IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: ewelina_907 w Kwiecień 17, 2023,

Tytuł: Kategoria A--> płyty
Wiadomość wysłana przez: ewelina_907 w Kwiecień 17, 2023,

Witajcie
Powiedzcie mi jak przechowywać płyty w dokumentacji kategorii A? Koleżanka ma do oddania dokumentację kategorii a pod tytułem Uchwały Zarzadu. Okazało się że część Uchwał jest w wersji papierowej a część na płycie. Czy normalnie włożyć płytkę w kopercie do teczki z dokumentacją? Czy numerujemy lub podpisujemy tą koperte z plyta?

Tytuł: Odp: Kategoria A--> płyty
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Kwiecień 17, 2023,

Przede wszystkim co do zasady informatyczne nośniki danych należy przechowywać odrębnie od dokumentacji papierowej - np. na wydzielonym w tym celu regale.
Po drugie nośniki danych przyjmujemy na stan archiwum odrębnym spisem z/o dla informatycznych nośników danych.

Co do opakowań jednostkowych - osobiście stosuję koperty formatu B5, opisane nazwą jednostki i komórki, znakiem sprawy (a dla dokumentacji nietworzącej akt sprawy - symbolem klasyfikacyjnym hasłem z JRWA i szczegółowym tytułem) , datami skrajnymi no i oczywiście sygnatura archiwalną.
Opakowania jednostkowe proponuję umieszczać dla większego bezpieczeństwa w opakowaniach zbiorczych opisywanych skrajnymi sygnaturami nośników.

Pamiętajmy taż aby regularnie (co najmniej raz na 5 lat) wykonywać kopie bezpieczeństwa nośników.

Wszystkie te kwestie powinny regulować normatywy kancelaryjno-archiwalne jednostki - w Twoim przypadku jest to opisane w IA z 2011 r. (par. 12, par. 19)