IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Metodyka Archiwalna => Wątek zaczęty przez: Wojciech Woźniak w Marzec 23, 2004,
-
Zasatanawiam się jak należy sygnować kategorię B, która jest częścią zespołu archiwalnego. Czy należy jednostkom nadawać sygnatury poczynając od numeru 1 czy może należy kontynuować numerację kat. A i jeśli ostatnią sygnaturą w kategorii A jest 100, to pierwsza jednostka z kategorii B powinna mieć sugnaturę 101?
W pierwszym przypadku mamy pojawią się w zespole podwójne sygnatury, co prowadzi do niejednoznacznego opisania jednostek. Wydaje się to o tyle istotne, że w archiwach są jednostki kat. B, które będą przechowywane jeszcze dość długo. Chciałbym dowiedzieć się jakie są opinie sznownych kleżanek i kolegów na ten temat.
-
Dokumentacji niearchiwalnej nie nadaje się sygnatur...
Akta kategorii B zawsze należy wydzielać, dopiero potem można przystąpić do nadawania sygnatur jednostkom archiwalnym (zob. wskazówki opracowania uproszczonego z 10.12.2002 r., § 12. pkt. 6). W inwentarzu zawsze wystąpią na końcu. W bazie danych SEZAM ich rozmiar w mb i jednostkach archiwalnych podaje się oddzielnie (zob. ostatnia instrukcja bazy danych SEZAM z 30.01.2004 r., zakładka informacja o zespole, pola rozmiar akt kategorii B etc.). Na końcu „opisu zawartości zespołu” (kolejna zakładka) należy podać następujące elementy opisu dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej przy zespole: rodzaj akt, daty krańcowe, liczba jednostek i okres przechowywania.
Pozdrawiam