IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Kształtowanie zasobu archiwalnego => Wątek zaczęty przez: konsacz w Luty 22, 2016,

Tytuł: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Luty 22, 2016,
Dzień Dobry. Od niedawna jestem pracownikiem w MOPR. Z naszej instrukcji kancelaryjnej wynika, że po wpłynięciu wniosku o pomoc finansową należy założyć sprawę i nadać jej znak. I tu moje pytanie: jeśli każdy z zasiłków ma w instrukcji kancelaryjnej inny symbol klasyfikacyjny (zasiłek celowy ma nr 4130, zasiłek stały 4131, a zasiłek okresowy 4132), a ta sama osoba zwraca się np. o zasiłek okresowy i celowy to jaki mam nadać numer sprawy, skoro te zasiłki są pod innymi symbolami. Czy do każdego zasiłku wypadałoby prowadzić odrębny spis spraw? Mam nadać dwa znaki spraw? czy założyć odrębne teczki dla tej samej osoby, jedną na zasiłek celowy a drugą na zasiłek okresowy? Czy można nadać symbol dla klasy wyższego rzędu nr 413 i tytuł "świadczenia pomocy społecznej". A co z wnioskiem o pomoc, gdzie osoba nie precyzuje jakim zasiłkiem i na co jest zainteresowana (tak jest bardzo często). Za wszystkie odpowiedzi z góry dziękuję.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Luty 22, 2016,
A prowadzicie  także  teczki  zbiorcze  świadczeniobiorców?
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: ArchiwistaMOPS w Luty 23, 2016,
A prowadzicie  także  teczki  zbiorcze  świadczeniobiorców?
Do teczek zbiorczych odkładamy akta spraw zarejestrowanych w różnych spisach spraw.
Np. Jan Kowalski otrzymuje świadczenia w postaci zasiłku stałego i celowego. Rejestrujemy dwie sprawy w dwóch osobnych spisach spraw, dla zasiłku stałego i celowego. Następnie możemy te akta odłożyć do teczki zbiorczej założonej dla Jana Kowalskiego. Nie rejestrujemy spraw w teczkach zbiorczych.

Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: ArchiwistaMOPS w Luty 23, 2016,
ta sama osoba zwraca się np. o zasiłek okresowy i celowy to jaki mam nadać numer sprawy, skoro te zasiłki są pod innymi symbolami. Czy do każdego zasiłku wypadałoby prowadzić odrębny spis spraw? Mam nadać dwa znaki spraw? czy założyć odrębne teczki dla tej samej osoby, jedną na zasiłek celowy a drugą na zasiłek okresowy? Czy można nadać symbol dla klasy wyższego rzędu nr 413 i tytuł "świadczenia pomocy społecznej". A co z wnioskiem o pomoc, gdzie osoba nie precyzuje jakim zasiłkiem i na co jest zainteresowana (tak jest bardzo często). Za wszystkie odpowiedzi z góry dziękuję.

Mam dokładnie taki sam problem w MOPS. Niestety, u mnie pracownicy bardzo często rejestrowali takie sprawy w teczkach zbiorczych  :-[ lub odkładali takie wnioski do tych teczek bez rejestracji...
Moim zdaniem wniosek, który jest podstawą do wszczęcia więcej niż tylko jednej sprawy, rejestrujemy w każdej z tych spraw (umieszczamy po jednym egzemplarzu wniosku w każdej sprawie).
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Luty 23, 2016,
Dziękuję za odpowiedzi. A jaki nadać znak teczce zbiorczej, czy można napisać dwa znaki teczki np na górze znak dla zasiłków celowych a pod nim znak dla zasiłków okresowych i czy oddzielne spisy spraw np dla zasiłku stałego i zasiłku celowego odkładamy do teczek zbiorczych razem z aktami?
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 23, 2016,
Teczka zbiorcza posiada jedynie znak teczki (symbol komórki + symbol z JRWA właściwy dla teczek zbiorczych). Nie nanosi się na nią znaków spraw pod którymi zostały zarejestrowane dokumenty w teczce.
Spisy spraw pozostają w teczkach rzeczowych. Przy sprawach należy umieścić informację, że akta trafiły do teczki zbiorczej.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Luty 24, 2016,
A po latach pozostanie do wybrakowania tylko spis spraw bo same sprawy będą w poszczególnych teczkach zbiorczych.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Marzec 31, 2016,
Witam. Mam jeszcze takie pytanie. Muszę założyć nową teczkę i spis spraw, w którym zarejestrowane muszą być pisma z lat wcześniejszych z nadanym znakiem sprawy, tytuł i kategorię archiwalną według starego wykazu akt. Natomiast obecnie obowiązuje nowy wykaz akt, według którego wspomniane pisma mają nowy znak sprawy, tytuł i wyższą kategorię archiwalną. Czy można umieścić  aktualnie obowiązujący znak z nowego JRWA, na tych pismach obok starego znaku i w tworzonym spisie spraw i na teczce???
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Kwiecień 01, 2016,
Numer JRWA i hasło klasyfikacyjne zostaje takie jakie wynikają ze starego wykazu akt, kategorię archiwalną należy zmienić na wyższą taka jest generalna zasada.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Kwiecień 03, 2016,
Numer JRWA i hasło klasyfikacyjne zostaje takie jakie wynikają ze starego wykazu akt, kategorię archiwalną należy zmienić na wyższą taka jest generalna zasada.
Dziękuję bardzo za pomoc. Pozdrawiam
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Kwiecień 04, 2016,
Witam. Mam jeszcze takie pytanie. Muszę założyć nową teczkę i spis spraw, w którym zarejestrowane muszą być pisma z lat wcześniejszych z nadanym znakiem sprawy, tytuł i kategorię archiwalną według starego wykazu akt. Natomiast obecnie obowiązuje nowy wykaz akt, według którego wspomniane pisma mają nowy znak sprawy, tytuł i wyższą kategorię archiwalną. Czy można umieścić  aktualnie obowiązujący znak z nowego JRWA, na tych pismach obok starego znaku i w tworzonym spisie spraw i na teczce???

Coś tu jest nie tak. Jeśli masz dokumentację z poprzednich lat to nie będziesz dla niej TERAZ zakładać żadnego spisu spraw ani umieszczać na dokumentach żadnych niby-znaków spraw. Skoro żadnych spraw nie było, to tak ma zostać.  Kto Ci to kazał robić i po co?
Jeśli masz archiwizować tę dokumentację to trzeba ją po prostu opisać - można się zastanawiać czy i jak opisać ją symbolem i hasłem z jrwa, czy tylko opisać zawartość i przydać odpowiednią kategorię archiwalną.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Dory w Kwiecień 04, 2016,
Witam. Mam jeszcze takie pytanie. Muszę założyć nową teczkę i spis spraw, w którym zarejestrowane muszą być pisma z lat wcześniejszych z nadanym znakiem sprawy, tytuł i kategorię archiwalną według starego wykazu akt. Natomiast obecnie obowiązuje nowy wykaz akt, według którego wspomniane pisma mają nowy znak sprawy, tytuł i wyższą kategorię archiwalną. Czy można umieścić  aktualnie obowiązujący znak z nowego JRWA, na tych pismach obok starego znaku i w tworzonym spisie spraw i na teczce???

Coś tu jest nie tak. Jeśli masz dokumentację z poprzednich lat to nie będziesz dla niej TERAZ zakładać żadnego spisu spraw ani umieszczać na dokumentach żadnych niby-znaków spraw. Skoro żadnych spraw nie było, to tak ma zostać.  Kto Ci to kazał robić i po co?
Jeśli masz archiwizować tę dokumentację to trzeba ją po prostu opisać - można się zastanawiać czy i jak opisać ją symbolem i hasłem z jrwa, czy tylko opisać zawartość i przydać odpowiednią kategorię archiwalną.
Właśnie, do, nazwijmy to, starej dokumentacji, której nie klasyfikowano i kwalifikowano zgodnie z przepisami, nie tworzy się spisów spraw, nie nadaje się sztucznie znaków akt, tylko kategoria jest ważna. Ja kiedyś, na początku mojej pracy, nieświadoma, że tak się nie robi, zabrałam się za odtwarzanie spisów spraw :P Narobiłam się jak dzika, a później nieźle się zdziwiłam ;D
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: homo novus w Kwiecień 04, 2016,
Wszystko zależy od przypadku - mnie w trakcie kontroli AP kazało właśnie coś takiego zrobić. Pozakładać spisy spraw dla dokumentacji rowadzonej przez komórki w sposób nieprawidłowy przez  ok. 30 lat. Na dodatek  były to materiały, które trudno uznać za akta spraw .
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: jacek_k w Kwiecień 04, 2016,
Wszystko zależy od przypadku - mnie w trakcie kontroli AP kazało właśnie coś takiego zrobić. Pozakładać spisy spraw dla dokumentacji rowadzonej przez komórki w sposób nieprawidłowy przez  ok. 30 lat. Na dodatek  były to materiały, które trudno uznać za akta spraw .
Mogę dowiedzieć się co to za archiwum?
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Dory w Kwiecień 05, 2016,
Wszystko zależy od przypadku - mnie w trakcie kontroli AP kazało właśnie coś takiego zrobić. Pozakładać spisy spraw dla dokumentacji rowadzonej przez komórki w sposób nieprawidłowy przez  ok. 30 lat. Na dodatek  były to materiały, które trudno uznać za akta spraw .
Mogę dowiedzieć się co to za archiwum?
???
Mnie też interesuje, które archiwum wymyśla coś, co kłóci się z zasadami metodyki archiwalnej, i jest, szczerze mówiąc, bezsensowne - przecież w takim przypadku tylko kategoria archiwalna ma znaczenie, czyż nie?
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: homo novus w Kwiecień 05, 2016,
Krakowie
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: homo novus w Kwiecień 05, 2016,
Proszę o skasowanie postu wyżej.
A odpowiedź brzmi - Kraków 
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Grzesiek w Kwiecień 05, 2016,
A bardziej konkretnie? Bo w Krakowie mi piszą, że niczego takiego nie wymagają :) może być na priva ;)
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Grzesiek w Kwiecień 06, 2016,
Stając w obronie ANK napiszę, że głowę dam, że nie chodzi o spisy spraw tylko o poprawę spisów zdawczo-odbiorczych ;)
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Kwiecień 06, 2016,
Może to nie Kraków, tylko Nowy Sącz ...
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Grzesiek w Kwiecień 06, 2016,
celnie ;)
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: homo novus w Kwiecień 07, 2016,
Otrzymałeś informację na priva?
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Grzesiek w Kwiecień 07, 2016,
odpisałem też na priva
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Kwiecień 08, 2016,
Witam. Mam jeszcze takie pytanie. Muszę założyć nową teczkę i spis spraw, w którym zarejestrowane muszą być pisma z lat wcześniejszych z nadanym znakiem sprawy, tytuł i kategorię archiwalną według starego wykazu akt. Natomiast obecnie obowiązuje nowy wykaz akt, według którego wspomniane pisma mają nowy znak sprawy, tytuł i wyższą kategorię archiwalną. Czy można umieścić  aktualnie obowiązujący znak z nowego JRWA, na tych pismach obok starego znaku i w tworzonym spisie spraw i na teczce???

Coś tu jest nie tak. Jeśli masz dokumentację z poprzednich lat to nie będziesz dla niej TERAZ zakładać żadnego spisu spraw ani umieszczać na dokumentach żadnych niby-znaków spraw. Skoro żadnych spraw nie było, to tak ma zostać.  Kto Ci to kazał robić i po co?
Jeśli masz archiwizować tę dokumentację to trzeba ją po prostu opisać - można się zastanawiać czy i jak opisać ją symbolem i hasłem z jrwa, czy tylko opisać zawartość i przydać odpowiednią kategorię archiwalną.

Witam. Chodzi o gwarantowane zasiłki okresowe i zasiłki stałe od których odprowadzane były składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, które według obecnie obowiązującego u nas wykazu akt mają kategorie B-50, a są odłożone w teczkach razem z zasiłkami od których nie odprowadzało się składek i które mają kategorię B-5
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Kwiecień 08, 2016,
Czyli wedle wszelkiego prawdopodobieństwa chodzi przede wszystkim o kategorię archiwalną. Najlepiej skonsultuj jeszcze raz (wyjaśnij swoje wątpliwości) z archiwum państwowym, jak w szczegółach wykonać te prace. Po to to archiwum jest, i nie ma się co bać, żeby o coś ich zapytać.

pozdrawiam
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Kwiecień 08, 2016,
Mam jeszcze jedno pytanie. Czy w teczce zbiorczej mogą znajdować się sprawy o różnej kategorii archiwalnej, np: B-5 i B-10?
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Kwiecień 08, 2016,
Ale co rozumiesz pod określeniem "teczka zbiorcza"? Prawdziwa teczka zbiorcza ma w jrwa własne hasło klasyfikacyjne i JEDNĄ kategorię archiwalną.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Kwiecień 08, 2016,
Ale co rozumiesz pod określeniem "teczka zbiorcza"? Prawdziwa teczka zbiorcza ma w jrwa własne hasło klasyfikacyjne i JEDNĄ kategorię archiwalną.

Chcę utworzyć w JRWA hasło klasyfikacyjne pt. "Teczka zbiorcza wnioskodawców świadczeń pieniężnych dla rodzin zastępczych i prowadzących rodzinne domy dziecka" dla klasy IV rzędu w naszym JRWA o nr. 4141 i tytule "Przyznawanie świadczeń pieniężnych dla rodzin zastępczych i prowadzących rodzinne domy dziecka", która się dzieli na kilka rożnych klas V rzędu. Ponieważ pracownicy wkładają do jednej teczki sprawy oznaczone rożnymi symbolami z JRWA o nr od 41410 do 41418. Tylko że te klasy od nr 41410 do 41418 mają różne kategorie archiwalne i nie wiem czy mogą być odkładane do teczki zbiorczej.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Kwiecień 09, 2016,
To, że do teczki zbiorczej trafiają akta przynależne tematycznie do różnych klas rzeczowych o różnych kategoriach jest jak najbardziej normalne. Teczka rzeczowa musi wówczas mieć odpowiednio wyższą kategorię. Np., jeśli mają do niej trafiać dokumenty o kat. B5 i B10, teczka zbiorcza otrzyma kat. B10.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Kwiecień 09, 2016,
To, że do teczki zbiorczej trafiają akta przynależne tematycznie do różnych klas rzeczowych o różnych kategoriach jest jak najbardziej normalne. Teczka rzeczowa musi wówczas mieć odpowiednio wyższą kategorię. Np., jeśli mają do niej trafiać dokumenty o kat. B5 i B10, teczka zbiorcza otrzyma kat. B10.

Dziękuję za pomoc
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Kwiecień 11, 2016,
A prowadzicie  także  teczki  zbiorcze  świadczeniobiorców?
Do teczek zbiorczych odkładamy akta spraw zarejestrowanych w różnych spisach spraw.
Np. Jan Kowalski otrzymuje świadczenia w postaci zasiłku stałego i celowego. Rejestrujemy dwie sprawy w dwóch osobnych spisach spraw, dla zasiłku stałego i celowego. Następnie możemy te akta odłożyć do teczki zbiorczej założonej dla Jana Kowalskiego. Nie rejestrujemy spraw w teczkach zbiorczych.

Dobry wieczór. Mam jeszcze takie pytanie, czy jeśli wspomniany wyżej Jan Kowalski ma w teczce zbiorczej świadczenie w postaci zasiłku celowego i stałego to czy trzeba przy rejestracji w dwóch osobnych spisach spraw dla zasiłku celowego i stałego zakładać dla tych spisów dwie osobne teczki na nazwisko Jana Kowalskiego przez co będzie miał 3 teczki tj. jedną zbiorczą z dokumentami i dwie teczki rzeczowe tylko na spisy spraw. Czy też mogę zarejestrować w spisach spraw dla zasiłków celowych i zasiłków stałych Kowalskiego pod numerem 1 a pod numerami 2, 3, 4 itd. innych wnioskodawców tych świadczeń, których akta odłożyłem do teczek zbiorczych?
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Marcin Kapała w Kwiecień 14, 2016,
Teczka zbiorcza przypisana jest to konkretnego świadczeniobiorcy. Spisy spraw dotyczą natomiast świadczeń i są prowadzone dla różnych świadczeniobiorców.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Kwiecień 14, 2016,
Sprawy dot. zasiłków rejestrujesz na spisach spraw w teczkach rzeczowych właściwych dla konkretnych zasiłków (bez podziału na osoby, których dotyczą).
Następnie zasiłki dot. konkretnej osoby przenosisz do teczki zbiorczej tej osoby odnotowując ten fakt na spisie spraw w teczce rzeczowej zasiłków.
Tak więc Jan Kowalski będzie miał tylko jedna teczkę osobową (zbiorczą).
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Kwiecień 29, 2016,
Witam. Mam kolejne pytanie. Czy w teczkach rzeczowych które zakładamy dla spisów spraw dotyczących np. zasiłków celowych przyznanych wnioskodawcy dla którego prowadzi się teczki zbiorcze, rejestrujemy w spisie spraw tylko decyzje na podstawie której zasiłek celowy został przyznany? Czy też trzeba rejestrować pod pierwszym numerem w wyżej wymienionym spisie spraw najpierw wniosek o przyznanie zasiłku celowego złożony przez wnioskodawce, potem pod drugim numerem w spisie wywiad środowiskowy przeprowadzony przez pracownika socjalnego u wnioskodawcy i dopiero pod trzecim numerem w spisie decyzję o przyznaniu zasiłku celowego?
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Kwiecień 29, 2016,
W systemie bezdziennikowym nie rejestrujemy wszystkich pism w sprawie - rejestrujemy sprawę jako taką (na podstawie pierwszego pisma - pisma wszczynającego sprawę). Odnosząc się do podanego przez Ciebie przykładu - skoro pismem wszczynającym sprawę jest wniosek o przyznanie zasiłku, to na jego podstawie zarejestrujesz sprawę na spisie spraw. Kolejne pisma w tej samej sprawie nie będą już rejestrowane na spisie. Jeśli decyzja o przyznaniu zasiłku kończy sprawę datę jej wydania odnotujesz na spisie w rubryce "data zakończenia sprawy" (ewentualnie można podać w uwagach sposób zakończenia sprawy, np. decyzja pozytywna, negatywna itp.).
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Kwiecień 30, 2016,
W systemie bezdziennikowym nie rejestrujemy wszystkich pism w sprawie - rejestrujemy sprawę jako taką (na podstawie pierwszego pisma - pisma wszczynającego sprawę). Odnosząc się do podanego przez Ciebie przykładu - skoro pismem wszczynającym sprawę jest wniosek o przyznanie zasiłku, to na jego podstawie zarejestrujesz sprawę na spisie spraw. Kolejne pisma w tej samej sprawie nie będą już rejestrowane na spisie. Jeśli decyzja o przyznaniu zasiłku kończy sprawę datę jej wydania odnotujesz na spisie w rubryce "data zakończenia sprawy" (ewentualnie można podać w uwagach sposób zakończenia sprawy, np. decyzja pozytywna, negatywna itp.).

Dziękuję za pomoc. W naszym MOPRze kierowniczka nie pozwala rejestrować pism tak jak piszesz tylko każe oddzielnie nanosić na spis spraw wniosek, wywiad i decyzje, a jak ktoś zrobi inaczej to karze poprawiać
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Kwiecień 30, 2016,
Zatem wasza kierowniczka ewidentnie nie rozumie bezdziennikowego systemu kancelaryjnego. Spis spraw to nie jest wykaz pism w teczce.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Maj 07, 2016,
Witam. Chciałbym się dowiedzieć czy jeśli muszę napisać wniosek do Urzędu Stanu Cywilnego o udostępnienie danych dłużnika alimentacyjnego z rejestru mieszkańców,  to czy mogę użyć symbolu 0613 o haśle "współpraca z innymi instytucjami" i kategorii B-25 z naszego JRWA? Czy można jako znak tego wniosku dać symbol taki jakim oznaczona jest teczka danego dłużnika tj 4311 o haśle "postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych" i kat. B-10? Proszę o pomoc
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Maj 08, 2016,
Czy "wniosek do Urzędu Stanu Cywilnego o udostępnienie danych dłużnika alimentacyjnego z rejestru mieszkańców" jest elementem " "postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych". Jeśli odpowiedź brzmi tak, jak sądzę, to wniosek oznaczasz znakiem sprawy z symbolem 4311.  Nie 0613 "współpraca z innymi instytucjami". Połowa urzędników wrzuciłaby tu większość pism ;) Dobrze, że z wykazów z 2011 roku takie klasy usunięto.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Maj 08, 2016,
Czy "wniosek do Urzędu Stanu Cywilnego o udostępnienie danych dłużnika alimentacyjnego z rejestru mieszkańców" jest elementem " "postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych". Jeśli odpowiedź brzmi tak, jak sądzę, to wniosek oznaczasz znakiem sprawy z symbolem 4311.  Nie 0613 "współpraca z innymi instytucjami". Połowa urzędników wrzuciłaby tu większość pism ;) Dobrze, że z wykazów z 2011 roku takie klasy usunięto.
Tak jest elementem postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych. Nasza instytucja nie jest pod nadzorem archiwalnym i ciężko wyegzekwować stosowanie przez pracowników przepisów kancelaryjnych
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Maj 24, 2016,
Dzień dobry. Chciałbym się poradzić czy jeśli mam w teczkach wnioski, które wpłynęły do MOPR-u z innych instytucji, a które dotyczą: "udostępnienia danych osobowych ze zbioru danych", to czy mogę je kwalifikować jako "Informowanie jednostek zewnętrznych o klientach Ośrodka pobierających świadczenia i dodatki" o kat. B-5 ? Pracownicy nadają im tytuł "Współdziałanie z innymi instytucjami" o kat. B-25 co moim zdaniem jest błędne.  We wnioskach tych najczęściej inne instytucje proszą o przeprowadzanie wywiadów alimentacyjnych lub środowiskowych wśród krewnych ich klientów mieszkających w naszym mieście.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Maj 25, 2016,
Nie można takich spraw rejestrować, jako współdziałanie - kat. B 25. To nie jest żadne współdziałanie, tylko przekazanie odpowiedzi na wniosek. Prędzej można to zakwalifikować to hasła, które podałeś lub do hasła związanego z ochroną danych osobowych, niż do B 25.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Czerwiec 03, 2016,
Dobry wieczór. Chciałbym się poradzić. Mam do archiwizowania dokumenty świadczeń w postaci usług opiekuńczych z lat 1990 - 93 na których widnieje znak sprawy OSP 9143b/251/93. Czy mogę na spisie zdawczo odbiorczym napisać znak teczki z obecnie obowiązującego u nas symbolu komórki organizacyjnej i obecnego symbolu z naszego JRWA,  czyli MOPR.DUO.41600.  Numer 41600 oznacza Usługi opiekuńcze. Natomiast kategoria archiwalna zarówno w latach 90 jak i w 2016 roku dla usług opiekuńczych jest ta sama tj. B-5. Czy dla starych teczek muszę nadawać znak teczki w spisie zdawczo odbiorczym taki jaki obowiązywał w momencie wytworzenia dokumentów w nich zawartych, czy mogę dać taki znak teczki jaki obowiązuje dla obecnie wytworzonych dokumentów dot. tego samego zagadnienia?
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Czerwiec 04, 2016,
Na spisie umieszcza się znak teczki jaki stosowano w chwili powstania dokumentacji. Powinniśmy jedynie zmienić kategorię archiwalną, jeżeli obecnie jest stosowana wyższa. W tym przypadki masz jednak taką samą kategorię.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Czerwiec 04, 2016,
Na spisie umieszcza się znak teczki jaki stosowano w chwili powstania dokumentacji. Powinniśmy jedynie zmienić kategorię archiwalną, jeżeli obecnie jest stosowana wyższa. W tym przypadki masz jednak taką samą kategorię.
Dziękuje. Dziś się zapytałem o to Panią kierownik z naszego Archiwum Państwowego i powiedziała że mogę użyć nowego symbolu z JRWA
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Czerwiec 04, 2016,
Przenoszę wątek, bo chyba wymaga komentarza osoby od nadzoru.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Czerwiec 04, 2016,
Na spisie umieszcza się znak teczki jaki stosowano w chwili powstania dokumentacji. Powinniśmy jedynie zmienić kategorię archiwalną, jeżeli obecnie jest stosowana wyższa. W tym przypadki masz jednak taką samą kategorię.
Dziękuje. Dziś się zapytałem o to Panią kierownik z naszego Archiwum Państwowego i powiedziała że mogę użyć nowego symbolu z JRWA

Dodam jeszcze że jak kiedyś pracowałem w Urzędzie Miasta to pisaliśmy na spisie zd-odb oraz na teczce znak z JRWA taki jaki na dokumentach, a pod spodem jego odpowiednik z nowego JRWA. Niestety w MOPRze moi przełożeni zabraniają tak robić i każą pisać nowy znak z wykazu, ale nie jestem pewien czy tak jest prawidłowo dlatego chce się poradzić doświadczonych archiwistów. Choć z tego co widzę to każdy mówi co innego
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Czerwiec 07, 2016,
Dziwna to praktyka pisania na teczce symbolu, który nie obowiązywał w czasie, gdy dokumenty zawarte w teczce wytwarzano. Nie jest to zgodne z prawem (nie znam podstawy prawnej, która na taką praktykę zezwala).
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Czerwiec 07, 2016,
Dziwna to praktyka pisania na teczce symbolu, który nie obowiązywał w czasie, gdy dokumenty zawarte w teczce wytwarzano. Nie jest to zgodne z prawem (nie znam podstawy prawnej, która na taką praktykę zezwala).
Witam. A czy jest jakaś podstawa prawna która nakazuje pisać tylko i wyłącznie taki znak teczki który obowiązywał w momencie wytworzenia dokumentacji?? Proszę uprzejmie o namiar na taki przepis to pokaże go swoim przełożonym którzy każą mi pisać symbole z najnowszego JRWA nawet do starej dokumentacji
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Czerwiec 07, 2016,
Najważniejszy jest zapis ustawy archiwalnej:
Cytuj
Art. 6. 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:
1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;
2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

Nie można odzwierciedlić przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw zmieniając symbole klasyfikacyjne. Wiążą się z tym zapisy znowelizowanego art. 34 tejże ustawy (konieczność zapewnienia m.in. klasyfikowania dokumentacji), a w szczegółach określa to Twoja instrukcja kancelaryjna i archiwalna (znak akt/teczki).
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Czerwiec 08, 2016,
Na teczce podaje się aktotwórcę, więc i symbol klasyfikacyjny musi być z tamtego okresu. U mnie to też jest trudne do zrozumienia.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Marcin Kapała w Czerwiec 08, 2016,
Witam. A czy jest jakaś podstawa prawna która nakazuje pisać tylko i wyłącznie taki znak teczki który obowiązywał w momencie wytworzenia dokumentacji?? Proszę uprzejmie o namiar na taki przepis to pokaże go swoim przełożonym którzy każą mi pisać symbole z najnowszego JRWA nawet do starej dokumentacji

Podstawę prawną stanowi instrukcja kancelaryjna, którą stosujecie. To ona określa, jak jest opisana teczka aktowa i jak wygląda znak akt. Oczywiście znak będzie wynikał z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w momencie prowadzenia danej teczki. Musi odpowiadać symbolowi klasyfikacyjnemu, który występuje w znakach prowadzonych spraw. Trzeba również pamiętać, że znak akt wiąże się nierozerwalnie z tytułem teczki, który wynika z hasła klasyfikacyjnego rzeczowego wykazu akt. Podsumowując tytuł teczki, znak akt i znak sprawy muszą wynikać z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w danym okresie. To nie jest tylko kwestia podstawy prawnej, ale przede wszystkim logiki. Wymaganie od pracowników opisywania teczek znakiem z nowego JRWA, który nie odpowiada znakom spraw, jest zwykłą ignorancją. Proszę zapytać swoją szefową, czy każe poprawić w aktach znaki spraw, skoro wymaga opisania teczek symbolami klasyfikacyjnymi z nowego wykazu.

Możemy mieć oczywiście sytuację, w której teczka prowadzona jest dłużej niż przez jeden rok,  w czasie obowiązywania dwóch różnych rzeczowych wykazów akt. W opiece społecznej taka sytuacja może występować w przypadku teczek zbiorczych. Wówczas rzeczywiście konieczne jest umieszczenie dwóch znaków akt na teczce, chociaż należy się zastanowić, czy nie lepiej byłoby taką teczkę rozdzielić.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Czerwiec 08, 2016,
A jak ktoś archiwizuje akta z lat 60-tych (prawdziwa sytuacja z jednego z podporządkowanych nam archiwów), to ma stosować JRWA z tamtego okresu? U nas, niestety, zastosowano współcześnie obowiązujący rzeczowy wykaz akt.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Czerwiec 08, 2016,
Tak, jeśli JRWA było wówczas stosowane. Jeśli nie było nie podajemy znaku teczki, a jedynie kategorię archiwalną
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Czerwiec 09, 2016,
Szkoda tylko, że gdy coś takiego mówię moim koleżankom i kolegom, to wszyscy jak jeden mąż protestują, że to bzdura. W sytuacji braku jakichkolwiek szkoleń archiwalnych nie jestem w stanie przetłumaczyć innym właściwych zasad, skoro oni przez wiele lat wpajali sobie inne zasady (a konkretnie to raczej kontynuowali to, czego się nauczyli w początkach swojej pracy). Ale to jest skutek zatrudniania ludzi przypadkowych w archiwum.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Czerwiec 09, 2016,
Witam. A czy jest jakaś podstawa prawna która nakazuje pisać tylko i wyłącznie taki znak teczki który obowiązywał w momencie wytworzenia dokumentacji?? Proszę uprzejmie o namiar na taki przepis to pokaże go swoim przełożonym którzy każą mi pisać symbole z najnowszego JRWA nawet do starej dokumentacji

Podstawę prawną stanowi instrukcja kancelaryjna, którą stosujecie. To ona określa, jak jest opisana teczka aktowa i jak wygląda znak akt. Oczywiście znak będzie wynikał z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w momencie prowadzenia danej teczki. Musi odpowiadać symbolowi klasyfikacyjnemu, który występuje w znakach prowadzonych spraw. Trzeba również pamiętać, że znak akt wiąże się nierozerwalnie z tytułem teczki, który wynika z hasła klasyfikacyjnego rzeczowego wykazu akt. Podsumowując tytuł teczki, znak akt i znak sprawy muszą wynikać z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w danym okresie. To nie jest tylko kwestia podstawy prawnej, ale przede wszystkim logiki. Wymaganie od pracowników opisywania teczek znakiem z nowego JRWA, który nie odpowiada znakom spraw, jest zwykłą ignorancją. Proszę zapytać swoją szefową, czy każe poprawić w aktach znaki spraw, skoro wymaga opisania teczek symbolami klasyfikacyjnymi z nowego wykazu.

Możemy mieć oczywiście sytuację, w której teczka prowadzona jest dłużej niż przez jeden rok,  w czasie obowiązywania dwóch różnych rzeczowych wykazów akt. W opiece społecznej taka sytuacja może występować w przypadku teczek zbiorczych. Wówczas rzeczywiście konieczne jest umieszczenie dwóch znaków akt na teczce, chociaż należy się zastanowić, czy nie lepiej byłoby taką teczkę rozdzielić.

Dzięki za wyjaśnienia. W naszej instrukcji kancelaryjnej nie jest określone czy symbol z wykazu akt musi być podany z JRWA obowiązującego w okresie w którym zostały wytworzone akta. Dlatego każą nam pisać odpowiednik z nowego JRWA, który poznaje po treści dokumentów. Po za tym nie posiadamy wykazu akt który obowiązywał w latach 90 w naszej instytucji. Dotyczy to dokumentacji niearchiwalnej która będzie niszczona. Do tej pory Archiwum Państwowe, która wydaje nam zgodę na brakowanie nie miało o to pretensji jak na razie.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Marcin Kapała w Czerwiec 10, 2016,
Rzeczowy wykaz akt kształtuje sposób narastania dokumentacji w registraturze (kancelarii i archiwum), dlatego istotne jest opisywanie akt właściwymi symbolami kancelaryjnymi. Każda zmiana JRWA powoduje zmianę obrazu kancelarii. Zgodnie z zasadą proweniencji (zasady niepodzielności zespołu archiwalnego) istnieje ścisły związek pomiędzy aktami zespołu archiwalnego a kancelarią, która ów zespół utworzyła. Archiwa w procesie wydawania zgód na brakowanie dokumentacji bardziej skupiają się na kwalifikacji niż klasyfikacji, albo przymykają oko na nieprawidłową klasyfikację (przecież akta idą i tak na zniszczenie). Tego typu nieprawidłowości częściej wychodzą na etapie opracowywania akt w archiwum państwowym, kiedy rozpoznanie kancelarii staje się bardzo istotne.

 
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Czerwiec 13, 2016,
Dzięki za wyjaśnienia. W naszej instrukcji kancelaryjnej nie jest określone czy symbol z wykazu akt musi być podany z JRWA obowiązującego w okresie w którym zostały wytworzone akta. Dlatego każą nam pisać odpowiednik z nowego JRWA, który poznaje po treści dokumentów. Po za tym nie posiadamy wykazu akt który obowiązywał w latach 90 w naszej instytucji. Dotyczy to dokumentacji niearchiwalnej która będzie niszczona. Do tej pory Archiwum Państwowe, która wydaje nam zgodę na brakowanie nie miało o to pretensji jak na razie.

Zaraz. Chyba wpuściliśmy się w maliny. Jaka instrukcja kancelaryjna? Tobie chodzi przecież ciągle o to, o czym dyskutowaliśmy na początku tego wątku - chodzi o brakowanie dokumentacji która była tworzona bez żadnej klasyfikacji i nie tworzy akt spraw. Instrukcja kancelaryjna nic do tego nie ma, zaglądnij sobie raczej do instrukcji archiwalnej, a przede wszystkim do rozporządzenia z 20.10.2015 r. (podkreślenie moje):

Cytuj
4. Spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu zawiera:
1)   pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
2)   pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana;
3)   datę i miejsce sporządzenia spisu;
4)   imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby, która sporządziła spis;
5)   dla każdej pozycji spisu informację o:
a)  liczbie porządkowej,
b) oznaczeniu kancelaryjnym, stanowiącym znak akt albo znak sprawy, jeżeli było stosowane,
c)  sygnaturze archiwalnej, a jeżeli nie była stosowana - informację, że spis powstał z natury,
d)  tytule jednostki, który w przypadku stosowania wykazu akt powinien być złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z tego wykazu; dopuszcza się łączenie w jednej pozycji spisu jednostek o identycznym tytule,
e)  określonym datami rocznymi okresie, z którego pochodzi dokumentacja w obrębie pozycji spisu,
f)  liczbie jednostek, będących przedmiotem jednej pozycji spisu,
g)  uwagach, w szczególności dotyczących rodzaju dokumentacji lub nośnika, informacji o zachowaniu dokumentacji zbiorczej, równoważnikach lub o większym zakresie czasowym, a także uszczegółowienia zawartości jednostek.

Jeśli znaku akt nie było, to należy określić jedynie kategorię archiwalną.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Czerwiec 13, 2016,
Jeszcze małe uzupełnienie - nawet jeśli dokumentacja była prowadzona z pominięciem jrwa i bez tworzenia akt spraw (wbrew instrukcji kancelaryjnej), to musisz ustalić faktyczną jej klasę rzeczową z jrwa (na podstawie zawartości) i w konsekwencji kategorię archiwalną - po to żeby w ogóle myśleć o brakowaniu. To ustalenie klasy z jrwa powinno nastąpić na podstawie wykazu akt obowiązującego gdy dokumentacja powstawała - chyba że w ogóle nie mieliście wtedy jrwa. W takim przypadku pozostaje rzeczywiście posługiwanie się jrwa obecnym. Na spisie dokumentacji nie pojawi się jednaki ani symbol z jrwa, ani kategoria archiwalna, we wniosku o zgodę na brakowanie trzeba wskazać do którego wykazu akt się odnosicie i dlaczego.

pozdrawiam

Jarek Orszulak
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Czerwiec 20, 2016,
Jeszcze małe uzupełnienie - nawet jeśli dokumentacja była prowadzona z pominięciem jrwa i bez tworzenia akt spraw (wbrew instrukcji kancelaryjnej), to musisz ustalić faktyczną jej klasę rzeczową z jrwa (na podstawie zawartości) i w konsekwencji kategorię archiwalną - po to żeby w ogóle myśleć o brakowaniu. To ustalenie klasy z jrwa powinno nastąpić na podstawie wykazu akt obowiązującego gdy dokumentacja powstawała - chyba że w ogóle nie mieliście wtedy jrwa. W takim przypadku pozostaje rzeczywiście posługiwanie się jrwa obecnym. Na spisie dokumentacji nie pojawi się jednaki ani symbol z jrwa, ani kategoria archiwalna, we wniosku o zgodę na brakowanie trzeba wskazać do którego wykazu akt się odnosicie i dlaczego.

pozdrawiam

Jarek Orszulak

Witam. Wykaz akt był używany w naszej instytucji od 1999 roku, choć nie każdy dokument wytworzony u nas w latach 90 i wczesnych dwutysięcznych miał nadany znak sprawy. Po za tym dopiero od 2011 roku pracownicy zaczęli prowadzić spisy spraw dla teczek. Teraz jak oddają do archiwum teczki , w których są dokumenty wytworzone przed 2011 rokiem to sporządzają spisy spraw wg obecnie obowiązującego u nas JRWA, bo takie jest polecenie kierownictwa, to samo tyczy się znaków teczek na spisach zdawczo-odbiorczych i na spisie do brakowania.

A czy jeśli mam w teczce dokumenty wytworzone na przestrzeni wielu lat i są na nich symbole w różnych wersji JRWA, np dla zasiłków celowych od 1999 do 2008 roku jest znak sprawy 8121, od 2008 do 2011 roku jest znak sprawy 4120, a od 2012 roku do chwili obecnej mamy znak sprawy 4130. To czy można przerejestrować spis spraw i teczkę do znaku 4130 z nowego JRWA tak jak mówi ust. 2 i 3 w § 55 rozporządzenia  z dnia 18 stycznia 2011 r. o instrukcji kancelaryjnej...?
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Czerwiec 21, 2016,
Nie można "przerejestrować spisu spraw i teczki".
Twoje kierownictwo łamie obowiązujące przepisy. Nie pomagamy w usprawiedliwianiu łamania przepisów.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Czerwiec 21, 2016,
Rozumiem. Czyli można zrobić tak jak piszę Pan Marcin Kapała, tj. "Możemy mieć oczywiście sytuację, w której teczka prowadzona jest dłużej niż przez jeden rok,  w czasie obowiązywania dwóch różnych rzeczowych wykazów akt. W opiece społecznej taka sytuacja może występować w przypadku teczek zbiorczych. Wówczas rzeczywiście konieczne jest umieszczenie dwóch znaków akt na teczce."??
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Marcin Kapała w Czerwiec 22, 2016,
Z tego co wywnioskowałem obowiązywały u Was cztery kancelarie. Do roku 1999 jedna - kiedy nie obowiązywał żaden rzeczowy wykaz akt. Kolejne w latach 1999-2008, 2008-2011 i obecna. Dokumentacja wytworzona w każdym z tych okresów powinna być inaczej uporządkowana. W przypadku akt powstałych do roku 1999 należy postępować, tak jak podpowiada Jarek:

...nawet jeśli dokumentacja była prowadzona z pominięciem jrwa i bez tworzenia akt spraw (wbrew instrukcji kancelaryjnej), to musisz ustalić faktyczną jej klasę rzeczową z jrwa (na podstawie zawartości) i w konsekwencji kategorię archiwalną - po to żeby w ogóle myśleć o brakowaniu. To ustalenie klasy z jrwa powinno nastąpić na podstawie wykazu akt obowiązującego gdy dokumentacja powstawała - chyba że w ogóle nie mieliście wtedy jrwa. W takim przypadku pozostaje rzeczywiście posługiwanie się jrwa obecnym. Na spisie dokumentacji nie pojawi się jednaki ani symbol z jrwa, ani kategoria archiwalna, we wniosku o zgodę na brakowanie trzeba wskazać do którego wykazu akt się odnosicie i dlaczego.

Pozostałe akta wytworzone w latach 1999-2008, 2008-2011 powinny być opisane zgodnie z ówcześnie obowiązującym wykazem akt. Teczki prowadzone w czasie obowiązywania kilku rzeczowych wykazów akt, jeżeli nie można ich rozdzielić, wymagają rozszerzonego opisu. Powinien on uwzględniać znaki kancelaryjne ze stosowanych wówczas wykazów akt.

Co do zasady, opisanie teczki określa instrukcja kancelaryjna. Przykładem niech będzie ta dla organów administracji z roku 2011:

Cytuj
§ 62. 1. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.
2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
...
2) części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt...

W momencie przekazywania akt do archiwum zakładowego/składnicy akt elementy opisu teczki przepisywane są do spisu zdawczo-odbiorczego - znak teczki, tytuł teczki, daty skrajne, kategoria archiwalna.

Nie przerejestrowujemy spraw, które zostały zakończone. Teoretycznie zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna. Szczegółowe zapisy dotyczące przerejestrowywania spraw powinieneś znaleźć w instrukcji kancelaryjnej.

Pozdrawiam  :)

Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Listopad 28, 2017,
Witam. W pracy mam założonych kilkaset teczek osobowych wnioskodawców pobierających dodatki mieszkaniowe, oznaczonych symbolem z jrwa: 41380, które są założone w tym samym roku. Na każdą osobę pobierającą taki dodatek przypada jedna teczka. Czy w każdej z tych teczek pierwsza sprawa  w spisie spraw może być zarejestrowywana pod numerem 1 i mieć znak sprawy: DŚPŚ.SDM.41380.1.2017? 
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Listopad 29, 2017,
A czy to czasem nie są teczki zbiorcze? W teczkach zbiorczych nie rejestruje się spraw.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: konsacz w Listopad 30, 2017,
A czy to czasem nie są teczki zbiorcze? W teczkach zbiorczych nie rejestruje się spraw.
Nie bo znajdują się w nich pisma dotyczące tylko dodatków mieszkaniowych czyli wniosek petenta wraz z załącznikami, potem wywiad środowiskowy przeprowadzony przez pracownika socjalnego, a następnie decyzja przyznająca lub odmawiająca dodatku i ewentualnie potwierdzenie odbioru decyzji, jeśli została wysłana pocztą do wnioskodawcy. Najczyściej są to grube teczki wieloletnie. Każda wydana decyzja otrzymuje swój numer z rejestru decyzji wydanych w danym roku oraz znak sprawy wynikający ze spisu spraw znajdującego się w teczce osobowej wnioskodawcy
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Dory w Styczeń 22, 2018,
Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do  archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Dory w Styczeń 22, 2018,
Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do  archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.
Dodam, że w strukturze organizacyjnej mamy tylko tę komórkę o symbolu DIN, żadnych podkomórek, więc zakładam, że musi być jeden spis spraw z adnotacjami w spisie spraw, kto prowadzi daną sprawę. A jak to może wyglądać w praktyce? W jednym pokoju mamy segregator np. 050 - Współpraca naukowa krajowa, z założonym spisem spraw i każdy referent, zależnie od tematyki z tej grupy spraw, zakłada i prowadzi dalej sprawy, dokładając dokumentację, tak?
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Marcin Kapała w Maj 28, 2018,
Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do  archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.
Dodam, że w strukturze organizacyjnej mamy tylko tę komórkę o symbolu DIN, żadnych podkomórek, więc zakładam, że musi być jeden spis spraw z adnotacjami w spisie spraw, kto prowadzi daną sprawę. A jak to może wyglądać w praktyce? W jednym pokoju mamy segregator np. 050 - Współpraca naukowa krajowa, z założonym spisem spraw i każdy referent, zależnie od tematyki z tej grupy spraw, zakłada i prowadzi dalej sprawy, dokładając dokumentację, tak?

Problem dotyczy bardziej organizacji pracy. Zakładam, że w Dziale Informacji Naukowej prowadzona jest więcej niż jedna teczka rzeczowa, zakresy obowiązków nie pokrywają się, a kierownik działu dokonuje dekretacji. Wykaz akt dzieli dokumentację na grupy rzeczowe i każdy z pracowników Działu powinien założyć teczki/ spisy dla prowadzonych przez siebie spraw. Teczki nie powinny się pokrywać, jeżeli zakresy obowiązków są czytelne. Kwestia organizacji pracy Działu jest do przemyślenia, jeżeli prowadzenie dokumentacji wygląda inaczej, np. czytelne rozdzielenie zakresu obowiązków lub przypisanie odpowiedzialności za prowadzoną dokumentację. Swoją drogą ciekawi mnie, co trafia do teczki o nazwie Współpraca naukowa krajowa. Z moich doświadczeń wynika, że w takich aktach znajduje się korespondencja, której pracownicy nie potrafili przypisać klasyfikacji rzeczowej (czytaj - Sprawy różne).
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: inka w Maj 28, 2018,
W moim wydziale, który ma dosyć szeroki zakres zadań (obsługa administracyjna urzędu, zarządzanie kryzysowe, informatycy, archiwum, obsługa radnych) zdarzają się wspólne symbole z jrwa. Oczywiście dla jednej klasy z wykazu w całym wydziale obowiązuje jeden spis spraw. W moim wydziale jest tak, że spis spraw prowadzi osoba, dla której dany symbol będzie oczywistym wyborem, ze względu na zakres obowiązków. Jeśli ktoś sporadycznie korzysta z "jej" symbolu, to po prostu dzwoni i pyta jaki jest kolejny wolny numer (lub sprawdza w elektronicznym systemie obiegu dokumentacji). Osoba odpowiedzialna zaznacza w spisie spraw - w uwagach lub w opisie - kto zajmuje się daną sprawą. Po zakończeniu sprawy lub przed zdaniem do archiwum oddaje jej pisma, żeby teczka była kompletna. Kto prowadzi sprawę wynika z samego pisma.
Gdy symbolu z wykazu używa w równym stopniu kilka osób, muszą się dogadać. Albo mają wspólny segregator, albo jeśli jest to możliwe, wydziela się zbiór spraw, np. jest główna teczka na zamówienia, którą obsługuje pracownik z kancelarii, ale wydziela się zbiór na zamówienia związane z zarządzaniem kryzysowym.
W innym wydziale robią tak, że wszystkie spisy spraw prowadzone w wydziale są wpięte w jeden segregator (bez spraw).  Przed zdaniem do archiwum spisy dopina się do odpowiednich teczek z dokumentacją.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Dory w Maj 28, 2018,
Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do  archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.
Dodam, że w strukturze organizacyjnej mamy tylko tę komórkę o symbolu DIN, żadnych podkomórek, więc zakładam, że musi być jeden spis spraw z adnotacjami w spisie spraw, kto prowadzi daną sprawę. A jak to może wyglądać w praktyce? W jednym pokoju mamy segregator np. 050 - Współpraca naukowa krajowa, z założonym spisem spraw i każdy referent, zależnie od tematyki z tej grupy spraw, zakłada i prowadzi dalej sprawy, dokładając dokumentację, tak?

Problem dotyczy bardziej organizacji pracy. Zakładam, że w Dziale Informacji Naukowej prowadzona jest więcej niż jedna teczka rzeczowa, zakresy obowiązków nie pokrywają się, a kierownik działu dokonuje dekretacji. Wykaz akt dzieli dokumentację na grupy rzeczowe i każdy z pracowników Działu powinien założyć teczki/ spisy dla prowadzonych przez siebie spraw. Teczki nie powinny się pokrywać, jeżeli zakresy obowiązków są czytelne. Kwestia organizacji pracy Działu jest do przemyślenia, jeżeli prowadzenie dokumentacji wygląda inaczej, np. czytelne rozdzielenie zakresu obowiązków lub przypisanie odpowiedzialności za prowadzoną dokumentację. Swoją drogą ciekawi mnie, co trafia do teczki o nazwie Współpraca naukowa krajowa. Z moich doświadczeń wynika, że w takich aktach znajduje się korespondencja, której pracownicy nie potrafili przypisać klasyfikacji rzeczowej (czytaj - Sprawy różne).
Cytuj
Nasz wykaz akt jest niesamowicie przestarzały, więc siłą rzeczy musimy kombinować i np. sprawy uzyskiwania pozwoleń od innych jednostek dotyczących materiałów geologicznych kwalifikujemy tu. Chociaż przyprawia mnie to o zgrzytanie zębów - wszak u nas ta klasa ma kategorię A
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Maj 30, 2018,
Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do  archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.

Bezwzględnie tylko jeden spis spraw dla komórki, dla jednego symbolu jrwa i w obrębie jednego roku. Inicjały niczego nie załatwiają. Nie ma takiego obowiązku, żeby sprawy w jednym spisie spraw mógł rejestrować i prowadzić tylko jeden pracownik - w moim (dużym) urzędzie bywa np. tak, że sprawy w obrębie jednego spisu spraw może prowadzić nawet kilkudziesięciu pracowników jednej komórki. Do spisu spraw można wpisywać dodatkowe przydatne informacje.
Jeśli klasa w obecnym jrwa jest mocno ogólna, a pracownicy mają bardziej skonkretyzowane obowiązki (mieszczące się tematycznie w tej klasie), to zawsze można przecież użyć np. podteczek.
Niezależnie od tego może warto pomyśleć po prostu o rozbudowie jrwa.
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Dory w Maj 30, 2018,
Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do  archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.

Bezwzględnie tylko jeden spis spraw dla komórki, dla jednego symbolu jrwa i w obrębie jednego roku. Inicjały niczego nie załatwiają. Nie ma takiego obowiązku, żeby sprawy w jednym spisie spraw mógł rejestrować i prowadzić tylko jeden pracownik - w moim (dużym) urzędzie bywa np. tak, że sprawy w obrębie jednego spisu spraw może prowadzić nawet kilkudziesięciu pracowników jednej komórki. Do spisu spraw można wpisywać dodatkowe przydatne informacje.
Jeśli klasa w obecnym jrwa jest mocno ogólna, a pracownicy mają bardziej skonkretyzowane obowiązki (mieszczące się tematycznie w tej klasie), to zawsze można przecież użyć np. podteczek.
Niezależnie od tego może warto pomyśleć po prostu o rozbudowie jrwa.
Cytuj
Jasne, staram się o to od dłuższego czasu, ale dyrekcja jest opieszała w tej kwestii. >:(
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Forumowicz w Grudzień 26, 2022,
A jeśli chodzi o zaświadczenia? Czy numer zaświadczenia to jednocześnie znak sprawy?
Tytuł: Odp: Nadawanie znaku sprrawy
Wiadomość wysłana przez: Mateusznowicjusz w Czerwiec 01, 2023,
Witam. A czy jest jakaś podstawa prawna która nakazuje pisać tylko i wyłącznie taki znak teczki który obowiązywał w momencie wytworzenia dokumentacji?? Proszę uprzejmie o namiar na taki przepis to pokaże go swoim przełożonym którzy każą mi pisać symbole z najnowszego JRWA nawet do starej dokumentacji

Podstawę prawną stanowi instrukcja kancelaryjna, którą stosujecie. To ona określa, jak jest opisana teczka aktowa i jak wygląda znak akt. Oczywiście znak będzie wynikał z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w momencie prowadzenia danej teczki. Musi odpowiadać symbolowi klasyfikacyjnemu, który występuje w znakach prowadzonych spraw. Trzeba również pamiętać, że znak akt wiąże się nierozerwalnie z tytułem teczki, który wynika z hasła klasyfikacyjnego rzeczowego wykazu akt. Podsumowując tytuł teczki, znak akt i znak sprawy muszą wynikać z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w danym okresie. To nie jest tylko kwestia podstawy prawnej, ale przede wszystkim logiki. Wymaganie od pracowników opisywania teczek znakiem z nowego JRWA, który nie odpowiada znakom spraw, jest zwykłą ignorancją. Proszę zapytać swoją szefową, czy każe poprawić w aktach znaki spraw, skoro wymaga opisania teczek symbolami klasyfikacyjnymi z nowego wykazu.

Możemy mieć oczywiście sytuację, w której teczka prowadzona jest dłużej niż przez jeden rok,  w czasie obowiązywania dwóch różnych rzeczowych wykazów akt. W opiece społecznej taka sytuacja może występować w przypadku teczek zbiorczych. Wówczas rzeczywiście konieczne jest umieszczenie dwóch znaków akt na teczce, chociaż należy się zastanowić, czy nie lepiej byłoby taką teczkę rozdzielić.

Cześć, a co w sytuacji gdy teczki zawierają akta które należą do dwóch haseł z wykazu rzędu trzeciego, nie ma możliwości żeby je podzielić żeby było zgodnie z wykazem. Co należy więc zrobić - nadać hasło z rzędu drugiego bardziej szczegółowe czy opisać nie stosowano wykazu akt?