Czy to oznacza, że jeśli decyzja komisji jest niezgodna z metodyką (co może przecież się zdarzyć), do czasu uzgodnienia stanowiska z Zakładem Naukowym Archiwistyki nie jest ona wiążąca? I czy należy czekać z udostępnieniem inwentarza w sieci do ostatecznego wyjaśnienia spornych punktów? Kwestie te należy uściślić i jednoznacznie określić autonomię komisji metodycznych w archiwach.Moim zdaniem w opisanej powyżej sytuacji zespół będzie nadal nieopracowany. Dlaczego? Dlatego, że do tego aby komisja uznała zespół za opracowany potrzebna jest taka jej uchwala. A jeśli Kierownik ZNA "wstrzyma wykonanie uchwały" to jasne jest, że nie ma ona mocy, a więc zespół jest nadal nieopracowany i zgodnie z aktualnymi przepisami jego inwentarz nie zostanie udostępniony. Może należy więc postawić pytanie, czy nie należałoby zastosować tu jakieś formy pośredniej. Może publikacja inwentarza z uwagą, że jest w trakcie zatwierdzania?
Moim zdaniem w opisanej powyżej sytuacji zespół będzie nadal nieopracowany. Dlaczego? Dlatego, że do tego aby komisja uznała zespół za opracowany potrzebna jest taka jej uchwala. A jeśli Kierownik ZNA "wstrzyma wykonanie uchwały" to jasne jest, że nie ma ona mocy, a więc zespół jest nadal nieopracowany i zgodnie z aktualnymi przepisami jego inwentarz nie zostanie udostępniony. Może należy więc postawić pytanie, czy nie należałoby zastosować tu jakieś formy pośredniej. Może publikacja inwentarza z uwagą, że jest w trakcie zatwierdzania?
Jeśli KM zatwierdza zespół, do którego wprowadza się poprawki przez miesiąc, to znaczy, że komisja popełniła błąd, bo takiego zespołu nie powinna po prostu zatwierdzać, tylko przesunąć go na kolejne posiedzenie, po wprowadzeniu zmian.Nie wydaje mi się, żeby można to było tak jednoznacznie ocenić. Ów miesiąc - przynajmniej u nas - jest zawsze z pewną górką, bo wychodzimy z załozenia, że pracownik nie będzie zajmował się tylko poprawkami do zespołu. W tym miesiącu mieści się jeszcze czas na weryfikację poprawek przez kierownika, przygotowanie informacji dla oddziału ewidencji (patrz: dyskusja o tym kto ma prowadzić ewidencję! (http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=941.0)) i na wydrukowanie inwnetarza.
Proponuję więc w przepisach dot. prac KM taką zmianę:Podoba mi się pomysł jednoznacznego stwierdzenia o charakterze uchwał KM. Tylko co przez to zyskujemy? Czy proponowany zapis różni się zasadniczo od tego co mamy obecnie:
- Uchwały Komisji Metodycznej są ostateczne.
- W przypadku wystąpienia wątpliwości dotyczących zgodności uchwał z metodyką archiwalną podjętych przez komisję kierownik ZNA może zaproponować ponowne rozpatrzenie sprawy.
W przypadku wystąpienia wątpliwości dotyczących zgodności uchwał, podjętych przez komisję z metodyką archiwalną, kierownik Zakładu Naukowego Archiwistyki Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych może wstrzymać wykonywanie uchwały komisji i polecić ponowne rozpatrzenie sprawy, zgodnie z wydanymi zaleceniami.
Niezależnie od tego, nie mogę powstrzymać się od uwagi, iż błędne jest przekonanie, jakoby badacze (tzw. użytkownicy) z niecierpliwością oczekiwali na kolejne inwentarze pojawiające się w Internecie, z satysfakcją i westchnieniem ulgi odnotowując zamieszczenie kolejnego z nich. Niestety (a może: na szczęście) rzeczywistość jest inna...
Jak wiadomo, każda struktura, zwłaszcza jeśli jest choć trochę skomplikowana, wymaga koordynacji, nadzoru i kontroli.
co zrobić ze starymi inwentarzami (powstałymi np. w latach 60-tych), które nie mają wstępu i w konsekwencji zgodnie z przepisami zespoły te nie mogą być uznane za opracowane, a ich inwentarze za zatwierdzone. Co oczywiste, inwentarze te są przydatne, udostępniane itp. Z punktu widzenia jakości informacji taki inwentarz jest bez zarzutu. Wstęp nie zostanie szybko napisany, a więc może trzeba znaleźć dla tej części inwentarzy jaką formułę, aby je umieścić w Internecie?
Niezależnie od zgłoszonych powyżej uwag polemicznych, w dyskusji dostrzegłem wiele cennych głosów i spostrzeżeń. Część z nich jest zbieżna z pracami prowadzonymi właśnie w ZNA. Dotyczy to np. nowej decyzji Naczelnego Dyrektora w sprawie usprawnienia prac komisji metodycznych. Jak się wydaje, nie ma potrzeby tracenia czasu całej komisji na zatwierdzanie zespołów z grupy A3. Powinny być one zatwierdzane ?w węższym gronie?, a rola komisji ograniczyć się do ich ?przyklepania?, chyba że w procesie zatwierdzania ?w węższym gronie? pojawiłyby się zdania rozbieżne. Mam nadzieję, że decyzja usprawniająca prace komisji metodycznych ukaże się w kwietniu br.To jest bardzo dobra wiadomość, tym bardziej, że o tych sprawach dyskutowaliśmy na forum już w sierpniu ubiegłego roku w wątku http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=862.0
Poważniejsza sprawa, to odwlekana od dłuższego czasu kwestia nowelizacji wskazówek dotyczących inwentarza archiwalnego, co wymaga pilnego uregulowania.To jest faktycznie istotny problem...
Jest oczywiste, że w Internecie powinny być zamieszczane wyłącznie informacje zweryfikowane. Natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, aby użytkownik na poziomie AP miał dostęp do inwentarzy archiwalnych będących w fazie roboczej, co wyraźnie zostanie mu zakomunikowane. Takie inwentarze powinny być jednak specjalnie oznaczone (analogicznie, jak to się dzieje w przypadku inwentarzy ?papierowych?).
Podkreślenia i szczegółowego rozpatrzenia wymaga zatem następująca kwestia. Jest nią problem nazywania i oznaczania poszczególnych form i faz ewidencji, tak aby zarówno archiwista, jak i użytkownik, wiedzieli z czym mają do czynienia. Dawniej takie informacje można było wysnuć z formy fizycznej i ewentualnie tytułu, co w systemie skomputeryzowanym nie będzie już możliwe.
Mianowicie, co zrobić ze starymi inwentarzami (powstałymi np. w latach 60-tych), które nie mają wstępu i w konsekwencji zgodnie z przepisami zespoły te nie mogą być uznane za opracowane, a ich inwentarze za zatwierdzone.
Dla mnie nie jest to takie oczywiste. Dlaczego właściwie mamy rezygnować z udostępniania w Internecie niezweryfikowanych inwentarzy podczas gdy udostępniamy je w pracowni archiwum? Niezrozumiała jest dla nie sytuacją, gdy jedne pomoce udostępniamy tylko na miejscu inne w sieci (abstrahując oczywiście od ich formy i zastrzeżeń związanych z ochroną danych osobowych)?
Może najprościej byłoby wprowadzić kategorię "inwentarza roboczego", czyli takiego, który powstał w archiwum i nie został (jeszcze, nawet jeśli to już 40 lat) zatwierdzony przez właściwą KM. Taki inwentarz mógłby być publikowany w sieci (po uzyskaniu akceptacji dyrektora) z odpowiednią informacją dla użytkownika.
Pewne jest natomiast, że archiwiści nie spieszą się z udostępnianiem inwentarzy online. Od jesieni ubiegłego roku jest możliwość dodawania na bieżąco nowo opracowanych inwentarzy do bazy w Internecie - do tej pory skorzystał z niej tylko Oddział w Sanoku Archiwum Państwowego w Rzeszowie. Pochwała dla odważnych, choć może nie ma wśród nich Ifarowiczów i nie przeczytają tego.
Niezależnie od tego, nie mogę powstrzymać się od uwagi, iż błędne jest przekonanie, jakoby badacze (tzw. użytkownicy) z niecierpliwością oczekiwali na kolejne inwentarze pojawiające się w Internecie, z satysfakcją i westchnieniem ulgi odnotowując zamieszczenie kolejnego z nich. Niestety (a może: na szczęście) rzeczywistość jest inna...Ciekaw jestem skąd p. J. Krochmal czerpie wiedzę pozwalającą na formułowanie tego rodzaju konstatacji. Czyżby po raz pierwszy w historii archiwów państwowych w Polsce zostały przeprowadzone reprezentatywne badania ankietowe na temat potrzeb i oczekiwań użytkowników archiwów. A jeśli tak to dlaczego ich wyniki zostały utajnione. Wprawdzie opinie przynajmniej 30-40 użytkowników archiwów (od studentów po wiekowych profesorów), które miałem okazję poznać stoją w jaskrawej sprzeczności z poglądem p. J Krochmala, ale być może jako urodzony pechowiec nie miałem szczęścia natrafić w grupie swoich interlokutorów na użytkowników nie odróżniających komputera od kuchenki mikrofalowej. Tylko tacy delikwenci bowiem likwidując uwierający psychicznie dysonans poznawczy są skłonni do przyjmowania postawy wyniosłej obojętności wobec dobrodziejstw płynących z dostępności inwentarzy archiwalnych w Internecie, a nawet tylko w lokalnych sieciach archiwów. Faktem jest, że wyjątkowo opieszałe nawet jak na monopolistyczne państwowe instytucje tempo retrokonwersji inwentarzy archiwalnych, nie pozwala zrazu w całej rozciągłości dostrzec tych korzyści przez użytkowników. A historia techniki uczy, że stopień akceptacji i w ślad za tym korzystanie z wynalazków są wprost proporcjonalne do tempa ich umasowiania. Ale jeśli prominentni funkcjonariusze archiwów państwowych nie krępują się głosić publicznie poglądu, że przyrodzoną ponadczasową powinnością użytkowników archiwów jest mozolne prowadzenie kwerend archiwalnych tak jak to przystawało w epoce dyliżansów pocztowych...
Tak sie właśnie zastanawiam, ale wydaje mi się, że w momencie wprowadzenia zespołu i danych o nim (czyli to co znajduje się we wszystkich rozproszonych bazach archiwalnych) do zintegrowanego systemu zespół chyba będzie mógł być uznany za ostatecznie opracowany. Wnioskuję to z tej przyczyny, iż później jakakolwiek zmiana zostanie odnotowana (mam taką nadzieję) w odpowiednich rejestrach programu. Będzie wówczas wiadomo kto, kiedy i po co w tych opisach grzebał.
Mam taką tyciutką nadzieję, że może od tego papieru odejdzie skoro wszystkie dane będą w bazie.Ja mam wielką nadzieję, że archiwiści w końcu zaczną dbać o lasy ;)
Dotyczy to np. nowej decyzji Naczelnego Dyrektora w sprawie usprawnienia prac komisji metodycznych. Jak się wydaje, nie ma potrzeby tracenia czasu całej komisji na zatwierdzanie zespołów z grupy A3. Powinny być one zatwierdzane ?w węższym gronie?, a rola komisji ograniczyć się do ich ?przyklepania?, chyba że w procesie zatwierdzania ?w węższym gronie? pojawiłyby się zdania rozbieżne. Mam nadzieję, że decyzja usprawniająca prace komisji metodycznych ukaże się w kwietniu br.