IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: lukas_drill w Czerwiec 20, 2013,
-
Witam o proszę o poradę
Jak postępować z dokumentacją Zarządów Osiedli czy Rad Osiedlowych? Pani, która się tym zajmowała, twierdzi, że dokumentacja ta, która znajduje się w urzędzie, jest to tylko zbiór pism jakby korespondencji z tymi zarządami czy radami, zaproszenia na sesje, jakieś szpargały itp. Po przeglądnięciu, rzeczywiście jest to ten rodzaj dokumentacji... Tylko jaka to jest kategoria?
moje poszukiwania dały rezultat następujący: 0124 "Organizacja innych jednostek organizacyjnych niż jednostki zależne od gminy" kat BE5
Co o tym myślicie? Może jakieś sugestie?
pozdrawiam
-
Przede wszystkim zawsze warto zacząć od lektury aktów prawnych regulujących aktywność danego podmiotu, w tym przypadku ustawy o samorządzie gminnym. Tam jest określone, że Rady Dzielnic czy Osiedli to organy uchwałodawcze jednostek pomocniczych gminy, a nie jednostki organizacyjne.
Jeżeli więc urząd obsługiwał te podmioty to klasyfikacja ich podstawowej dokumentacji powinna się mieścić w klasach 0020 i 0021.
Zdecydowanie nie jest to klasa 0124.
Z opisu który został przedstawiony może jednak wynikać, że to nie była jednak obsługa tych rad, tylko przekazywanie do nich różnych informacji, a te powinny być klasyfikowane w odpowiednich klasach a nie tworzyć zbiór szpargałów ;D
Jeżeli ta dokumentacja już powstała, to niestety należy jedynie określić kwalifikację posiłkując się wykazem akt. Warto pamiętać, że to są organy jednostek pomocniczych gminy i jest to jedyna zachowana dokumentacja z ich aktywności, dlatego zdecydowanie są to materiały archiwalne.
-
Warto pamiętać, że to są organy jednostek pomocniczych gminy i jest to jedyna zachowana dokumentacja z ich aktywności, dlatego zdecydowanie są to materiały archiwalne.
No właśnie nie jest to jedyna zachowana dokumentacja ich aktywności, bowiem, zgodnie z tym, co twierdzi jedna Pani, Rady Osiedli prowadzą tę samą dokumentację, mają to w teczkach, a w urzędzie jest, no bo jest... :-\ Więc wychodzi na to, że dokumentacja niejako się dubluje-i tu i tam jest to samo
Co lepsze, nikt nie jest w stanie konkretnie odpowiedzieć, na jakiej zasadzie to działa, kto w końcu powinien to prowadzić, czy rzeczywiście oni w 100% maja to samo itp.... ogólnie taki chaos :)
w każdym razie dzięki za podpowiedź ;)
pozdro