IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: noovy11 w Maj 22, 2019,
-
Witam, mam pytanie odnośnie dokumentów dot. Ochotniczych Straży Pożarnych a pozycji z jednolitego rzeczowego wykazu akt. W urzędzie gminy obowiązuje jrwa który stanowi załącznik do rozporzadzenia prezsa rady ministrów z 18 stycznia 2011 roku. Mam problem odnośnie dokumentacji OSP po roku 2011 (raporty działań ratowniczych, wnioski o wypłatę ekwiwalentu za działania w akcjach ratowniczych, karty pracy sprzętu ratowniczego, listy osób biorących udział w akcjach) pod jakim numerem z jrwa powinna znajdowac sie ta dokumentacj?
5520 - Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom gminy i osobom przebywającym czasowo na terenie gminy - BE5
5543 - Wyposażenie w sprzęt służb przeciwpożarowych - B10
Czy może pod jeszcze innym numerem?
-
Witam, moim zdaniem to powinno być pod numerem 5521 Organizacja i działalność straży gminnych (miejskich) kat.arch. A
-
dokumentacja potrzebna do rozliczenia środków finansowych mogłaby mieć kat B5 i symbol 3032, jednakże w sytuacji gdy w teczce znajdują się obok kart pracy sprzętu np. raporty z działań operacyjnych - uważam że rozsądnie byłoby to zakwalifikować jako dokumentację do ekspertyzy, ponieważ pracownik Archiwum Państwowego posiada wiedzę czy w innych jenostkach (np- Powiatowa Straż Pożarna) znajduje się dokumentacja na podstawie której można odtworzyć działalność OSP, a poza tym miło gdy gmina posiada wiedzę o tym co się działo na jej terenie 50 lat temu ;) dlatego proponuję 5520 lub 5522 - współdziałanie z organizacjami zajmującymi się organizowaniem i niesieniem pomocy i ratunku.
-
Dokumenty o których piszesz to dokumenty dla Urzędu z prostej przyczyny gmina ponosi koszty utrzymania i wyposażenia OSP. U nas paliwo kupuje upoważniony strażak danej OSP ale na rachunek gminy. Każda karta jest wpisana w księdze paliwowej i tam jest rozliczana. Jeżeli masz dotacje dla OSP na ten cel to faktura jest dowodem jego zakupu a karta dowodem jego zużycia. Wtedy dokumenty te masz w rozliczeniu dotacji (3032). Wnioski o ekwiwalent i listy jego wypłaty są dowodami księgowymi z kat. B10 ekwiwalent jest należnością cywilno-prawną i strażak może dochodzić jego wypłaty zgodnie KC (10 lat). Pozostaje jeszcze sprawa zakupu sprzętu. U nas ważniejszy sprzęt kupuje się najczęściej w formie dotacji udzielanej OSP i te dokumenty są przechowywane 20 lat (tak ustaliła Skarbnik) aby uniknąć sprzedaży takiego sprzętu bez wiedzy gminy. Ostatnia sprawa to skierowania na badania lekarskie. Tutaj uzgodniłem z archiwum rozszerzenie jrwa z 2011 r. przez dodanie nowego hasła. Natomiast raporty komórka merytoryczna rejestruje w teczce o644 a służą one do weryfikacji zapisów we wnioskach o wypłatę ekwiwalentów
-
Wracam do wątku. A co jeśli nie mam rozszerzonego JRWA? Czy mogę dać dla strażaków również 2431 Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy, ale np. z rozszerzeniem na podteczkę na badania OSP?
-
I jeszcze jedno. Prawie cała dokumentacja dot OSP została przez pracownika zakwalifikowana pod 5540 Programowanie i analizowanie działalności straży pożarnej. I musiałbym to jakoś podzielić, bo nie wszystko się nadaje pod tą kat. A. Może ktoś pomoźe
-
ktoś coś ma styczność z tematem????
-
Jeśli pracownik merytoryczny przyporządkował dokumentację do konkretnej klasy z JRWA to nie widzę podstawy do ingerencji w tę dokumentację i wydzielania do innej kategorii.
-
wszystko się zgadza, tyle tylko, że pracownik merytoryczny dała stażyście a ten nie wie co z tym dalej. jak zajrzałem do segregatora to było w nim pod jednym hasłem wszystko (nawet kserówki dot. badań zdrowotnych strażaków)
-
Wracam do wątku. A co jeśli nie mam rozszerzonego JRWA? Czy mogę dać dla strażaków również 2431 Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy, ale np. z rozszerzeniem na podteczkę na badania OSP?
U nas np. w teczce 2431 - Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy - tutaj znajdują się skierowania na badania strażackie, mamy tez teczke 253 - ubezpieczenia majątkowe w której mieszczą się ubezpieczenia całego urzędu oraz ubezpieczenia strażaków, w teczce 2632 - eksploatacja własnych środków transportowych - mamy rozliczenia zużycia paliwa zarówno samochodów służbowych jak i wozów bojowych OPS. To wszystko zależy jakie dokumenty znajdują się w teczce. Nie powinno się pakować wszystkiego do jednego worka, bo różne dokumenty mają różne kategorie zarówno A jak i B. Z drugiej strony archiwista nie powinien ingerować w teczkę pracownika merytorycznego bo nie jest to naszym obowiązkiem. Jeśli pracownik nie wie gdzie zakwalifikować dane pismo powinien się zwrócić do nas archiwistów z zapytaniem, a nie pakować wszystko w jedno.
-
No i właśnie o to chodzi. Dziękuję za podpowiedź. Rozumiem, że robi to pracownik merytoryczny ale jak zajrzałem do tego segregatora to zdziwiłem się, że to wszystko na kat A.
-
W tej sytuacji najlepiej nie przyjąć dokumentacji, a zwrócić się do pracownika, który dokumentacje wytworzył z prośbą o jej uporządkowanie zgodnie z instrukcją kancelaryjną i jrwa.
-
Pracownik opisał teczkę w następujący sposób: Ekwiwalent za udział strażaków ratowników w zdarzeniach i szkoleniach. Pracownik merytoryczny "podpiął" dokumentację pod ogólny symbol 554 - Ochrona przeciwpożarowa i przeciwpowodziowa (który nie posiada kat. archiwalnej). Czy ktoś ma pomysł jakie hasło prawidłowe nadać takiej dokumentacji?
-
U nas ekwiwalent znajduje się w teczce 3220 Dowody księgowe tylko oczywiście nie jako sprawa, a jako podteczka czyli np. 3220.1 pod spodem w nawiasie opisujemy (wnioski o wypłatę ekwiwalentu dla członków OSP za udział w akcjach ratowniczych lub szkoleniu pożarniczym organizowanym przez Gminę lub Państwową Straż Pożarną wraz z oświadczeniami strażaków o nie otrzymaniu wynagrodzenia za czas akcji)
-
Dziękuję za podpowiedź.
Może jednak dopiszę co znajduje się w teczce. Po pierwsze, sprawami zajmuje się pracownik Wydziału Ogólno-Organizacyjnego, a więc nie są to "finanse"/księgowość. Są tam wewnętrzne pisma do księgowości o wypłatę ekwiwalentu, listy osób do wypłaty potwierdzane przez poszczególne OSP, potwierdzenia wyjazdów strażaków ochotników z PSP, oświadczenia strażaków ochotników dot. wynagrodzenia.
-
U nas też znajdują się tam takie dokumenty i również nie zajmuje się tym pracownik z księgowości, a z innego działu, ale nie jako są to dowody księgowe i jest to kategoria B5 (dokumenty zawsze wytwarzane są w dwóch egzemplarzach, jeden do teczki pracownika, który się tym zajmuje, a drugi do księgowości jeśli chodzi o wypłatę). Jestem w tym urzędzie dopiero ponad trzy lata ale zauważyłam, że to rozwiązanie jest stosowane od lat.
-
Ok, to w takim razie tak to rozwiążemy. No ja jestem od 5 lat, ale - ponieważ archiwum jest po remoncie - to właśnie teraz pracownicy oddają dużo dokumentacji. i ciągle jakieś takie "kwiatki" się pojawiają. Dziękuję jeszcze raz za pomoc.
-
Była już u was kontrola z AP? jak taka kontrola wygląda i ile trwa?
-
Wznowię wątek. Ostatnio miałem zapytanie dot. właśnie dokumentacji OSP (szeroko rozumianej). Może ktoś ma jakąś skumulowaną "ściągę" na temat takiej dokumentacji?
-
Wznowię wątek. Ostatnio miałem zapytanie dot. właśnie dokumentacji OSP (szeroko rozumianej). Może ktoś ma jakąś skumulowaną "ściągę" na temat takiej dokumentacji?
czyli muszę pospisywać wszystkie "podpowiedzi" z tego wątku i to będzie ogarnięty cały temat dokumentacji dot. OSP???
-
trzeba zwrócić uwagę na to, że od zeszłego roku strażacy z OSP mogą otrzymywać dodatek do emerytury. Mężczyźni po 25 latach a kobiety po 20. Dlatego warto byłoby niektóre dokumenty potwierdzające przynależność w OSP i udział w akcjach przechowywać co najmniej 25 lat
-
Tylko, że poszczególne OSP powinny przechowywać swoją dokumentację, a nie że jest tak jak ja się kiedyś spotkałem, że jedna OSP zostawiła akta w gminnym AZ, bo jeden z pracowników referatu był strażakiem i prowadził ich dokumentację. A jak się zwolnił to dokumentacja gromadzona była gdzie indziej. Na szczęście archiwista po latach za sugestią AP przekazał strażakom ich dokumentację aby mieli komplet.
-
Tylko, że poszczególne OSP powinny przechowywać swoją dokumentację, a nie że jest tak jak ja się kiedyś spotkałem, że jedna OSP zostawiła akta w gminnym AZ, bo jeden z pracowników referatu był strażakiem i prowadził ich dokumentację. A jak się zwolnił to dokumentacja gromadzona była gdzie indziej. Na szczęście archiwista po latach za sugestią AP przekazał strażakom ich dokumentację aby mieli komplet.
Tylko, że to są takie pisma jak do księgowości o wypłatę ekwiwalentu, listy osób do wypłaty potwierdzane przez poszczególne OSP, potwierdzenia wyjazdów strażaków ochotników z PSP, oświadczenia strażaków ochotników dot. wynagrodzenia. Czyli takie, które były w Urzędzie bardziej.
-
Gmina dla straży ma też swoje klasy, wiec jak najbardziej taką dokumentację przechowuje. Ja pisałem o dokumentacji smaej OSP, która wylądowała w gminnym archiwum.
-
Gmina dla straży ma też swoje klasy, wiec jak najbardziej taką dokumentację przechowuje. Ja pisałem o dokumentacji smaej OSP, która wylądowała w gminnym archiwum.
Rozumiem, ale właśnie te klasy używane w gminie są z całego JRWA. I chciałem to jakoś usystematyzować i zebrać.
-
Witam. I jak tam w temacie OSP? Przemyślenia od pracowników gmin w sprawie archiwizacji dokumentacji?
-
Czytając i analizując ten dział stworzyłem taką małą ściągę. Proszę o poprawki, aby jednak było to jakoś jednolicie opisywane.
0644 - Meldunki i raporty sytuacyjne BE5 Raporty z działań operacyjnych - komórka merytoryczna rejestruje w teczce a służą one do weryfikacji zapisów we wnioskach o wypłatę ekwiwalentów
2425 Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp. B10 Ubezpieczenia strażaków
2430 Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej BE10 Umowa na badania Strażaków Ratowników OSP
2431 Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy B10 Skierowania na badania Strażaków Ratowników OSP
253 Ubezpieczenia majątkowe B10 środków transportu, łodzie, drony itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
2613 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B10 Karty sprzętowe zgodne z wykazem wyposażenia (przedmiotów nietrwałych)
2615 Dokumentacja techniczno- eksploatacyjna środków trwałych B5 Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych ? Sprzęt zgodny z wykazem środków trwałych
2632 Eksploatacja własnych środków transportowych B5 karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży. Karty paliwowe sprzętowe i karty drogowe pojazdów.
2634 Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów, modemów, łączy internetowych) B10 w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności. Karty w tabletach, terminalach statusów. Konserwacja systemów łączności w OSP.
3220 Dowody księgowe B5
3220.1 Dowody księgowe jako podteczka - w nawiasie opisujemy (wnioski o wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za udział w działaniach ratowniczych, akcjach ratowniczych, szkoleniu lub ćwiczeniu, listy osób do wypłaty, potwierdzenia wyjazdów strażaków ochotników z PSP, oświadczenia o wypłacie na rachunek bankowy)
5540 Programowanie i analizowanie działalności straży pożarnej A Wykaz strażaków w gminie
5542 Szkolenie strażaków BE10
5543 Wyposażenie w sprzęt służb przeciwpożarowych B10
6845 Przekazywanie nieruchomości do korzystania, w tym w dzierżawę lub najem BE10 Przeglądy w budynkach OSP zgodnie z prowadzona dok. przez RGNiGP