IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: kalon w Sierpień 18, 2015,

Tytuł: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: kalon w Sierpień 18, 2015,
Witam

jestem archiwistą zakładowym, bardzo lubię swoja pracę i staram się wykonywać ją najlepiej jak potrafię. Z wieloma pracownikami współpracuje mi się dobrze, jednak wciąż jest wielu pracowników, którzy są tzw "niereformowalni"

Ten problem pewnie nie jest obcy innym archiwistom, i dlatego marzy mi się by nie wysyłać i organizować tysiące szkoleń dla archiwistów ale organizować chociaż raz na 5 lat szkolenia pracownikom jednostek państwowych, urzędnikom, kierownikom podmiotów i im mówić jak ważne jest prowadzenie archiwum zakładowego i dalczego  należy stosować instrukcje kancelaryjną, jrzwa, instrukcje archiwalną. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów nie jest tylko dla archiwistów ale każdy jeden urzędnik powinien wiedzieć ze to jego tez dotyczy.

Nie jest nam łatwo archiwistom zakładowym nie zarabiamy wiele na to co robimy z czym się zmagamy to jest żart, jednak i tak słyszymy uporządkujesz to za nas bo masz tyle do roboty!

Może by naczelny dyrektor Archiwów Państwowych pomyślał o zalecenie szkolenia w każdej takiej jednostce ale nie archiwistom ale urzędnikom tym, którzy wytwarzają dokumentacje, bo to oni powinni zdawać sobie sprawę z jej wartości przede wszystkim.

Pozdrawiam archiwista zakładowy

wciąż mimo wszystko lubiący swoja pracę
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Sierpień 18, 2015,
No właśnie, takie jest życie. U mnie też pracownicy nie mają pojęcia o instrukcji kancelaryjnej i wykazie akt, obiegu korespondencji, tworzeniu teczek. Ja też uważam, że powinno się w administracji położyć większy nacisk na szkolenie pracowników z biurowości i archiwistyki, IK, powinni poznać pracę archiwum. Uważam też, że pracownicy starający się o pracę w urzędach powinni posiadać wiedzę z archiwistyki, przynajmniej wiedzieć jak przyjmuję się korespondencję, czym jest dekretacja, jak rejestruje się sprawy, czym jest znak sprawy. Każdy powinien też na początku zobaczyć jak funkcjonuje archiwum, aby później wiedział, że to jak będzie postępował z dokumentacją jest istotne, bo później dokumentacja trafia do archiwum i powinna być odpowiednio uporządkowana, aby można było z niej korzystać.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: EwelinaP w Sierpień 20, 2015,
Ja takie szkolenia organizuję cyklicznie. W ubiegłym roku obowiązek był dla wszystkich, a tak to po 2-3 pracowników z wydziału. Powoli, bardzo powoli, ale ludziom otwierają się oczy. Takie szkolenia są bardzo istotne. Można też pomyśleć o służbie przygotowawczej i krótkim szkoleniu każdego nowego pracownika. Co prawda starych się nie zreformuje, ale nowych można uczyć od początku!
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Aleksander81 w Sierpień 21, 2015,
Ja również przeprowadziłem cykl szkoleń dotyczących przepisów do których musimy się stosować (ustawa i rozporządzenia także dyrektywy EU) oraz w jaki sposób należy przygotować spisy zd-od oraz akta by przekazać je do archiwum zakładowego. Kilku opornych na wiedzę szybko postawiłem do pionu jak kilka razy nie przyjąłem błędnie przygotowanej dokumentacji, ileż można razy poprawiać po kimś te same błędy.
Poprosiłem również by każdy przekazujący akta w końcu przeczytał instrukcje "archiwalną", instrukcję kancelaryjną i rzeczowy wykaz akt. 
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Sierpień 21, 2015,
EwelinaP, a masz w zakresie obowiązków przeprowadzanie szkoleń? U mnie też przydałyby się szkolenia, ale szefostwo generalnie oporne jest na poprawę postępowania z dokumentacją i szkolenie pracowników w tym zakresie.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Sierpień 24, 2015,
Szkolenia cykliczne to faktycznie bardzo dobry pomysł, ale 100% problemu nie rozwiążą.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: kalon w Sierpień 24, 2015,
EwelinaP
Aleksander81
Pozazdrościć, tych szkoleń prawdopodobnie nie przeforsowałabym tego ponieważ jedno co się nasuwa:
-chyba jej się nudzi, skoro szkolenia chce nam robić?
Dlatego ja wolałabym by to ktoś z zewnątrz a na to zgody nie będzie bo szkoda kasy skoro ja mogę im to przekazać i tak w kółko.
Niestety od początku pracy drżałam o nią i nie ważne jak pracownik przygotował dokumentację ja ją miałam przyjąć! to się zmieniło od 2 lat jednak wciąż są nietykalni którzy maja dość pracy a ja im tylko wymyślam, niestety !
Natomiast na każdym szkoleniu powinno się wspominać o archiwizowaniu dokumentacji po zakończeniu sprawy, tzn. jak ważne jest by teczka aktowa była właściwie założona i prowadzona, a na pewno by to wiele zmieniło!
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Aleksander81 w Sierpień 24, 2015,
W każdej instrukcji "archiwalnej" jest (lub powinien być) zapis:

 "Akta przejmowane przez archiwum zakładowe muszą być uporządkowane przez zespół przekazujący akta."

U mnie był z tym problem i nikt się nie stosował, wtedy skorzystałem z drugiego zapisu:

 "Archiwista może odmówić przyjęcia dokumentacji w przypadku stwierdzenia, że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami oraz ustaleniami lub spis nie został sporządzony prawidłowo.",

 wtedy nastąpiła konsternacja reszty pracowników w jaki sposób przygotować dokumentację ponieważ mało kto słyszał o instrukcji "archiwalnej" a jeszcze mnie osób się do niej stosowało. Jedynym sposobem było przeprowadzić szkolenia i nauczyć kolegów że za dokumenty oni odpowiadają ja tylko za pomieszczenie w którym one są przechowywane oraz  warunki jakie tam panują (tem. i wilgo).
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Sierpień 24, 2015,
Jednym ze sposobów na motywowanie pracowników do przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt i instrukcji archiwalnej jest systematyczne przeprowadzanie kontroli wewnętrznych w komórkach organizacyjnych. Każdorazowo ze sprawozdaniem z kontroli powinien zapoznać się kierownik podmiotu lub inna osoba odpowiedzialna za organizację jednostki.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Sierpień 24, 2015,
Po pierwsze, z reguły komórka kontroli wewnętrznej ma poważniejsze problemy niż kontrolowanie przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Po drugie, jeśli kierownik komórki archiwalnej nie ma silnego przełożenia na swoją jednostkę, to sobie można ... A archiwa zakładowe w urzędach to z reguły piąte koło u wozu.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Sierpień 24, 2015,
Może jeszcze powinno się wysyłać szefów na szkolenia. Ja cały czas w sprawozdaniach poruszam problem niewłaściwego postępowania z dokumentacją, potrzebę szkolenia pracowników i kontroli wewnętrznej i cisza. No ale może faktycznie sądy to specyficzna, niereformowalna instytucja i jedynym sposobem jest wstrzymanie przyjmowania dokumentacji źle prowadzonej. Może jak się w sekretariatach szafy zapchają to komuś oczy się na ten problem otworzą.  :)
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Sierpień 25, 2015,
Po pierwsze, z reguły komórka kontroli wewnętrznej ma poważniejsze problemy niż kontrolowanie przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Po drugie, jeśli kierownik komórki archiwalnej nie ma silnego przełożenia na swoją jednostkę, to sobie można ... A archiwa zakładowe w urzędach to z reguły piąte koło u wozu.

Kontrolowaniem komórek organizacyjnych pod kątem przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji archiwalnej powinien zajmować się archiwista.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Sierpień 26, 2015,
Kolega widzę ostro odjechał. W jakiej instytucji komórka archiwista ma prawo kontrolować pozostałe komórki organizacyjne pod względem przepisów kancelaryjno-archiwalnych? Ja przez 5 lat pracowałem w komórce kontroli wewnętrznej, owszem, mieliśmy wśród swoich kompetencji też takie zagadnienie, tylko że zawsze były ważniejsze problemy, zwłaszcza, że w grę wchodziły kontrole miejscowe i wyjazdowe. Obecnie pracuję w archiwum instytucji, które ma zadania kontrolne, ale w stosunku do archiwów jednostek podporządkowanych naszej instytucji, a nie własnych komórek organizacyjnych. Od kontroli w ramach danej instytucji powinna być jedynie komórka kontroli wewnętrznej.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Sierpień 26, 2015,
W ilu instytucjach jest komórka kontroli wewnętrznej i czy pracownicy tej komórki posiadają wiedzę z dziedziny archiwistyki? U mnie np. takiej komórki nie ma, więc chyba w tym wypadku jako archiwista jestem uprawniony do przeprowadzenia kontroli, jeśli będzie takie zarządzenie prezesa. W końcu archiwista sprawuje nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Sierpień 26, 2015,
Kolega widzę ostro odjechał. W jakiej instytucji komórka archiwista ma prawo kontrolować pozostałe komórki organizacyjne pod względem przepisów kancelaryjno-archiwalnych?

W mojej instytucji mam takie prawo. W ciągu roku przeprowadzam zwykle kontrole wewnętrzne w 2 - 4 komórkach.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Sierpień 26, 2015,
To musi być dziwne rozwiązanie, bo w większości instytucji jest inaczej - odpowiada za to kontrola wewnętrzna.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Sierpień 27, 2015,
Kolega widzę ostro odjechał. W jakiej instytucji komórka archiwista ma prawo kontrolować pozostałe komórki organizacyjne pod względem przepisów kancelaryjno-archiwalnych?

W mojej instytucji mam takie prawo. W ciągu roku przeprowadzam zwykle kontrole wewnętrzne w 2 - 4 komórkach.

Jeżeli archiwista pełni rolę kacyka tj. koordynatora czynności kancelaryjnych - wszak "służy on ;)"  do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych..." Czy mam rację, że to z tego tytułu kontrolujesz?
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Sierpień 28, 2015,
Koordynator czynności kancelaryjnych to, faktycznie, co innego. Ale to nie archiwista.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Sierpień 29, 2015,
"2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności
w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt
spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.
3. Funkcję, określoną w ust. 2, powierza się archiwiście."

Archiwista stał się dodatkowo koordynatorem. Problem tylko w tym - czym jest właściwie "bieżący nadzór"? Ciekawy efekt daje sięgnięcie do definicji z PSA - w innym kontekście co prawda, ale nadzór wpisany jest tam w kształtowanie narastającego zasobu - obok działalności szkoleniowej czy instruktażowej. Ja natomiast nie wyobrażam sobie skutecznego realizowania zadań kacyka bez prowadzenia szkoleń wewnętrznych. Może czas na zmianę czy doprecyzowanie zadań kck w rozporządzeniu?
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Sierpień 29, 2015,

Jeżeli archiwista pełni rolę kacyka tj. koordynatora czynności kancelaryjnych - wszak "służy on ;)"  do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych..." Czy mam rację, że to z tego tytułu kontrolujesz?
[/quote]

Tak jak Jarek napisał, czyli z tego tytułu.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Sierpień 29, 2015,
A są jakieś statystyki, ile instytucji wprowadziło już funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych?
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Wrzesień 01, 2015,
Jeśli w instytucjach nie ma koordynatora czynności kancelaryjnych to archiwista wykonuje te same czynności.
Dla mnie byłoby trochę dziwne gdyby komórka kontroli wewnętrznej kontrolowała pracę archiwum. Byłoby to chyba wchodzenie w kompetencje Archiwów Państwowych.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Wrzesień 01, 2015,
Takie kontrole powinien przeprowadzać koordynator-archiwista, bo tylko on najlepiej "czuje" temat i koniec końców on odpowiada merytorycznie za zarządzanie dokumentacją w jednostce pod kątem instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej itp.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Wrzesień 02, 2015,
Komórka kontroli wewnętrznej jak najbardziej ma prawo kontrolować komórkę archiwalną, tylko właśnie jako komórkę organizacyjną urzędu, a nie, oczywiście, od strony archiwalnej (vide: nadzór archiwalny AP).
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: EwelinaP w Wrzesień 17, 2015,
Co do wcześniejszych zapytań: nie mam w zakresie obowiązku szkolenia pracowników, ale mam poparcie szefowej, a to w moim urzędzie graniczy z cudem boskim. Co do szkolenia dyrektorów, to w poprzednim roku organizowałam szkolenie dla wszystkich, bez wyjątku i powiem Wam szczerze, że przyszło na nie 80% kadry zarządzającej. Wielu osobom otworzyły się oczy i zaczęli wymagać od swoich pracowników więcej w zakresie przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Co nie zmienia faktu, że nadal mocno to wszystko kuleje, a archiwistów się olewa. Ja np. do tej pory nie mam wpisanych do zakresu obowiązków zadań koordynatora czynności kancelaryjnych.
Mocno sprzeciwię się natomiast kontrolowaniu pracy wydziałów w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej przez komórki ds. kontroli. To, jakie kwiatki nieraz szanowne towarzystwo tworzy, to nawet w służbach specjalnych by na takie pomysły nie wpadli. Wytykają błędy, które błędami nie są. Powód jest taki - nawet nie czytali przepisów, albo czytają wyrywkowo. Ale jak chcą coś znaleźć, to zawsze znajdą. Trochę mnie to wszystko denerwuje, bo są wyciągane konsekwencje wobec pracowników, którzy  wykonują poprawnie swoje obowiązki w zakresie czynności kancelaryjno-archiwalnych, ale nikt nawet nie pomyśli o tym, by skonsultować się z archiwistą. Podobnie w momencie sporządzania umów, np. w sprawie projektów unijnych, czy likwidacji jednostek - archiwistę, tudzież kacyka, ma się w głębokim poważaniu, a potem nie wiadomo, co robić z dokumentacją, bo przecież nie było zapisu w umowie.
Wniosek - o swoją pozycję w urzędach musimy walczyć sami, bo przepisy nam nie gwarantują szacunku do naszej pracy i liczenia się z naszym zdaniem. Doskonale pasuje tu powiedzenie, że jak sobie pościelesz...
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Wrzesień 17, 2015,
A dziwne w tym wszystkim jest to, że często ludzie - pracownicy urzędów - wytwarzają dokumenty i mają taki "ignorancki" stosunek do nich oraz do przepisów regulujących postępowanie z dokumentami... Ale stopniowa praca u podstaw poprzez uświadamianie może dać dobre efekty :)
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Wrzesień 18, 2015,
Dlaczego dziwne? Jeśli w ciągu wielu lat ukształtowały się w stosunku do "papierów" jakieś nieformalne zwyczaje, które działają, to ludzie tak pracują. A że archiwum ma z tym największe problemy, to już nie ich problem. Poza tym, jak już zostało to zauważone, archiwa są często "olewane", nawet i w dużych urzędach, a co dopiero administracji samorządowej.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Wrzesień 18, 2015,
To co napisał Robert2000 to jest niestety smutna prawda. Ciężko nauczyć ludzi czegoś, jeśli od wielu lat robili po swojemu i było dobrze. Nagle pojawił się archiwista i czegoś wymaga. Myślę, że jako archiwiści mamy ciężko pracę, bo mamy swoje przepisy i zasady, których musimy się  trzymać. Cały czas musimy tłumaczyć innym jak prawidłowo postępować z dokumentacją, a ci i tak zrobią po swojemu. Mnie niektórzy co roku pytają o wzór opisu teczki, a przecież są to podstawy, które każdy powinien znać. Tylko problem polega na tym, że nikt nigdy pod pracowników tego nie wymagał, była jakaś instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, ale nie było archiwisty i nikt się do tych normatywów nie stosował. Często pracownicy tych normatywów w ogóle nie znają. Taka jest niestety rzeczywistość.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: marcia w Wrzesień 18, 2015,
Tak jak piszą poprzednicy, wiele zależy od kierownictwa. U mnie na szczęście, tak jak u Eweliny, to poparcie jest, co dużo daje: zarządzeniem szefa ustalono, że archiwista jest koordynatorem czynności kancelaryjnych (jakoś po tym wydarzeniu zaczęto do archiwum częściej dzwonić po porady ;), w ramach służby przygotowawczej dla nowych pracowników korpusu służby cywilnej jednym z tematów poruszanych na spotkaniach przed egzaminem są zasady prawidłowej archiwizacji. Poza tym, jako archiwum, przy okazji wprowadzania ezd przeprowadziliśmy kilka szkoleń odświeżających wiedzę i często zapraszamy do siebie na "mini szkolenia" żeby tym bardziej opornym pokazać, że warto dobrze zająć się aktami od samego początku. No i konsekwentnie odmawiamy przyjmowania akt źle opracowanych, powołując się na IK (człowiek przy okazji podszkoli asertywność, cierpliwość, uprzejmość, opanowanie itd) Samo sugerowanie sporządzenia dla szefa notatki o przyczynach odmowy przyjęcia akt też jakoś tonuje nastroje :D.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Wrzesień 18, 2015,
Jeśli faktycznie można odmawiać (archiwum ma taką siłę przebicia w urzędzie), to jeszcze pół biedy. Bowiem - może w sposób odwrotny od właściwego - ale w ten sposób da się zmusić komórki organizacyjne do przestrzegania zasad archiwizacji.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Wrzesień 19, 2015,
Ciężko nauczyć ludzi czegoś, jeśli od wielu lat robili po swojemu i było dobrze. Nagle pojawił się archiwista i czegoś wymaga. (...). Cały czas musimy tłumaczyć innym jak prawidłowo postępować z dokumentacją, a ci i tak zrobią po swojemu. Mnie niektórzy co roku pytają o wzór opisu teczki, a przecież są to podstawy, które każdy powinien znać. Tylko problem polega na tym, że nikt nigdy pod pracowników tego nie wymagał, była jakaś instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, ale nie było archiwisty i nikt się do tych normatywów nie stosował. Często pracownicy tych normatywów w ogóle nie znają.

Muniek, w tych kilku zdaniach jak dla mnie w stu procentach opisałeś istotę problemu. Ale trzeba też jednak z tego po prostu wyciągnąć wnioski. My jako archiwiści powinniśmy tak naprawdę przyjąć do wiadomości że jest tak jest - że pracownicy nie znają zasad i potrzebują naszej pomocy. Ja wychodzę z założenia że każdy kto tego chce może zawsze liczyć na szkolenie czy instruktaż. Nie ma niczego złego w tym że jakiś pracownik co roku będzie uczestniczył w szkoleniu z archiwizacji, gdzie w zasadzie powtarza się jedno i to samo. Liczy się efekt, czyli poprawnie prowadzona i zarchiwizowana dokumentacja. I tylko coś takiego jest szansą na wykorzenienie złych nawyków.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Wrzesień 19, 2015,
Żeby tylko pracownicy chcieli takiej pomocy i przyswajali przekazywaną wiedzę.  :)
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Wrzesień 20, 2015,
Wszystko jest tak naprawdę uzależnione od postawy kierownictwa urzędu. Jeśli archiwum nie zdobędzie siły przebicia, to nic nie pomoże.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Listopad 26, 2015,
Zgadzam się. Powinna być jednak większa możliwość nacisku na kierownictwo ze strony AP, wskazanie czym jest archiwum i jak powinno funkcjonować, że archiwista nie jest od porządkowania dokumentacji w komórce organizacyjnej i tworzenia spisów zdawczo-odbiorczych tej dokumentacji.
Tytuł: Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Listopad 27, 2015,
Tam, gdzie istnieje nadzór archiwalny AP, to jest możliwe. Ale w przypadku "resortowych" archiwów wyodrębnionych nie mamy nawet takiej możliwości. W rezultacie pozostają jedynie nieformalne układy - jak nasz kierownik był kumplem dyrektora, to kilka rzeczy załatwiliśmy. Jak dyrektor odszedł, mamy przechlapane.