IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: Emi88 w Listopad 13, 2013,
-
Witam serdecznie wszystkich Forumowiczów.
Piszę z nadzieją na uzyskanie jakichkolwiek wskazówek, rad dotyczących prowadzenia składnicy akt i stworzenia instrukcji archiwalnej.
Zacznę od tego, iż nie mam żadnego doświadczenia w tej dziedzinie, po prostu przypadła mi rola osoby, która ma stworzyć instrukcję kancelaryjną, JRWA i instrukcję archiwalną nie mając przy tym praktycznie żadnej wiedzy.
Z IK i JRWA jakoś sobie poradziłam, problem mam jednak z napisaniem instrukcji archiwalnej, gdyż w mojej jednostce istnieje składnica akt, która funkcjonuje generalnie na zasadzie: akta są poukładane na regałach rocznikami, jest rejestr w Excelu tych akt, nie istnieją żadne spisy zdawczo-odbiorcze, nie ma osoby zajmującej się stricte składnicą akt, wypożyczanie akt to zejście do piwnicy, wyciągnięcie żądanych teczek i tyle. Tak więc czytając różne instrukcje archiwów zakładowych czy też składnic akt zauważyłam, że funkcjonują one na podstawie przepisów - ważny jest lokal, ułożenie regałów oraz akt, sposób wypożyczania czy też udostępniania. U mnie w jednostce jest to całkowicie pominięte, co więcej kierownik nie zamierza wprowadzać żadnych zmian, tłumacząc to tym, iż nasza jednostka jest dość mała. Zastanawia mnie, jak zatem mam napisać instrukcję archiwalną? Podejrzewam, że zajmie mi to zaledwie jedną stronę, gdyż teoretycznie nie ma o czym pisać, mam też wątpliwości czy AP zaakceptuje taką instrukcję.
Nie wiem też czy dobrze używam pojęcia składnica akt, gdyż moja jednostka owszem wytwarza w większej mierze dokumentację niearchiwalną, ale posiada również dokumentację archiwalną, np. statut, regulaminy, czy chociażby BIP, itp. Czy mogłabym liczyć na Wasze wyjaśnienie w tej kwestii?
Szczerze powiem, iż jestem lekko podłamana, myślałam, że jakoś ogarnę ten temat, jednak to mnie przerosło.
Bardzo proszę o jakiekolwiek wskazówki i proszę o wyrozumiałość. Będę wdzięczna za każdą radę.
Pozdrawiam,
Iskierek 86.
-
Jeśli jednostka jest pod nadzorem archiwum państwowego to oznacza to, że Dyrektor tegoż archiwum uznał, że wytwarza ona materiały archiwalne (kat. A), a co za tym idzie w jednostce funkcjonuje archiwum zakładowe, a nie składnica akt.
-
Dziękuję za odpowiedź.
Mój kierownik upiera się, że jest to składnica akt. Na moje tłumaczenia odpowiada, że jesteśmy małą jednostką, więc mamy składnicę akt, że nie ma u nas potrzeby realizowania wytycznych dotyczących zasad funkcjonowania składnic akt, gdyż jest to zbędne i się u nas nie sprawdzi. Zresztą składnica akt funkcjonuje już w takim stanie niezmienionym od 7 lat i archiwum państwowe to zaakceptowało. Nie wiem tylko jak napisać instrukcję, żeby było dobrze, i nie jestem do końca pewna, czy tym razem AP to zaakceptuje. Czy jeśli napiszę instrukcję archiwalną odzwierciedlającą rzeczywisty stan rzeczy w naszej składnicy, będzie to zgodnie z przepisami. Czy w ogóle możliwe jest pozostawienie takiej składnicy akt jak u nas, przy jednoczesnej akceptacji ze strony AP?
Proszę o wyrozumiałość jeśli chodzi o moją niewiedzą i pewnie głupie pytania, ale naprawdę jestem zielona i wszystko wydaje mi się nie do ogarnięcia.
Pozdrawiam,
Iskierek86.
-
Powołaniu pod nadzór towarzyszy właściwa decyzja. Nie rozumiem czy jesteście w końcu powołani pod nadzór i wytwarzacie materiały archiwalne czy nie jesteście ale uważasz po prostu, że wytwarzacie istotną dokumentację? Jeśli jesteście to macie archiwum i żadne tłumaczenie kierownika nie pomogą....
-
Proponuję zajrzeć do Art. 33 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i zapoznać z tym artykułem kierownika jednostki. Wielkość archiwum nie ma tu żadnego znaczenia. Archiwum Państwowe raczej nie wyrazi zgody na opisany w pierwszym poście stan (mam taką nadzieję, że nie wyrazi, pewności nie mam, co archiwum to inne "standardy"). A wzorować można się na zatwierdzonych instrukcjach dla podobnych jednostek albo tych załączonych do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dn. 18 stycznia 2011 r. Większość jednostek się na nich wzoruje nawet jeśli nie podlegają pod to rozporządzenie.
Pozdrawiam i powodzenia
-
Czy w takim razie dobrze rozumuję, że o archiwum zakładowym mówimy wówczas, gdy jesteśmy pod nadzorem AP, a co za tym idzie - wytwarzamy dokumentację archiwalną, zaś jeśli chodzi o składnicę akt - wówczas wytwarzamy tylko dokumentacje kat. B, a czy wtedy nie ma nadzoru AP?
Czyli wychodzi na to, że kierownik myli pojęcia? Dziwi mnie tylko to, że wcześniejsza instrukcja dotyczy składnicy akt i została zaakceptowana przez AP... Czy ja coś źle rozumiem?
-
Kiedyś oba pojęcia utożsamiano, jeśli to stara instrukcja to mogła być zatwierdzona przez AP. Obecnie jest tak, że jeśli Dyrektor właściwego AP uzna, że warto Państwa wziąć pod nadzór to jednocześnie oznacza to, że wytwarzacie kat. A i macie obowiązek prowadzić archiwum zakładowe. Jeśli nie jesteście pod nadzorem AP to macie składnicę akt i tylko dokumentację niearchiwalną.
Jeśli wolno zapytać jakiego typu jest to jednostka?
-
Tak tylko głośno myślę ;) ale wg. mnie fakt posiadania składnicy a nie archiwum - o ile mamy do czynienia z jednostką publiczną - nie uprawnia do "bałaganu" w dokumentacji. Jakoś trudno mi zaakceptować sytuację w której "wypożyczanie akt to zejście do piwnicy, wyciągnięcie żądanych teczek i tyle". Faktu, że nie ma osoby odpowiedzialnej nawet nie skomentuję bo to niestety częste ;). A co jeśli ktoś coś weźmie i nie odłoży na miejsce?? Kto odpowiada za brak dokumentów? Nie mówię o materiałach archiwalnych ale o dokumentację potrzebą w pracy jednostki.... Dokumenty zgromadzone (nieważne czy w składnicy czy archiwum) stanowią swoistą bazę danych i mają służyć, a nie jak się uważa są wyrzucane do piwnicy, żeby nie zajmowały miejsca. No ale na przyzwyczajenia, nawyki, a zwłaszcza opór kierownictwa tak łatwo się nie wpłynie ;) Z doświadczenia wiem jednak, że troska o dokumentację wzrasta w czasie kontroli finansowej ;)
pozdrawiam i życzę powodzenia w zmianie stereotypów!
-
Jesteśmy miejską jednostką organizacyjną, przy opracowywaniu nowej IK i jrwa posiłkujemy się Rozrządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dn. 18 stycznia 2011 r. Ale czytając instrukcję archiwalną zgodnie z tym rozporządzeniem, musiałabym ją przepisać, skłamać praktycznie w każdym paragrafie i modlić się, abyśmy nie mieli kontroli z AP, bo nie jestem w stanie wpłynąć na kierownictwo i dostosować zarówno lokalu archiwum, jak i innych rzeczy, które powinny być spełnione zgodnie z przepisami. Nasza jednostka liczy zaledwie 12 pracowników, jest jedna wyznaczona osoba, która zajmuje się archiwum, akta są spisane i poukładane.
Sama nie wiem, co robić, aby zadowolić kierownictwo i jednocześnie napisać taką instrukcję, którą zaakceptuje AP.
Sprawa jest beznadziejna...
-
Chciałabym Was jeszcze prosić o wytłumaczenie jednej kwestii. Moja jednostka wytwarza głownie dokumentację kat. B, lecz posiadamy również dokumentację kat. A, np. dotycząca organizacji jednostki, jej tworzenia, statut, zarządzenia Prezydenta Miasta, rejestry skarg i wniosków, dokumentacja dotycząca kontroli, czy sprawozdawczości. W takiej sytuacji, posiadamy również dokumentację archiwalną, a więc powinniśmy prowadzić archiwum zakładowe. Czy składnicę akt mogą prowadzić podmioty wytwarzające WYŁĄCZNIE dokumentację kat. B, czy może być również w tym dokumentacja kat. A?
Dziękuję Wam za wszystkie odpowiedzi, są naprawdę niezwykle pomocne i myślę, że wiele się tu mogę nauczyć.
Pozdrawiam.
-
art 36 obowiązującej ciągle Ustawy archiwalnej:
Art. 36. [Składnice akt]
1. W państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych innych niż określone w art. 33 powstałą w nich i powstającą dokumentację, niemającą już zastosowania w ich działalności, gromadzi się w składnicach akt.
2. Kierownicy jednostek określonych w ust. 1 obowiązani są:
1) zapewnić ochronę przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji gromadzonej w składnicach akt;
2) umożliwić właściwemu archiwum państwowemu nadzór nad brakowaniem dokumentacji przechowywanej w składnicach akt;
3) zapewnić prowadzenie ewidencji dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.
3. Dokumentacja przechowywana w składnicach akt służy potrzebom jednostek, w których składnice te zostały utworzone. W wyjątkowych wypadkach jest ona udostępniana osobom trzecim za zezwoleniem kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje składnica akt.
w art 33 jest definicja archiwum zakładowego:
Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. W razie potrzeby w jednostkach tych można utworzyć więcej niż jedno archiwum zakładowe.
-
Proponuję po prostu zadzwonić do właściwego miejscowo archiwum państwowego i zapytać, czy Pani jednostka jest pod nadzorem, czy nie jest. Skoro Pani jednostka podlega pod urząd miasta, to w tej instytucji powinna Pani również znaleźć pomoc merytoryczną. A szczerze mówiąc, to wątpię, aby pracownik, który nie wie czym różni się składnica akt od archiwum zakładowego, potrafił napisać instrukcję kancelaryjną, archiwalną i jrwa.
-
Dziękuję za wszystkie rady.
[/quote author=MarcinP link=topic=2523.msg15513#msg15513 date=1384451850]
A szczerze mówiąc, to wątpię, aby pracownik, który nie wie czym różni się składnica akt od archiwum zakładowego, potrafił napisać instrukcję kancelaryjną, archiwalną i jrwa.
[/quote]
- a ja wcale tak nie uważam, po to sięgam po różnego rodzaju źródła, aby wyjaśnić swoje wątpliwości i dowiedzieć się jak najwięcej, problem polega na tym, że nie do końca wiedziałam, jak to się odbywa w mojej jednostce, bo też nikt wcześniej nie zagłębiał się w ten temat. Człowiek uczy się cały czas, więc wcale nie jest powiedziane, że jeśli nie posiada odpowiedniego wykształcenia, to od razu jest na spalonej pozycji.
Nie mniej jednak dziękuję za radę i niewiarę w ludzkie możliwości;)
Pozdrawiam!
-
Wyraziłem tylko swój sceptycyzm, ale oczywiście trzymam mocno kciuki i mam nadzieję, że ta praca Pani nie zniechęci. Archiwum państwowe, któremu podlega Pani jednostka, na pewno będzie udzielać niezbędnych rad i wskazówek. Do ambitnych świat należy ;)