Dawidzie - bardzo dziękujemy! Za prelekcję - "Czy automatyzacja procesów archiwalnych ma sens" - uczestnikom spotkania ze wielce ciekawą dyskusję! Do zobaczenia na kolejny spotkaniu 
Ostatnie wiadomości
Witam,Ja zaczynam każdy rok od numeru 1
W jaki sposób numerujecie protokoły wycofania akt z archiwum?
Czy jest to numeracja ciągła (jak w przypadku spisów z-o), czy nowy rok - nowy numer od 1. ?
Jest to wszystko prawdą. Wiem, że to są w zasadzie obowiązki pracownika komórki org., jednak Ci pracownicy oczywiście już dawno nie pracują, a problem jest dość spory. Przez 18 lat praktycznie archiwista nic nie robił, oprócz bałaganu.. nie wspominając, że wypożyczał akta komórkom wewnętrznym rozszywając teczki kat. A i "wyciągając" tylko konkretną sprawę. Mam cały stos spraw, które nie wiadomo z jakich teczek zostały powyciągane. A jak już uda mi się je namierzyć (często brakuje sygnatur - archiwista nie nadawał ich na teczkach), to okazuje się, że w środku są właśnie elementy metalowe, brakuje spisów spraw, są koszulki. W zasadzie teczki kat. A nie różnią się od teczek kat. B.. Jestem nieco załamana, bo żeby było śmieszniej dawny archiwista jest teraz dyrektorem i nie bardzo mam komu to zgłosić. Stąd moje pytanie.
) - napisz bezosobowy raport o stanie archiwum, napisz jak jest a jak powinno być, może nawet z konkluzją, że stan urąga przepisom i przedstaw dyrektorowi, niby nie wiedząc, że to on do tego doprowadził... 
Widzę, że archiwa instytucji kultury wcale nie są w takim złym stanie, na tle innych. U mnie jest tylko kupa dokumentacji nigdy nie przyjętej, nie posegregowanej i nie przygotowanej do zdania. Takich kwiatków, jak u Ciebie, to nie ma Hmm, chodziło mi o to, że są prace, które możesz spokojnie przeprowadzać bez pytania kogokolwiek (typu wymiana zniszczonych teczek, usuwanie metalowych elementów, koszulek foliowych i inne tego typu czysto mechaniczne czynności). A nadawanie dokumentacji układu wymaganego przepisami już tak nie bardzo, bo to nie jest obowiązek archiwisty, tylko pracownika komórki, który tą dokumentację przekazywał. Ale jeżeli kierownik Twojej jednostki lub "kontrol" z Archiwum Państwowego się czepią, to będziesz pewnie zmuszona taki układ nadać.
Edit: w sumie, usuwanie metalowych elementów to też obowiązek pracownika komórki, a nie archiwisty. Tylko, że obecność spinaczy, folijek, koszulek, bardziej rzuca się w oczy, niż to, czy układ jest aby na pewno całkiem chronologiczny. I jeszcze - dokumenty nieułożone chronologicznie nie będą rdzewieć, brudzić się itd., jak te, z których spinaczy czy zszywek nie usunięto. Dlatego pilnowałbym przede wszystkim usunięcia zszywek, spinaczy, a w drugiej kolejności, czy układ jest chronologiczny. Taki układ powinien, oczywiście, być nadany, i nie pracowałbym nad nim tylko w jakichś przypadkach typu że teczek jest 3000 do uporządkowania, albo że jest mnóstwo innej pilnej roboty "na już". Wszystko zależy od Twojej obecnej sytuacji, od szefa, od wymagań Archiwum Państwowego... O ten układ chronologiczny bym się zapytał np. kierownika, czy życzy sobie, żebyś posprzątała po poprzednikach, czy lepiej, żebyś czas i siły poświęciła na pilniejszą robotę.
Edit 2: bo potem może się okazać, że jednak lepiej to uporządkować, i faktycznie będziesz 2 razy robić
Hmm, wrócę do pierwszego pytania Pani Ilony - czy musi koniecznie konsultować z AP porządkowanie dokumentacji (jeśli dobrze zrozumiałem - już przyjętej i będącej w ewidencji archiwum)? Jeżeli to porządkowanie ogranicza się tylko do usunięcia części metalowych, koszulek itp. oraz wymiany teczek, to moim zdaniem nie. Jeżeli ma tu wchodzić jeszcze porządkowanie kolejności (o czym mówił Barsa), to też moim zdaniem nie, natomiast zastanowiłbym się, czy trzeba to robić. Po pierwsze - to obowiązek pracownika komórki, jeśli tego nie zrobił, to archiwista nie musi, zwłaszcza, kiedy teczka jest zamknięta, przyjęta, spis z-o podpisany (jeszcze nie przez Ilonę R., więc można zrzucić na poprzedników i nawet się trochę pooburzać
