IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Projekty wskazówek metodycznych => Wątek zaczęty przez: Hanna Staszewska w Luty 02, 2017,

Tytuł: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Luty 02, 2017,
Na stronie NDAP ukazał się projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach państwowych
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/prawo-archiwalne/projekty-wskaz%C3%B3wek-metodycznych
Projekt został rozesłany do archiwów,
uwagi można zgłaszać do 14 lutego (także na forum).
Można też dyskutować 8)
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Luty 06, 2017,
Z całym szacunkiem, ale jakoś nie ma uzasadnienia by pisać cokolwiek i zgłaszać uwagi, skoro uwagi zgłoszone do projektu zarządzenia o brakowaniu z zasobu własnego nie spotkały się z jakimkolwiek komentarzem czy omówieniem. Za tak zwanych "złych" czasów w NDAP, to przynajmniej DKN przygotowywał tabele uzgodnieniowe lub organizował konsultacje by wyjaśnić, dlaczego uwagi przyjął albo odrzucił do projektów aktów ND. Teraz podobno jest lepiej, więc jest gorzej  :P
Skoro uwagi zostały upublicznione razem z danymi osobowymi osób zgłaszających te uwagi to może CKM lub jego przewodnicząca na IFAR je skomentują punkt po punkcie, bo w oficjalnych dokumentach NDAP nie ma nic na ten temat.
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Hadrian w Luty 13, 2017,
Bardzo się cieszę, że nowe wskazówki rozwiązują kwestię zakresu chronologicznego zespołów oraz dostrzegają problem akt załącznikowych czy odpisów.
Niemniej kilka uwag się znalazło:
W par. 4 pkt. 3 stwierdza, że akta stanu cywilnego wytworzone po 1945 r. tworzą odrębne zespoły natomiast par. 4 pkt. 5 mówi, że jeżeli nie przejęto aktów stanu cywilnego odpisy dołącza się do zespołu zawierającego materiały danego twórcy. Jest to jednak pewna sprzeczność ponieważ odpisy także zostały wytworzone po wojnie. Należałoby raczej twardo wskazać co z nimi robić. Albo dołączać do zespołu twórcy wpisów albo do nowych. Tym bardziej, że odpisy trafiają do archiwum często razem z oryginałami. W takiej sytuacji może okazać się, że część z nich zasili stare zespoły, a część trafi do zespołów nowych i w związku z tym powstanie miszmasz. Myślę, że najlepiej byłoby dołączać je na końcu zespołów obejmujących okres, którego dotyczą wpisy.
Nie rozumiem też idei tworzenia zespołów z odpisów do czasu przejęcia oryginałów (par. 4 pkt. 5 ust. 2). Po przejęciu oryginałów należy te zespoły zlikwidować? Jeżeli tak to gdzie dołączyć tworzące je materiały archiwalne? Nie można natomiast dołączyć do nich oryginałów ponieważ nazwa zespołu mówi wprost, że zawiera on tylko odpisy. Czy nie lepiej utworzyć z nich nowy zespół o nazwie USC X i po przejęciu oryginalnych ksiąg włączyć je do tego zespołu?
W par. 5 pkt. 5 należałoby doprecyzować co stanowi daty krańcowe w księdze odpisów: daty aktów czy data sporządzenia księgi.
Ze względu na to, że w USC poszczególne rodzaje dokumentacji: rejestry, akta załącznikowe etc. zajmowały inne miejsca w registraturze. Proponowałbym nowe brzmienie par. 9 pkt. 2 2. W przypadku braku możliwości zastosowania układu pierwotnego materiałom archiwalnym należy nadać układ rzeczowo-chronologiczny, według schematu: 1) materiały o charakterze ogólnym (administracyjne, organizacyjne), 2. W przypadku braku możliwości zastosowania układu pierwotnego materiałom archiwalnym należy nadać układ rzeczowo-chronologiczny, według schematu: 1) materiały o charakterze ogólnym (administracyjne, organizacyjne), 2) pierwopisy, które w ramach danego roku otrzymują następujący układ: akta urodzeń, akta małżeństw, akta zgonów (w sytuacji kiedy w ramach jednej księgi połączonych jest kilka roczników, o przyporządkowaniu chronologicznym decyduje najwcześniejszy z nich), 3) wtóropisy, w układzie analogicznym do przyjętego w trakcie opracowania pierwopisów, 4) akta zbiorowe w układzie rzeczowo-chronologicznym gdzie akta dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów tworzą odrębne podserie, w ramach których obowiązuje układ chronologiczny, 5) skorowidze.
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Hadrian w Luty 13, 2017,
Zmienił bym też brzmienie par. 4 pkt 5 np. "Jeżeli do archiwum przejęto odpisy, o których mowa w art. 130 ust. 2 Prawa o aktach stanu cywilnego, przejęte odpisy należy włączyć do zespołu archiwalnego zawierającego materiały właściwe do twórcy wpisów. Jeżeli odpisy przejęto przed przejęciem akt stanu cywilnego danego twórcy, należy z nich utworzyć nowy zespół archiwalny, do którego następnie włączane będą akta stanu cywilnego" - oczywiście zlikwidowałbym przykład z załącznika nr 5 Odpisy ...
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: ibupro w Luty 26, 2017,
Poprzednie wskazówki były złe (eufemizm), obecne są równie złe. Nie ratuje sytuacji fakt, iż Autorom obiło się o uszy, że te jakieś tam konfirmacje nie są aktami stanu cywilnego (to chyba jedyna poprawka na plus). Zdążyli wprawdzie przerzucić pobieżnie nową ustawę Prawo o aktach stanu cywilnego, nie zadali sobie jednak trudu, aby sprawdzić jakie ustawy i pomniejsze przepisy obowiązywały od roku 1945 i uwzględnić wynikające z nich konsekwencje w niniejszych wskazówkach (a przepisy te rzutują na nazwy zespołów, zakres terytorialny, daty skrajne i układ akt w zespole). Wskazówki są dziurawe, anachroniczne, brakuje istotnych, podstawowych uregulowań (chociażby nazwa geograficzna aktotwórcy - współczesna, czy z okresu jego istnienia - obecnie w archiwach państwowych panuje radosna dowolność; nazwa urzędu - w okresie międzywojennym nie ma już okręgów bóżniczych, czy metrykalnych, są żydowskie gminy wyznaniowe). Proponowany wydumany, idealny układ akt w zespole - konia z rzędem temu, kto będzie w stanie wcisnąć w te idealne ramki akta powstałe w przeciągu dwustu lat w czterech (a właściwie pięciu) systemach prawnych. No, może ?hałptundnejbenregistry? bez skorowidzów i akt zbiorowych. A wystarczyło uważnie przyjrzeć się ewidencjonowanym/opracowanym zespołom dostępnym na szukajwarchiwach.pl, by stworzyć sensowne szablony dostosowane do każdego systemu. Aby w ogóle myśleć o ustaleniu zasad opracowania akt powojennych należało nie tylko uważnie zapoznać się z przepisami, ale również przyjrzeć się dokumentacji zgromadzonej w przynajmniej kilku wybranych dużych i małych urzędach stanu cywilnego. Wtedy Autorzy dowiedzieliby się m. in., że akta tzw. organizacyjne w urzędach stanu cywilnego to zwykle kat. B bądź też należą one do akt gminy, a nie usc. Reasumując - wskazówki w całości do ponownego napisania, szkoda czasu na zastanawianie się nad poprawnością i kompletnością pojedynczych paragrafów, punktów i podpunktów.
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: urzędas w Luty 27, 2017,
Od kilku dni się zastanawiam jak to delikatnie napisać, że projekt jest najdelikatniej powiedziawszy niedopracowany, a tu ibupro bez ogródek go skrytykował nie pozostawiwszy na archiwistach z ap suchej nitki.
Cóż, pozostaje mi się tylko podpisać pod tą niestety wysoce uzasadnioną krytyką i wyrazić ubolewanie, że nie tędy droga.
Cytuj
Reasumując - wskazówki w całości do ponownego napisania, szkoda czasu na zastanawianie się nad poprawnością i kompletnością pojedynczych paragrafów, punktów i podpunktów.
podpisuję się w całej rozciągłości  :( ??? :-[ :'( Niestety...
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Luty 27, 2017,
Pytanie tylko czy te uwagi zostaną wzięte pod rozwagę? Z tego co widać na stronach NDAP - CKM ma znów posiedzenie 1 marca https://www.archiwa.gov.pl/pl/o-nas/cia%C5%82a-kolegialne/4408-ckm-2016-2018
Mnie ciekawi, czy zwycięży formalizm - bo uwagi pojawiły się po wyznaczonym terminie, czy jakość i merytoryka... Jeżeli przeważy ciśnienie na kolejny "sukces" choćby wbrew zasadnym uwagom, to będziemy wiedzieli że nie chodzi o dobre, praktyczne i logiczne wskazówki, tylko o... No właśnie o co?
Trzymam więc kciuki by przeważyła jakość!
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Luty 28, 2017,
Począwszy od ibupro
Informacja o planie pracy obecnej kadencji CKM jest dostępny na stronie www NDAP, co najmniej od grudnia 2016 r. W planie jest mowa m.in. - jak w temacie - o aktach stanu cywilnego. Zatem, wg mnie, od tamtej pory każdy mógł przesłać/zgłosić/przekazać/etc. swoje uwagi/pomysły/sugestie co do takiego projektu. Nagle, w momencie gdy prace nad normatywem w takim czy innym kształcie są na ukończeniu, pojawiają się słowa krytyki. Oczywiście ta konstruktywna jest wskazana. Szkoda tylko, że następuje... tak późno.
No i jeżeli "nie tędy droga" to możemy liczyć na konstruktywne uwagi i propozycje urzędas?
Ewap "ciśnienie na kolejny" sukces? A jakie są wcześniejsze?
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Luty 28, 2017,
Na początek wyjasnienie: CKM nie jest autorem tego projektu, powstał on w Departamencie Archiwistyki NDAP, CKM go opiniuje.

Poprzednie wskazówki były złe (eufemizm), obecne są równie złe.
Mało konkretna uwaga.
Nie ratuje sytuacji fakt, iż Autorom obiło się o uszy, że te jakieś tam konfirmacje nie są aktami stanu cywilnego (to chyba jedyna poprawka na plus). Zdążyli wprawdzie przerzucić pobieżnie nową ustawę Prawo o aktach stanu cywilnego, nie zadali sobie jednak trudu, aby sprawdzić jakie ustawy i pomniejsze przepisy obowiązywały od roku 1945 i uwzględnić wynikające z nich konsekwencje w niniejszych wskazówkach (a przepisy te rzutują na nazwy zespołów, zakres terytorialny, daty skrajne i układ akt w zespole).
Jesli CKM uzna, że należy przeprowadzić dodatkowe analizy, to DA to zrobi.
Wskazówki są dziurawe, anachroniczne, brakuje istotnych, podstawowych uregulowań (chociażby nazwa geograficzna aktotwórcy - współczesna, czy z okresu jego istnienia - obecnie w archiwach państwowych panuje radosna dowolność; nazwa urzędu - w okresie międzywojennym nie ma już okręgów bóżniczych, czy metrykalnych, są żydowskie gminy wyznaniowe).
Nazwa geograficzna to mój "ulubiony" motyw w dyskusjach archiwalnych: a z jakiego okresu, a jak doszczególowic, a czy gminę podawać, czy powiat (z jakiego okresu?), a jak zlikwidują powiaty??? Też o tym rozmawialismy na ostatnim posiedzeniu CKM, jak będzie potrzeba, wrócimy do sprawy.
Proponowany wydumany, idealny układ akt w zespole - konia z rzędem temu, kto będzie w stanie wcisnąć w te idealne ramki akta powstałe w przeciągu dwustu lat w czterech (a właściwie pięciu) systemach prawnych. No, może ?hałptundnejbenregistry? bez skorowidzów i akt zbiorowych. A wystarczyło uważnie przyjrzeć się ewidencjonowanym/opracowanym zespołom dostępnym na szukajwarchiwach.pl, by stworzyć sensowne szablony dostosowane do każdego systemu.
Układ w tych zespołach to akurat moim zdaniem najmniejszy problem, opracowywałam takie zespoły (akta z różnych zaborów) prze wiele lat i nie przypominam sobie trudnosci.
Aby w ogóle myśleć o ustaleniu zasad opracowania akt powojennych należało nie tylko uważnie zapoznać się z przepisami, ale również przyjrzeć się dokumentacji zgromadzonej w przynajmniej kilku wybranych dużych i małych urzędach stanu cywilnego. Wtedy Autorzy dowiedzieliby się m. in., że akta tzw. organizacyjne w urzędach stanu cywilnego to zwykle kat. B bądź też należą one do akt gminy, a nie usc.
Owszem, ale może chodzi o to, że akta organizacyjne mogą być w już przejętych zespołach.

I jeszcze jedno: uspokajam wszystkich zaniepokojonych tempem pracy w CKM: pracujemy tak, aby zrealizować nasz plan i harmonogram, nakresliłam go ambitnie  8) 8) 8), ale też realnie.
Pozdrawiam


Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Marzec 01, 2017,
Ewap "ciśnienie na kolejny" sukces? A jakie są wcześniejsze?

Odpowiedź:
Wpis Pani Hanny w dniu 1 lutego 2017 r. w wątku CKM kadencji 2016-2018 (niestety nie potrafię cytować między wątkami  ;) ) Wytłuszczenie moje własne  :D fragmentu o sukcesie...

"A tymczasem Naczelny Dyrektor 31 stycznia 2017 r. podpisał Zarządzenie Nr 3 z w sprawie brakowania dokumentacji z zasobu własnego archiwów państwowych
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/prawo-archiwalne/akty-normatywne-naczelnego-dyrektora-archiw%C3%B3w-pa%C5%84stwowych

Jako że CKM była inicjatorem i wykonawcą tego projektu, i doprowadziła go do finału w postaci podpisanego zarządzenia, ogłaszam pierwszy w tym roku sukces CKM! 8)
To dobry prognostyk na ten rok, bo plany mamy bardzo ambitne 8)
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Marzec 01, 2017,
Począwszy od ibupro
Informacja o planie pracy obecnej kadencji CKM jest dostępny na stronie www NDAP, co najmniej od grudnia 2016 r. W planie jest mowa m.in. - jak w temacie - o aktach stanu cywilnego. Zatem, wg mnie, od tamtej pory każdy mógł przesłać/zgłosić/przekazać/etc. swoje uwagi/pomysły/sugestie co do takiego projektu. Nagle, w momencie gdy prace nad normatywem w takim czy innym kształcie są na ukończeniu, pojawiają się słowa krytyki. Oczywiście ta konstruktywna jest wskazana. Szkoda tylko, że następuje... tak późno.

A z czego wynika, że prace są "na ukończeniu". Dopiero zbierano uwagi. Było posiedzenie CKM, trwa kolejne z tego co widać na stronie NDAP?
Po drugie, kto będzie zgłaszał uwagi czy propozycje do czegoś czego jeszcze nie ma? Przecież szkoda czasu i atłasu...
Po trzecie - po doświadczeniach w zgłaszaniu uwag do projektu zarządzenia w sprawie brakowania z zasobu własnego widać, że uwagi nie są w ogóle komentowane, nie ma zwrotnej informacji... Sama wnioskowałam o to na IFAR. Protokół był enigmatyczny i nie wiadomo co uwzględniono a co nie oraz dlaczego uwag nie uwzględniono. To po co się męczyć... skoro praca jest jednostronna...?
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: jacek_k w Marzec 01, 2017,
Począwszy od ibupro
Informacja o planie pracy obecnej kadencji CKM jest dostępny na stronie www NDAP, co najmniej od grudnia 2016 r. W planie jest mowa m.in. - jak w temacie - o aktach stanu cywilnego. Zatem, wg mnie, od tamtej pory każdy mógł przesłać/zgłosić/przekazać/etc. swoje uwagi/pomysły/sugestie co do takiego projektu. Nagle, w momencie gdy prace nad normatywem w takim czy innym kształcie są na ukończeniu, pojawiają się słowa krytyki. Oczywiście ta konstruktywna jest wskazana. Szkoda tylko, że następuje... tak późno.

A z czego wynika, że prace są "na ukończeniu". Dopiero zbierano uwagi. Było posiedzenie CKM, trwa kolejne z tego co widać na stronie NDAP?
Po drugie, kto będzie zgłaszał uwagi czy propozycje do czegoś czego jeszcze nie ma? Przecież szkoda czasu i atłasu...
Po trzecie - po doświadczeniach w zgłaszaniu uwag do projektu zarządzenia w sprawie brakowania z zasobu własnego widać, że uwagi nie są w ogóle komentowane, nie ma zwrotnej informacji... Sama wnioskowałam o to na IFAR. Protokół był enigmatyczny i nie wiadomo co uwzględniono a co nie oraz dlaczego uwag nie uwzględniono. To po co się męczyć... skoro praca jest jednostronna...?
Uważam, że odniesienie do uwag jest dobrą praktyką, którą warto byłoby zastosować, żeby wywołać dyskusję
Dyskusja nad projektem nowych wskazówek dot. materiałów audiowizualnych może być dobrą okazją...
Pytanie kto ma brać udział w tej dyskusji, bo wygląda na to, że jednak nie wszystkie zainteresowane strony.
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Marzec 01, 2017,
I jeszcze jedno: uspokajam wszystkich zaniepokojonych tempem pracy w CKM: pracujemy tak, aby zrealizować nasz plan i harmonogram, nakresliłam go ambitnie  8) 8) 8), ale też realnie.
Pozdrawiam

Nikt nie jest "zaniepokojony" tempem prac, wręcz przeciwnie trzymamy kciuki! Pytanie tylko, czy markuje się konsultacje czy rzeczywiście dyskutuje i jest się otwartym na uwagi oraz zwrotnie je komentuje.
Poza tym - o ile się nie mylę - to chyba cała CKM przyjęła harmonogram i nakreśliła go ambitnie, a nie tylko przewodnicząca? Oj pachnie tu "dyktaturą"  ;)
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Marzec 13, 2017,
Pani Ewop. Niech robią. Niestety wcześniej naczelna wielokrotnie się nie popisała. Że wspomnę o normatywach dla archiwów. O NDAP w nich zupełnie zapomniano. Potem wysłano do archiwów zapytanie co do propozycji uzupełnień m.in. do jrwa. I co minęły ponad 2 lata i nic.
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Marzec 14, 2017,
Pani Ewop. Niech robią. Niestety wcześniej naczelna wielokrotnie się nie popisała. Że wspomnę o normatywach dla archiwów.

Akurat normatywy dla archiwów państwowych - z tego co pamiętam - były uzgadniane, uwagi omawiane z przedstawicielami archiwów państwowych, nawet było szkolenie. To tyle jeżeli chodzi o formalności. Było więc zupełnie inaczej niż jest obecnie, bo jedynie markuje się konsultacje. Zbiera się uwagi i nie ma do nich żadnego komentarza.

No chyba że Panu chodzi o coś innego. Lepiej więc rozmawiać o konkretach, bo ogólniki typu "się nie popisała" o niczym nie świadczą. Są opinią bez oparcia w argumentach. Chętnie powymieniam się na ich temat poglądami, bo akurat normatywy archiwów są dostępne na stronie NDAP https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/akty_normatywne/zarzadzenie_nr_18.PDF. I jest to temat który mnie bardzo interesuje. Poza tym może się to rozwinąć w ciekawą dyskusję.

O NDAP w nich zupełnie zapomniano.

A kto powiedział, że przepisy mają być wspólne dla NDAP i archiwów państwowych? Akurat NDAP ma inne zadania i powinna mieć własne odrębne przepisy.

Potem wysłano do archiwów zapytanie co do propozycji uzupełnień m.in. do jrwa. I co minęły ponad 2 lata i nic.

O tym nie słyszałam. Dwa lata oznaczają, że uwagi zbierano w 2015 r. Szkoda, że nic na ten temat nie było na stronach NDAP... Ciekawe jakie były te uwagi...

Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Aleksander Korolewicz w Marzec 14, 2017,
Skoro już o tym mowa i jednocześnie mowa o jrwa, to czy ktoś ma jakieś pomysły, pod jakim znakiem zarejestrować sprawy adnotacji Kierownika USC,  zanim jrwa zacznie to explicite uwzględniać?
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: ibupro w Marzec 14, 2017,
Mój post to nie sposób na wywołanie negatywnych emocji na forum, a podsumowanie ponad pół setki uwag, które zostały przeze mnie przygotowane w odpowiedzi na pismo z CKM. Czy wszystkie one trafiły do zbiorczych uwag przygotowanych przez moje Archiwum i przesłanych do Warszawy w wielkim pośpiechu, gdyż upływał termin ich nadsyłania - nie wiem.
Dlaczego krytykujemy dokonania CKM dopiero teraz, skoro plan posiedzeń Komisji od dawna jest dostępny na stronie internetowej? Plan nie ma tu wiele do rzeczy. Skąd mamy wiedzieć na jakim etapie są prace, kto koordynuje redakcję wskazówek? Do czego mamy zgłaszać uwagi, skoro nie mamy dostępu do projektu i nie spotykamy się towarzysko lub służbowo z członkami Komisji.
Faktycznie możemy się wypowiedzieć dopiero wtedy, gdy do archiwów trafia oficjalne pismo z prośbą o opinię. Wtedy jednak za przygotowanie opinii jest odpowiedzialna jedna osoba, a o zgłaszanie wniosków też są proszone konkretne osoby (tak przynajmniej jest/było u nas). Nie do wszystkich trafia informacja drogą służbową, a nie wiem czy Komisja ma jakiekolwiek przesłanki do tego, aby uwzględniać uwagi postronnych w tym wypadku osób i jak miałyby się one komunikować z członkami Komisji. Ifar jest raczej klubem dyskusyjnym, a nie opiniodawczym (poza tym informacja o możliwości wnoszenia uwag na ifarze pojawiła się 2 II br.). Jeśli członkowie CKM chcieliby pełnej współpracy, zwłaszcza na początkowym etapie prac powinni informować wcześniej nie tylko o temacie obrad, lecz również kto jest osobą wyznaczoną do redakcji wskazówek i gdzie można zgłaszać uwagi do zarysu projektu, trzeba też ten projekt pokazać.
Sarkastyczna uwaga dotycząca nazwy geograficznej - zapraszam do działu kwerend - posiedź sobie Prześmiewco i pokwerenduj to będziesz wiedział dlaczego jest to najistotniejsza część nazwy zespołu - nie tylko usc. Czy nazwy współczesne, czy z epoki - to właśnie powinny w sposób jasny i wyraźny określać wskazówki. Nawet jeśli miałoby to trącić w tym wypadku anachronizmem (np. nazwa z okresu istnienia aktotwórcy i obecna przynależność administracyjna, bo tak to chyba najczęściej jest w archiwach rozwiązywane), jest to sprawa umowna, a celem nadrzędnym jest łatwość dotarcia do właściwych akt. (A tak przy okazji, czy przy wyszukiwaniu w Pradziadzie, w raporcie wyszukiwania nie można byłoby podać od razu przy wyfiltrowanej nazwie parafii przynajmniej numeru archiwum).
Akta organizacyjne - już o tym było - powinny zostać przesunięte do akt gmin, albo do pieca (znaczy wybrakować).
Daty jednostek - w sumie jeśli datę umieścilibyśmy w tytule np. Akta małżeństw z roku 1888" to każdą mniej lub bardziej trafną decyzję da się przełknąć. Jeśli jednak będziemy rozszerzać ile się da ramy chronologiczne jednostek, to przy filtrowaniu i chronologicznym sortowaniu akt w bazie, co przy typowaniu akt do przeglądania jest bardzo poręczne, będziemy mieć bałagan.
I jeszcze proszę mnie oświecić, jeśli się mylę. Według zapisu w projekcie wskazówek zmienia się zakres terytorialny, zamykamy zespół, tak jakoś? Jeśli w obecnie istniejącym Urzędzie Stanu Cywilnego w X są przechowywane księgi z lat 1946-1954 dla całej gminy X, z lat 1955-1957 trzy odrębne fizycznie ciągi akt z trzech gromad: wiodącej - X oraz Y, Z, i od roku 1958 do dziś znów wspólne księgi dla całego obszaru gminy, to w archiwum będziemy mieli pięć zespołów, w tym trzy o tej samej nazwie: Urząd Stanu Cywilnego w X z lat 1946-1954, Urząd Stanu Cywilnego w X z lat 1955-1957, Urząd Stanu Cywilnego w X z lat 1958-?, Urząd Stanu Cywilnego w Y z lat 1955-1957, Urząd Stanu Cywilnego w Z z lat 1955-1957. Moim zdaniem absurd ? dlatego sugestia, aby rozejrzeć się w archiwach zakładowych jest jak najbardziej na miejscu. Aaa i jeszcze te, które nazywają ?zabużańskimi?, czyli zawierające akta stanu cywilnego odtworzone po II wojnie ? dla nich też odrębny zespół?
Tyle tytułem podsumowania na koniec, bo posiedzenie już się chyba odbyło. Nie ma jeszcze wglądu w stosowny protokół posiedzenia CKM.
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Marzec 14, 2017,
Dwoma rękami podpisuję się pod tym co napisał ibupro.
Zawsze uważałam, że archiwiści od opracowania i od kształtowania zasobów powinni czasami posłuchać tych, którzy zajmują się kwerendami i kontaktami z użytkownikami   ;D
Pytanie tylko, czy znajdzie to zrozumienie w NDAP...
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Marzec 14, 2017,
Skoro już o tym mowa i jednocześnie mowa o jrwa, to czy ktoś ma jakieś pomysły, pod jakim znakiem zarejestrować sprawy adnotacji Kierownika USC,  zanim jrwa zacznie to explicite uwzględniać?

Wprawdzie wykaz akt dla archiwów państwowych jest z 2012 r., a nowa ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego weszła później, to jednak zjawisko korespondencji w sprawie dokładania informacji do aktów ujętych w księgach stanu cywilnego było już wcześniej. Pytanie, gdzie wtedy takie pisma klasyfikowano?
Niezależnie od powyższego z pytania Pana Aleksandra rozumiem, że chodzi o jakąś korespondencję z kierownikami usc celem dokonania przez nich adnotacji? Bo chyba nie o same adnotacje.
Jeżeli o korespondencję to warto najpierw zacząć od ustaleń z koordynatorem czynności kancelaryjnych co do sposobu postępowania, bo to on ma czuwać nad jednolitością na poziomie całego archiwum oraz prawidłowością klasyfikacji dokumentacji.
A przy takim zastanawianiu się warto wziąć pod uwagę to czy takie pisma będą odkładane do teczek zespołów/zbiorów czy nie?
Moim zdaniem najbardziej pasuje ?511 Przejmowanie materiałów archiwalnych?, ponieważ te adnotacje (zmiany w aktach stanu cywilnego) są jakby przyjęciem do zasobu nowych informacji. Oczywiście jest to naciągane, ale bieżący problem trzeba rozwiązać, więc taka propozycja.

Z innej beczki ? a co gdy akt stanu cywilnego był zdigitalizowany, a teraz dokonano w nim zmian. Czy są opracowane jakieś metody postępowania? Czy będzie wersjonowanie obrazów? Czy ich podmienianie?
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: urzędas w Marzec 14, 2017,
Ibupro - chwała Ci za to!
Nareszcie głos archiwisty - praktyka kontra marne pomysły tych u góry.
W kontekście tego jak cudnie robi się kwerendy w ZoSIA (o czym pisał wcześniej A. Korolewicz w innym wątku) tym bardziej daje do myślenia i woła o pomstę do nieba.
 :-[


 
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Aleksander Korolewicz w Marzec 14, 2017,
Tak, o to właśnie chodzi, o pisma w sprawie. Do koordynatora wysłałem już zapytanie, ale trudno będzie tu coś dopasować. Wcześniej takich spraw nie było, ale przecież będą, więc trzeba się przygotować. Wydaje mi się, że konieczna będzie zmiana w jrwa, każdy punkt byłby tu obecnie naciągany, najważniejsze by była to kat. A.

Cytuj
Z innej beczki ? a co gdy akt stanu cywilnego był zdigitalizowany, a teraz dokonano w nim zmian. Czy są opracowane jakieś metody postępowania? Czy będzie wersjonowanie obrazów? Czy ich podmienianie?
O tak, bardzo istotna uwaga. Kopię cyfrową takiej strony trzeba będzie zapewne wykonać ponownie i ponownie podpiąć. Szczególnie uważać będzie trzeba, by nie wykonać uwierzytelnionej kopii lub odpisu z wersji nieaktualnej.

Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Marzec 14, 2017,
Z innej beczki ? a co gdy akt stanu cywilnego był zdigitalizowany, a teraz dokonano w nim zmian. Czy są opracowane jakieś metody postępowania? Czy będzie wersjonowanie obrazów? Czy ich podmienianie?
Z tego co mi się obiło o uszy była o tym mowa na posiedzeniu CKM.
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Marzec 14, 2017,
Tak, o to właśnie chodzi, o pisma w sprawie. Do koordynatora wysłałem już zapytanie, ale trudno będzie tu coś dopasować. Wcześniej takich spraw nie było, ale przecież będą, więc trzeba się przygotować. Wydaje mi się, że konieczna będzie zmiana w jrwa, każdy punkt byłby tu obecnie naciągany, najważniejsze by była to kat. A.

Oczywiście że takie sprawy były. Kierownicy USC wysyłali jednak pisma z żądaniem by to archiwa dokonały zmian w aktach stanu cywilnego (np. umierał ktoś w wieku 105 lat, a akta były już w AP). Był z tym ogromny problem i radzono sobie różnie, np. wkładano taką korespondencję do księgi... Między innymi te przesłanki były podstawą uwag NDAP do ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego i wprowadzenie zasady, by to kierownicy USC wykonywali te czynności a nie archiwiści państwowi.

Nie sądzę by była konieczność zmian w JRWA, bo jak niby miałoby brzmieć takie hasło w JRWA i ile byłoby tam spraw rejestrowanych? Po co więc z tego robić odrębną rejestrację spraw?
Coraz bardziej wydaje mi się zasadnym ustalenie, że najwłaściwsze jest  " 511 Przejmowanie...". W końcu jest to przyjęcie na stan zasobu nowych informacji, które są w akcie stanu cywilnego. Ważne by ustalić, że takie pisma wchodzą w obręb teczki zespołu/zbioru.
Gdyby tych spraw rzeczywiście było dużo, to zawsze można wydzielić tzw. podteczkę.
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Marzec 14, 2017,
Z innej beczki ? a co gdy akt stanu cywilnego był zdigitalizowany, a teraz dokonano w nim zmian. Czy są opracowane jakieś metody postępowania? Czy będzie wersjonowanie obrazów? Czy ich podmienianie?
Z tego co mi się obiło o uszy była o tym mowa na posiedzeniu CKM.

To zazdroszczę dostępu do informacji  ;) Moje uszy są za daleko, a z dostępnych na stronach www informacji to nie wynika... i dlatego poruszyłam ten temat...
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Aleksander Korolewicz w Marzec 15, 2017,
Dziękuję, Ewo P. Może faktycznie stosowanie 511 będzie dobrym rozwiązaniem. Nie wiem jeszcze, co na to nasz "kacyk".
Ciekaw jestem, czy w archiwach będzie w tym względzie jednolitość opinii i zastosowania.
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Maciej Zdunek w Marzec 15, 2017,
Dwoma rękami podpisuję się pod tym co napisał ibupro.
Aha. Ciekawe czy pod tym, co poniżej, też?
Cytuj
Akta organizacyjne - już o tym było - powinny zostać przesunięte do akt gmin, albo do pieca (znaczy wybrakować).
Pytanie tylko, czy znajdzie to zrozumienie w NDAP...
Na zrozumienie w kwestiach brakowania, tudzież przesuwania do pieca akt organizacyjnych urzędów, z XIX w . i pierwszej poł. XX w., raczej bym nie liczył...
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Marzec 15, 2017,
Szkoda, że tylko tyle stwierdzeń Pan wyczytał  :( To akurat było najmniej istotne w wypowiedzi ibupro, ponieważ w tym zakresie są już podjęte ustalenia. Nie było sensu by to komentować. Istotą postu ibupro było skorelowanie opracowania (opisu) akt stanu cywilnego z możliwościami wyszukiwawczymi.
Rozumiem jednak, że nie dyskutujemy tylko się czepiamy...
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Marzec 22, 2017,
Dziękuję, Ewo P. Może faktycznie stosowanie 511 będzie dobrym rozwiązaniem. Nie wiem jeszcze, co na to nasz "kacyk".
Ciekaw jestem, czy w archiwach będzie w tym względzie jednolitość opinii i zastosowania.
To może przy okazji wprowadzenia tych przepisów w życie wprowadzono by hasło uzupełniające do JRWA dla archiwów państwowych.
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Marzec 23, 2017,
Szkoda, że tylko tyle stwierdzeń Pan wyczytał  :( To akurat było najmniej istotne w wypowiedzi ibupro, ponieważ w tym zakresie są już podjęte ustalenia. Nie było sensu by to komentować. Istotą postu ibupro było skorelowanie opracowania (opisu) akt stanu cywilnego z możliwościami wyszukiwawczymi.
Rozumiem jednak, że nie dyskutujemy tylko się czepiamy...
Czepiamy czy nie  :D
Proponuję, aby to co było "istotne w wypowiedzi ibupro" wypowiedział się sam ibupro. Może "istota postu" ibupro jest inna?
Tytuł: Odp: projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach
Wiadomość wysłana przez: ibupro w Kwiecień 24, 2017,
Skoro już o tym mowa i jednocześnie mowa o jrwa, to czy ktoś ma jakieś pomysły, pod jakim znakiem zarejestrować sprawy adnotacji Kierownika USC,  zanim jrwa zacznie to explicite uwzględniać?
U nas od lat zawiadomienia z usc, zarówno krajowych, jak i zagranicznych rejestrowano jako kwerendę. Zawiadomienie trafiało do osób realizujących kwerendy, które wkładały pisemko do księgi lub przesyłały do archiwów bądź urzędów stanu cywilnego zgodnie z właściwością. Jakby coś, zawsze zostawał ślad kto gdzie i kiedy wysłał, przesłał, umieścił w księdze. Wydaje się sensowne, bez zbędnych komplikacji, zwłaszcza jeśli nie jesteśmy właściwi w danej sprawie. Teraz lokalny urzędnik stanu cywilnego zgodnie z przepisami będzie przyjeżdżał i dopisywał, natomiast zagraniczni ograniczą się do przesłania zawiadomienia na stosownym formularz (często z dokładnością do 100-400 km), a nam średnia statystyczna kwerendowa rośnie. Rozszerzanie jrwa, aby odnotować zawiadomienia z usc? Uważam, że traktowanie przejęć materiałów archiwalnych z urzędów stanu cywilnego (np. 1 karty zawierającej zawiadomienie o zgonie) z takimi samymi szykanami jak wielometrowych zespołów jest czasami wręcz absurdalne.