IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Silva rerum... => Wątek zaczęty przez: Hanna Staszewska w Listopad 22, 2015,

Tytuł: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Listopad 22, 2015,
Ciekawy artykuł w Computerworld "Król Papier Wielki".
Okazuje się, że produkcja i zużycie papieru (w skali światowej oczywiście) od lat 80. XX. w. wzrosła o 50%. 

 http://www.computerworld.pl/news/403707/Krol.Papier.Wielki.html
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Listopad 22, 2015,
A mnie ciekawi, czy zużycie papieru spadło w tych instytucjach, które wprowadziły EZD.
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Listopad 22, 2015,
Tak, faktycznie, to bardzo ciekawe. NAC jest w trakcie wdrożenia EZD, zobaczymy, czy u nich spadnie.
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Listopad 22, 2015,
Redukcja zużycia papieru po wprowadzeniu EZD to mit. Nie znam danych twardych ale z obserwacji codziennej powiedziałbym, że dobrze jeżeli zużycie nie wzrosło  ;D. Zresztą tak dzieje się nie tylko w Polsce, jakieś dziesięć lat temu czytałem, że w Wielkiej Brytanii po wprowadzeniu systemów elektronicznych zużycie papieru wzrosło w tych instytucjach!
Na wzrost zużycia papieru ma przede wszystkim wpływ łatwość, taniość i dostępność drukowania i kserowania. Drugi czynnik to przyzwyczajenie większości i tym samym łatwiejsza percepcja rzeczy wydrukowanych a nie na ekranie.
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Listopad 23, 2015,
Dokładnie. Ja słyszałem podobne opinie. A co do drukowania i kserowania - jeśli kierownik czy naczelnik potrafi dokonywać ciągłych poprawek na napisanym piśmie, jeśli drukuje się pismo bez uprzedniego sprawdzania błędów, jeśli używa się drukarek i ksero w urzędach do spraw prywatnych itd. itd., to jest potem taki skutek.
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: jacek_k w Listopad 23, 2015,
Myślę, że wiele osób myli wdrożenie z wdrożeniem.

To pierwsze jest wtedy gdy mamy system gotów podołać (oczywiście posiadający wiele luk i niezgodności) wymogom instrukcji kancelaryjnej.

To drugie dopiero gdy mamy ludzi, którzy potrafią wykorzystać maksymalnie EZD:
- pisma do akceptacji w wersji elektronicznej,
- elektroniczne doręczenia między instytucjami publicznymi i obywatelami, którzy wyrażają na to zgodę,
- elektroniczne prowadzenie spraw,
- elektroniczne rozpowszechnianie informacji w podmiocie,
- brak konieczności wydrukowania żeby się zapoznać...
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: luke w Listopad 23, 2015,
Dokładnie. Ja słyszałem podobne opinie. A co do drukowania i kserowania - jeśli kierownik czy naczelnik potrafi dokonywać ciągłych poprawek na napisanym piśmie, jeśli drukuje się pismo bez uprzedniego sprawdzania błędów, jeśli używa się drukarek i ksero w urzędach do spraw prywatnych itd. itd., to jest potem taki skutek.

Robercie, to o czym w końcu piszesz?
bo szczerze to tego nie rozumiem, narzekasz na ezd, ale w sumie to dziwna praktyka, w której rzeczony kierownik czy naczelnik wprowadza ciągłe poprawki na cyt.: "napisanym piśmie", ponieważ jeśli ma wdrożony ezd to te poprawki wprowadza elektronicznie, prawda? a nie na wydrukowanym egzemplarzu, zatem podsumowując nie drukuje pisma;
Podobnie referent poprawia pismo (elektronicznie) i wystawia w ścieżce elektronicznej do ponownej akceptacji lub podpisu, zatem nie ma drukowania, chyba, że na końcowym etapie, kiedy pismo nie może wyjść np. ePUAPem i musi zostać wysłane pocztą tradycyjną, tj. papierową.

Chociaż mam wrażenie, że pomyliłeś wątki, bo kiedy drukujesz pismo? tylko w sytuacji opisanej wyżej i kiedy zostało już podpisane elektronicznie, prawda? Zatem skoro zostało podpisane elektronicznie z błędem to już inna kwestia, rzetelności referenta, akceptującego i ostatecznie podpisującego. Akurat ezd nie ma z tym nic wspólnego. W EZD masz możliwość wykonać te wszystkie czynności elektronicznie, niczego po drodze nie drukując.
A mieszanie w tym wątku jeszcze kwestii drukowania pism dot. spraw prywatnych jest zupełnie niepotrzebne.

Ma natomiast rację Paweł, pisząc, że łatwość drukowania ma największy wpływ na zużycie papieru; natomiast z mojej obserwacji wynika, że zużycie papieru przynajmniej w przepływach wewnętrznych (tj. pomiędzy komórkami organizacyjnymi instytucji) zostało bardzo ograniczone.

Byłoby rzeczą wielce pożądaną, gdyby ktoś na forum rzeczywiście napisał jak u niego w urzędzie z tym papierem po wdrożeniu ezd, np. analizując koszty zakupu papieru przed i po, ale pewnie są bardziej wyrafinowane metody :)
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: sirsilis w Listopad 23, 2015,
u mnie ezd nie ma, z uwagi na specyfike pracy sporo się drukuje, jeszczze parę lat temu drukowałem średnio 50-60 tys kopii teraz jest 10 tys więc in plus
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: sirsilis w Listopad 23, 2015,
ah zapomniałem dodać że średnio w miesiącu
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Listopad 23, 2015,
Ja podawałem przykład systemu tradycyjnego i czynności, które powodują znaczne zużycie papieru. Rozumiem, że w systemie EZD korespondencja "chodzi" wyłącznie elektronicznie. I wbrew opiniom Jacka_k doskonale też rozumiem, co to znaczy wdrożony system EZD. Natomiast słyszałem o zużyciu papieru, to co napisałem. Czy to prawda? Nie wiem. Sam jestem bardzo ciekawy, bo my też pracujemy nad własnym EZD.
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: jacek_k w Listopad 23, 2015,
Ja podawałem przykład systemu tradycyjnego i czynności, które powodują znaczne zużycie papieru. Rozumiem, że w systemie EZD korespondencja "chodzi" wyłącznie elektronicznie. I wbrew opiniom Jacka_k doskonale też rozumiem, co to znaczy wdrożony system EZD. Natomiast słyszałem o zużyciu papieru, to co napisałem. Czy to prawda? Nie wiem. Sam jestem bardzo ciekawy, bo my też pracujemy nad własnym EZD.
Wybacz, nie wczytałem się dokładnie.
W systemie tradycyjnym te wszystkie czynności też mogą odbywać się elektronicznie - przy użyciu EOD albo (siermiężnie) zwykłego maila.
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Listopad 23, 2015,
Odkąd nastąpiła era informatyzacji to jakoś dziwnie wzrosło zużycie papieru. :) Taki paradoks. Kiedyś tyle nie drukowano i nie kserowano. Pamiętam w swojej instytucji czasy gdy była jedna teczka dowodów księgowych na miesiąc. Obecnie wpłaty rejestruje się w systemie i księgowość potem to wszystko drukuje. Teczek dotyczących jednego miesiąca jest już dziesięć.
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Listopad 24, 2015,
Co z tego, że istnieje poczta e-mailowa, jeśli zgodnie z naszą instrukcją kancelaryjną i to wszystko trzeba mieć na papierze.
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: jacek_k w Listopad 24, 2015,
Co z tego, że istnieje poczta e-mailowa, jeśli zgodnie z naszą instrukcją kancelaryjną i to wszystko trzeba mieć na papierze.
Mówisz o rozporządzeniu?
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: jacek_k w Listopad 24, 2015,
Odkąd nastąpiła era informatyzacji to jakoś dziwnie wzrosło zużycie papieru. :) Taki paradoks. Kiedyś tyle nie drukowano i nie kserowano. Pamiętam w swojej instytucji czasy gdy była jedna teczka dowodów księgowych na miesiąc. Obecnie wpłaty rejestruje się w systemie i księgowość potem to wszystko drukuje. Teczek dotyczących jednego miesiąca jest już dziesięć.
Wrócę do powyższej tezy, że zależy co nazywamy informatyzacją. Same narzędzia nie wystarczą, trzeba uświadamiać ludzi. Jak ktoś myśli, że dostosuje system, zrobi krótkie szkolenie, zamieści instrukcję kancelaryjną z komentarzem w sieci wewnętrznej i to wszystko...
Na co dzień obserwuje różne systemy EZD i niektóre to nic innego jak ładna ramka.
Sam prowadzę swoje sprawy wyłącznie w EZD i naprawdę nie potrzebuję do tego papieru, ewentualnie pojedyncze wydruki i obserwuje, że realnie spadło zużycie papieru.
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Listopad 24, 2015,
Przede wszystkim system EZD to nie wszystko  :). Owszem, dziś jest dla nas wyzwaniem (nie)powszechność stosowania tego systemu, przyzwyczajenia pracowników etc. - ale te trudności przeminą (tak zakładam), a my wciąż nie będziemy czuli że idziemy naprzód. Bo nie będziemy wiedzieć że ważne są też inne rzeczy - żeby zamiast ton papieru przesyłać elektroniczną dokumentację projektową, elektroniczne faktury, zaświadczenia itd. To się już w dużej mierze dzieje ale też sporo jest wciąż do zmienienia.
I jeszcze jedna rzecz - ja mówię zawsze ze nowoczesna i elektroniczna administracja to nie taka która pozwala obywatelowi kontaktować się z urzędem drogą elektroniczną, tylko taka, w której obywatel w ogóle nie będzie musiał (poza wyjątkowymi sytuacjami) się z tą administracją kontaktować.

Co do ilości papieru - tu są dwie rzeczy: papier zużywany (tworzony) i papier wpływający. Papier wpływający jest archiwizowany tak czy inaczej, papier zużywany niekoniecznie  (robocze wydruki itp.). Być może zasługą EZD będzie w krótkiej perspektywie "tylko" spowolnienie wzrostu zużycia papieru (u nas w ciągu dekady przed EZD ilość archiwizowanego papieru w zasadzie się potroiła), a być może działa tu jakiś psychologiczny paradoks. Myślę że przyjdzie czas i na to - wewnętrzne audyty, polityki drukowania i rozliczania zużycia papieru.  Czasem trzeba drukować - przykład z archiwalnego podwórka: wniosek o odszukanie akt wpłynął jako elektroniczny ale archiwista musi mieć wydruk żeby iść do magazynów archiwalnych ...
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: jacek_k w Listopad 24, 2015,
Przede wszystkim system EZD to nie wszystko  :). Owszem, dziś jest dla nas wyzwaniem (nie)powszechność stosowania tego systemu, przyzwyczajenia pracowników etc. - ale te trudności przeminą (tak zakładam), a my wciąż nie będziemy czuli że idziemy naprzód. Bo nie będziemy wiedzieć że ważne są też inne rzeczy - żeby zamiast ton papieru przesyłać elektroniczną dokumentację projektową, elektroniczne faktury, zaświadczenia itd. To się już w dużej mierze dzieje ale też sporo jest wciąż do zmienienia.
I jeszcze jedna rzecz - ja mówię zawsze ze nowoczesna i elektroniczna administracja to nie taka która pozwala obywatelowi kontaktować się z urzędem drogą elektroniczną, tylko taka, w której obywatel w ogóle nie będzie musiał (poza wyjątkowymi sytuacjami) się z tą administracją kontaktować.

Co do ilości papieru - tu są dwie rzeczy: papier zużywany (tworzony) i papier wpływający. Papier wpływający jest archiwizowany tak czy inaczej, papier zużywany niekoniecznie  (robocze wydruki itp.). Być może zasługą EZD będzie w krótkiej perspektywie "tylko" spowolnienie wzrostu zużycia papieru (u nas w ciągu dekady przed EZD ilość archiwizowanego papieru w zasadzie się potroiła), a być może działa tu jakiś psychologiczny paradoks. Myślę że przyjdzie czas i na to - wewnętrzne audyty, polityki drukowania i rozliczania zużycia papieru.  Czasem trzeba drukować - przykład z archiwalnego podwórka: wniosek o odszukanie akt wpłynął jako elektroniczny ale archiwista musi mieć wydruk żeby iść do magazynów archiwalnych ...
Zgodzę się i się nie zgodzę. Archiwista musi mieć cały wniosek?
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Listopad 24, 2015,
Praktyka prowadzenia kwerend archiwalnych podpowiada że cały. Alternatywą jest wypisywanie informacji na jakimś świstku, ale to się mija z celem - i tak zużywa się jakiś kawałek papieru, dodatkowo przepisujący może zniekształcić opis przedmiotu kwerendy. Wydruk jest najprostszy i najbardziej racjonalny. To tylko przykład sytuacji kiedy tworzony jest wydruk dokumentu elektronicznego, a nie coś z czym można się zgadzać albo nie.
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: jacek_k w Listopad 25, 2015,
Praktyka prowadzenia kwerend archiwalnych podpowiada że cały. Alternatywą jest wypisywanie informacji na jakimś świstku, ale to się mija z celem - i tak zużywa się jakiś kawałek papieru, dodatkowo przepisujący może zniekształcić opis przedmiotu kwerendy. Wydruk jest najprostszy i najbardziej racjonalny. To tylko przykład sytuacji kiedy tworzony jest wydruk dokumentu elektronicznego, a nie coś z czym można się zgadzać albo nie.
Niemniej jednak wydaje mi się, że to nie archiwa przyczyniają się do zwiększania zużycia papieru. Mając wgląd do systemu nadzoru drukowania wydaje mi się, że najwięcej drukują osoby, które nie mają świadomości, że pewne operacje można wykonać na komputerze równie wygodnie co na papierze.
Wracając do tych kwerend obserwuję jak upowszechniają się tablety, a ich cena się powoli kwot dwucyfrowych, więc będę polemizował :)
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Listopad 25, 2015,
Na wzrost zużycia papieru ma przede wszystkim wpływ łatwość, taniość i dostępność drukowania i kserowania.
Abstrahując od EZD to jest moim zdaniem kluczowa przyczyna: jeśli prawie każdy ma na biurku drukarkę, a ksero też jest łatwo dostępne, to skutki są jakie są. Gdyby ktoś to policzył i pilnował zużycia papieru, można by to ograniczyć, przede wszystkim ze względów ekologicznych.

PS. Widziałam urzędy i instytucje, w których drukarka stoi na korytarzu i urzędnicy muszą chodzić po wydruki, ta pewnie zużycie papieru jest mniejsze.
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: jacek_k w Listopad 25, 2015,
Na wzrost zużycia papieru ma przede wszystkim wpływ łatwość, taniość i dostępność drukowania i kserowania.
Abstrahując od EZD to jest moim zdaniem kluczowa przyczyna: jeśli prawie każdy ma na biurku drukarkę, a ksero też jest łatwo dostępne, to skutki są jakie są. Gdyby ktoś to policzył i pilnował zużycia papieru, można by to ograniczyć, przede wszystkim ze względów ekologicznych.

PS. Widziałam urzędy i instytucje, w których drukarka stoi na korytarzu i urzędnicy muszą chodzić po wydruki, ta pewnie zużycie papieru jest mniejsze.
Drukarka na korytarzu to chyba dobry środek. Ale chyba też poczekać na emerytury tej części kierownictwa, która nie brudzi sobie rąk elektroniką (przez niechęć lub/i nieznajomość)
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: Michał Serdyński w Listopad 25, 2015,
ja byłbym za tym, aby drukarka była jedna, ew. dwie. Jeden stosik papieru i każy miałby swój login do drukarki. Zawsze można byłoby zobaczyć co, kto drukował, w jakiej ilości i czy jest to związane z jego pracą.
Tytuł: Odp: Czy zużywamy mniej papieru?
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Listopad 25, 2015,
Pod warunkiem, że ktoś to kontroluje. Bo u nas w zamkniętej strefie (ja tam nie pracuję) stoi drukarka na korytarzu, a i tak nikt nie sprawdza, kto, ile i co drukuje.