IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: Filip Kwiatek w Kwiecień 27, 2015,
-
Poszukuję instytucji państwowych, najchętniej z obszaru kultury, które mają wdrożone EZD. Chodzi o wymianę doświadczeń, informacji, nieco bardziej szczegółową niż można to uzyskać poprzez kontakt na forum. Może ktoś pracuje w takowej lub słyszał?
-
No właśnie, to byłoby ciekawe.
W żadnym archiwum na razie EZD nie wdrożono, a chętnie na własnej skórze przekonałabym się, jak to w praktyce wygląda. Mam nadzieję, że coś się w tej materii ruszy.
-
A ja słyszałem wiele pochwał nt. EZD od...1 z pracowników pewnego archiwum.
-
Ooo, faktycznie, właśnie się dowiedziałam, że EZD jest wdrożone w AP Lublin, AP Szczecin i chyba Olsztyn.
Jeśli tempo wdrożeń będzie takie jak teraz, to widzę raczej czarno :(
-
A czym się różni EZD w archiwum od EZD w standardowym urzędzie? I tu funkcjonują akta spraw, i tu. A przecież ewidencji archiwalnej i pomocy archiwalnych typu inwentarze nie prowadzi się w formie elektronicznej, tylko papierowej.
-
Nie jestem pewien czy w tym wypadku warto stawiać archiwa państwowe w jednym rzędzie z innymi instytucjami kultury i czy tych archiwów doświadczenia będą pomocne dla Filipa, tu chodzi zarówno o rodzaj dokumentacji która może być gromadzona przy pomocy EZD jak i zaawansowanie wdrożeń niestety.
Tak na marginesie - archiwa państwowe korzystają z EZD PUW, strona tego projektu wskazuje że póki co są to jedynie wdrożenia systemu wspierającego system tradycyjny. Czyli w praktyce oznacza to pewnie wykorzystywanie go jako rejestru przesyłek. A pierwsze takie wdrożenia to bynajmniej nie jest świeża sprawa i widać tu już kilka problemów. Po pierwsze - dla samych apów problem czysto praktyczny - odsuwanie w czasie pełnego wdrożenia tak naprawdę może je uniemożliwić w realnej perspektywie. Po drugie trudno powiedzieć czy apy odniosą korzyść z wdrożenia na jaką liczą "zwykłe" urzędy - uproszczenie prowadzenia dokumentacji, oszczędności, łatwość wymiany informacji itd. Tu problemem jest także ograniczona ilość rodzajów spraw i dokumentacji jaka może być przez nie prowadzona w EZD - do tego co jest solą zadań archiwów lepsze byłyby systemy dedykowane (takie jak ZoSIA). Po trzecie - "Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją" jest dla części archiwistów niestety wciąż bardziej magicznym hasłem i pustym synonimem nowoczesności archiwów (podobnie jak "records management") niż realnym bytem służącym do konkretnych celów. I mimo że EZD nie jest najważniejszym (z perspektywy archiwów) z elementów służących powstawaniu, gromadzeniu i przechowywaniu dokumentów elektronicznych (z czego chyba archiwiści też nie do końca zdają sobie sprawę), to nie da się by realizowały skuteczny nadzór nad innymi podmiotami czy służyły im pomocą we właściwym gromadzeniu dokumentacji, jeśli same nie będą dysponowały podobnym narzędziem i doświadczeniem w tworzeniu dokumentów elektronicznych. Z tym także wiąże się konieczność uświadomienia sobie przez archiwistów że EZD nie jest niczym więcej niż przełożeniem na postępowanie z dokumentem elektronicznym zasad stosowania jrwa i obiegu dokumentów typowego dla współczesnej kancelarii.
-
Witam serdecznie.
Czy zna ktoś Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej (lub GOP, CPR itp.) z wdrożonym systemem EZD?
-
MIEJSKI OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ w Częstochowie używa e-doka, ale nie wiem czy chodzi o nazwę własną systemu czy raczej określenia systemu zarządzania dok. elektronicznymi
- wg sprawozdania dostępnego tutaj:
http://www.mops.czestochowa.um.gov.pl/wp-content/uploads/SPRAWOZDANIE-Z-DZIA%C5%81ALNO%C5%9ACI-MIEJSKIEGO-O%C5%9ARODKA-POMOCY-SPO%C5%81ECZNEJ-W-CZ%C4%98STOCHOWIE-ZA-ROK-2013.pdf
-
Wdrożony system EZD ma GUS, a właściwie cała statystyka publiczna. Naprawdę polecam.
-
Czy archiwa państwowe wiedzą które z jednostek podległych mają wdrożony system wspierania EOD czy EZD jako wspomagający lub podstawowy i jakie narzędzia są w użyciu, czy system jest EOD czy spełnia wymogi systemu klasy EZD (bo często jest to mylone)?
-
Teoretycznie powinny to wiedzieć. Jeśli jednostka wdraża system EZD (nawet jako pomocniczy) powinna odpowiednio zmodyfikować swoją instrukcję kancelaryjną, którą przecież AP zatwierdza.
W przypadku stosowania systemu EOD zmiany w IK wprawdzie nie są wymagane, ale podczas kontroli pracownicy AP powinni ustalić, czy i jaki system EOD jest stosowany w kontrolowanej jednostce.
-
Najczęściej przycwdrozeniu EZD jest brana wzorcowa instrukcja kancelaryjna z 2011 r. Robi się kopiuj, wklej wyślij do zatwierdzenia do AP i tak to wygląda w praktyce.
-
Chciałbym się zapytać czy ktoś może czytał książkę "Archiwizacja dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych" wydawnictwa PRESSCOM? W spisie treści widzę, że jest sporo o EZD. Zastanawiam się czy warto zainteresować się tą pozycją?
-
Mam tę książkę, moim zdaniem jest bardzo ogólnikowo opisany system EZD. Mam wydanie z 2016 roku.
-
Mam tę książkę, moim zdaniem jest bardzo ogólnikowo opisany system EZD. Mam wydanie z 2016 roku.
Nie mogę znaleźć wydania z 2016. W księgarniach jest tylko to z 2015. Można namiary?
-
Znalazłem na tej stronie: https://www.ksiegarnia-ekonomiczna.com.pl/modules.php?name=Sklep&plik=lista&nazwa=opis&nr_katal=9788364512780&spisTR=1&store_id=2
Możliwe, że to tylko pomyłka i nie ma dwóch wydań? Wydaje mi się dziwne, że bezpośredni wydawca ma na swojej stronie tylko wersję z 2015 i tylko w nielicznych miejscach jest z 2016
-
Jak najbardziej istnieje wydanie z 2016 r. Co więcej w istotny sposób różni się treściowo od wydania z 2015 r. (nowelizacja ustawy i rozporządzenia MKiDN). Zostało to również podkreślone poprzez odpowiedni podtytuł:
"Archiwizacja dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych : (po nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)"
Nie wiem, czy wydanie to jest jeszcze w sprzedaży, ale na pewno jest dostępne w większości bibliotek uczelnianych.
-
W linku, który podałem chyba można kupić. Po złożeniu zamówienia nie było informacji by nie było pozycji dostępnej.
-
Dziękuję :)
Znalazłem na tej stronie: https://www.ksiegarnia-ekonomiczna.com.pl/modules.php?name=Sklep&plik=lista&nazwa=opis&nr_katal=9788364512780&spisTR=1&store_id=2
Możliwe, że to tylko pomyłka i nie ma dwóch wydań? Wydaje mi się dziwne, że bezpośredni wydawca ma na swojej stronie tylko wersję z 2015 i tylko w nielicznych miejscach jest z 2016
Może zmylić fakt, że księgarnie, przy wydaniu z 2015 roku, podają informację, iż jest to już zaktualizowana pozycja.
-
Nie jestem pewien czy w tym wypadku warto stawiać archiwa państwowe w jednym rzędzie z innymi instytucjami kultury i czy tych archiwów doświadczenia będą pomocne dla Filipa, tu chodzi zarówno o rodzaj dokumentacji która może być gromadzona przy pomocy EZD jak i zaawansowanie wdrożeń niestety.
Tak na marginesie - archiwa państwowe korzystają z EZD PUW, strona tego projektu wskazuje że póki co są to jedynie wdrożenia systemu wspierającego system tradycyjny. Czyli w praktyce oznacza to pewnie wykorzystywanie go jako rejestru przesyłek. A pierwsze takie wdrożenia to bynajmniej nie jest świeża sprawa i widać tu już kilka problemów. Po pierwsze - dla samych apów problem czysto praktyczny - odsuwanie w czasie pełnego wdrożenia tak naprawdę może je uniemożliwić w realnej perspektywie. Po drugie trudno powiedzieć czy apy odniosą korzyść z wdrożenia na jaką liczą "zwykłe" urzędy - uproszczenie prowadzenia dokumentacji, oszczędności, łatwość wymiany informacji itd. Tu problemem jest także ograniczona ilość rodzajów spraw i dokumentacji jaka może być przez nie prowadzona w EZD - do tego co jest solą zadań archiwów lepsze byłyby systemy dedykowane (takie jak ZoSIA). Po trzecie - "Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją" jest dla części archiwistów niestety wciąż bardziej magicznym hasłem i pustym synonimem nowoczesności archiwów (podobnie jak "records management") niż realnym bytem służącym do konkretnych celów. I mimo że EZD nie jest najważniejszym (z perspektywy archiwów) z elementów służących powstawaniu, gromadzeniu i przechowywaniu dokumentów elektronicznych (z czego chyba archiwiści też nie do końca zdają sobie sprawę), to nie da się by realizowały skuteczny nadzór nad innymi podmiotami czy służyły im pomocą we właściwym gromadzeniu dokumentacji, jeśli same nie będą dysponowały podobnym narzędziem i doświadczeniem w tworzeniu dokumentów elektronicznych. Z tym także wiąże się konieczność uświadomienia sobie przez archiwistów że EZD nie jest niczym więcej niż przełożeniem na postępowanie z dokumentem elektronicznym zasad stosowania jrwa i obiegu dokumentów typowego dla współczesnej kancelarii.
Tak się zastanawiam czy którekolwiek archiwum państwowe wdrozylo system EZD jako podstawowy i które klasy z JRWA uznano za możliwe do załatwiania i dokumentowania w postaci elektronicznej?
-
Nie ma się co zastanawiać, najlepiej sprawdzić (przynajmniej jeśli chodzi o archiwa państwowe z wdrożonym EZD jako systemem podstawowym, daty poniżej to daty zawarcia porozumienia z PUW):
Archiwum Państwowe w Olsztynie 24.08.2012 Wdrożono jako system podstawowy
Archiwum Państwowe w Lublinie 11.10.2013 Wdrożono jako system podstawowy
Archiwum Państwowe w Kielcach 04.09.2014 Wdrożono jako system podstawowy
Archiwum Państwowe w Radomiu 29.06.2016 Wdrożono jako system podstawowy
Archiwum Państwowe w Przemyślu 07.07.2016 Wdrożono jako system podstawowy
http://ezd.gov.pl/www/ezd/partnerzy
-
Na dzień dzisiejszy już więcej.
-
Mam dylemat - został u nas wdrożony EZD jako podstawowy system kancelaryjny. Na etapie wdrożenia EZD jednostki podrzędne mogły wybrać sposób prowadzenia spraw JRWA - tradycyjny/elektroniczny. Po wybraniu elektronicznego sposobu prowadzenia spraw i przepraktykowaniu okazało się że sposób elektroniczny zajmuje zbyt dużo czasu. Zmiany z systemu tradycyjnego na elektroniczny są naturalnym następstwem, a czy na odwrót również?
-
Nie wiem czy podlegają Państwo pod Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011, ale jeśli tak, to Instrukcja Kancelaryjna (Rozdział 1: par. 1.4 ) wyraźnie mówi, że po wskazaniu EZD jako podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych, niedopuszczalne jest ponownie wskazanie systemu tradycyjnego.
-
Czy ktoś próbował archiwizować sprawy prowadzone w EZD?
-
8)
Czy ktoś próbował archiwizować sprawy prowadzone w EZD?
Jeśli chodzi o przejmowanie w systemie na stan AZ to tak. Natomiast jeśli chodzi o przekazywanie do AP to do czasu stworzenia systemu ADE na razie nie ma takiej możliwości.
-
i jak sam proces przekazania do AZ z EZD ? skomplikowana to sprawa? przysporzyła Ci kłopotów?
-
Sam proces techniczny przekazania zwykle nie jest skomplikowany a jedynie może być czasochłonny. Dużo może zależeć od programu do EZD. Jednak niezależnie od narzędzia do EZD, moim zdaniem, najważniejsze to uświadomić sobie jak powstaje dokumentacja elektroniczna i związane z nią metadane i jakie wynikają stąd różnice między archiwizacją papierową i elektroniczną. Kilka słów napisałem tutaj: http://o-archiwum.pl/archiwizacja-w-systemie-ezd/