IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: krzysiekp w Grudzień 09, 2015,

Tytuł: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: krzysiekp w Grudzień 09, 2015,
Witam
nowelizacja UNZA spowoduje konieczność w jednostce gdzie pracuje konieczność wprowadzenia systemu dziesiętnego klasyfikowania w miejsce systemu  opartego na klasyfikacji dwustopniowej. Proszę o wyjaśnienie być może banalnych zagadnień ale dla mnie nie do końca zrozumiałych:
1. Dlaczego używa się w końcowych klasach haseł (wraz z kategorią archiwalną np. B5) dla których w uwagach znajduję zapis, że dokumenty przechowuje się np w TAP (TAP posiadają przyporządkowaną kategorię BE50)?
2. Czy klasy końcowe mogą mieć taki sam tytuł a wyróżnikiem dla nich jest inny symbol klasyfikacyjny np. rejestry
3. Używam systemu wspomagającego pracę archiwum gdzie dla danego hasła przyporządkowana jest jedna kategoria archiwalna. Czy wprowadzenie JRWA w systemie dziesiętnym wymusi modyfikację takiego rozwiązania?
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Grudzień 09, 2015,
1. Dlaczego używa się w końcowych klasach haseł (wraz z kategorią archiwalną np. B5) dla których w uwagach znajduję zapis, że dokumenty przechowuje się np w TAP (TAP posiadają przyporządkowaną kategorię BE50)?
Instrukcje kancelaryjne zwykle dopuszczają zakładanie teczek zbiorczych w których gromadzi się akta spraw rejestrowanych w różnych teczkach. Powszechnym przykładem są akta osobowe, często też spotyka się je w nadzorze.
2. Czy klasy końcowe mogą mieć taki sam tytuł a wyróżnikiem dla nich jest inny symbol klasyfikacyjny np. rejestry
Każde hasło trzeba używać patrząc w jakiej wyższej klasie się zawiera. Ten kontekst różnicuje hasła formalnie identyczne. Moim zdaniem tak czy inaczej jest to błąd. Przy rozpowszechnieniu elektroniki,  pracownik poszukując hasła w wykazie w wersji elektronicznej może mieć przy identycznych hasłach problem. Dlatego powinno się unikać tworzenia haseł identycznych.
3. Używam systemu wspomagającego pracę archiwum gdzie dla danego hasła przyporządkowana jest jedna kategoria archiwalna. Czy wprowadzenie JRWA w systemie dziesiętnym wymusi modyfikację takiego rozwiązania?
Nie spotkałem aktualnie wykazu w którym przy wszystkich klasach byłoby po jednej kategorii. Poza tym dokumentacja w komórce wspomagającej może mieć jeszcze kat. Bc. Więc pewnie modyfikacja programu będzie niezbędna.
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: krzysiekp w Grudzień 10, 2015,
Dziękuję Paweł za odpowiedzi. Proszę wyjaśnij mi co oznaczają hasła spotykane w prawie wszystkich JRWA:
Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio - uznawane za materiały archiwalne
Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości - dok. niearchiwalna np. B5
Ponadto wnioski w takich JRWA znajdują się także w innych symbolach klasyfikacyjnych.
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Grudzień 11, 2015,
Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio - czyli upraszczając skargi na członków organizacji pracowników, dyrektorów, rozpatrywane są w danej jednostce
Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości - jeżeli np. skarga została skierowana do jednostki, która nie może rozpoznać skargi lub wniosku bo np. nie ma kompetencji merytorycznych, lub nie nadzoruje danej jednostki. Przekazuje się wtedy skargę poza jednostkę do właściwego organu.
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: krzysiekp w Grudzień 11, 2015,
Czy w pierwszym podanym przez Ciebie przykładzie  wszystkie wnioski są klasyfikowane w tym symbolu. W uczelni  podobnie jak przypuszczam w wielu innych instytucjach wnioski mogą dotyczyć różnych spraw (nagrody, awanse ale też wniosek o uruchomienie środków finansowych na zakup sprzętu). Czy te hasło dotyczy wniosków personalnych i to nie wszystkich ?
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: archiwonka w Luty 24, 2017,
Witam!
Czy udostępniając dokumentację medyczną mogę sprawy podciągać pod hasło 0133 Udostępnianie informacji kat B10,które  znajduje się poniżej hasła 013 ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych?
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Asmund w Marzec 22, 2017,
Podczepię się do tego tematu, co by zakładać nowego i nie dublować.
Ja tylko bardziej ogólnie i nieco szerzej.

Jestem w trakcie pracy nad normatywami kancelaryjno-archiwalnymi w instytucji, której dokumentacja zalicza się do ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego. Ponieważ w tym przypadku istnieje wymóg ewidencjonowania, zabezpieczenia i przechowywania materiałów archiwalnych, konieczne jest wprowadzenie do użycia JRWA, a więc de facto przejście z systemu dziennikowego na mieszany: rejestracja pism w sekretariacie (dziennik korespondencyjny) i rejestracja spraw na spisach spraw przez referentów w komórkach, zgodnie z wykazem akt. Dzięki temu będzie panował porządek w biurze i w archiwum.

Nie piszcie mi, że mieszany nie ma sensu, bo ma - wiadomo, siła inercji i długoletnich przyzwyczajeń ;) Być może w przyszłości będzie można przejść na całkowicie bezdziennikowy, ale na razie to co jest planowane i tak jest wystarczająco radykalną zmianą.

Etapy wdrożenia, które przeszedłem, i które planuję:
1) konsultacja z kierownikami komórek organizacyjnych, tzn. jaka dokumentacja tam występuje,
2) ułożenie odpowiedniego wykazu,
3) konsultacja z właściwym AP i uzyskanie pozytywnego zaopiniowania,
4) wdrożenie:
a) przeszkolenie pracowników,
b) sporządzenie wyciągów z wykazu akt dla referentów i pełnych wykazów dla kierowników,
c) pomoc merytoryczna przy kwalifikowaniu i archiwizowaniu zaległej dokumentacji,
5) poprawki do wykazu, które wyjdą w praktyce.

Póki co po raz drugi podchodzę do punktu nr 3.

Największy problem wiąże się z dokumentacją w postaci elektronicznej. Ktoś wie, z czym to się je?

Zdaję sobie sprawę, że trzeba ją kwalifikować zgodnie z JRWA, ale w praktyce nie jest to możliwe. Dla tych zbiorów funkcjonuje odrębny, dedykowany system baz danych i backupu, którym zajmują się specjaliści wg osobnych procedur. Ani się na tym nie znam, ani nie chcę ingerować w nie swoje obowiązki. Pomimo to pliki powinny być zakwalifikowane do odpowiednich kategorii i AP wymaga ode mnie odpowiednich zapisów w IA, gdyż samo odniesienie do instrukcji pracy informatyków ich nie zadowala - właśnie z powodu braku podziału tego wszystkiego na kategorie archiwalne.
Muszę się zorientować w strukturze zbiorów i zobaczyć, czy nie da się ich jakoś podzielić na kategorie archiwalne, tzn. wydzielić przynajmniej kategorię A. Zastanawiam się, czy nie wpisać tego wszystkiego zbiorczo do wykazu pod jednym hasłem i kategorią i nie archiwizować u siebie rocznikami. Problemem jest oczywiście objętość danych i sens czegoś takiego.

Czy ktoś z Was zmagał się może z podobnym zagadnieniem?
Będę wdzięczny za wszelkie merytoryczne uwagi bardziej doświadczonych archiwistów.

Pozdrawiam!
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: PatMaj w Marzec 23, 2017,
Też jestem na etapie sporządzania normatywów kancelaryjno-archiwalnych. Ktoś mi podpowie jak sprawnie zakończyć system dziennikowy i wprowadzić bezdziennikowy? Sprawy rozpoczęte wcześniej, a kontynuowane w następnym roku powinny mieć ten sam numer. W takim wypadku jak rejestrować skoro wcześniej był system a'la dziennikowy (tj. pisma w większości wydziałów rejestrowane w dzienniku, ale jednak część (choć nie wszystkie) układane tematycznie - załóżmy, że mniej więcej w postaci akt spraw) a od nowego roku bezdziennikowy? Gdzie to odkładać? Całość dokumentacji danej sprawy powinna być razem?
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Asmund w Marzec 23, 2017,
Oto jest pytanie!

1) Jeżeli pisma są układane tematycznie, to bym po prostu podciągnął teczki pod odpowiednie hasła z wykazu akt. Na teczce zrobiłbym normalny opis, czyli m. in. nadał tytuł, podtytuł, tudzież (ewentualnie) znak akt. Nie zmuszałbym przy tym nikogo do zakładania dla nich spisu spraw i rejestrowania ich post factum. To zresztą byłby absurd. Ważne żeby powstała teczka odpowiadająca hasłu z wykazu akt, a zawartość została ułożona chronologicznie, na zasadzie pismo-odpowiedź.

2) Gorzej jak jest segregator "pisma różne", "pisma przychodzące", "pisma wychodzące", "pisma p. Gieni". Najgorsze, co może być...
Wtedy pracownicy powinni podzielić te pisma tematycznie wg wykazu i zrobić jak powyżej. Innego wyjścia nie widzę.

3) Akt nieuporządkowanych oczywiście nie przyjmować, chyba że się nudzisz i chcesz coś porobić ;)

Takie są moje pomysły. Przed wprowadzeniem ich w życie wykonam oczywiście telefon do właściwego AP, gdyż, jak pamiętam z jakiegoś wzoru IA, w sprawie porządkowania dokumentacji wytworzonej w systemie dziennikowym należy zasięgnąć opinii AP...
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Marzec 23, 2017,
Szczerze przyznam, że po lekturze tych trzech postów wyżej, mam zamieszanie w głowie - czy pytanie dotyczy wdrożenia JRWA (bieżąca praca kancelaryjna), czy porządkowania dokumentacji z okresu gdy istniał system dziennikowy (praca archiwalna).
Z wypowiedzi Asmund może wynikać, że chodzi o to drugie. Jeżeli tak to po co wykaz akt? Wykaz akt służy do bieżącego rejestrowania spraw, a nie do porządkowania dokumentacji wstecz.

Też jestem na etapie sporządzania normatywów kancelaryjno-archiwalnych. Ktoś mi podpowie jak sprawnie zakończyć system dziennikowy i wprowadzić bezdziennikowy? Sprawy rozpoczęte wcześniej, a kontynuowane w następnym roku powinny mieć ten sam numer. W takim wypadku jak rejestrować skoro wcześniej był system a'la dziennikowy (tj. pisma w większości wydziałów rejestrowane w dzienniku, ale jednak część (choć nie wszystkie) układane tematycznie - załóżmy, że mniej więcej w postaci akt spraw) a od nowego roku bezdziennikowy? Gdzie to odkładać? Całość dokumentacji danej sprawy powinna być razem?

Odnosząc się do pytania PatMaj, to zasada ciągłości znaku sprawy pomimo nowego roku kalendarzowego dotyczy podmiotu który działa w systemie bezdziennikowym (rejestracji spraw). Jeżeli podmiot działał dziennikowo, to trudno mówić o niezmienności znaku sprawy, bo jego po prostu nie było.
Proponuję więc, by wraz z wdrożeniem JRWA pisma które są w toku (do załatwienia) przenieść do odpowiednich teczek założonych na podstawie JRWA, gdzie są prowadzone spisy spraw a tam zarejestrowane sprawy, których te pisma dotyczą.
Pozostałą dokumentację, która jest już zakończona, zostawić bez dopasowywania do JRWA i opracować plan jej porządkowania.

Jestem w trakcie pracy nad normatywami kancelaryjno-archiwalnymi w instytucji, której dokumentacja zalicza się do ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego. Ponieważ w tym przypadku istnieje wymóg ewidencjonowania, zabezpieczenia i przechowywania materiałów archiwalnych, konieczne jest wprowadzenie do użycia JRWA, a więc de facto przejście z systemu dziennikowego na mieszany: rejestracja pism w sekretariacie (dziennik korespondencyjny) i rejestracja spraw na spisach spraw przez referentów w komórkach, zgodnie z wykazem akt. Dzięki temu będzie panował porządek w biurze i w archiwum.

Nie piszcie mi, że mieszany nie ma sensu, bo ma - wiadomo, siła inercji i długoletnich przyzwyczajeń ;) Być może w przyszłości będzie można przejść na całkowicie bezdziennikowy, ale na razie to co jest planowane i tak jest wystarczająco radykalną zmianą.

Ależ w systemie bezdziennikowym jak najbardziej można prowadzić dzienniki! Gdy jest EZD to nawet trzeba. Służy on jednak jedynie kontroli obiegu pism a nie ich znakowaniu! To w systemie mieszanym rejestracja pism jest w dziennikach a układ jest rzeczowy wg JRWA z pominięciem rejestracji spraw - por. kancelarie tajne.
Nie rozumiem tylko co to wszystko ma wspólnego z porządkowaniem dokumentacji która już powstała
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: PatMaj w Marzec 23, 2017,
"Odnosząc się do pytania PatMaj, to zasada ciągłości znaku sprawy pomimo nowego roku kalendarzowego dotyczy podmiotu który działa w systemie bezdziennikowym (rejestracji spraw). Jeżeli podmiot działał dziennikowo, to trudno mówić o niezmienności znaku sprawy, bo jego po prostu nie było.
Proponuję więc, by wraz z wdrożeniem JRWA pisma które są w toku (do załatwienia) przenieść do odpowiednich teczek założonych na podstawie JRWA, gdzie są prowadzone spisy spraw a tam zarejestrowane sprawy, których te pisma dotyczą.
Pozostałą dokumentację, która jest już zakończona, zostawić bez dopasowywania do JRWA i opracować plan jej porządkowania."

Czy dobrze rozumiem - dokumentację spraw niezałatwionych przenieść, zarejestrować jako stricte sprawę i prowadzić w teczce od 2018 r.?
odpowiem tylko tyle, że pytałam o to swoje AP i usłyszałam właśnie, że znak sprawy musi pozostać ten sam, a jak tłumaczę, że wcześniej był dziennikowy to cisza a po chwili "system dziennikowy w Polsce nie funkcjonuje od 1930 r. ".
Porządkować wcześniejsze mam wg nich opierając się nowo wprowadzonym JRWA

Notabene niestety prócz część dokumentów odkładanych to jakiś tematycznych teczek są segregatory "pisma wychodzące", "pisma przychodzące"... :(
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Asmund w Marzec 23, 2017,
Szczerze przyznam, że po lekturze tych trzech postów wyżej, mam zamieszanie w głowie - czy pytanie dotyczy wdrożenia JRWA (bieżąca praca kancelaryjna), czy porządkowania dokumentacji z okresu gdy istniał system dziennikowy (praca archiwalna).

Ok, zapewne źle zrozumiałem pytanie. Poprawiając: wydaje mi się, że sprawa prowadzona w momencie przejścia z jednego systemu na drugi powinna być zarejestrowana w spisie spraw wtedy, kiedy wpłynie nowe pismo jej dotyczące. I wówczas całe akta tej sprawy przeszłyby do teczki prowadzonej w systemie bezdziennikowym.

Jeżeli jednak nowe pismo nie wpłynie, to sprawa jest zakończona w systemie dziennikowym. Nie wiem jak takie akta archiwizować, w takim przypadku musiałbym poprosić o wskazówki AP.

Podczas pisania tej odpowiedzi przeczytałem zresztą, że PatMaj już to zrobiła/ł(?):
Porządkować wcześniejsze mam wg nich opierając się nowo wprowadzonym JRWA

Notabene niestety prócz część dokumentów odkładanych to jakiś tematycznych teczek są segregatory "pisma wychodzące", "pisma przychodzące"... :(

Współczuję, taka już nasza dola. O ile nie przyjęłaś jeszcze tych segregatorów, spróbuj doprowadzić do ich uporządkowania przez referentów. Prawo, tzn. instrukcje, powinnaś mieć tu za sobą.

Wykaz akt służy do bieżącego rejestrowania spraw, a nie do porządkowania dokumentacji wstecz.

W mojej praktyce zetknąłem się z porządkowaniem akt wstecz właśnie na podstawie zachowanych z epoki wykazów, które teoretycznie obowiązywały, ale w rzeczywistości nigdy nie były stosowane w bieżącej pracy komórek.

zob. zresztą:

"odpowiem tylko tyle, że pytałam o to swoje AP i usłyszałam właśnie, że znak sprawy musi pozostać ten sam, a jak tłumaczę, że wcześniej był dziennikowy to cisza a po chwili "system dziennikowy w Polsce nie funkcjonuje od 1930 r. ".
Porządkować wcześniejsze mam wg nich opierając się nowo wprowadzonym JRWA

Ależ w systemie bezdziennikowym jak najbardziej można prowadzić dzienniki! Gdy jest EZD to nawet trzeba. Służy on jednak jedynie kontroli obiegu pism a nie ich znakowaniu! To w systemie mieszanym rejestracja pism jest w dziennikach a układ jest rzeczowy wg JRWA z pominięciem rejestracji spraw - por. kancelarie tajne.
Nie rozumiem tylko co to wszystko ma wspólnego z porządkowaniem dokumentacji która już powstała

system kancelaryjny mieszany - system kancelaryjny zasadzający się na ogół na podwójnym rejestrowaniu dokumentacji, 1) pojedynczych pism w dzienniku korespondencji (kontrolka wpływów), prowadzonym przez kancelarię lub sekretariat 2) w spisie spraw prowadzonym przez referentów. (Kancelaria i archiwum zakładowe, red. Z. Pustuła, Warszawa 2006, s. 254)

Mam wobec tego do Ciebie pytanie natury teoretycznej: jak prawidłowo nazwać system, który chciałbym wprowadzić u siebie?
Chodzi o to, że w sekretariacie jest nadawana liczba dziennika na pieczątce wpływu (co służy właśnie kontroli obiegu pism), a w komórce referent nadaje znak sprawy pierwszemu pismu (czyli je znakuje, tzn. znakuje sprawę) i je wpisuje do spisu spraw w teczce, zgodnie z aktualnym wykazem.
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Marzec 23, 2017,
Postaram się odpowiedzieć po kolei według najlepszej mojej wiedzy i praktyki
Czy dobrze rozumiem - dokumentację spraw niezałatwionych przenieść, zarejestrować jako stricte sprawę i prowadzić w teczce od 2018 r.?
odpowiem tylko tyle, że pytałam o to swoje AP i usłyszałam właśnie, że znak sprawy musi pozostać ten sam, a jak tłumaczę, że wcześniej był dziennikowy to cisza a po chwili "system dziennikowy w Polsce nie funkcjonuje od 1930 r. ".
 

Jeżeli instytucja pracowała w systemie dziennikowym, to oznacza, że nie ma zarejestrowanych spraw, tylko zarejestrowane pisma w dzienniku (tylko w kancelarii) albo w wielu dziennikach (najpierw kancelaria, potem sekretariat, potem jakaś komórka).
Jeżeli więc teraz przechodzimy na system rejestracji spraw, to znaczy, że będziemy rejestrować sprawy w komórce organizacyjnej w spisie spraw dla danej teczki aktowej założonej zgodnie z JRWA. Czyli jak przyszło jakieś pismo wcześniej na które mam odpowiedzieć, np. zaproszenie do udziału w pracach w jakimś zespole, i teraz przygotowuję odpowiedź, to rejestruję sprawę "udział w pracy zespołu xxxx", załączam tam to pismo z pytaniem (nanoszę na niego znak sprawy), przygotowuję do niego odpowiedź pod tym samym znakiem sprawy.

Nie wiem kto w archiwum odebrał ten telefon, ale chyba żyje na księżycu, albo nic nie wie o współczesnej praktyce kancelaryjnej. Jest wiele podmiotów pracujących wciąż w oparciu o system dziennikowy (np. firmy prywatne) a nawet wiele podmiotów publicznych (niektóre uczelnie, duża część szkół, przedszkoli). System dziennikowy funkcjonuje więc w Polsce, a polska archiwistyka potrafi opracowywać dokumentację w nim narastającą, bo przecież mają archiwa państwowe dokumentację z XIX w. które powstawała w tym systemie.

Porządkować wcześniejsze mam wg nich opierając się nowo wprowadzonym JRWA
Notabene niestety prócz część dokumentów odkładanych to jakiś tematycznych teczek są segregatory "pisma wychodzące", "pisma przychodzące"... :(

Taka odpowiedź z archiwum państwowego, to jest zgroza metodyczna!!!! Przecież porządkowanie wstecz dokumentacji narastającej w systemie dziennikowym poprzez dopasowywanie jej sztucznie do klas z JRWA, a tym bardziej sztuczne nanoszenie symboli z JRWA i haseł z JRWA, to naruszenie wszystkich możliwych zasad obowiązujących przy porządkowaniu dokumentacji!!!
Porządkowanie ma zapewnić przede wszystkim dostępność do tej dokumentacji, nie tylko archiwistom, ale przede wszystkim tym, którzy ją wytworzyli oraz potencjalnym przyszłym użytkownikom.
Dlatego też zachowuje się oryginalne tytuły np. "Pisma przychodzące" (w XIX w. były to "Akta prezydialne" lub "Akta ogólne") i stara się opisać krótko co tam są za typy dokumentów (np. pisma, zaproszenia, wnioski, podania) oraz sprawy których dotyczyły (np. w sprawie wywiadów prasowych, udziału w konferencji). Oczywiście bardzo trudna jest kwalifikacja archiwalna takiej dokumentacji, dlatego staramy się wydzielić z niej materiały archiwalne. Wtedy takie dwie rozdzielne teczki zachowują swoje pierwotne tytuły, ale precyzujemy odrębnie ich zawartość.
Jeżeli to wyodrębnianie materiałów archiwalnych nie jest proste, to szczegółowo opisujemy zawartość takich teczek i na podstawie par. 2 rozporządzenia MKiDN z 20.10.2015 r. wnosimy do archiwum państwowego o wskazanie kwalifikacji archiwalnej.

Ok, zapewne źle zrozumiałem pytanie. Poprawiając: wydaje mi się, że sprawa prowadzona w momencie przejścia z jednego systemu na drugi powinna być zarejestrowana w spisie spraw wtedy, kiedy wpłynie nowe pismo jej dotyczące. I wówczas całe akta tej sprawy przeszłyby do teczki prowadzonej w systemie bezdziennikowym.
Jeżeli jednak nowe pismo nie wpłynie, to sprawa jest zakończona w systemie dziennikowym. Nie wiem jak takie akta archiwizować, w takim przypadku musiałbym poprosić o wskazówki AP.
 

Trochę na to odpowiedziałam powyżej, ale pozwolę sobie powtórzyć, że skoro był rzeczywiście system dziennikowy to nie były rejestrowane sprawy tylko pisma.
Czyli nie musi wpływać nowe pismo, bo ono mogło być już wcześniej, ale teraz trzeba napisać odpowiedź i skoro jest już wdrożony JRWA, to musimy zarejestrować sprawę i do niej dołączyć to wcześniejsze pismo.
Co do tzw. archiwizacji to ogólne propozycje napisałam powyżej w odpowiedzi na post PatMaj.


Wykaz akt służy do bieżącego rejestrowania spraw, a nie do porządkowania dokumentacji wstecz.

W mojej praktyce zetknąłem się z porządkowaniem akt wstecz właśnie na podstawie zachowanych z epoki wykazów, które teoretycznie obowiązywały, ale w rzeczywistości nigdy nie były stosowane w bieżącej pracy komórek.
 

Wiem, że jest taka praktyka, ale to jest dla mnie jako archiwisty jakaś kompletna masakra!!! To tak jakby akta z XIX wieku porządkować według współczesnych JRWA!!! Oczywiście mamy prawo stosować wyrozumowane układy dokumentacji, ale nanoszenie wstecz sztucznych symboli z JRWA to fałszowanie kancelarii.  :o

Ależ w systemie bezdziennikowym jak najbardziej można prowadzić dzienniki! Gdy jest EZD to nawet trzeba. Służy on jednak jedynie kontroli obiegu pism a nie ich znakowaniu! To w systemie mieszanym rejestracja pism jest w dziennikach a układ jest rzeczowy wg JRWA z pominięciem rejestracji spraw - por. kancelarie tajne.
Nie rozumiem tylko co to wszystko ma wspólnego z porządkowaniem dokumentacji która już powstała
system kancelaryjny mieszany - system kancelaryjny zasadzający się na ogół na podwójnym rejestrowaniu dokumentacji, 1) pojedynczych pism w dzienniku korespondencji (kontrolka wpływów), prowadzonym przez kancelarię lub sekretariat 2) w spisie spraw prowadzonym przez referentów. (Kancelaria i archiwum zakładowe, red. Z. Pustuła, Warszawa 2006, s. 254)
Mam wobec tego do Ciebie pytanie natury teoretycznej: jak prawidłowo nazwać system, który chciałbym wprowadzić u siebie?
Chodzi o to, że w sekretariacie jest nadawana liczba dziennika na pieczątce wpływu (co służy właśnie kontroli obiegu pism), a w komórce referent nadaje znak sprawy pierwszemu pismu (czyli je znakuje, tzn. znakuje sprawę) i je wpisuje do spisu spraw w teczce, zgodnie z aktualnym wykazem.

Ten system już jest nazwany i opisany (por. instrukcja kancelaryjna z 2011 r.). Nazywamy go systemem bezdziennikowym, choć pozwala się w nim prowadzić dzienniki (rejestry) pism przychodzących, wychodzących, a nawet wewnętrznych. Oczywiście w literaturze przedmiotu są różne opisy tych systemów, ale tego kompletnie nie widać w praktyce kancelaryjnej. Chodzi o to, że numery z dzienników mają charakter tylko wspomagający kontrolę obiegu pism a nie służą znakowaniu i grupowaniu tych pism. Od tego jest rejestracja w spisach spraw.
Dlaczego uważam że to nie system mieszany, ponieważ według mnie system mieszany jest wtedy, gdy nie ma znaków spraw tylko podstawą jest rejestracja w dziennikach ale jest grupowanie pism według JRWA. Tu dla mnie najlepszym przykładem jest kancelaria tajna.
Oczywiście sama mam w tym zakresie trochę wątpliwości, ale to tylko teoretyczne rozważania.
A tak na marginesie - nigdy nie miałam okazji się zetknąć z systemem bezdziennikowym bezrejestrowym. To dla mnie czysty idealizm, zwłaszcza w naszych polskich warunkach.
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: urzędas w Marzec 23, 2017,
Cytuj
Celem prac porządkowych nad zespołami akt XIX-XX w. jest nadanie im odpowiedniego układu. Winien to być, układ kancelaryjny, tj. układ, jaki miały one w żywym, działającym urzędzie (instytucji, itp.)

To cytat z Red. S. Nawrocki, S. Sierpowski
?Metodyka pracy archiwalnej?, Poznań 1998

To podstawy metodyki. Warto byłoby znać - zwłaszcza uwaga ta dotyczy pracowników archiwów państwowych  (bo nie śmiem napisać archiwistów - aby nie obrazić tychże).

Chcemy oprócz informacji zawartej w aktach badać także kancelarię - jak to zrobimy skoro jeden z drugim mądraliński zafałszuje nam ją w okrutny sposób i na dodatek wypełni spis spraw i naniesie fałszywe, nigdzie nie funkcjonujące znaki? Jak?
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Marzec 23, 2017,
Cytuj
Cytat: Asmund w Dzisiaj o 03:02 pm
Cytat: Ewap w Dzisiaj o 12:13 pm
Wykaz akt służy do bieżącego rejestrowania spraw, a nie do porządkowania dokumentacji wstecz.

W mojej praktyce zetknąłem się z porządkowaniem akt wstecz właśnie na podstawie zachowanych z epoki wykazów, które teoretycznie obowiązywały, ale w rzeczywistości nigdy nie były stosowane w bieżącej pracy komórek.
 

Wiem, że jest taka praktyka, ale to jest dla mnie jako archiwisty jakaś kompletna masakra!!! To tak jakby akta z XIX wieku porządkować według współczesnych JRWA!!! Oczywiście mamy prawo stosować wyrozumowane układy dokumentacji, ale nanoszenie wstecz sztucznych symboli z JRWA to fałszowanie kancelarii.  :o
Potwierdzam, w moim AZ też dostaliśmy takie wytyczne do porządkowania dokumentacji historycznej. Tylko oczywiście nic na piśmie, same ustne "konsultacje". Dla mnie osobiście wybebeszanie oryginalnych sygnatur, które zostały przejęte do AZ na spisach zdawczo odbiorczych i sztuczne grupowanie dokumentacji w akta spraw i sporządzanie nowych spisów spraw (czy raczej spisów treści do teczek) to tworzenie fikcji. No Ale cóż pracownicy AP wiedzą lepiej :( . Pomijam fakt, że sama procedura to droga przez mękę i niekończące się oczekiwanie na odpowiedzi na pisma, ekspertyzy, termin przekazania akt i oficjalne potwierdzenie przejęcia.
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: PatMaj w Marzec 24, 2017,
Wszystkie wytyczne o których pisałam jakie otrzymałam ze swojego AP, posiadam od osoby, który zajmuje się zatwierdzaniem przepisów kancelaryjno-archiwalnych, kontrolami nad archiwami zakładowymi. I tak, wg nich starocie mam porządkować wg nowego JRWA. Bo przecież system dziennikowy nie istnieje i Spółka jest ewenementem  :P  A te starocie to wyglądają tak, że niektóre teczki są prowadzone p.t. "Uchwały Zarządu Spółki" a obok jest segregator "Pisma wychodzące".
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Asmund w Marzec 27, 2017,
Cytuj
Celem prac porządkowych nad zespołami akt XIX-XX w. jest nadanie im odpowiedniego układu. Winien to być, układ kancelaryjny, tj. układ, jaki miały one w żywym, działającym urzędzie (instytucji, itp.)

To cytat z Red. S. Nawrocki, S. Sierpowski
?Metodyka pracy archiwalnej?, Poznań 1998

To podstawy metodyki. Warto byłoby znać - zwłaszcza uwaga ta dotyczy pracowników archiwów państwowych  (bo nie śmiem napisać archiwistów - aby nie obrazić tychże).

Chcemy oprócz informacji zawartej w aktach badać także kancelarię - jak to zrobimy skoro jeden z drugim mądraliński zafałszuje nam ją w okrutny sposób i na dodatek wypełni spis spraw i naniesie fałszywe, nigdzie nie funkcjonujące znaki? Jak?

Zgadzam się, że zakładanie przez archiwistę post factum fikcyjnego spisu spraw dla nowopowstałych teczek, a jeszcze co gorsza nadawanie sprawom fikcyjnych znaków  :D to fałszowanie pracy kancelarii. Tym bardziej, jak wszędzie na pismach i tak jest tylko L. Dz., i wszyscy w treści powołują się wyłącznie na tę liczbę ;)

Z drugiej strony jeśli w instytucji teoretycznie obowiązywał wykaz akt, ale w praktyce działał system dziennikowy (czyt. panował burdel), to właściwe byłoby chyba jej usystematyzowanie zgodnie z zachowanym wykazem akt, ale bez tworzenia/uzupełniania spisu spraw i bez sztucznego nadawania znaków ex post - ani sprawom ani teczkom.

A zatem - tytuł z historycznego dla instytucji wykazu akt, podtytuł - czyli historyczny tytuł, tzn. ten umieszczony na zachowanej teczce, kategoria - zgodna z historycznym wykazem, chyba że obecne przepisy stanowią inaczej (np. przy aktach płacowych). Całość tej propozycji pozostaje oczywiście do skonsultowania z właściwym AP.

Taka odpowiedź z archiwum państwowego, to jest zgroza metodyczna!!!! Przecież porządkowanie wstecz dokumentacji narastającej w systemie dziennikowym poprzez dopasowywanie jej sztucznie do klas z JRWA, a tym bardziej sztuczne nanoszenie symboli z JRWA i haseł z JRWA, to naruszenie wszystkich możliwych zasad obowiązujących przy porządkowaniu dokumentacji!!!

j.w., zgadzam się, tym bardziej jeśli wykaz mamy z 2017 r., a dokumentacja pochodzi np. z lat 70  ;D

Porządkowanie ma zapewnić przede wszystkim dostępność do tej dokumentacji, nie tylko archiwistom, ale przede wszystkim tym, którzy ją wytworzyli oraz potencjalnym przyszłym użytkownikom.
Dlatego też zachowuje się oryginalne tytuły np. "Pisma przychodzące" (w XIX w. były to "Akta prezydialne" lub "Akta ogólne") i stara się opisać krótko co tam są za typy dokumentów (np. pisma, zaproszenia, wnioski, podania) oraz sprawy których dotyczyły (np. w sprawie wywiadów prasowych, udziału w konferencji). Oczywiście bardzo trudna jest kwalifikacja archiwalna takiej dokumentacji, dlatego staramy się wydzielić z niej materiały archiwalne. Wtedy takie dwie rozdzielne teczki zachowują swoje pierwotne tytuły, ale precyzujemy odrębnie ich zawartość.
Jeżeli to wyodrębnianie materiałów archiwalnych nie jest proste, to szczegółowo opisujemy zawartość takich teczek i na podstawie par. 2 rozporządzenia MKiDN z 20.10.2015 r. wnosimy do archiwum państwowego o wskazanie kwalifikacji archiwalnej.

Dzięki za podpowiedź. Jak rozumiem dotyczy ona systemu stricte dziennikowego, ale jeśli natknę się jeszcze kiedyś na "pisma różne", to i tak z ciekawości zapytam w AP czy można w ten sposób...


Ok, zapewne źle zrozumiałem pytanie. Poprawiając: wydaje mi się, że sprawa prowadzona w momencie przejścia z jednego systemu na drugi powinna być zarejestrowana w spisie spraw wtedy, kiedy wpłynie nowe pismo jej dotyczące. I wówczas całe akta tej sprawy przeszłyby do teczki prowadzonej w systemie bezdziennikowym.
Jeżeli jednak nowe pismo nie wpłynie, to sprawa jest zakończona w systemie dziennikowym. Nie wiem jak takie akta archiwizować, w takim przypadku musiałbym poprosić o wskazówki AP.

Trochę na to odpowiedziałam powyżej, ale pozwolę sobie powtórzyć, że skoro był rzeczywiście system dziennikowy to nie były rejestrowane sprawy tylko pisma.
Czyli nie musi wpływać nowe pismo, bo ono mogło być już wcześniej, ale teraz trzeba napisać odpowiedź i skoro jest już wdrożony JRWA, to musimy zarejestrować sprawę i do niej dołączyć to wcześniejsze pismo.

Ok, faktycznie, trzeba napisać odpowiedź i w systemie bezdziennikowym ona dostaje znak sprawy, który przechodzi na całość dokumentacji tej sprawy.
Miałem na myśli sytuację, kiedy ostatnim pismem w sprawie byłoby to nasze, ale wysłane jeszcze w czasie obowiązywania systemu dziennikowego. W takim przypadku, jeśli w międzyczasie zostałby wprowadzony system bezdziennikowy, znak sprawy zostałby nadany właśnie w momencie wpłynięcia kolejnego pisma z zewnątrz.



W mojej praktyce zetknąłem się z porządkowaniem akt wstecz właśnie na podstawie zachowanych z epoki wykazów, które teoretycznie obowiązywały, ale w rzeczywistości nigdy nie były stosowane w bieżącej pracy komórek.
 

Wiem, że jest taka praktyka, ale to jest dla mnie jako archiwisty jakaś kompletna masakra!!! To tak jakby akta z XIX wieku porządkować według współczesnych JRWA!!! Oczywiście mamy prawo stosować wyrozumowane układy dokumentacji, ale nanoszenie wstecz sztucznych symboli z JRWA to fałszowanie kancelarii.  :o
 

j.w., nie zamierzam wykonywać zaległej pracy biurowej za jakiegoś referenta sprzed 40 lat!  ;D Historyczny wykaz akt powinien imho służyć do usystematyzowania dokumentacji wewnątrz zespołu i nadania jej kategorii archiwalnej. Żadnego wstecznego nadawania znaków "sprawom" ani teczkom. No, chyba że AP nakaże inaczej...


Ten system już jest nazwany i opisany (por. instrukcja kancelaryjna z 2011 r.). Nazywamy go systemem bezdziennikowym, choć pozwala się w nim prowadzić dzienniki (rejestry) pism przychodzących, wychodzących, a nawet wewnętrznych. Oczywiście w literaturze przedmiotu są różne opisy tych systemów, ale tego kompletnie nie widać w praktyce kancelaryjnej. Chodzi o to, że numery z dzienników mają charakter tylko wspomagający kontrolę obiegu pism a nie służą znakowaniu i grupowaniu tych pism. Od tego jest rejestracja w spisach spraw.

Jasne, o tym właśnie piszę.

Dlaczego uważam że to nie system mieszany, ponieważ według mnie system mieszany jest wtedy, gdy nie ma znaków spraw tylko podstawą jest rejestracja w dziennikach ale jest grupowanie pism według JRWA. Tu dla mnie najlepszym przykładem jest kancelaria tajna.
Oczywiście sama mam w tym zakresie trochę wątpliwości, ale to tylko teoretyczne rozważania.
A tak na marginesie - nigdy nie miałam okazji się zetknąć z systemem bezdziennikowym bezrejestrowym. To dla mnie czysty idealizm, zwłaszcza w naszych polskich warunkach.

Idealizm i ideał. W cytowanym przeze mnie podręczniku są całkiem racjonalne argumenty na rzecz wyeliminowania z praktyki dzienników korespondencyjnych. Jak jednak widać, zawsze Vertrauen ist gut, aber Kontrolle ist besser... ;)

Na koniec pytanie do PatMaj:

Kazali połączyć pisma w sprawy, oznakować je i wpisać do nowych, stworzonych przez Ciebie spisów, czy tylko ułożyć rzeczowo, zgodnie z wykazem akt?
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: brady w Marzec 27, 2017,
Podepnę się pod temat - koleżanka w Gopsie chce rozszerzyć JRWA o kilka haseł.
 Pamiętam jak kiedyś byłam w Gopsie , że pisaliśmy pismo podając tylko te hasła które chcemy wprowadzić, ale to było w X 2015 r.
Czy teraz tez wystarczy takie pismo czy trzeba ustalać całe przepisy IK, JRWA oraz IA?
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Asmund w Marzec 28, 2017,
Na chłopski rozum: po co wysyłać im jeszcze raz IK i IA, skoro zmieniacie tylko wykaz akt?
Zadzwoń do AP i zapytaj co im trzeba przesłać. Nie zjedzą ;)
A tak w ogóle, to wydaje mi się że właściwy temat na takie pytania jest gdzie indziej:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,1500.0.html (http://www.ifar.pl/index.php/topic,1500.0.html)
ewentualnie tutaj:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,3237.msg21198.html#msg21198 (http://www.ifar.pl/index.php/topic,3237.msg21198.html#msg21198)
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: brady w Marzec 29, 2017,
Na chłopski rozum tak, tylko wtedy informowano na szkoleniach, ze do końca X. 2015 rozszerzają wykazy na starych zasadach, a od XI. 2015 ustalają wszystko od nowa, stąd pytanie. Koleżanka ma właśnie dopytać w AP, żeby szybko i sprawnie załatwić.
Dziękuję za pomoc.
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: PatMaj w Listopad 30, 2017,
Nie zauważyłam wcześniej pytania do mnie od Asmund.

AP kazało pogrupować rzeczowo dokumenty na podstawie wykazu. O pseudo rejestracji spraw nic nie mówili, a nawet gdyby to zalecali to bym ich wyśmiała... kopanie się z koniem i totalny bezsens ;)
u mnie sytuacja jest na tyle dziwna, że wcześniej to co panowało też nie było stricte systemem dziennikowym bo jeden wydział potrafi mieć kilka segregatorów jakoś nazwanych tematycznie (dajmy na to np. "kontrole zewnętrzne") a za chwilę "pisma przychodzące" (i nie będą tu już wszystkie pisma przychodzące, bo część z nich jest w tych a'la tematycznych teczkach, a to jest bardziej zbiór pism p.t. "różne, z którymi nie wiemy co zrobić").
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: PatMaj w Styczeń 11, 2018,
Padłam... Archiwum Państwowe zaleciło odtwarzanie układu spraw dla akt z systemu dziennikowego... To moja zawodowa porażka :( powiedzcie, że to chore?
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Dory w Styczeń 11, 2018,
Padłam... Archiwum Państwowe zaleciło odtwarzanie układu spraw dla akt z systemu dziennikowego... To moja zawodowa porażka :( powiedzcie, że to chore?
??? ??? ??? Jezusie... Które to takie mądre? Oczywiście, że chore, niezrozumiałe, żeby nie powiedzieć bardziej dosadnie.
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Styczeń 11, 2018,
Żebym dobrze zrozumiał - kazali pogrupować w akta spraw (w oparciu o klasyfikację z JRWA) dokumentację, która powstała w systemie dziennikowym?? O zasadzie przynależności kancelaryjnej to już całkiem zapomnieli?
Nie ingeruje się w układ nadany dokumentom przez aktotwórcę!
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Styczeń 12, 2018,
A co byś powiedział na takie kwiatki jak:
"Korespondencja przychodząca z Urzędu Marszałkowskiego",
"Korespondencja Burmistrza"
"Korespondencja Zastępcy burmistrza", itp.?

Też nie należ ingerować w układ nadany przez aktotwórcę?
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Styczeń 12, 2018,
Dokładnie - nawet w tak ekstremalnych przypadkach nie należy ingerować w układ dokumentacji. W takim kształcie powstała, w takim ma być przechowywana.
Jedyne co należałoby zrobić to doprecyzować tytuły, no i oczywiście dokonać kwalifikacji.

Alternatywą byłoby rozbijanie/scalanie jednostek archiwalnych w rezultacie czego ostateczny ich kształt nie oddawałby tego w jakim pierwotnie zostały wytworzone. To zaś jest niedopuszczalne pogwałcenie zasady przynależności kancelaryjnej
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Styczeń 12, 2018,
W tym przypadku, jednostka po prostu nie przestrzegała przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Oryginalne pismo wpływające po dekretacji zostawała w sekretariacie, a do komórki szła kserokopia. W teczce ze sprawą w komórce była kserokopia pisma i oryginał odpowiedzi. I takie teczki trafiły do archiwum zakładowego.
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Styczeń 15, 2018,
W opisanej sytuacji można by rozważyć "wymianę" dokumentów (oryginały do akt spraw w komórkach na miejsce kserokopii).
Wciąż jednak taka procedura budzi moje wątpliwości - stanowi ingerencje w pierwotny kształt kancelarii aktotwórcy.
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Styczeń 16, 2018,
Ale dzięki temu nauczyli się i już przestrzeganie przepisów jest na o wiele lepszym poziomie.
Tytuł: Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Styczeń 17, 2018,
Fakt, walor pedagogiczny ta sytuacja niewątpliwie ma :D