IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Metodyka Archiwalna => Wątek zaczęty przez: Scriniarii w Kwiecień 23, 2022,
-
W moim urzędzie, czynności kancelaryjne są przeprowadzane w systemie tradycyjnym. Prawo budowlane dopuszcza składanie wniosków o pozwolenie na budowę w wersji elektronicznej (art. 33 ust. 2 pkt 1b). Wydział Architektury i Budownictwa nie chce słyszeć o włączeniu przez Starostę klasy JRWA 6740 do katalogu klas z wykazu akt, stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw. Ponad 90% wniosków o pozwolenie na budowę, jest składanych w postaci papierowej. "Przerzucenie" całej klasy 6740 na EZD, wiązałoby się z bardzo pracochłonnym skanowaniem projektów architektoniczno-budowlanych (różne formaty rysunków, duża ilość stron).
W założeniu, wersja elektroniczna ma za zadanie oszczędność czasu i papieru, łatwiejsze wyszukiwanie itp. Drukowanie całości mija się z celem.
Z kolei - podział w obrębie jednej klasy na system tradycyjny oraz EZD, wydaje mi się niedopuszczalny. Jak wybrnąć z tego problemu?
-
Dzień dobry,
jeśli urząd pracuje w systemie tradycyjnym z e-systemem pomocnicznym, to każdy wydział (każda komórka aktotwórcza) powinna mieć określone wyjątki. W większości urzędów powstaje MIESZANKA. Ale, takim wyjątkiem jest niewątpliwie ustalenie, że dokumentacja projektowa ARB procedowana jest i chroniona w wersji tradycyjnej. Archiwistę interesuje to, czy w teczce aktowej jest całość dokumentacji sprawy. Zaczynasz w papierze, to i kończysz w papierze. A poza tym, pamiętajmy, że świat zewnętrzny pracuje "w papierze" i archiwum państwowe pracuje w systemie tradycyjnym! Nikt do dnia dzisiejszego nie wymyślił, jak archiwum państwowe ma przeprowadzać ekspertyzę materiału elektronicznego! A to tylko czubek góry lodowej. Krótko: w teczce sprawy ARB ma być merytoryczna całość. I żadnego dzielenia! Sądzę, że poza archiwum zakładowym i tak pozostaje jakiś procent e-korespondencji w sprawach. Samo życie. Pozdrawiam
-
Moim zdaniem nośnik z projektem w wersji elektronicznej powinien ostatecznie trafić do składu informatycznych nośników danych. Taki skład można utworzyć w jednostce gdzie w sprawach dokumentowanych "papierowo" pojawia się dokument elektroniczny, a jego wydrukowanie nie jest możliwe, lub zasadne. Zobacz paragraf 23 instrukcji kancelaryjnej