IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: kkk w Lipiec 16, 2020,

Tytuł: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: kkk w Lipiec 16, 2020,
Dzień dobry
W jednej teczce mam dokumentacje z lat 2012, 2013, 2015, 2016, 2017
Nie ma dokumentacji z roku 2014. Jak na teczce wstawić prawidłowo zakres lat? (czyli wyłączyć 2014)
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Lipiec 16, 2020,
2012 - 2013, 2015 - 2017
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: łucja w Lipiec 16, 2020,
Pozwolę sobie nawiązać do pytania. Jeśli chodzi o akta zarejestrowane w jednej teczce czy prawidłowym działaniem jest należy wyodrębnienie roku założenia teczki, a osobno podać daty skrajne?I jeszcze jedno pytanie, od której daty liczymy okres przechowywania i typujemy akta do brakowania?
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Lipiec 16, 2020,
Cytuj
czy prawidłowym działaniem jest należy wyodrębnienie roku założenia teczki, a osobno podać daty skrajne?
Jeśli mam być formalistą, to odpowiedziałbym tak - to zależy od dokładnych zapisów w instrukcji kancelaryjnej ;)
Pojęcie "roku założenia teczki" jako elementu opisu jednostki archiwalnej rozpowszechniło się począwszy od 2011 r.
W instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporządzeniem PRM z 2011 r. w par. 62 czytamy:
Cytuj
Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego - po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce - rokiem najpóźniejszego pisma w teczce - pod tytułem

Wynika z tego, że rok założenia teczki jest częścią dat skrajnych (konkretnie jest tożsamy z datą skrajną początkową), a nie odrębnym od nich elementem opisu teczki.

Z kolei w przykładowej instrukcji kancelaryjnej dla systemu tradycyjnego dostępnej na stronach NDAP:
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/2013_przyk_IK_tradycyjny.doc (https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/2013_przyk_IK_tradycyjny.doc)
w paragrafie 37 czytamy:
Cytuj
Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
5)   roku założenia teczki aktowej - pod tytułem;
6)   rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej ? pod rokiem założenia teczki aktowej;

W tym przypadku twórcy normatywów ewidentnie traktują rok założenia teczki jako element opisu odrębny od dat skrajnych.

Wszystko zatem zależy od tego, jak ta kwestia została ujęta w obowiązujących u ciebie normatywach.

To tyle jeśli chodzi o formalizmy. Od strony praktycznej powiem tak - brak wyodrębnionego roku założenia teczki (osobnego od dat skrajnych) w opisie teczki nie powinien stanowić problemu.
Co do zasady rok założenia teczki i data skrajna początkowa powinny być tożsame, zatem nie widzę wielkiego problemu jeśli nie wyodrębnimy roku założenia w opisie teczki (nawet jeśli nasza IK tego wymaga).

Cytuj
od której daty liczymy okres przechowywania i typujemy akta do brakowania?
To jest temat na dłuższą dyskusję :)
Co do zasady bieg okresu przechowywania liczymy najczęściej od daty skrajnej końcowej (od 1 stycznia roku następnego).
Są jednak liczne wyjątki od tej zasady, np:
- dla aktów normatywnych okres przechowywania liczymy od uchylenia/wygaśnięcia aktu
- dla list płac, wniosków urlopowych i pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - od ustania stosunku pracy
- dla dokumentacji realizacji inwestycji - od zakończenia inwestycji
- dla dokumentacji projektowej UE - od zamknięcia programu operacyjnego, z którego finansowany był projekt
- dla dokumentacji technicznej obiektu - od likwidacji obiektu
- dla umów - od rozwiązania/wygaśnięcia umowy

Powyższa lista nie wyczerpuje wszystkich możliwych wyjątków.
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: łucja w Lipiec 16, 2020,
Bardzo dziękuję za rzetelną i profesjonalną odpowiedź.
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: łucja w Lipiec 16, 2020,
Nasunęło mi się ostatnie pytanie. Mam w teczce założonej w 2016 roku dokumenty z 2016, 2017 i 2020 roku. Czy w rubryczce daty skrajne spisu zdawczo-odbiorczego powinny widnieć lata 2016-2020?Będę wdzięczna za wyjaśnienie?
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Lipiec 16, 2020,
Nie. Taki zapis wprowadzałby w błąd, sugerując że w teczce są również dokumenty z 2018 i 2019.
W tym przypadku daty skrajne powinny wyglądać następująco: 2016-2017, 2020
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: łucja w Lipiec 16, 2020,
Bardzo dziękuję!
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Michał Szot w Lipiec 17, 2020,
Nie. Taki zapis wprowadzałby w błąd, sugerując że w teczce są również dokumenty z 2018 i 2019.
W tym przypadku daty skrajne powinny wyglądać następująco: 2016-2017, 2020

Od kilku lat pracuję w instytucjach , w których zapis IK odnośnie dat skrajnych brzmi:
"rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej"
Interpretując literalnie ten zapis można dojść do wniosku, że nie podajemy informacji o lukach, a daty skrajne będą takie same na każdym tomie teczki aktowej.

Jak pogodzić urzędnicze podejście do przepisów członka KSC z humanistyczną duszą przywiązaną do metodyki archiwalnej archiwisty? :)
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Lipiec 17, 2020,
Cytuj
"rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej"
To jest zapis, obecny w większości współczesnych instrukcji kancelaryjnych.
Instrukcja kancelaryjna określa standardy, ale zazwyczaj nie odnosi się do wszelkich możliwych wyjątków od tych standardów.

Cytuj
daty skrajne będą takie same na każdym tomie teczki aktowej
To akurat najczęściej będzie prawdą - Jeśli podział teczki akt spraw na tomy wynika jedynie z faktu, że dokumenty nie mieszczą się w jednej fizycznej teczce, wówczas daty skrajne na wszystkich tomach powinny być takie same. Taka wielotomowa teczka na spisie z/o może stanowić jedna jednostkę inwentarzową (pozycję spisu).


Jeszcze wracając na chwilę do pytania łucji o wyodrębnienie roku założenia teczki w opisie - jest jedna sytuacja, w której rok założenia teczki należy bezwzględnie wyodrębnić od dat skrajnych. Ma to miejsce wówczas gdy data skrajna początkowa z jakiegoś powodu nie jest tożsama z rokiem założenia teczki.
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Michał Szot w Lipiec 17, 2020,

To jest zapis, obecny w większości współczesnych instrukcji kancelaryjnych.
Instrukcja kancelaryjna określa standardy, ale zazwyczaj nie odnosi się do wszelkich możliwych wyjątków od tych standardów.


Gdzie znaleźć informację, że są to standardy, które można by interpretować inaczej niż interpretuje się przepisy?

art. 6 pkt. 2 ust. 1 UNZA "instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania
czynności kancelaryjnych"

zarządzenie wprowadzające moją IK:
- wprowadza się do stosowania instrukcję kancelaryjną
- dyrektorzy komórek organizacyjnych odpowiadają za wprowadzenie oraz właściwe stosowanie instrukcji kancelaryjnej
- nadzór nad realizacją i przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej sprawuje Dyrektor....
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Lipiec 17, 2020,
Instrukcja kancelaryjna określa zasady, ale nie omawia wszelkich możliwych wyjątków i sytuacji nietypowych.
Odnośnie sposobu zapisu dat skrajnych w sytuacji gdy w dokumentacji występują luki czasowe można posiłkować się np. Zarządzeniem nr 8 NDAP z 30.01.2018 w sprawie inwentaryzacji materiałów archiwalnych oraz sporządzania i zatwierdzania elektronicznych inwentarzy archiwalnych dla zespołów (zbiorów) w archiwach państwowych.
https://archiwa.gov.pl/files/zarzadzenia_NDAP/zarz8_2018.pdf (https://archiwa.gov.pl/files/zarzadzenia_NDAP/zarz8_2018.pdf)
par. 3 ust. 1 pkt 3 lit. d:
Cytuj
w uzasadnionych przypadkach, jeżeli w datach dokumentów występują luki czasowe, można je zaznaczyć, rozdzielając poszczególne daty przecinkiem, np. "1950-1955, 1960"; "1945, 1950",

Oczywiście w/w zarządzenie dotyczy postępowania z dokumentacją w archiwach państwowych, ale zasady opisu jednostek archiwalnych mają charakter uniwersalny.
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Lipiec 17, 2020,
Daty skrajne to daty skrajne. Możliwe wyjątki i sytuacje nietypowe to. np sytuacja kiedy w jednej jednostce inwentarzowej jest kilka roczników dokumentacji, akt spraw czy dajmy na to zarządzeń, a jednego rocznika nie ma. Ale dla współczesnej dokumentacji to dość abstrakcyjne przypadki. Jednostką inwentarzową w az jest zwykle rocznik spraw, bez względu na roczne daty skrajne.
Lepiej mieć - jako standard dla każdej teczki - osobno określony rok założenia teczki i roczne daty skrajne, niż dziwactwa w rodzaju takiego przykładowego określenia dat:
"[2010] 2011-2012, 2014". Normalny człowiek tego nie zrozumie.
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Lipiec 18, 2020,
Właśnie o takich nietypowych przypadkach cały czas mowa. Jasne, luki czasowe w dokumentacji zdarzają się rzadko - najczęściej właśnie w sytuacjach, które wymieniłeś.
Jednak jeśli już się zdarzą znacznie precyzyjniejszym będzie przykładowo zapis "2011 - 2012, 2014", aniżeli "2011 - 2014"

Cytuj
Lepiej mieć - jako standard dla każdej teczki - osobno określony rok założenia teczki i roczne daty skrajne
Pełna zgoda - jeśli rok założenia teczki nie jest tożsamy z datą skrajną początkową, to jak najbardziej powinien być podany osobno.

Cytuj
"[2010] 2011-2012, 2014". Normalny człowiek tego nie zrozumie.
Toteż w AZ preferuję bardziej czytelny zapis (dla normalnych ludzi ;D), np.:

2010

2011 - 2012, 2014

Natomiast w sytuacji gdy rok założenia teczki i data skrajna początkowa są tożsame (czyli w większości przypadków) wyodrębnianie roku założenia nie wydaje się zbyt istotne.
Tzn. oczywiście można stosować taki zapis, np:
2011

2011 - 2012

ale równie czytelne w takim przypadku będzie zwykłe:
2011 - 2012
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: curryprogrammer w Lipiec 18, 2020,
Dzień dobry
W jednej teczce mam dokumentacje z lat 2012, 2013, 2015, 2016, 2017
Nie ma dokumentacji z roku 2014. Jak na teczce wstawić prawidłowo zakres lat? (czyli wyłączyć 2014)

zakres dat dotyczy pierwszego i ostatniego dokumentu w teczce (nastarszy na poczatku teczki, najmlodszy na spodzie teczki).
czyli jest to zakres OD - DO. nie widze zadnego racjonalnego powodu do wyszczegolniania "luk" w tych datach.

jesli zalezy nam na precyzyjnym sledzeniu "luk" nalezy taka teczke rozbic na kilka teczek OD - DO.


Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Lipiec 18, 2020,
Racjonalnym powodem jest właśnie precyzja opisu.
Jeśli mam teczkę opisaną datami skrajnymi np. 2011 - 2014 mam prawo zakładać, że są w niej dokumenty z całego tego przedziału czasowego.
Jeśli zaś będzie ona opisana: 2011 - 2012, 2014, wówczas mamy jasność, że teczka nie zawiera dokumentacji z 2013 r.

Cytuj
jesli zalezy nam na precyzyjnym sledzeniu "luk" nalezy taka teczke rozbic na kilka teczek OD - DO
Nie zawsze jest to możliwe - co np gdy mamy dokumentacje inwentarzową lub rejestr w formie oprawionej księgi z takimi lukami czasowymi?
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: curryprogrammer w Lipiec 18, 2020,
Racjonalnym powodem jest właśnie precyzja opisu. Jeśli mam teczkę opisaną datami skrajnymi np. 2011 - 2014 mam prawo zakładać, że są w niej dokumenty z całego tego przedziału czasowego.

Nie. Masz jedynie pewnosc, ze kazdy dokument, ktory jest w teczce miesci sie podanym przedziale czasowym. Zakres OD DO jest umownym uproszczeniem bo nie ma sensu "sledzic" luk w dokumentacji w danym zakresie. 
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Lipiec 18, 2020,
Cytuj
Masz jedynie pewnosc, ze kazdy dokument, ktory jest w teczce miesci sie podanym przedziale czasowym
No właśnie - jedynie.
Przy zapisie 2011 - 2012, 2014 wiem dokładnie jakie lata obejmuje dokumentacja w teczce (a jakich nie obejmuje).
Ten sposób zapisu jest najzwyczajniej w świecie dokładniejszy.

Cytuj
nie ma sensu "sledzic" luk w dokumentacji w danym zakresie
Z własnego doświadczenia wiem, że "śledzenie" luk czasowych w dokumentacji może być dość istotne.
Szczególnie dla osób szukających w archiwum dokumentacji z konkretnego roku.

Pierwszy z brzegu przykład (z życia wzięty - archiwizowałem tę dokumentację w 2016 r.).
Powiedzmy że mamy dwie teczki o tytule "Kolegium jednostki - Notatki i protokoły z posiedzeń kierownictwa jednostki".
Obydwie jednostki archiwalne mają formę oprawionych ksiąg. Jedna zawiera dokumentację z lat 1988-1989 i 1992-1993, zaś druga z lat 1990-1991.
Dlaczego dokumentacja była prowadzona w taki sposób? Do dziś nie wiem.

Teraz wyobraźmy sobie, że ktoś szuka w archiwum protokołów z posiedzeń kierownictwa z roku 1991.
Jeśli daty na teczkach będą zapisane bez uwzględniania luki czasowej, czyli:
1. 1988 - 1993
2. 1990 - 1991
na podstawie samej ewidencji nie będzie jasne, w której z tych teczek znajdują się poszukiwane dokumenty.
Będzie się można o tym przekonać dopiero po sięgnięciu do dokumentów.

Natomiast jeśli zapiszemy daty z uwzględnieniem luki czasowej:
1. 1988 - 1989, 1993
2. 1990 - 1991
wówczas nie ma wątpliwości, w której teczce należy szukać dokumentacji z 1991 roku.

Właśnie z uwagi na tego typu przypadki w przepisach przewidziany został zapis dat z uwzględnieniem luk czasowych.
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Lipiec 18, 2020,
Rovan, nie ma sensu posuwać szczegółowości ewidencji zasobu az do absurdu, nie ma też sensu podporządkowywać konstrukcji tej ewidencji jednostkowym i wyjątkowym przypadkom akt, które po prostu były nieprawidłowo prowadzone lub archiwizowane.
Stosunkowo nową i pożyteczną praktyką jest oddzielenie "roku założenia" od "rocznych dat skrajnych", i chodzi o to by w ewidencji używać tego konsekwentnie, a nie tylko wtedy kiedy te roczne daty się różnią. Mogę mieć zatem teczkę gdzie rok założenia to "2012" i roczne daty skrajne to "2012-2012" (takie same informacje na teczce i na spisie zd odb).
Przy dziwnym i niepasującym wyjątku takim jak ten który opisałeś, zawsze można wykazać lukę w rubryce rok założenia albo najlepiej w tytule - uczyni to zadość wszelkim potrzebom informacyjnym.
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: curryprogrammer w Lipiec 18, 2020,
Kompletnie nie zgadzam sie z Twoim podejsciem.
Jest takie przyslowie, ze "nadgorliwosc jest gorsza
od faszyzmu" i wydaje mi sie, ze Twoje rozumowanie
jest przykladem takiej wlasnie nadgorliwosci, ktora
nie wprowadza jakies znaczacej wartosci dodanej.

Mowiac prosciej - koszt "sledzenia" luk
w papierach wymaga od archiwisty pewnego "dodatkowego"
wysilku i czasu, a potencjalny zysk - czyli
dokladniejsza kwerenda - jest znikomy - bo nie jestes
w stanie bez dokladnej analizy statycztycznej policzyc
z jakim prawdopodobienstwem ktos zapyta o te papiery
z danego roku w przyszlosci.

To jedna sprawa. Druga sprawa to jasne rozgraniczenie
odpowiedzialnosci. Skoro wytworca akt tak je opisal (i
dodatkowo rozdzielil "fizycznie") to bierze na siebie
odpowiedzialnosc co do jakosci przyszlej kwerendy (dostanie
dwie teczki zamiast jednej i bedzie mogl sobie je
przeszukac we wlasnym zakresie).
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Lipiec 18, 2020,
Cytuj
Rovan, nie ma sensu posuwać szczegółowości ewidencji zasobu az do absurdu, nie ma też sensu podporządkowywać konstrukcji tej ewidencji jednostkowym i wyjątkowym przypadkom akt, które po prostu były nieprawidłowo prowadzone lub archiwizowane.
Nie wydaje mi się aby zaznaczanie luki czasowej jeśli taka występuje równało się podporządkowaniu całej ewidencji tym nielicznym przypadkom, w których taka luka występuje.
Po prostu, jednostki, w których luka czasowa występuje zostaną opisane z uwzględnieniem tej luki, a pozostałe w standardowy sposób.

Chciałbym też zaznaczyć, że uwzględnianie luki czasowej w datach skrajnych nie jest jakimś moim wymysłem (bo odnoszę wrażenie, że tak jest w ostatnich postach traktowane).
Jest to zasada uwzględniona w przepisach wydanych przez NDAP (chociażby we wspomnianym zarządzeniu nr 8 z 2018 r.). Co więcej stosowanie tego sposobu zapisu na przestrzeni 15 lat mojej pracy zawodowej było wymagane przez kilka AP nadzorujących jednostki, w których w danym momencie pracowałem.

Cytuj
Stosunkowo nową i pożyteczną praktyką jest oddzielenie "roku założenia" od "rocznych dat skrajnych", i chodzi o to by w ewidencji używać tego konsekwentnie, a nie tylko wtedy kiedy te roczne daty się różnią. Mogę mieć zatem teczkę gdzie rok założenia to "2012" i roczne daty skrajne to "2012-2012" (takie same informacje na teczce i na spisie zd odb).
Tu mnie przekonałeś - konsekwentne oddzielenie roku założenia teczki od dat skrajnych (niezależnie od tego, czy pokrywa się on z datą skrajną początkową) faktycznie upraszcza i ujednolica proces opisu teczki.
Moją wcześniejszą opinię opierałem na zapisach instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. (był to chyba pierwszy normatyw, który wprowadził zasadę podawania roku założenia teczki, ale właśnie tylko w konkretnych sytuacjach:
Cytuj
§ 14. 1. W systemie tradycyjnym przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego
na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:
(...)
d) rok założenia teczki aktowej,
e) rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej
f) rok najpóźniejszego pisma w teczce
i
Cytuj
§ 62 (...)
2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego - po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce - rokiem najpóźniejszego pisma w teczce (...)

Przyznaję, że pod tym względem sensowniejszy jest zapis umieszczony w par. 37 przykładowej instrukcji kancelaryjnej dla systemu tradycyjnego stworzonej przez NDAP:
Cytuj
2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
5) roku założenia teczki aktowej - pod tytułem;
6) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej - pod rokiem założenia teczki aktowej

Natomiast odpowiadając curryprogrammer:
Cytuj
koszt "sledzenia" luk
w papierach wymaga od archiwisty pewnego "dodatkowego"
wysilku i czasu, a potencjalny zysk - czyli
dokladniejsza kwerenda - jest znikomy
Nie za bardzo rozumiem, jaki to miałby być "koszt" dla archiwisty?
Dokumentację przygotowują do przekazania (porządkują, opisują, tworzą spisy z/o) pracownicy komórek organizacyjnych.
To czy będą oni zaznaczali ewentualne luki czasowe w opisie teczki (i na ewidencji) w żaden istotny sposób nie wpływa na pracę archiwisty.
Natomiast w jakiś sposób niewątpliwie wpłynie na nią fakt, że (w przypadku nieprecyzyjnego opisu) wypożyczając dokumentację będzie musiał wyciągnąć z archiwum i dostarczyć do komórki zamiast jednej teczki, dwie, trzy lub więcej.


Generalnie - nie bardzo rozumiem ten opór przed uwzględnianiem luk czasowych w datach na teczce i ewidencji?
Po pierwsze, dysponujemy dzięki temu dokładniejszymi informacjami.
Po drugie, przepisy uwzględniają taką sytuację i wskazują sposób postępowania (choć aby być dokładnym wskazują go jako możliwość a nie bezwzględny obowiązek).
Zatem, w czym problem?
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Lipiec 20, 2020,
Cytuj
Generalnie - nie bardzo rozumiem ten opór przed uwzględnianiem luk czasowych w datach na teczce i ewidencji?
Po pierwsze, dysponujemy dzięki temu dokładniejszymi informacjami.
Po drugie, przepisy uwzględniają taką sytuację i wskazują sposób postępowania (choć aby być dokładnym wskazują go jako możliwość a nie bezwzględny obowiązek).
Zatem, w czym problem?

Zapis daty rocznej powinien mieć stały format - cztery cyfry i tyle. W spisie zd odb mam pola roczna data początkowa i roczna data końcowa. Jak tam wpiszesz "2011-2012, 2014"? Dla jednej błędnie prowadzonej lub zarchiwizowanej teczki musiałbyś zmienić format dla całości ewidencji. Absurd.

Cytuj
Chciałbym też zaznaczyć, że uwzględnianie luki czasowej w datach skrajnych nie jest jakimś moim wymysłem (bo odnoszę wrażenie, że tak jest w ostatnich postach traktowane).
Jest to zasada uwzględniona w przepisach wydanych przez NDAP (chociażby we wspomnianym zarządzeniu nr 8 z 2018 r.). Co więcej stosowanie tego sposobu zapisu na przestrzeni 15 lat mojej pracy zawodowej było wymagane przez kilka AP nadzorujących jednostki, w których w danym momencie pracowałem.

Dla az to nie jest żaden przepis, to wewnętrzny normatyw dla ap. Nawet jeśli niektórzy archiwiści państwowi uważają że jest inaczej. Nowe IK już się na dodatek gryzą z tym normatywem.

Bez różnicy czy te zbędne działania polegające na wykazywaniu luk w datach wykona archiwista czy referent - to będzie koszt dla podmiotu.

Rovan, popatrz jeszcze na pytania o luki w tym wątku - założę się że nie chodzi w nich o takie przypadki jak Twój, tylko o "zwykłą" dokumentację, np. sprawy które nie były prowadzone cięgiem, a np z roczną przerwą (co się zdarza i nie musi być wykazywane na żadnych ewidencjach az).

Tak jak napisałem wcześniej - na dziwactwa przekazywane do az najlepszym sposobem będzie dodanie odpowiedniej informacji do tytułu.
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Lipiec 22, 2020,
U mnie daty skrajne są opisywane z uwzględnieniem luk czasowych w dokumentacji przekazywanej do AZ. Nie podpisałbym się pod spisem zdawczo-odbiorczym, z którego wynikałoby np. że przyjąłem na stan AZ dokumentację spraw z lat 2010-2014, gdy rzeczywiste daty skrajne przekazywanych spraw to 2010-2011 i 2013-2014. Nie chciałbym, aby ktoś mi kiedykolwiek zarzucał, że dokumenty przekazał (wynikałoby to ze spisu), a w rzeczywistości całego rocznika by nie było...
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Lipiec 22, 2020,
I jeszcze dodam, że rok założenia teczki traktuję jako informację o roku, w którym sprawy rejestrowano (jeżeli mówimy o dokumentacji tworzącej akta spraw). Tu też są różne szkoły. Można przyjąć, że "rok założenia teczki" oznacza tylko tyle, że należy napisać datę roczną określającą, kiedy teczkę założono. Jeżeli w teczce mamy sprawy rejestrowane w obrębie kilku lat, a więc do teczki odłożone są spisy spraw np. z 2011 i 2012 roku, natomiast daty skrajne, to 2011 - 2013, wówczas teczkę opisać można tak:
2011
2011 - 2013
a ja opisuję tak:
Sprawy z lat: 2011-2012
2011-2013
Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Lipiec 22, 2020,
Tak jak napisałeś - rok założenia teczki to rok w którym sprawy rejestrowano. Rok to rok - nie dwa, nie trzy, nie zakres lat od do - tylko rok.
Wszystko po to by było nam łatwiej  :).


Tytuł: Odp: zakres lat
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Lipiec 27, 2020,
Cytuj
popatrz jeszcze na pytania o luki w tym wątku - założę się że nie chodzi w nich o takie przypadki jak Twój, tylko o "zwykłą" dokumentację, np. sprawy które nie były prowadzone cięgiem, a np z roczną przerwą (co się zdarza i nie musi być wykazywane na żadnych ewidencjach az)
Tutaj 100% zgoda - jeśli brak dokumentów z danego roku wynika z faktu, iż w sprawie nic się przez ten rok nie działo, to oczywiście nie możemy mówić o lukach czasowych w dokumentacji.