IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: betinka w Listopad 19, 2009,

Tytuł: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: betinka w Listopad 19, 2009,
Proszę o pomoc jak spisać koperty dowodowe - zgony. Jest tego przeszło 40 lat.
1.Czy zrobić jeden spis alfabetycznie i wtedy w kolumnie 4 będą pomieszane lata.
2.Czy zrobić tyle spisów ile lat i również iłożyć alfabetycznie.
3.Czy tytuł teczki to będzie nazwisko imię data ur. co jeszcze?
4. W kolumnie 4 co będzie datami skrajnymi czy tylko rok zgonu?
5. Liczba teczek w kolumnie 6 to 1?
Jest akcja i robione to jest pierwszy raz a ja mam problem. Tylko proszę nie do AP proszę o wasze sposoby.
Tytuł: Odp: Koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Listopad 19, 2009,
A czy nie możesz sobie tego wpisać w jakiejś prostej bazy danych albo arkuszu kalkulacyjnym gdzie masz możliwość sortowania danych alfabetycznie i wg dat. Wówczas możesz spisać to jak leci nadając od razu trwałe sygnatury a potem posortować to i zrobić wydruki wg alfabetu lub wg dat (zależy co dla kogo będzie ważniejsze?).
Tytuł: Odp: Koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: kajan w Listopad 19, 2009,

Zgodnie z § 33. Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz.U. 2002 nr 236 poz. 1999 z późn. zm.) - http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20022361999 - koperty dowodowe przechowuje się według kolejności numerów dowodów osobistych w ramach poszczególnych serii. W praktyce koperty dowodowe osób żyjących i zmarłych przechowywane są w biurach oddzielnie, ale zgodnie z powyższymi zasadami, tzn. według serii i numerów dowodów. Kolejne koperty osób po raz pierwszy otrzymujących dowód osobisty lub zmarłych włączane są do odpowiedniego zbioru w odpowiednie miejsce, tzn. do odpowiedniej serii i w kolejności numerów dowodów. Zatem spisywanie poszczególnych zbiorów kopert (osób żywych i zmarłych) według np. nazwisk, czy serii i numerów jest bezcelowe.
Z kolei zgodnie z instrukcją kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych wprowadzoną Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków miedzygminnych (Dz.U. 1999 nr 112 poz. 1319 z późn. zm.) - http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19991121319 - koperty dowodowe mają kategorię B10, zatem po dziesięciu latach - 10 lat liczone od daty zgonu - mogą być teoretycznie niszczone (chociaż raczej mało prawdopodobne, żeby jakieś archiwum państwowe wydało na to zgodę).

W związku z powyższym i z punktu widzenia ewentualnego brakowania chyba najlepszym rozwiązaniem jest spisanie kopert grupując na jednym spisie koperty osób zmarłych w jednym roku. Natomiast na pojedynczym spisie koperty uporządkowane powinny być w kolejności serii i numerów dowodów. W wyniku tego powstanie trochę "wirtualny" spis ("wirtualny" dlatego że nie odzwierciedlający układu na półce), ale przynajmniej koperty, jeżeli już mają być, będą zewidencjonowane. A jeżeli koperty zmarłych zostaną już w ten sposób zewidencjonowane pozostanie pilnowanie, aby w trakcie bieżącej pracy do zbioru tego nie włączono nowych kopert zmarłych, bo cały trud pójdzie na marne.

Natomiast, odnośnie tego co wpisywać w poszczególne rubryki spisu (jako, że koperty dowodowe są nieco specyficzną dokumentacją) można zastosować takie rozwiązanie:
Rubryki 1, 7 i 8 spisu wiadomo.
Rubryki:
2. Znak akt: seria i numer dowodu osobistego,
3. Tytuł teczki lub tomu: nazwisko i imię osoby + ew. nr PESEL, w którym zakodowana jest też data urodzenia,
4. Daty skrajne: data od - data roczna pisma wszczynającego sprawę, np. data wniosku o wydanie dowodu oraz data do - data roczna śmierci,
5. Kat. arch.: B10,
6. Liczba teczek: 1.


A czy nie możesz sobie tego wpisać w jakiejś prostej bazy danych albo arkuszu kalkulacyjnym gdzie masz możliwość sortowania danych alfabetycznie i wg dat. Wówczas możesz spisać to jak leci nadając od razu trwałe sygnatury a potem posortować to i zrobić wydruki wg alfabetu lub wg dat (zależy co dla kogo będzie ważniejsze?).
Stworzenie takiej wyszukiwarki jak najbardziej praktyczne. A może przynajmniej częściowo (w odniesieniu do osób zmarłych, które miały wyrobiony plastikowy dowód) da się to zrobić eksportując potrzebne dane z systemu do wprowadzania i wydawania dowodów osobistych?

Tytuł: Odp: Koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: betinka w Listopad 20, 2009,
Tak ja to wszysto rozumiem. Tylko mi chodzi o przekazanie do archiwum zakładowego w odpowiedniej formie czyli  za pomocą spisó zdawczo odbiorczch. Ja wcale nie myślę potem o występowanie do AP o brakowanie. A to będzie tylko z wielkim pożytkiem dla tych dokumentów bo będą w odpowiednich warunkach przechowywane czyli w archiwum zakładowym z wszystkimi wygodami. Cały czas jest mowa o kopertach dowodowych osób zmarłych. Podobno weszło jakieś zarządzenie odnośnie spisywania takich kopret.
Tytuł: Odp: Koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: betinka w Listopad 24, 2009,
Podobno trzeba spisywać koperty dowodowe osób zmarłych na spisach zdawczo-odbiorczych akt osobowych. Czy ktoś się już z tym spotkał? Gzie umieścić PESEL, nr dowodu? Będą to wolne rubryki?
Tytuł: Odp: Koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: betinka w Grudzień 15, 2009,
I cisza?
Tytuł: Odp: Koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Grudzień 15, 2009,
Koperty dowodowe sprzed 1980 r. nie będą brakowane, zaliczono je do kat. A, taka informacja poszła już do gmin. Te od 1980 r. zaliczono do kat BE50,  sądzę jednak że też tylko kwestią czasu jest zaliczenie ich do materiałów archiwalnych, bo jak wiadomo materiały archiwalne to odpowiednio stare papiery  ;)
Tytuł: Odp: Koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: Ewa33 w Grudzień 16, 2009,
A może po prostu wtedy już wdrażano PESEL i dokumentacja składająca się na kopertę była bardziej jednorodna bo nie gromadzona przez milicję  ;) A BE zachowano by dać sygnał, że wymaga to sprawdzenia i weryfikacji ? Aha, dawność akt to też kryterium wartościowania...
Tytuł: Odp: Koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Grudzień 16, 2009,
Aha, dawność akt to też kryterium wartościowania...

Oczywiście  :)  Tyle, że to akurat kryterium ośmiesza ideję wartościowania ...
Tytuł: Odp: Koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: betinka w Grudzień 17, 2009,
Cytuj
Koperty dowodowe sprzed 1980 r. nie będą brakowane, zaliczono je do kat. A, taka informacja poszła już do gmin[/quote
Czyli też powinniśmy dostać taką informację. A czy jest w tej informacji o spisie czy taki jak dla akt osobowych? Czy ktoś już dostał taką informaje czy może mi przesłac na skrzynkę?
Cytuj
Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: szukająca w Grudzień 13, 2012,
witam,
archwiwum panstwowe w opolu wydało w tym roku informacje do gmin w jaki sposób przygotować
koperty dowodowe do przekazania do archiwum państwowego. Są to wytyczne opolskiego archwium
wiec nie bede sie rozpisywać na temat w jaki sposób.
Osoby, które są zainteresowane powyższą problematyką prosze o zgłoszenie takiej potrzeby
wtedy zamieszcze te dane.

Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: bela w Luty 20, 2018,
Nie chcę zaczynać nowego wątku, więc odświeżę ten  :)
Proszę o pomoc w kwestii archiwizowania kopert dowodowych - temat, chyba trudny i rzadko poruszany na tym forum. Czy ktoś z Was znalazł rozwiązanie w archiwizowaniu tego typu dokumentacji?
Próbuję uporządkować stare koperty dowodowe. Wpisuję jak leci do Excela, ale w zgonach pojawił się problem - daty skrajne. Kajan kiedyś proponował aby wpisać datę najstarszego dokumentu i datę zgonu, ale częste te daty nie są takie same. Przykład: Pan zmarł w 1995 (adnotacja na kopercie), pierwszy dokument w niej jest z 1952 r. a ostatni z 1991 (wniosek o wydanie dowodu). Czy  utworzyć kolejną rubrykę z rokiem zgonu?
Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: Karolina w Kwiecień 15, 2019,
Witam, również i ja odświeżę temat  :)

Czy prowadząc rejestr spisów akt w archiwum zakładowym powinnam również prowadzić jakąś dodatkową ewidencję samych kopert dowodowych znajdujących się w archiwum? Pytanie może wydać się głupie, ale jako, że dopiero co zaczynam moją przygodę z archiwistyką to dla mnie jest nurtujące, proszę więc o wyrozumiałość.

Pozdrawiam  :)
Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: inka w Kwiecień 16, 2019,
Witam,
w moim archiwum jestem w trakcie porządkowania kopert dowodowych. Przede wszystkim zgodnie z wytycznymi naszego AP należy wpisywać je na konkretnym spisie zdawczo-odbiorczym, w załączniku podaję wzór. My dostaliśmy informację z archiwum państwowego, iż koperty dowodowe z dowodem wydanym pierwszy raz do 1979 roku włącznie należy zakwalifikować do kat. A, po 1979 r. do kat. BE50.
Co do dat skrajnych kopert dowodowych jest to data pierwszego i ostatniego dokumentu. Koperty zakwalifikowane do kat. A. wewnętrznie porządkuję, czyli nadaję kolejność chronologiczną, usuwam metale oraz paginuję.
Jeśli chodzi o ewidencję samych kopert, to mam w wersji papierowej rejestry wydanych i utraconych dowodów osobistych, w których jest informacja o imieniu, nazwisku wnioskodawcy, miejscowość, seria i numer wystawionego dowodu, potwierdzenie odbioru. Najstarszy rejestr jest od 1975 roku. Ewidencja elektroniczna powstaje na bieżąco w trakcie porządkowania. Koperty są poukładane seriami, wpisany jest numer i seria ostatniego wydanego dowodu. Przy przyjęciu do archiwum jedna koperta będzie jedną pozycją na spisie zdawczo-odbiorczym.
Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: Leksandra w Kwiecień 16, 2019,
Witam, również i ja odświeżę temat  :)

Czy prowadząc rejestr spisów akt w archiwum zakładowym powinnam również prowadzić jakąś dodatkową ewidencję samych kopert dowodowych znajdujących się w archiwum? Pytanie może wydać się głupie, ale jako, że dopiero co zaczynam moją przygodę z archiwistyką to dla mnie jest nurtujące, proszę więc o wyrozumiałość.

Pozdrawiam  :)
ja przyjmowałam koperty dowodowe z Wydziału  na oddzielnych dla każdego roku  spisach zdawczo-odbiorczych. Na początku był to typowy spis ( w rubryce z tytułem teczki były przepisywane informacje z okładki koperty) Z czasem spis był modyfikowany czyli rozszerzany o wymagane rubryki.
Każdy spis dotyczy  zgonów w danym roku i ma nadany kolejny numer wg wykazu spisów zdawczo-odbiorczych. Jednostką archiwalną jest koperta dowodowa konkretnej osoby.
Jeżeli istniały jakieś dodatkowe ewidencje zazwyczaj pozostawały w wydziale, choć wg sztuki powinny w nim zostać na zasadzie wypożyczenia (ja tego nie robiłam)
Tak więc uważam, że nie ma potrzeby prowadzenia, a tym bardziej sporządzania dodatkowej ewidencji.
pozdrawiam
Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: Karolina w Kwiecień 18, 2019,
Bardzo dziękuję za rozwianie moich wątpliwości.
Pozdrawiam
Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: UMarchiwum w Wrzesień 08, 2020,
Witam
Nie wiecie czy zmieniło się coś od 2016r. w wytycznych AP wysyłanych do gmin w sprawie kopert dowodowych.
Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Wrzesień 08, 2020,
Najlepiej skontaktuj się z Nadzorem archiwum państwowego któremu podlegacie. Jeśli wydali jakieś nowe wytyczne to Ci powiedzą. A jeśli nie to poproś o przypomnienie ich wytycznych.
Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: UMarchiwum w Wrzesień 17, 2020,
Witam
Może używacie w swoich archiwach do archiwizacji takie koperty na dowody osobiste?
Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: lukas_drill w Październik 04, 2022,
witam,
wciąż siedzę w temacie kopert dowodów osobistych i jakoś nie jest to do końca jasne. Powiedzcie mi proszę, jak to jest z tymi okresami (do 1979 włącznie, potem 1980 -2010 i późniejsze po 2010)?
Liczymy od pierwszego wydanego dowodu osobistego, czy wniosku, i trzymamy się ram czasowych, w których zostały wydane. To jest chyba jasne. Ale jak chcemy przekazać do AZ i potem do AP, to liczymy od jakiej daty? Zgonu danej osoby? Tak mi się na początku wydawało, ale czasem nie jesteśmy w stanie określić zgonu... dawne koperty nie posiadają często takiej adnotacji (przynajmniej u nas) i nie ma możliwości tego sprawdzenia - tak mówią koledzy z USC-SO. No bo nie ma kogoś w systemie, ten gdzieś wyjechał, itp. Jest np. tylko przekreślenie i adnotacja ZGON i tyle, bez potwierdzenia...To jak mamy przekazać do AZ, skoro nie znamy daty zgonu?
Czy okres 50 lat i ekspertyza liczymy od założenia 1 dowodu czy od daty śmierci delikwenta? Skoro jednak daty śmierci nie znamy (i nie poznamy) to od czego liczyć? Najstarszego dokumentu?
Mamy stare koperty, np. dowód wydany w latach 50-tych, ktoś urodził się w 1932 roku i nie wiemy czy zmarł i się nie dowiemy. To go możemy przekazać do AZ i potem do AP? na zasadzie naszego "zakładania" że już nie żyje...?
Mamy też kopertę z dowodem pierwszym z 1961 roku i gość wciąż żyje i wymienia dowody, bo gubi notorycznie:) To jego trzymamy do śmierci, bo tego już sprawdzimy, czy przekazujemy do AP jako A, a potem będzie mu zakładana koperta z kat. już B10? I wtedy już będziemy liczyli te 10 lat od jego śmierci czy znowu pierwszego wniosku dowodowego w tejże kopercie? I tak w kółko?
Tak sobie myślę, że nie ma chyba innego podobnego zagadnienia, gdzie nie określono tego... bo np. pozwolenia na budowę są 10 lat i jest adnotacja, że od momentu zburzenia/zbycia budynku - OK. Akta osobowe - było 50 lat, teraz 10 - wszyscy wiemy, że od momentu ustania stosunku pracy - OK. No a tutaj tylko ten zapis z JRWA...
Nie wiem, czy nie wyszły jakieś ogólnie wiążące przepisy, dot. porządkowania kopert dowodów osobistych? Bo szukałem, ale nie znalazłem...
pozdrawiam i dziękuję za ew. uwagi
Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: Danutka w Październik 04, 2022,
Wydaje mi się, że okres przechowywania liczy się od daty zgonu. W przypadku braku możliwości ustalenia daty zgonu, to może od ostatniego dokumentu w kopercie dowodowej.

Mamy też kopertę z dowodem pierwszym z 1961 roku i gość wciąż żyje i wymienia dowody, bo gubi notorycznie:) To jego trzymamy do śmierci, bo tego już sprawdzimy, czy przekazujemy do AP jako A, a potem będzie mu zakładana koperta z kat. już B10? I wtedy już będziemy liczyli te 10 lat od jego śmierci czy znowu pierwszego wniosku dowodowego w tejże kopercie? I tak w kółko?

Co do koperty z dowodem z 1961 r., to wg mnie ma ona kat. A, i dopiero po śmierci tej osoby zostanie przekazana do AP. Bo chyba koperta dowodowa jest prowadzona dla jednej osoby od założenia aż do śmierci, a nie co chwila zmieniana ? Chyba że się mylę?
Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: lukas_drill w Październik 04, 2022,
No zdecydowanie jedna koperta, ale bywają takie dziwne wyjątki... Kolega z USC rozmawiał z koleżanką po fachu z USC z miejscowości X, gdzie dostali ponoć z tamtejszego AP wytyczne, wg. których rozdzielają zawartość koperty na poszczególnie wydane dowody i w tyleż nowych kopert przepakowują... jak dla mnie jakaś niedorzeczność :)
Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: Danutka w Kwiecień 19, 2023,
A mam pytanie odnośnie porządkowania kopert dowodowych, konkretnie chodzi mi o daty skrajne.
Rozumiem, że datą skrajną początkową jest data pierwszego wniosku o wydanie dowodu osobistego, a datą skrajną ostatnią jest adnotacja o zgonie osoby.
A co w przypadku, gdy w kopertach do pierwszego wniosku dołączone są załączniki z wcześniejszymi datami (np. akt urodzenia, jakieś dane o zameldowaniu itp.)?
Podając przykład: pierwszy wniosek o wydanie dowodu jest z 1975 r., do niego są załączniki z 1958, 1960 r., a osoba zmarła w 2003 r. Czy wtedy daty skrajne wyglądały by w ten sposób: [1958-1960] 1975-2003 ? Bo wydaje mi się, że jeśli wpiszemy łącznie 1958-2003, to można pomyśleć,  że pierwszy dowód został wydany w 1958 r., a to może zmylić. 
Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Kwiecień 19, 2023,
Można w ten sposób:
Cytuj
[1958-1960] 1975-2003

Można też po prostu tak:
Cytuj
1975-2003

Ewentualnie można jeszcze tak
1975
1958-2003

Choć pierwszy sposób jest wg mnie najlepszy.
Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: Danutka w Kwiecień 19, 2023,
Też mi się tak wydaje że pierwszy sposób jest bardziej czytelny.
Tytuł: Odp: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koperty dowodowe
Wiadomość wysłana przez: Danutka w Kwiecień 20, 2023,
A jeszcze jedna wątpliwość mi się zasiała :)
Normalnie jak przekazujemy akta do archiwum czy to zakładowego czy do archiwum państwowego, to dzielimy je na zespoły archiwalne. Czyli na osobnym spisie akta wytworzone w Prezydium Miejskiej Rady Narodowej, osobny spis na akta wytworzone w Urzędzie jako terenowym organie administracji państwowej, osobno w Urzędzie jako samorząd itp.
Czy w przypadku kopert dowodowych również należy zachować taki podział?
Czy jednak to jest na tyle specyficzna dokumentacja że umieszcza się ją ciurkiem na jednym spisie i przekazuje jako z obecnego Urzędu, mimo że wiadomo iż taka dokumentacja będzie zawierała akta z lat '50, '60, '70 albo i starsze.
Jaka jest u Was praktyka, jak Wam archiwum państwowe kazało spisać?