
Dziękuję za wszystkie odpowiedzi :)

Jeszcze tylko jedna wątpliwość.

Co ze spisami spraw? Czy odtwarzamy je w archiwum w trakcie porządkowania dokumentacji? Czy możemy przejąć dokumentację bez spisów spraw z danej jednostki?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 12, 2019,
Tutaj znowu pojawia się problem "różnych szkół" :D.
Generalnie spisy spraw nie powinny być odtwarzane. Jeśli nie były prowadzone w trakcie procedowania spraw, to ich po prostu nie ma.
Natomiast z moich doświadczeń wynika, że niektóre archiwa państwowe wymagają aby takie brakujące spisy odtwarzać (w szczególności dla materiałów archiwalnych), co moim zdaniem jest pozbawione większego sensu. Tym bardziej, że odtwarzając treść spisu na podstawie dokumentacji nigdy nie będziemy do końca pewni, czy odtworzyliśmy go prawidłowo.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 12, 2019,
1. A czy mogę przejąć teczki z komórek organizacyjnych bez spisu spraw ?

2. Po uporządkowaniu teczek i odtworzeniu spisu spraw (wszystko się zgadza :)), w ostatniej teczce został mi plik dokumentów, które nie należą do żadnej ze spraw. Co z nimi ? Wpisuje je na ten spis spraw czy może tworzę wykaz dokumentów zawartych w teczce ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Pogórzanin w Luty 13, 2019,
Ja  zwróciłbym do komórki organizacyjnej niech uporządkują. Wszystkie dokumenty bez względu na to czy tworzą sprawę czy nie powinny być zarejestrowane w odpowiedniej teczce .
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 14, 2019,
Cytuj
Wszystkie dokumenty bez względu na to czy tworzą sprawę czy nie powinny być zarejestrowane w odpowiedniej teczce
W przypadku dokumentacji nie tworzącej akt sprawy nie prowadzi się dla niej spisu spraw, nie rejestruje ani nie nadaje znaku sprawy.

Cytuj
czy mogę przejąć teczki z komórek organizacyjnych bez spisu spraw ?
Jeśli spisy spraw nie były prowadzone na bieżąco, to moim zdaniem tak. Odtwarzanie nieistniejących spisów nie ma większego sensu.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 19, 2019,
Nie wiem czy dobrze to wytłumaczę.

UG. Archiwizuje cały rocznik (2013) z jednego symbolu klasyfikacyjnego (6730), kategoria A, więc odtwarzam spis spraw, który nie był wcześniej prowadzony. Z około 75 spraw 2 są nie zakończone, więc nie mogę ich przekazać do archiwum.
Co teraz z tym spisem spraw ? Zostawiam go w komórce organizacyjnej razem z tymi niezakończonymi sprawami, czy zostaje on w "teczce matce" ? W sumie to nie mam gwarancji, że potem o nim nie zapomną.

Kolejna kwestia. Sprawy "przekładam" z segregatorów do teczek bezklasowych. Sprawy mają ok. 15-20 stron, więc kilka mieszczę je w jednej teczce, którą numeruje od 1-400. Sprawy lecą po kolei, oddzielam je przekładkami, aż natrafiam na tą brakującą niezakończoną sprawę. Czy mogę ją pominąć i dokładać dalsze sprawy ? Nie wiem czy zostawić dla niej miejsce ? Czy zrobić jakąś przekładkę z informacją, że ta sprawa jest jeszcze w toku ?

Może dla niektórych są to śmieszne pytania, ale ja dopiero ogarniam archiwum zakładowe UG od 2 tygodni i są to dla mnie rzeczy nowe i nie mam jeszcze takiego wyczucia... :) Czekam na odpowiedź :)
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 19, 2019,
Skoro w teczce 6730 założonej w roku 2013 masz jakieś niezakończone sprawy to cała teczka (akta wszystkich spraw, również zakończonych) wraz ze spisem spraw pozostają w komórce.
Przekazaniu do AZ podlegają teczki rzeczowe, w których wszystkie sprawy zostały zakończone.

Cytuj
Kolejna kwestia. Sprawy "przekładam" z segregatorów do teczek bezklasowych (...)
STOP.  Zastanów się co robisz. Skoro mamy do czynienia z teczka, w której są jakieś niezakończone sprawy (nawet jedna), to taka teczka nie podlega archiwizacji. Zostaw ja w spokoju do czasu zakończenia wszystkich spraw w teczce. Dopiero wówczas będzie można przeprowadzić porządkowanie wewnętrzne, paginację i przepakowanie do teczki bezkwasowej itd.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 19, 2019,
Czyli źle wytłumaczyłam :p Ja absolutnie nie archiwizuje spraw jeszcze nie zakończonych. Zostawiam je :) Czyli spisy spraw zostawiam w ko czy w teczce matce?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 19, 2019,
Cytuj
Sprawy mają ok. 15-20 stron, więc kilka mieszczę je w jednej teczce, którą numeruje od 1-400. Sprawy lecą po kolei, oddzielam je przekładkami, aż natrafiam na tą brakującą niezakończoną sprawę. Czy mogę ją pominąć i dokładać dalsze sprawy ? Nie wiem czy zostawić dla niej miejsce ? Czy zrobić jakąś przekładkę z informacją, że ta sprawa jest jeszcze w toku ?
Ewidentnie opisujesz próbę archiwizowania nie zakończonej teczki.
Przypominam, że teczka rzeczowa nie jest zakończona dopóki choć jedna sprawa w teczce jest w toku.

Teczka rzeczowa stanowi jedną nierozerwalną całość, na którą składają się akta wszystkich spraw zarejestrowanych na jej spisie spraw. Jeśli choć jedna ze spraw w teczce jest niezakończona, akt żadnej z pozostałych spraw (w tym zakończonych) nie można archiwizować. Archiwizacji podlega cała teczka (wszystkie sprawy zarejestrowane w danej komórce w danym roku w danej klasie końcowej JRWA).

Cytuj
Ja absolutnie nie archiwizuje spraw jeszcze nie zakończonych. Zostawiam je
W takiej sytuacji musisz zostawić w komórce całą teczkę rzeczową (zarówno akta spraw niezakończonych jak i zakończonych), oczywiście wraz ze spisem spraw.
Zarchiwizujesz tą teczkę dopiero po upływie 2 pełnych lat od zakończenia wszystkich spraw w teczce.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 20, 2019,
Czyli może być w jednej teczce sprawy np. 1-10 z 2013 roku, 11 - niezakończona zostawiam ja w ko i dalej w tej teczce sprawy 12-20 ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 20, 2019,
Nie. W takiej sytuacji pozostawiasz w komórce całą teczkę (akta wszystkich 20 spraw).
Teczki archiwizuje się gdy wszystkie prowadzone w nich sprawy zostaną zakończone.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 20, 2019,
Spis spraw należny prowadzić dla danej teczki czy cały dla danego roku ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 20, 2019,
Dla teczki rzeczowej.
Innymi słowy rejestrujemy na nim wszystkie sprawy wszczęte w jednej komórce w ramach tej samej klasy rzeczowej w tym samym roku.
Np. wszystkie sprawy wszczęte w komórce ABC w klasie 6730 w roku 2013.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 20, 2019,
A mi karzą robić inaczej. Mam teczkę, a w niej sprawy np.1-20 to do nich spis spraw, następna teczka sprawy 21-30 i do nich też spis spraw, następna teczka 31-40 tez spis spraw. Dobrze ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 20, 2019,
Czyli mamy do czynienia z jedną teczką rzeczową rozbitą na kilka tomów.
W takim przypadku cały spis spraw powinien zostać umieszczony na początku pierwszego tomu.
Wynika to z fakty, iż te wszystkie teczki (tomy) składają się razem na jedną teczkę rzeczową, która powinna posiadać jeden spis spraw.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 20, 2019,
5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się
wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim
przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych
spisów spraw.

O co tu chodzi?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 20, 2019,
Czyli mamy do czynienia z jedną teczką rzeczową rozbitą na kilka tomów.
W takim przypadku cały spis spraw powinien zostać umieszczony na początku pierwszego tomu.
Wynika to z fakty, iż te wszystkie teczki (tomy) składają się razem na jedną teczkę rzeczową, która powinna posiadać jeden spis spraw.

jeden spis spraw dla 6730.2013. Ale pracownicy chcą, żeby w każdej teczce był spis spraw, żeby potem było im łatwiej szukać jakie sprawy są w danej teczce. Poćwiartować ten spis spraw ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 20, 2019,
Cytuj
Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy
Z teczką przedmiotu/podmiotu mamy do czynienia gdy chcemy dokonać podziału w ramach teczki rzeczowej wg dodatkowych kryteriów podmiotowych lub przedmiotowych.
Np. Gdy w ramach teczki "Zamówienia publiczne" założymy odrębne teczki dla poszczególnych trybów zamówień publicznych.
Zapoznaj się z przykładami opisanymi na str 37-39 poniższej prezentacji
http://www.ifar.pl/index.php?action=dlattach;topic=2028.0;attach=910 (http://www.ifar.pl/index.php?action=dlattach;topic=2028.0;attach=910)

Cytuj
Poćwiartować ten spis spraw ?
Ja bym nie ćwiartował z przyczyn, które opisałem w poprzednim poście.
Jednak nie będzie to poważny błąd, jeśli zatem pracownikom ma być dzięki temu łatwiej, to niech im będzie.
Swoją drogą, czemu sami nie sporządzą tych spisów? To w końcu ich obowiązek, a nie archiwisty.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 25, 2019,
Porządkuję teczkę kat. A. Muszę usunąć wtórniki.
Mam 3 takie same pisma:
1. a/a do sprawy
2. otrzymuje gmina do wiadomości jako właściciel sąsiednich działek
3. tablica ogłoszeń i zdjęte z tablicy ogłoszeń trafia do akt.

Zostawić jedno pismo, a pozostałe usunąć ?

Tak samo mam z decyzjami 3 takie same w aktach.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 26, 2019,
Zwrot korespondencji. Czy nieodebraną korespondencję, która jest w aktach sprawy przy porządkowaniu teczki kat. A otwieram i również numeruję ? Czy pozostawiam nieodpieczętowany list ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 26, 2019,
Cytuj
Mam 3 takie same pisma
Jeśli są to dokumenty o identycznej treści, w aktach pozostawiasz tylko jeden egzemplarz. Pozostałe idą do zniszczenia.

Cytuj
Zwrot korespondencji
Skoro jest to zwrot nieodebranego pisma, które urząd wysłał do adresata, zatem drugi egzemplarz tego samego pisma powinien być w aktach sprawy. W takim przypadku zwrócony egzemplarz traktujemy jak wtórnik.
Można ewentualnie pozostawić kopertę, jako ślad po tym, że pismo wróciło do nadawcy.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 26, 2019,
Cytuj
Mam 3 takie same pisma
Jeśli są to dokumenty o identycznej treści, w aktach pozostawiasz tylko jeden egzemplarz. Pozostałe idą do zniszczenia.

w każdym przypadku ? czy są jakieś wyjątki tj. niżej napisałam ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Luty 26, 2019,
Nic nie usuwaj. Zawsze tak postępuj jeśli masz wątpliwości. Archiwista nie jest od tego żeby grzebać i patroszyć akta.
Wedle wszelkiego prawdopodobieństwa masz w aktach sprawy egzemplarz "ad acta", zwrot i egzemplarz z klauzulą affigacyjną. One nie są identyczne.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Marzec 01, 2019,
AZ Gmina - jaki symbol klasyfikacyjny z wykazu akt dla protokołów szacowania strat spowodowanych suszą ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Marzec 01, 2019,
Cytuj
Archiwista nie jest od tego żeby grzebać i patroszyć akta
Oczywiście, że nie. Zresztą nie tylko archiwista :)
Zgodnie z zasadą przynależności kancelaryjnej w ogóle nie powinno się ingerować w kształt nadany dokumentacji w trakcie prowadzenia akt w komórce.
Nie stoi to jednak w sprzeczności z procedurą usuwania z akt kat A (oraz dokumentacji niearchiwalnej o kat. powyżej B10) tzw. wtórników, czyli identycznych kopii danego dokumentu. Obowiązek taki jest wręcz zapisany expresis verbis w każdych normatywach. Zapis ten znajdziemy również w par. 15 ust. 4 pkt 1 lit. b) instrukcji archiwalnej z 2011 r.

Ewentualne wtórniki powinien usunąć z akt pracownik komórki przygotowujący je do przekazania do AZ.
Jeśli istnieją wątpliwości, czy dane pismo faktycznie jest wtórnikiem, wówczas bezpieczniej jest pozostawić w aktach wszystkie egzemplarze.

Egzemplarz z klauzulą affigacyjną nie będzie wtórnikiem egzemplarza ad acta.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Marzec 02, 2019,
Nie stoi to jednak w sprzeczności z procedurą usuwania z akt kat A (oraz dokumentacji niearchiwalnej o kat. powyżej B10) tzw. wtórników, czyli identycznych kopii danego dokumentu. Obowiązek taki jest wręcz zapisany expresis verbis w każdych normatywach. Zapis ten znajdziemy również w par. 15 ust. 4 pkt 1 lit. b) instrukcji archiwalnej z 2011 r.

No, niezupełnie tak. W instrukcji archiwalnej z 2011 r. jest mowa o wyłączaniu "zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism", nie o wtórnikach, to nie to samo. Usuwana kopia musi być przy tym nie tylko powtarzalna, ale też uznana za zbędną. Jest to poza kompetencjami i zadaniami archiwisty.
W rozporządzeniu  z 20.10.2015 r. nie ma ani słowa nt usuwania czegokolwiek z akt przy przekazywaniu materiałów archiwalnych.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Marzec 04, 2019,
Cytuj
mowa o wyłączaniu "zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism", nie o wtórnikach, to nie to samo.

Tutaj, szczerze mówiąc zabiłeś mi klina.
Wydaje mi się (a przynajmniej dotychczas wydawało :)), że pojęcie: "identyczne kopie tych samych przesyłek lub pism" mieści się w definicji wtórnika w brzmieniu podanym przez PSA.

Cytuj
Jest to poza kompetencjami i zadaniami archiwisty
Tutaj pełna zgoda. W poprzednim poście zaznaczyłem, że usuwanie wtórników leży w gestii pracownika komórki, a nie archiwisty. Tylko on jest w stanie stwierdzić, czy ten drugi egzemplarz dokumentacji jest faktycznie zbędny.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Marzec 04, 2019,
PSA osobno definiuje wtórniki, osobno kopie, nie całkiem jednoznacznie, można się w tym pogubić. Kopia ma zawsze jakiś pierwowzór, wtórniki są równoważne, ale też się je niekiedy nazywa kopiami. Jak się nad tym teraz zastanawiam, to zdaje się w instrukcji z 2011 r. mamy do czynienia z tym ostatnim przypadkiem, inaczej ten zapis byłby bezsensowny. Ale jest archaiczny, odnosi się do nie stosowanej już techniki tworzenia dokumentów, a nie ich formalnej natury - wziął się z dawnych kopii maszynopisowych i powielaczowych, których produkowano często za dużo. Obecnie referenci sami drukują tyle egzemplarzy ile potrzeba.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Marzec 05, 2019,
Co w sytuacji, gdy dwie sprawy są prowadzone pod jedną taką samą sygnaturą ?
6220.15.2011
6220.15.2011 - a powinna być 2013

Jak to odkręcić ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Marzec 05, 2019,
@paniarchiwistka91
Tak to bywa gdy nie prowadzi się spisu spraw i znaki nadaje "z pamięci".
Skoro sprawa jest już zakończona, nie da się tego "odkręcić".
Jedyne, co mogę zasugerować, to odpowiednia adnotacja na spisie spraw za 2013, w polu "uwagi" przy pozycji 15.
Oczywiście jeśli zdecydujesz się odtworzyć brakujący spis spraw (zakładam, że nie był prowadzony na bieżąco).

@Jarek
Pełna zgoda co do tego, że pojęcie wtórnika nie do końca przystaje do dzisiejszych technik wytwarzania dokumentów.
Przekonałeś mnie, że  - dla uniknięcia nieporozumień - najlepiej się nim nie posługiwać.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Marzec 13, 2019,
Grubość teczki nie powinna przekraczać 5 cm (ok. 500 arkuszy papieru maszynowego).

Jest na to jakaś podstawa prawna ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Marzec 13, 2019,
W Twoim przypadku Rozporządzenie PRM z 18.01.2011, a dokładnie stanowiąca jeden z jego załączników instrukcja archiwalna (par. 15 ust. 4 pkt 1 lit. e)).
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Kwiecień 01, 2019,
Proszę o podpowiedź AZ Gmina :)

Akty notarialne w gminie jaka klasa z wykazu akt i dlaczego są przesyłane przez notariuszy ?
Jaka klasa dla protokołów szacowania strat spowodowanych suszą ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Kwiecień 05, 2019,
Porządkuje teraz teczki dot. rozgraniczenia nieruchomości UG kat. A. W teczce jest misz-masz, układam chronologicznie sprawami. Mam pytanie czy jak już opracuje tą teczkę to robię na jakiś wykaz spraw, które są w teczce czy odtwarzam spis spraw ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Kwiecień 05, 2019,
Proszę o podpowiedź AZ Gmina :)

Akty notarialne w gminie jaka klasa z wykazu akt i dlaczego są przesyłane przez notariuszy ?
Była całkiem niedawno mowa o tym w wątku Archiwa zakładowe. Poszukaj.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Kwiecień 05, 2019,
Tutaj była dyskusja na ten temat http://www.ifar.pl/index.php/topic,2353.0.html
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Aleksandra Czajkowska w Kwiecień 05, 2019,
Mam pytanie czy jak już opracuje tą teczkę to robię na jakiś wykaz spraw, które są w teczce czy odtwarzam spis spraw ?
spisy spraw sporządza się i prowadzi w komórce załatwiającej w sprawę (prowadzącej teczkę) na etapie archiwum zakładowego nie tworzy się ich, ja w takim przypadku przedzielam konkretne sprawy obwolutkami z papieru.

Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Kwiecień 05, 2019,
Czyli nie dołączać do teczki takiej metryczki z wykazem jakie ona sprawy zawiera ? Ostatnio Pani z UG powiedziała mi, że musi takie coś być, ponieważ AP tego wymaga, żeby wiedzieć co jest w teczce. Jeszcze podpowiedziała mi, żeby zrobić to na formularzu spisu spraw, ale ja po prostu nie mam z czego tego odtwarzać, bo te dokumenty to totalny rozsyp.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Kwiecień 15, 2019,
AZ Gmina - jaki symbol klasyfikacyjny z wykazu akt dla protokołów szacowania strat spowodowanych suszą ?
Szukam w całym wykazie i nie mogę znaleźć.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Karolina w Kwiecień 15, 2019,
U mnie w Urzędzie całą dokumentację suszową klasyfikuje się symbolem 5532 - Planowanie i prognozowanie działań w wypadku wystąpienia zagrożeń miejscowych oraz ich analizowanie.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Kwiecień 16, 2019,
Kategoria A ? O nie! Współczuje sobie, mam tego stosy do opisania i ponumerowania co najgorsze.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Kwiecień 25, 2019,
Dzwoniłam do AP i jeśli chodzi o symbol klasyfikacyjny z wykazu akt dla protokołów szacowania strat spowodowanych suszą to Pani mi kazała robić to pod symbolem 8214 - Zasiłki celowe w związku z klęską żywiołową lub ekologiczną, czyli B5 :)
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Karolina w Kwiecień 25, 2019,
Dobrze wiedzieć, dzięki za informację  :)
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Czerwiec 12, 2019,
Witam, mam takie pytanie czy mogę nadać numer z wykazu akt sprawie, która wpłynęła do UG jako do strony postępowania, natomiast całe postępowanie prowadzi gmina sąsiednia, a do nas wpływają tylko pisma do wiadomości), chodzi o decyzje środowiskowe.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Czerwiec 12, 2019,
Pytasz o klasyfikację, czy o rejestrację sprawy (co wiąże się z nadaniem znaku sprawy)?
Klasyfikacji zgodnej z JRWA podlega każda dokumentacja, znak sprawy otrzyma tylko taka, która tworzy akta sprawy.

Akta sprawy tworzy dokumentacja powstająca w związku z realizacja konkretnej sprawy w urzędzie.
Innymi słowy na akta sprawy składają się materiały dokumentujące przebieg konkretnej sprawy.
Zatem, jeśli w związku z otrzymaniem danego pisma w Twoim urzędzie podejmowane są jakiekolwiek czynności w sprawie, pojawia się konieczność rejestracji sprawy. W przeciwnym wypadku mamy do czynienia z dokumentacją nie tworząca akt sprawy (która wciąż podlega klasyfikacji archiwalnej, tj przyporządkowaniu do właściwego symbolu i hasła klasyfikacyjnego z JRWA).

Na marginesie - decyzja o uznaniu danej dokumentacji za tworzącą bądź nie tworzącą akt sprawy nie należy do archiwisty. Podejmuje ją pracownik komórki merytorycznej.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Aleksandra Czajkowska w Czerwiec 12, 2019,
Witam, mam takie pytanie czy mogę nadać numer z wykazu akt sprawie, która wpłynęła do UG jako do strony postępowania, natomiast całe postępowanie prowadzi gmina sąsiednia, a do nas wpływają tylko pisma do wiadomości), chodzi o decyzje środowiskowe.

Tak.
należy nadać ten numer z wykazu akt jak najbardziej, gdyż postępowanie dot. gminy i decyzja jest dla gminy wiążąca
Tylko raczej nie otrzymuje się tej korespondencji "do wiadomości" tylko jako adresat
Najlepiej jak takie decyzje podejmuje prowadzący te sprawy w porozumieniu z koordynatorem ds. kancelaryjnych
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Czerwiec 24, 2019,
Poproszę o definicję pojęcia spis z natury :)
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Lipiec 01, 2019,
Pytanie może dla niektórych banalne, ale spis zdawczo - odbiorczy dokumentacji niearchiwalnej tworzymy oddzielnie dla każdej kategorii archiwalnej ? Oddzielny spis np. dla kat. B10, B5, BE10, BE5 ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Lipiec 01, 2019,
Nie.
Spisy zdawczo-odbiorcze tworzy się oddzielnie dla materiałów archiwalnych (kat. A) oraz dla dokumentacji niearchiwalnej (kat.B).
Ponadto powinno się tworzyć odrębne spisy z/o dla różnych rodzajów dokumentacji (np. aktowej, technicznej, kartograficznej, akt osobowych).
Natomiast nie stosuje się podziału na okresy przechowywania.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Lipiec 01, 2019,
Kategorie archiwalne to A i B, a wgłębiając się w szczegóły mamy jeszcze Bc i BE, cyfry wskazują natomiast okres przechowywania.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Lipiec 01, 2019,
Ze swojej strony proponuję, aby B50 i BE 50 przyjmować na odrębnym spisie, a nie razem z aktami B5  i B10 aby uniknąć przypadkowego wybrakowania tej dokumentacji np. podczas zabierania akt z półek.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: archiwistka90 w Lipiec 16, 2019,
U mnie B50 i BE50 mają osobny regał, nie trzymam ich razem ze "zwykłym" B