IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: ewelina1994 w Październik 17, 2018,

Tytuł: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: ewelina1994 w Październik 17, 2018,
Kochani! Jestem tu nowa i zielona.. ????
Od sierpnia dostałam archiwum gminne, nie mam pojęcia od  czego zacząć i co z czym zjeść... Pani która zajmował się tym jest niedostępna a archiwum leżało sobie 8 lat bez ruszania... znalazłam papiery z ostatniego brakowania z 2013 roku.. Zaczęłam od dowodów księgowych ale utknelam w miejscu... Nie mogę połapać się z jej spisach bo nie są ładnie ułożone tylko luźne kartki.. I mam kilka pytań.
 Mam nadzieję że chociaż wy mi dobrze podpowiedzieć...
Czy mogę zrobić spisy z natury żeby nie sugerować się tym co ma na tych niedokladnych spisach moja poprzedniczki?
Czy dobrze zaczęłam od dowodów  ?
Ale co dalej ?
Mam wydzieloną kategorię A i an szczęście tego nie muszę ruszać. 
Więcej pytań pewnie wyjdzie w trakcie..
 Na razie to byłoby tak w skrócie..
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Dory w Październik 18, 2018,
Po pierwsze - współczuję. Po drugie - archiwum nieruszane przez 8 lat??? Ja się pytam: gdzie były jakiekolwiek kontrole czy nadzorujący archiwum? Po trzecie - tylko spokój może Cię uratować, chociaż czasami jeśli chodzi o archiwum, chce się wyć. Czy spisy zdawczo-odbiorcze odzwierciedlają rzeczywistość, tzn. czy sygnatury archiwalne na tych dowodach księgowych są również na spisach, czy są to nieponumerowane spisy?
Jak najbardziej mogłaś zacząć od dowodów księgowych, zwłaszcza jeśli minął okres przechowywania.
Czy odgrzebałaś jakiekolwiek wykazy akt, czy masz jakąkolwiek podstawę, żeby dalej pracować?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: ewelina1994 w Październik 18, 2018,
pokrywają się spisy ale te "świeże" czyli tak od roku 2015..
a wcześniejsze są nieponumerowane ale zrobiłam juz swój spis z natury od roku 2006 do 2012, ponieważ brakowanie bylo zrobione do roku 2005.
znalazłam wykazy akt ale w tylu wersjach ze nie wiem ktora jest poprawna..
chciałabym wystapić teraz z wnioskiem o brakowanie zeby pozbyc sie cześci tych papierów bo jest po prostu za ciasno zeby dalej ruszyc,
wiec pytanie, co dalej ? bo mam problem z symbolami klasyfikacyjnymi, poniewaz z roku 2006 były np : 3321 a aktualny to 3220. ujać nowy symbol ale stara podstawe prawną i nową ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: man1utek w Listopad 07, 2018,
może ja trochę pomogę bo też się bujałem z takim tematem:
archiwista ma obowiązek przekwalifikowania starej klasyfikacji na nową.
Nową klasyfikację nanosi się w kwadratowym nawiasie- nawias kwadratowy mówi o tym, że archiwista sam naniósł zmiany po zmianie JRWA. Nie zapomnij, że nanosisz równolegle na teczkach/pudle i na spisach zdawczo-odbiorczych i jeśli jest zmiana kategorii to też nanosisz.
Jeśli np wcześniej była kategoria B a teraz jest A, to wydzielasz kategorię A ze spisu X a na oddzielny spis zdawczo-odbiorczy nadajesz kolejny numer spisu Y . Jeśli np. wyszło Tobie 10 pozycji na spisie Y  to piszesz adnotację o takiej treści:
"Spis zakończono na pozycji 10. Spis sporządził w dniu (podajesz datę) w wyniku przepisania (podajesz ilość pozycji) ze spisu X (poz. x,y,z - tu podajesz z której pozycji spisu (lp.) przepisałaś), swoje imię i nazwisko (w nawiasie stanowisko)- wydzielenie kategorii archiwalnej.  I po tym przepisaniu należy na teczki w kwadratowym nawiasie ponanosić nowe numery spisu/lp.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Listopad 07, 2018,
archiwista ma obowiązek przekwalifikowania starej klasyfikacji na nową.
Nową klasyfikację nanosi się w kwadratowym nawiasie- nawias kwadratowy mówi o tym, że archiwista sam naniósł zmiany po zmianie JRWA. N
Wybacz, ale mylisz się pisząc o zmianie klasyfikacji.
W przypadku zmian JRWA dokonuje się jedynie zmiany kwalifikacji (kategorii) archiwalnej, jeśli w starym wykazie była niższa niż w nowym.
Klasyfikacja (zarówno symbol jak i hasło) pozostają takie jakie obowiązywały w dacie założenia teczki.
Proponuję zapoznać się z informacją nr 11 NDAP
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF (https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF)
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: man1utek w Listopad 07, 2018,
słuszna uwaga,
też się źle wyraziłem pisząc kwalifikacja zamiast klasyfikacja. Tak zgadzam się, że zmienia się kategorię na aktualną, ale również możesz sam w nawiasie kwadratowym napisać nowy symbol z instrukcji, aby kategoria archiwalna zgadzała się z symbolem JRWA
Oczywiście ogólnie czyli na spisie oraz na teczkach/pudłach. Ze wzoru nie wynika ale AP mi tak powiedziało, że nie zaszkodzi w nawiasach kwadratowych bo to jest informacja, że dokumenty są dostosowywane w opisie do obecnego JRWA.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: rugbygirl w Listopad 20, 2018,
W takim razie ja też mam pytanie bo jestem w podobnej sytuacji co koleżanka. Moje archiwum też jest zawalone i chciałabym usunąć zbędna dokumentację zalegajaca. Pod jednym spisem powiedzmy 48 do archiwum mam dokumentacje finansowa np podatek VAT b10 i dokumentacja księgowa b5. Czy mogę z tego spisu. wyodrębnić tylko te b5 do brakowania, a b10 zostawic dalej w archiwum z racji iż jeszcze lata nie upłynęły do brakowania.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Listopad 20, 2018,
Oczywiście. Żaden przepis nie nakazuje brakować dokumentacji kompletnymi spisami z/o. Brakujemy te pozycje, których okres przechowywania upłynął.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: rugbygirl w Listopad 21, 2018,
Super serdecznie dziękuje.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Zbigniew Marek w Listopad 21, 2018,
Oczywiście. Żaden przepis nie nakazuje brakować dokumentacji kompletnymi spisami z/o. Brakujemy te pozycje, których okres przechowywania upłynął.
I która utraciła wartość dowodową - muszą być spełnione łącznie te dwa warunki.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Listopad 21, 2018,
Tak, ale o tym drugim nie decyduje archiwista. To domena komórek merytorycznych, z którymi należy się konsultować typując dokumentację do brakowania.
Archiwista ustala jedynie, czy upłynął ustalony w przepisach okres przechowywania.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 01, 2019,
Witam, potrzebuje wszelkich informacji na temat archiwum zakładowego w urzędzie gminy. Akty prawne, rozporządzenia, a przede wszystkim jaki wykaz akt obowiązuje obecnie ? Jestem tu tydzień i twierdzę, że teczki są gromadzone według wykazu akt z kosmosu. Zapraszam również archiwistów z urzędów gmin do dyskusji i wymiany doświadczeń.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 02, 2019,
UNZA
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19830380173/U/D19830173Lj.pdf (http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19830380173/U/D19830173Lj.pdf)

Rozporządzenie MKiDN w spr. klasyfikowania i kwalifikowania itd.
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20150001743/O/D20151743.pdf (http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20150001743/O/D20151743.pdf)

Rozporządzenie PRM w spr. instrukcji kancelaryjnej itd.
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20110140067/O/D20110067.pdf (http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20110140067/O/D20110067.pdf)

Aktualnie w urzędach gmin obowiązuje JRWA z 2011 r. wprowadzony powyższym rozporządzeniem.
Przy czym należy pamiętać, że dokumentacja założona przed rokiem 2011 jest klasyfikowana wg wykazów akt obowiązujących w dacie jej założenia.

Ponadto warto zapoznać się z wytycznymi NDAP w zakresie stosowania rozporządzenia PRM z dnia 18 stycznia 2011 r.
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/stosowanie-rozporz%C4%85dzenia-prm-z-dnia-18-stycznia-2011-r (https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/stosowanie-rozporz%C4%85dzenia-prm-z-dnia-18-stycznia-2011-r)
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 05, 2019,
Prosto i na temat: szafa w gminie pełna akt bez numerów z wykazu akt i każdej kategorii archiwalnej ? Przetargi, kosztorys od czego zacząć i jak to zarchiwizować ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 06, 2019,
Jak wygląda pudło archiwalne ? Jakie informacje nanosimy na grzbiecie ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 06, 2019,
AZ Gmina - jaki symbol klasyfikacyjny z wykazu akt dla protokołów szacowania strat spowodowanych suszą ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Luty 06, 2019,
Masz generalnie dwa rodzaje pudeł. Bezkwasowe, w których przekazujesz materiały archiwalne do archiwum państwowego i z tektury falistej stosowane powszechnie w archiwach zakładowych (mniej trwalsze). Jak gminę stać to może stosować bezkwasowe. Pudła generalnie chronią przed kurzem. Na pudel archiwiści stosują różne zapisy. Od sygnatur ze spisów zdawczo-odbiorczych akt do AZ, poprzez symbole komórek, symbole z jrwa z dopisanymi latami, poprzez tytuły z jrwa, albo hasłowe typu "płace", "dowody" itp.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 06, 2019,
Pudło może być wykorzystane w dwojakiej roli:
1. Jako jedyne opakowanie dokumentacji - wówczas opisujemy je tak jak teczkę
2. Jako opakowanie zewnętrzne, w którym umieszczamy opisane teczki - wówczas szczegółowość opisu pudła zależy od tego jak bardzo jednorodna jest dokumentacja w umieszczonych w nim teczkach. Opis minimum to nazwa jednostki i zakres sygnatur teczek w pudle.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 07, 2019,
Z góry bardzo dziękuje za cenne dla mnie odpowiedzi na pytania.

Chciałabym, żeby jeszcze ktoś raz na zawsze mi wytłumaczył jak postępujemy z dokumentacją, której nikt nie nadał symbolu klasyfikacyjnego z wykazy akt i zalega w szafach od lat 80 - 90-tych.

Wiem, że teraz trzeba uporządkować dokumentację, która była wytworzona w latach obowiązywania wcześniejszych wykazów akt zgodnie z nimi, według odpowiednich haseł. Ale czy nadaje ten numer na teczki i spisy? Czy tylko z tych starych wykazów akt biorę kategorię archiwalną? I co jeśli na przykład jest już wcześniej nadany numer i hasło z wykazu akt, a jest ono błędne, czy mogę to zmienić zgodnie ze starym wykazem akt, czy nowym, czy mogę zmienić kategorię archiwalną ?

Może jeszcze ktoś wie, jakie wykazy akt obowiązywały w urzędzie gminy przez rozporządzeniem z 2011 r.       
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 07, 2019,
Po kolei:
1. określ granice zespołów archiwalnych (przy tak starej dokumentacji część została wytworzona jeszcze przez Gminną Radę Narodową, część już przez Urząd Gminy)
2. W obrębie zespołu podziel dokumentacje na komórki organizacyjne
3. Dokonaj jej klasyfikacji w oparciu o JRWA właściwy dla daty powstania dokumentacji oraz kwalifikacji archiwalnej (ustalenia kategorii), przy czym jeśli w aktualnym JRWA jest wyższa wówczas nadajesz kategorię z aktualnego wykazu.
4. Wydziel dokumentacje przeterminowaną do brakowania i sporządź ewidencję brakowania
5. Pozostałą dokumentacje uporządkuj w sposób właściwy dla danej kategorii (patrz instrukcja kancelaryjna), opisz teczki i sporządź spisy z/o

Cytuj
co jeśli na przykład jest już wcześniej nadany numer i hasło z wykazu akt, a jest ono błędne, czy mogę to zmienić zgodnie ze starym wykazem akt, czy nowym, czy mogę zmienić kategorię archiwalną ?
Symbol klasyfikacyjny oraz hasło nadajesz z wykazu obowiązującego w dacie założenia teczki. Jeśli były nadane błędnie nanosisz prawidłowe w nawiasach kwadratowych (zachowując pierwotny opis). Podobnie z kategoria archiwalną, przy czym jeśli w aktualnym wykazie jest wyższa niż była w starym, nadajesz z aktualnego.

Cytuj
czy nadaje ten numer na teczki i spisy?
Tutaj są różne "szkoły". Moim zdaniem jeśli pracownicy w trakcie tworzenia dokumentacji nie nie znakowali spraw, nie stosowali symboli klasyfikacyjnych wówczas nie podajemy ich w opisie teczki. Nawet jeśli formalnie w jednostce obowiązywał w tym czasie JRWA.
Podobnie ze spisami spraw - jeśli nie zostały utworzone na bieżąco, nie odtwarzamy ich post factum.

Cytuj
jakie wykazy akt obowiązywały w urzędzie gminy przez rozporządzeniem z 2011 r.
Rozporządzenie PRM z 1999 r. (obowiązujące w latach 2000-2010)
Zarządzenie nr 40 PRM z 19.07.1990
Rzeczowy wykaz akt dla Biur Rad Narodowych z 1986 r.
Zarządzenie Nr 36 Ministra Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony  Środowiska z dnia 12 XII 1975 r.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 08, 2019,
Cytuj
czy nadaje ten numer na teczki i spisy?
Tutaj są różne "szkoły". Moim zdaniem jeśli pracownicy w trakcie tworzenia dokumentacji nie nie znakowali spraw, nie stosowali symboli klasyfikacyjnych wówczas nie podajemy ich w opisie teczki. Nawet jeśli formalnie w jednostce obowiązywał w tym czasie JRWA.
Podobnie ze spisami spraw - jeśli nie zostały utworzone na bieżąco, nie odtwarzamy ich post factum.

Czyli ten symbol klasyfikacyjny i hasło dla danej sprawy mam jakby tak "w pamięci"? Bo na teczkę nie nanoszę ? A w spisie z/o nanoszę to ? Po uporządkowaniu robię spis z/o, a potem drugi spis do brakowania
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Luty 09, 2019,
JRWA przytoczone prze ROVAN-a masz dostępne na forum.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 09, 2019,
Cytuj
Czyli ten symbol klasyfikacyjny i hasło dla danej sprawy mam jakby tak "w pamięci"?
Tak jakby :)
Siłą rzeczy musisz przyporządkować akta do klasy z JRWA aby ustalić kategorię.

Cytuj
A w spisie z/o nanoszę to ?
Nie. Jeśli symbole klasyfikacyjne nie były stosowane, nie nanosi się ich ani na teczkę, ani na spis z/o.

Cytuj
Po uporządkowaniu robię spis z/o, a potem drugi spis do brakowania
Tak. Przy czym jeśli porządkowana dokumentacji jest już przeterminowana nie ma potrzeby sporządzać dla niej spisów z/o - wystarczą spisy do brakowania (brakowanie z natury).
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 11, 2019,
Rzeczywiście są rożne szkoły. Mnie jeszcze uczyli, że symbol i hasło z wykazu akt, o których mówimy zapisuje się w nawiasach kwadratowych.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 11, 2019,
W nawiasach kwadratowych nanosi się uzupełnienia opisu teczki.
Np. gdy sprawy w teczce miały nadane znaki spraw, ale w opisie teczki pracownik komórki zapomniał nanieść znaku teczki, wówczas archiwista powinien go uzupełnić i ująć w nawias kwadratowy.
W sytuacji gdy symbole klasyfikacyjne w ogóle nie były stosowane (dokumenty nie były opatrzone znakiem spraw przez komórkę prowadzącą) wówczas nie ma czego uzupełniać.
Opis teczki ma oddawać stan rzeczywisty nie idealny, a dane na spisie z/o odpowiadać danym na teczce.

Cytuj
Rzeczywiście są rożne szkoły
Cały problem w tym, że w odniesieniu do pewnych niuansów nie ma jednolitych procedur określonych na gruncie przepisów prawa, czy chociażby wytycznych NDAP.
Poszczególne AP-y wypracowały zatem własne procedury będące często odzwierciedleniem przyzwyczajeń pracujących w nich archiwistów.
Powoduje to, że w mamy do czynienia z "różnymi szkołami", co bywa czasem irytujące ;D
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 12, 2019,
Dziękuję za wszystkie odpowiedzi :)

Jeszcze tylko jedna wątpliwość.

Co ze spisami spraw? Czy odtwarzamy je w archiwum w trakcie porządkowania dokumentacji? Czy możemy przejąć dokumentację bez spisów spraw z danej jednostki?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 12, 2019,
Tutaj znowu pojawia się problem "różnych szkół" :D.
Generalnie spisy spraw nie powinny być odtwarzane. Jeśli nie były prowadzone w trakcie procedowania spraw, to ich po prostu nie ma.
Natomiast z moich doświadczeń wynika, że niektóre archiwa państwowe wymagają aby takie brakujące spisy odtwarzać (w szczególności dla materiałów archiwalnych), co moim zdaniem jest pozbawione większego sensu. Tym bardziej, że odtwarzając treść spisu na podstawie dokumentacji nigdy nie będziemy do końca pewni, czy odtworzyliśmy go prawidłowo.
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 12, 2019,
1. A czy mogę przejąć teczki z komórek organizacyjnych bez spisu spraw ?

2. Po uporządkowaniu teczek i odtworzeniu spisu spraw (wszystko się zgadza :)), w ostatniej teczce został mi plik dokumentów, które nie należą do żadnej ze spraw. Co z nimi ? Wpisuje je na ten spis spraw czy może tworzę wykaz dokumentów zawartych w teczce ?
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Pogórzanin w Luty 13, 2019,
Ja  zwróciłbym do komórki organizacyjnej niech uporządkują. Wszystkie dokumenty bez względu na to czy tworzą sprawę czy nie powinny być zarejestrowane w odpowiedniej teczce .
Tytuł: Odp: AZ- gminy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 14, 2019,
Cytuj
Wszystkie dokumenty bez względu na to czy tworzą sprawę czy nie powinny być zarejestrowane w odpowiedniej teczce
W przypadku dokumentacji nie tworzącej akt sprawy nie prowadzi się dla niej spisu spraw, nie rejestruje ani nie nadaje znaku sprawy.

Cytuj
czy mogę przejąć teczki z komórek organizacyjnych bez spisu spraw ?
Jeśli spisy spraw nie były prowadzone na bieżąco, to moim zdaniem tak. Odtwarzanie nieistniejących spisów nie ma większego sensu.