IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Promocja i edukacja => Wątek zaczęty przez: Jarek w Listopad 14, 2009,

Tytuł: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Listopad 14, 2009,
Na stronie NDAP pojawiła się relacja z ciekawego seminarium:
http://www.archiwa.gov.pl/lang-pl/dokument-elektroniczny/materialy-szkoleniowe/1343-postpowanie-z-dokumentacj-przy-zastosowaniu-elektronicznego-zarzdzania-dokumentami-ezd-.htm

Jeśli komuś starczy łącza do ściągania prezentacji i cierpliwości do ich prześledzenia to będzie mieć okazję do zapoznania się z wybranymi ezedami, czy jak kto woli esodami czy seodami stosowanymi w urzędach.

Cytuj
Śledząc kolejne prezentacje mieliśmy okazję zobaczyć podobieństwa i różnice jakie występują w codziennej pracy różnych podmiotów stosujących różne rozwiązania technologiczne (każdy z występujących ? inne), ale muszących wykonywać te same czynności. (...) Interfejsy są różne w zależności od zastosowanego oprogramowania, ale w każdym przypadku problemy z pogodzeniem dokumentacji tradycyjnej (papierowej) z elektroniczną są podobne. Papierowe dokumenty trzeba bowiem przed włączeniem do systemu EZD nie tylko skanować (wykonać odwzorowania cyfrowe), ale także opisać metadanymi. Formularze opisu wpływów pozwalające na wprowadzenie tych metadanych są bardzo do siebie podobne, wszak przecież każdy podmiot musi określić nie tylko datę wpływu, ale także nadawcę, adresata, dodać opis, itd. Być może, widząc jaka pracę trzeba włożyć w opisanie każdego wpływającego dokumentu papierowego (niezależnie kto to robi i za pomocą jakiego oprogramowania) można będzie także lepiej zrozumieć sens wymiany informacji w postaci elektronicznej. 

No i tak brnę przez kolejne prezentacje i zachodzę w głowę - jak to jest możliwe, że mimo już kilku lat doświadczeń, mimo takiej pracy włożonej w stworzenie tych programów ponoć dostosowanych do wymogów użytkowników i użerania się z użytkownikami przy wdrażaniu, żaden informatyk nie potrafi dojść o co nam tj. tym cholernym urzędasom i archiwistom chodzi?
Dlaczego nie potraficie zbudować systemu którego potrzeby da się opisać w dziesięciu zdaniach, a ilość możliwych do wykonania w nim działań nie przekracza dwudziestu?  :-\
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Grzegorz Gałęzowski w Listopad 14, 2009,
Podany został zły odsyłacz do strony. Powinien być taki:

http://www.archiwa.gov.pl/lang-pl/dokument-elektroniczny/materialy-szkoleniowe/1343-postpowanie-z-dokumentacj-przy-zastosowaniu-elektronicznego-zarzdzania-dokumentami-ezd-.html

Informatycy sami sobie tego wszystkiego nie wymyślili. Zapewne grupa urzędników z kierownikiem danego projektu, zlecili im co mają zrobić. Informatyków można porównać do robotników, którym zadania zlecają kierownicy i architekci.
Petenci też narzekają na urzędników i zastanawiają się dlaczego procedury z jakimi mają do czynienia są takie skomplikowane i dlaczego urzędnicy im tak utrudniają życie.
Komplikacje po części wynikają z przepisów prawnych, ale nie tylko.
Nie sądzę by były problemy techniczne uniemożliwiające zrobienie pod Pana dyktando prostego systemu. Jeżeli to możliwe to niech Pan wskaże konkretne wskazówki jak powinien wyglądać taki system. Najlepiej by jeszcze był zgodny z obowiązującymi przepisami.
Stworzenie algorytmu czyli skończonego, uporządkowanego ciągu jasno zdefiniowanych czynności nie powinno stanowić problemu dla osoby, która zna się na swojej urzędniczej pracy.
Algorytmy takich systemów tworzone są przez urzędników i archiwistów tak jak to jest z systemami dla AP. A później ich wizja jest wtłaczana przez programistów w te wszystkich programy.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Listopad 14, 2009,
Dzięki za prawidłowego linka, ucięło mi literkę.
Powinienem był dodać że wśród tych systemów jest również ten z którym mam do czynienia w moim urzędzie. I w zasadzie prawie od początku do końca jest on radosną twórczością informatyków, przycinaną dopiero po uwagach użytkowników ale i tak nie wdrożoną do końca. A specyfikacje oczywiście były. Czy źle je napisano? Nie wiem. Tymczasem kolejni panowie informatycy przynieśli kolejną wersję programu, stworzoną z całkowitym pominięciem doświadczeń z pierwszej wersji, i to jest już "zasługa" wyłącznie producenta i jego informatyków.  :-\

Cytuj
Nie sądzę by były problemy techniczne uniemożliwiające zrobienie pod Pana dyktando prostego systemu. Jeżeli to możliwe to niech Pan wskaże konkretne wskazówki jak powinien wyglądać taki system. Najlepiej by jeszcze był zgodny z obowiązującymi przepisami.

Też tak myślałem (i nadal mimo wszystko myślę) - że to proste i technicznie możliwe. Tylko że musi być wola po obu stronach. Punktem wyjścia są przepisy (instrukcja kancelaryjna, czy jak kto woli: skończony, uporządkowany ciąg jasno zdefiniowanych czynności kancelaryjnych), których znajomość informatycy każdorazowo chętnie deklarują. Kiedy zaczyna się wchodzić w szczegóły okazuje się że nie wiedzą o co chodzi i próbują zasypać to lawiną uwag w "swoim" języku bądź twierdzą że w innym urzędzie jest rzekomo inaczej niż u nas. Przy czym prawie za każdym spotkaniem wdrożeniowym pojawiają się nowi informatycy, którym znów trzeba tłumaczyć co to są te cholerne podteczki ...
Żeby była jasność - nie chodzi o przeciwstawienie informatyków urzędnikom czy archiwistom. Natomiast starczy już chyba wmawiania nam że wina leży tylko po stronie tych głupich przepisów i naszego niezrozumienia dla nowych technik.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Grzegorz Gałęzowski w Listopad 14, 2009,
Sam też miałem kontakty z różnymi firmami informatycznymi i znam ten ból. Trochę to jest denerwujące jak trzeba rozmawiać ciągle to z nowymi osobami i coś im wyjaśniać od początku. Dobra firma powinna mieć specjalistów w danej dziedzinie dla której robi oprogramowanie. Jeżeli robią oprogramowanie dla archiwistów to powinni też mieć archiwistów, a nie tylko samych programistów. Może wydaje im się że wiedzą lepiej, albo że i tak im sie uda wcisnąć bubel i zarobić. Inny urząd może i się nie skarży bo albo mają to gdzieś, boją się, lub też kierują się innymi pobudkami. Trzeba jednak jeszcze pamiętać że użytkownicy często sami sobie przeczą. Czyli to co dla jednego będzie dobre to innemu będzie przeszkadzać. Te jak i inne problemy powinien rozstrzygać kierownik projektu, który musi stanowić pomost pomiędzy dwoma światami. Następnie i tak użytkownicy muszą zadecydować czy im to odpowiada czy nie. Jeżeli coś jest nie tak to muszą to dostosować.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: betinka w Listopad 14, 2009,
Cytuj
Inny urząd może i się nie skarży bo albo mają to gdzieś, boją się, lub też kierują się innymi pobudkami.
Dlaczego samo AP poleca takie programy.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Grzegorz Gałęzowski w Listopad 14, 2009,
A jakie polecają programy?
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: betinka w Listopad 14, 2009,
Tego z LUBLINA
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Grzegorz Gałęzowski w Listopad 14, 2009,
Ale pytanie brzmiało jakie programy a nie kto lub skąd.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Listopad 14, 2009,
Radosna twórczość tej konkretnej firmy w obydwu odsłonach, tj. tej wciąż do końca nie wdrożonej i tej mam nadzieję że nie przeznaczonej do wdrożenia - to uniwersalne produkty, przeznaczone zarówno dla biznesu jak i administracji, przynajmniej w mniemaniu twórców. Upchnięto do tego jrwa jako dodatkowy słownik, dodano możliwość generowania spisów spraw i to z grubsza tyle. Nowa wersja jest jeszcze bardziej uniwersalna, to taki zestaw "Zrób sobie sam taki ezd/seod jaki chcesz"  :-\ Z naciskiem na "zrób sam", wtedy spełnia się wszelkie specyfikacje i wymogi.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: betinka w Listopad 14, 2009,
Nie będę antykreklamą tego programu, wystarczy że przetestowałam wersję demo i mam swje zdanie a nie gdzieś. To chyba AP ma to ........
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Grzegorz Gałęzowski w Listopad 14, 2009,
Bo takiego programu nie ma. Nikt niczego nie promuje. Najłatwiej "anonimowo" coś zarzucić. To proszę odpisać mi na pocztę, bo chętnie bym się dowiedział o jakie demo chodzi.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: betinka w Listopad 14, 2009,
Jak to nie ma a Pańskie słowa
Cytuj
Sam też miałem kontakty z różnymi firmami informatycznymi i znam ten ból. Trochę to jest denerwujące jak trzeba rozmawiać ciągle to z nowymi osobami i coś im wyjaśniać od początku. Dobra firma powinna mieć specjalistów w danej dziedzinie dla której robi oprogramowanie. Jeżeli robią oprogramowanie dla archiwistów to powinni też mieć archiwistów, a nie tylko samych programistów. Może wydaje im się że wiedzą lepiej, albo że i tak im sie uda wcisnąć bubel i zarobić. Inny urząd może i się nie skarży bo albo mają to gdzieś, boją się, lub też kierują się innymi
I na tym kończę ten temat skoro Pan mi nie wierzy.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Grzegorz Gałęzowski w Listopad 14, 2009,
Ale to nie jest odpowiedź jakie programy są promowane przez Lublin. Bo naprawdę nie wiem jaki program może być promowany i to w wersji demo skoro takiego nie ma. To co napisalem dotyczyło problemu związanego z różnymi firmami informatycznymi, które tworzą oprogramowanie dla urzędów, ale w żadnym wypadku nie wiązało się to z żadnym archiwum.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: betinka w Listopad 17, 2009,
Cytuj
Bo takiego programu nie ma. Nikt niczego nie promuje. Najłatwiej "anonimowo" coś zarzucić. To proszę odpisać mi na pocztę, bo chętnie bym się dowiedział o jakie demo chodzi.
Proszę równie odpowiedź na forum bo inni mogą pomyśleć to co Pan że jakie anonimy itp
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Grzegorz Gałęzowski w Listopad 17, 2009,
Sprawa się wyjaśniła i teraz jak wiem o kogo chodzi i o jaki system muszę w pełni się zgodzić. Nastąpiło nieporozumienie, myślałem że chodzi Pani instytucję w której pracuję. Pozdrawiam.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Listopad 18, 2009,
Witam,
skoro Państwo wyjaśnili już swoje wątpliwości możemy wrócić do tematu, który poruszył Jarek: dlaczego systemy EZD, z którymi mamy do czynienia, i które funkcjonują na polskim rynku wydają się nie spełniać naszych (archiwistów!) oczekiwań. Przecież te systemy była zamawiane, powstawały jakieś SIWZy, trwały wdrożenia, szkolenia a jednak okazuje się, że systemy, które już funkcjonują (a więc zarządzają również dokumentacją, która trafi do archiwów) rozczarowują. Więc albo archiwiści wydziwiają, albo rzeczywiście jest jakiś problem organizacyjny (bo jak zauważa Grzegorz: nie techniczny) w budowie właściwej aplikacji. 
A może wybrzydzamy? W końcu wspomniane prezentacje nie dają pełnego obrazu aplikacji, które przecież mogą posiadać funkcje wskazane w rozporządzeniach MSWiA...
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Kazimierz Schmidt w Listopad 19, 2009,
Wróćmy do spraw merytorycznych nie oddając się emocjom.

1. Skonkretyzowałbym więc pytanie Wojciecha Woźniaka: czego systemy EZD które funkcjonują na polskim rynku nie robią a powinny? Bo jak rozumiem z tego powodu "rozczarowują"?
2. Warto przy tym pamiętać o pracach nad nową instrukcją kancelaryjną - zob. http://epuap.gov.pl/jforum/posts/simplelist/on/304.page#474

Ze względu na brak czasu postawione zostały przed prelegentami (proszę pamiętać że użytkownikami systemów - przedstawiciel producenta tylko wspomagał użytkownika) zadania pokazania tylko niektórych, kluczowych czynności. Gdyby próbować pokazać wszystkie możliwości to przypuszczam że seminarium musiałoby być kilkudniowe. Jakich więc czynności nie pokazano a powinny być pokazane? Może do zapamiętania na następnym seminarium?

Proszę pamiętać, że kluczowym przepisem prawa wskazującym wymagania dla takich systemów nie jest instrukcja kancelaryjna tylko Rozporządzenie MSWiA w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (http://isip.sejm.gov.pl/servlet/Search?todo=open&id=WDU20062061518). Muszą one spełniać także minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie ustawy o informatyzacji. Jeśli obsługują elektroniczną skrzynkę podawczą, to kolejne dwa rozporządzenia których tu celowo nie wymienię - właśnie po to aby pokazać że zrobienie takiego systemu nie jest sprawą prostą jak tu się w wątku przewinęło. Zapytam więc jakie to dwa rozporządzenia związane z doręczaniem? Do tego dochodzą przepisy wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych i potrzeba przygotowania "paczki archiwalnej" dla AP.

Pragnę podkreślić cel seminarium o którym tu dyskutujemy. Celem było pokazanie różnych systemów do zarządzania dokumentami elektronicznymi, a nie systemów do opisywania obiegu dokumentów papierowych i zarządzania archiwum zakładowym.
Chodziło o to aby pokazać jak w praktyce wygląda załatwianie spraw bez obiegu papierowego i bez potrzeby tworzenia tradycyjnych teczek aktowych. Bardzo proszę przyjrzyjcie się modelowi postępowania przy użyciu EZD (http://epuap.gov.pl/wps/PA_1_FCHRSKG108KP5023L0FQM82083/dokument_roboczy/dokument_roboczy_383) i zobaczcie opis czynności 45 i 67. Jak widać, zakłada się iż teczek po prostu ... może nie być, a wszystkie sprawy która da się załatwić elektronicznie - tak będą załatwiane.
Zastanówmy się się jaka będzie rola archiwistów którzy będą potem musieli "złapać" dokumentację z takiego systemu. Bo w teczkach jej nie będzie. I jak przypuszczam "walka o teczki" jest z góry skazana na przegraną. Czego więc powinni dopilnować już w trakcie tworzenia dokumentacji tak aby zgodnie z art. 6 ustawy "odzwierciedlała sposób załatwiania spraw".
A nie dopiero po przekazaniu dokumentów elektronicznych do archiwum zakładowego bo przede wszystkim takie przekazanie wcale nie musi nastąpić (dlaczego - kto wie?).


Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Listopad 19, 2009,
Cytuj
Pragnę podkreślić cel seminarium o którym tu dyskutujemy. Celem było pokazanie różnych systemów do zarządzania dokumentami elektronicznymi, a nie systemów do opisywania obiegu dokumentów papierowych i zarządzania archiwum zakładowym.

Myślę że dobrze że takie seminarium się odbyło, a jeszcze lepiej że możemy przeglądnąć materiały z niego. Że systemy te nie służą do zarządzania archiwum zakładowym - zgoda - choć pewnie przynajmniej niektóre z nich przewidywały możliwość rozbudowy o taki moduł. Co do opisywania obiegu dokumentów papierowych to już się nie zgodzę - to systemy do opisywania obiegu skanów dokumentów papierowych, a nie dokumentów elektronicznych. Żeby było śmieszniej to dokumenty z urodzenia elektroniczne są - przynajmniej w znanym mi ezd - marginalizowane (maile, pliki tekstowe itp. dodawane przez użytkownika nie są rejestrowane i opisywane metadanymi tak jak skany pism).

Cytuj
Skonkretyzowałbym więc pytanie Wojciecha Woźniaka: czego systemy EZD które funkcjonują na polskim rynku nie robią a powinny? Bo jak rozumiem z tego powodu "rozczarowują"? (...)
Ze względu na brak czasu postawione zostały przed prelegentami (proszę pamiętać że użytkownikami systemów - przedstawiciel producenta tylko wspomagał użytkownika) zadania pokazania tylko niektórych, kluczowych czynności. Gdyby próbować pokazać wszystkie możliwości to przypuszczam że seminarium musiałoby być kilkudniowe. (...) Proszę pamiętać, że kluczowym przepisem prawa wskazującym wymagania dla takich systemów nie jest instrukcja kancelaryjna tylko Rozporządzenie MSWiA w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Muszą one spełniać także minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie ustawy o informatyzacji.

Spełnianie tych wymagań nie wiąże się z funkcjonalnością (tj. łatwością obsługi) systemu z punktu widzenia użytkownika/urzędnika. Możliwości takich systemów są nieraz bardzo duże, tylko co z tego? Nie jest mi (tj. urzędnikowi/użytkownikowi) to do niczego potrzebne.
czego te systemy nie robią? -  nie ułatwiają pracy i nie zmniejszają kosztów, a po to są. I na to też są przepisy.

Cytuj
Chodziło o to aby pokazać jak w praktyce wygląda załatwianie spraw bez obiegu papierowego i bez potrzeby tworzenia tradycyjnych teczek aktowych. (...) Jak widać, zakłada się iż teczek po prostu ... może nie być, a wszystkie sprawy która da się załatwić elektronicznie - tak będą załatwiane.
Zastanówmy się się jaka będzie rola archiwistów którzy będą potem musieli "złapać" dokumentację z takiego systemu. Bo w teczkach jej nie będzie. I jak przypuszczam "walka o teczki" jest z góry skazana na przegraną. Czego więc powinni dopilnować już w trakcie tworzenia dokumentacji tak aby zgodnie z art. 6 ustawy "odzwierciedlała sposób załatwiania spraw".

Diabeł tkwi w szczegółach - w znanym mi ezd bez otrzymania oryginału papierowego pisma zadekretowanego na mnie, mam bardzo małe szanse na odkrycie w ezd, że taka dekretacja nastąpiła, bo ten zaawansowany i bogaty w funkcje system informuje mnie o wszystkich TYSIĄCACH spraw i dokumentów do których uzyskuję wgląd (choć, wierzcie mi, guzik mnie to obchodzi) i ja szary żuczek mam sobie to wygmerać jakoś w tym gąszczu. Ten zaawansowany system nie potrafi mi nawet pokazać, że na podstawie zadekretowanego wpływającego pisma już założyłem sprawę, albo nie założyłem. No chyba że zdobędę sprawność zaawansowanego użytkownika i jakoś sobie to poustawiam, ale też niekoniecznie.
Dobrze skonstruowane archiwum elektroniczne to archiwum idealne, a moim zdaniem archiwum idealne to takie które obchodzi się bez archiwistów. I to też jest technicznie możliwe.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Grzegorz Gałęzowski w Listopad 20, 2009,
Niestety producenci oprogramowania uniemożliwiają także długoterminowe inwestycje, tworząc coraz większe, wolniejsze programy, które wymagają coraz większych, szybszych maszyn. Występuje tutaj prawo Nathana: "Oprogramowanie jest jak gaz. Rozpręża się, dopóki nie wypełni naczynia."

Badania ludzkich zachowań pokazują, że nieustanne dodawanie "wodotrysków" często przeciwdziała produktywności.

Niestety przy projektowaniu oprogramowania nie wykorzystuje się osiągnięć psychologii. Mogłoby to zasadniczo zwiększyć wydajność systemów, uprościć ich obsługę i obniżyć koszty szkolenia i serwisu.

W krajach anglosaskich występuje termin human-computer interaction (HCI), który określa interdyscyplinarną naukę zajmującą się projektowaniem interfejsów użytkownika oraz badaniem i opisywaniem zjawisk związanych z używaniem systemów komputerowych przez ludzi.
http://pl.wikipedia.org/wiki/Interakcja_cz%C5%82owiek-komputer

"Aplikacje powinny odzwierciedlać potrzeby użytkowników. Nie oczekuj od użytkownika poszukiwania informacji, dostarcz mu wszelkich środków wymaganych na każdym kroku pracy z systemem."
Źródło: http://offline.pl/blog/podstawy-projektowania-interakcji.html

Dodawanie funkcji o niewielkim zastosowaniu sprawiło, że oprogramowanie staje się coraz trudniejsze, ponieważ do wyboru jest więcej możliwości.
Przeprowadzono badania w Nolan Norton Institute w Melbourne, które wykazały że osoby zatrudnione w innych pionach niż techniczny poświęcają 4-10% czasu na pomoc współpracownikom w rozwiązywaniu komputerowych problemów. Czynnikiem najbardziej wpływającym na wielkość tej wzajemnej pomocy był stopień dopasowania interfejsu użytkownika do sposobu pracy i myślenia osób z niego korzystających.

Sądzę że projektowanie coraz bardziej obładowanych funkcjami interfejsów użytkownika jest także wymogiem rynku. Producenci działają tutaj głównie na swoją korzyść, w mniejszym zakresie na korzyść użytkowników.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Grzegorz Gałęzowski w Listopad 20, 2009,
Gdy Nowojorska giełda (New York Stock Exchange - NYSE) potrzebowała systemu informatycznego to nie zaczęto od tworzenia oprogramowania. Przez sześć pierwszych miesięcy obserwowali maklerów na parkiecie, modelując ich sposób myślenia i pracy. Następnie stworzono prototyp, testowali jego fragment, rozszerzali jego funkcje i znowu testowali. Przeszli w ten sposób 30 takich cykli. Podobno programiści bardzo nie znoszą takiej metody, ponieważ ciągle zmieniały się założenia.
Opracowanie nowego oprogramowania zajęło im dwa lata, wcześniejsza modernizacja trwała sześć lat.

Ciekawe że po przeprojektowaniu przez American Express interfejsu systemu autoryzacji bankowej czas szkolenia spadł z 12 do 2 godzin, samo zaś wykonywanie czynności trwa już nie 17, a 4 minuty. Jak twierdzą osiągnęli 325% wzrost wydajności. Takich przykładów pewnie by się jeszcze trochę znalazło.

Niektóre założenia HCI zmierzają do tego, by lepiej dopasować programy do konkretnych zadań. Powinno się zaniechać produkcji gigantycznych pakietów programowych ogólnego przeznaczenia na rzecz prostszych narzędzi zaprojektowanych do wykonywania  tylko jednego zadania, ale za to naprawdę dobrze.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Kazimierz Schmidt w Listopad 20, 2009,
Przepraszam za długość tej wypowiedzi, ale myślę że warto. Aby wyjaśnić o co w tym wszystkim chodzi.

Cytat: Jarek
Co do opisywania obiegu dokumentów papierowych to już się nie zgodzę - to systemy do opisywania obiegu skanów dokumentów papierowych, a nie dokumentów elektronicznych.
Jarek zwrócił uwagę na bardzo ważną rzecz, stawiając tezę, że skan z dokumentu papierowego nie jest dokumentem elektronicznym. Skoro nie jest dokumentem elektronicznym to czym jest? Odwróćmy sytuację i zastanówmy się czy wydrukowany na papierze dokument elektroniczny nie jest dokumentem papierowym. A jeżeli nie jest, to jak go nazwać?
Ponadto taki skan niewątpliwie spełnia wymagania wynikające z definicji legalnej dokumentu elektronicznego (jest w ustawie o informatyzacji). Na naszym forum już była spora dyskusja na temat tego co jest dokumentem elektronicznym (w wątku Strony www instytucji państwowych a e-dok link: odtąd (http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=619.msg5251#msg5251))
Cytat: Jarek
czego te systemy nie robią? -  nie ułatwiają pracy i nie zmniejszają kosztów, a po to są. I na to też są przepisy.

Chodziło mi o to jakich konkretnych funkcjonalności nie mają systemy EZD (na seminarium pokazano 6 różnych rozwiązań), a mieć powinny. Przyznam, że ogólne stwierdzenie, że systemy takie "nie ułatwiają pracy i nie zmniejszają kosztów" zmierza raczej w kierunku tezy że "na papierze jest szybciej i taniej".
Jeśli tak to przypomnę stwierdzenie z pierwszego postu w tym wątku
Cytat: Jarek
Dlaczego nie potraficie zbudować systemu którego potrzeby da się opisać w dziesięciu zdaniach, a ilość możliwych do wykonania w nim działań nie przekracza dwudziestu?
No to jeszcze konkretniej zapytam: jakich działań z owych "maksimum dwudziestu" pokazane na seminarium systemy nie wpierają?

Cytuj
w znanym mi ezd bez otrzymania oryginału papierowego pisma zadekretowanego na mnie, mam bardzo małe szanse na odkrycie w ezd, że taka dekretacja nastąpiła, bo ten zaawansowany i bogaty w funkcje system informuje mnie o wszystkich TYSIĄCACH spraw i dokumentów do których uzyskuję wgląd
Bardzo dziękuję za tę wypowiedź. Teraz wiem że jeśli będzie organizowane następne seminarium na ten temat trzeba będzie jeszcze mocniej podkreślić codzienną pracę z taki systemem aby pokazać, że dostaję do zrobienia i do wglądu to co trzeba i nic ponadto. Wg mnie zostało to pokazane podczas seminarium, ale zapewne niezbyt wyraźnie. Z pewnością mogę stwierdzić, że jeśli system nie dostarcza na moje "elektroniczne biurko" tylko tego do do mnie zostało zadekretowane, albo tego co ktoś przedstawia mi do akceptacji tylko "tysiące spraw i dokumentów" w których nie wiadomo czego i jak szukać, to albo jest źle skonfigurowany i źle używany albo jest... do niczego.
Sądząc w prezentowanych na seminarium rozwiązań - raczej to pierwsze. Przypuszczam, że w każdym systemie można wysyłać wszystko do wszystkich ale wtedy chyba jest coś nie tak z polityką bezpieczeństwa informacyjnego i  ochroną danych osobowych.

Opisana przez Jarka sytuacja może wynikać także z zaobserwowania (albo własnego doświadczenia) następującego problemu: użytkownik systemu EZD zajmujący kierownicze stanowisko nie zagląda do systemu EZD bo ... nie. Nie zmieniono instrukcji kancelaryjnej (albo nie było takiej możliwości prawnej ,albo się po prostu niezdecydowano). To oczywiste, że w takiej sytuacji EZD nie zmniejsza kosztów i nie ułatwia pracy. Bo każdy uczestnik obiegu papierowych dokumentów ma z nim do czynienia dwa razy. Najważniejsze korzyści często jednak nie równoważą problemów z podwójnym obiegiem dokumentów. A warto je tu przypomnieć i podkreślić że wszystko to zostało pokazane na seminarium:
- zakładanie sprawy (spis spraw tworzony jest automatycznie),
- udostępnianie dokumentacji sprawy (można w prosty sposób udostępnić całą dokumentację sprawy innej komórce organizacyjnej - np do zaopiniowania),
- tworzenie rejestrów (dowolny rejestr może być tworzony automatycznie - np. umów, faktur, skarg),
- proces przygotowania i akceptacji czystopisu (realizowalny wyłącznie elektronicznie),
- możliwość elektronicznego zarządzania dokumentami dostarczonymi za pomocą środków komunikacji elektronicznej (bez papieru) ,
- możliwość telepracy (znajdujący się w delegacji szef może mieć 24-dostęp do niezbędnej dokumentacji a także nadal akceptować kluczowe pisma)
- błyskawiczne i precyzyjne w porównaniu do tradycyjnej dokumentacji wyszukiwanie i udostępnianie treści szukanych dokumentów.

Problemem jest to że papier nadal jest dostarczany jak dotąd (tj do dekretacji odręcznej). Ale skan tego papieru został także przesłany do dekretującego i ... czeka na dekretację w systemie. Jest oznaczony jako nieprzeczytany (tak działają wszystkie prezentowane na seminarium systemy). Jeśli po dwóch miesiącach Bardzo Ważny Użytkownik (BWU) się zaloguje to mogą na niego czekać tysiące spraw i dokumentów. Wścieknie się i stwierdzi że do niczego to całe EZD. To oczywiste. Choć czasem zależne właśnie od niego (jeśli instrukcja kancelaryjna nie jest w randze rozporządzenia). Potem stosowane są półśrodki polegające na tym, że sekretariat BWU dekretuje pisma w EZD "za niego" na podstawie dekretacji odręcznej. Referent także dostaje tę samą treść dwa razy. Musi nie tylko założyć sprawę w EZD ale i włożyć papier do właściwej teczki. Wszyscy mają mnóstwo roboty i mówią, że EZD jest do niczego.

Właśnie dlatego trwają prace nad nową instrukcją kancelaryjną (dla samorządu i województw) która ma zdjąć przepisy nakazujące przenoszenie papierów między biurkami. Bo jeśli papier nie trafi na biurko dekretującego, to będzie on miał (i wszyscy następni) do czynienia z tą samą treścią tylko raz. Każdy będzie pracował na bieżąco i nigdy nie dojdzie do sytuacji powstania "tysięcznych" zaległości.
Ponadto gdy zlikwidujemy papier w obiegu wewnętrznym zostanie dostrzeżone, że przecież znacząca część wpływów ma powtarzalną treść i zawsze trafia do tego samego użytkownika. To może warto będzie dla pewnych rodzajów wpływów przygotować formularz elektroniczny powiesić go w Internecie i zachęcać do korzystania z niego? Bo skorzystanie z takiego formularza spowoduje automatyczne dostarczenie dokumentu we właściwe miejsce - a co za tym idzie i mniej pracy w urzędzie i szybszą odpowiedź.
I wreszcie będzie szybciej i taniej jak słusznie postuluje Jarek.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Listopad 20, 2009,
Cytuj
Jarek zwrócił uwagę na bardzo ważną rzecz, stawiając tezę, że skan z dokumentu papierowego nie jest dokumentem elektronicznym.

Nie, niczego takiego nie napisałem. Chodzi o to że trochę wykoślawiono ideję ezd, skupiając się na skanach, a po macoszemu traktując pliki tesktowe itp. - mogę je dodać do ezd bez czynienia z nich dokumentów opisanych metadanymi.

Cytuj
Chodziło mi o to jakich konkretnych funkcjonalności nie mają systemy EZD (na seminarium pokazano 6 różnych rozwiązań), a mieć powinny. Przyznam, że ogólne stwierdzenie, że systemy takie "nie ułatwiają pracy i nie zmniejszają kosztów" zmierza raczej w kierunku tezy że "na papierze jest szybciej i taniej". (...) No to jeszcze konkretniej zapytam: jakich działań z owych "maksimum dwudziestu" pokazane na seminarium systemy nie wpierają?

Ezd cierpią na nadmiar, a nie niedobór funkcjonalności. Kłopot że te które są naprawdę potrzebne są albo niedopracowane, albo tak zagrzebane w systemie, że ciężko się nimi posługiwać.

Op
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Listopad 20, 2009,
... cóś mi ucięło. Kontynuując:

Cytuj
Opisana przez Jarka sytuacja może wynikać także z zaobserwowania (albo własnego doświadczenia) następującego problemu: użytkownik systemu EZD zajmujący kierownicze stanowisko nie zagląda do systemu EZD bo ... nie.

Moje uwagi nie dotyczą kierwoniczych stanowisk tylko zwykłego szarego użytkownika.

Cytuj
Problemem jest to że papier nadal jest dostarczany jak dotąd (tj do dekretacji odręcznej).

To nie jest ŻADEN problem. Dobrze skonstruowany ezd będzie wspierał obieg papieru jak i go zastępował bez jakichkolwiek modyfikacji.

Cytuj
[skan] Jest oznaczony jako nieprzeczytany (tak działają wszystkie prezentowane na seminarium systemy). Jeśli po dwóch miesiącach Bardzo Ważny Użytkownik (BWU) się zaloguje to mogą na niego czekać tysiące spraw i dokumentów. Wścieknie się i stwierdzi że do niczego to całe EZD. (...) Referent także dostaje tę samą treść dwa razy. Musi nie tylko założyć sprawę w EZD ale i włożyć papier do właściwej teczki. Wszyscy mają mnóstwo roboty i mówią, że EZD jest do niczego.

No właśnie, dokument jest oznaczony jako nieprzeczytany. Zwykły szary użytkownik (ZSU) loguje się do systemu codziennie i widzi po kilkadziesiąt nowych spraw i dokumentów (komórka załatwia ich w ciągu roku 5 tysięcy), z czego tylko jeden, dwa są dla niego do realizacji. Oznaczanie jako przeczytany bądź nieprzeczytany guzik daje - bo guzik znaczy. Przeglądając statystyki dokumentów dostanę wszystkie realizowane przeze mnie hurtem. I mam mnóstwo roboty zamiast mniej i dlatego ezd jest "do niczego".

Cytuj
Przyznam, że ogólne stwierdzenie, że systemy takie "nie ułatwiają pracy i nie zmniejszają kosztów" zmierza raczej w kierunku tezy że "na papierze jest szybciej i taniej".

Zarejestrowanie i zamknięcie sprawy na papierze to osiem prostych czynności. W ezd urasta to do jakiegoś rytuału z niezsliczonymi kliknięciami i wpisywaniem dodatkowych danych.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Kazimierz Schmidt w Listopad 23, 2009,
Przepraszam że znów "zaszalałem", ale nie umiałem krócej wyjaśnić tego co mnie mocno poruszyło w ostatnim poście Jarka.

1.
Cytat: Kazik
Jarek zwrócił uwagę na bardzo ważną rzecz, stawiając tezę, że skan z dokumentu papierowego nie jest dokumentem elektronicznym.
Cytat: Jarek
Nie, niczego takiego nie napisałem. Chodzi o to że trochę wykoślawiono ideję ezd, skupiając się na skanach, a po macoszemu traktując pliki tesktowe itp. - mogę je dodać do ezd bez czynienia z nich dokumentów opisanych metadanymi.
Cytat: Jarek (w poprzednim poście)
(...) to systemy do opisywania obiegu skanów dokumentów papierowych, a nie dokumentów elektronicznych.
Dla mnie zdanie to stwierdza jednoznacznie, że skany dokumentów papierowych to nie są dokumenty elektroniczne. I dlatego przywołałem dyskusję na ten temat sprzed półtora roku. Rozumiem, że nie zrozumiałem :) Zapewne wynika to z mojego przewrażliwienia na tym punkcie.
2.
Ale...
traktowanie "po macoszemu" plików tekstowych (albo raczej plików edytorów tekstów) wynika z tego, że podpis jest na papierze. Ideę EZD wykoślawia to, że papier przychodzi do urzędu i papier z niego wychodzi. Problem nie leży w EZD tylko w praktyce pracy. EZD znacznie lepiej sobie poradzą jeśli nie będzie w nich owych skanów. Marzą mi się czasy w których przestaną przychodzić mejle o takiej treści (autentyczne z ostatniego piątku - dane kto do kogo specjalnie wyciąłem aby nie wzbudzać emocji)
"na roboczo przesyłam link do projektu założeń do projektu ustawy o (...)  z uprzejmą prośbą o zaopiniowane dokumentu. Do wcześniejszej wersji dokumentu zgłaszali Państwo uwagi przy piśmie z dnia (...) znak (...) Oficjalne pismo prześlę w dniu dzisiejszym."
Oczywiście "oficjalne pismo" to papier. I to do tego jeszcze podpisany wyłącznie na jednej stronie. Pozostałe to kserokopie. Zresztą często i ta jedyna podpisana strona to też kserokopia. Dopóki papier będzie nośnikiem przesyłanej informacji, dopóty nie będzie innego sposobu aby go przetwarzać w EZD, jak przez jego skanowanie.
3.
Jednakże...
nieco inna sytuacja jest jeśli chodzi o przechowanie w dokumentacji sprawy dowodu tego co zostało z urzędu wysłane. Jeśli Pan zauważył czystopis elektroniczny pisma z którego potem wykonuje się wydruk i przedstawia do podpisu odręcznego jest w każdym z prezentowanych EZD przechowywany. Można więc zadać pytanie: dlaczego w niektórych podmiotach (np. w NDAP) skanuje się także dokument wychodzący? Przecież jeśli w EZD znajduje się czystopis elektronicznie zaakceptowany przez uwierzytelnionego w systemie użytkownika (czyli podpisany zwykłym podpisem elektronicznym - co można udowodnić), to skanowanie pisma wychodzącego może wydawać się przesadzoną (i kosztowną) ostrożnością.
Istotnie jest to dyskusyjne i zostało podniesione w pracach o których już tu wspominałem zob. tutaj  (http://epuap.gov.pl/wps/PA_1_FCHRSKG108KP5023L0FQM82083/dokument_roboczy/dokument_roboczy_384)pkt 2. W proponowanym modelu postępowania zaproponowano trzy drogi (opcjonalne).
1. Tylko elektroniczny czystopis (zob. tamże ścieżka 43-95-44-99-78-41)
2. Elektroniczny czystopis i skan (zob. ścieżka 43-95-44-99-78-42)
3. Tradycyjna "minuta" czyli kopia papierowa jako dowód (zob. 43-95-37-100-67). W tym przypadku możliwe jest także dodatkowe skanowanie pisma wychodzącego (zob. odgałęzienie 100-99-78-42). Zaproponowano to odgałęzienie dlatego aby umożliwić zachowanie pełnej dokumentacji sprawy w postaci elektronicznej.

Ale aby można było w ogóle rozpatrywać zastąpienie kopii papierowej pisma wychodzącego zaakceptowanym czystopisem elektronicznym, to najpierw podpisujący papier musiałby to zacząć robić. A u większości decydentów u których "chodzą" systemy EZD jest tak, że tego nie robią. Bo skoro i tak ktoś musi podpisać papier to po co będzie dwa razy zajmował się tym samym ...i kółko się zamyka. Tym bardziej że czas osób podpisujących pisma jest bardzo cenny. Kwestią otwartą pozostaje pytanie czy na tyle cenny aby stawiać "za nimi" skaner. Jeśli jednak nawet zgodzimy się, że dowodem tego co "wyszło" z urzędu może być plik z którego wydrukowano pismo wychodzące, to trzeba pamiętać o tym, że nie ręczne wstawianie daty, a także dokonywanie jakichkolwiek innych wpisów odręcznych poza samym podpisem powinno być zabronione. Być może w tym kierunku powinny iść zmiany w prawie. Bo nie wierzę, aby inaczej można było zmienić praktykę odręcznego wpisywania daty. W innym przypadku to co "wyszło" będzie się różniło od kopii, która została w urzędzie. Skan pisma wychodzącego jest natomiast identyczny jeśli chodzi o treść ... w końcu to skan. Mając taki skan zwiększamy więc pewność tego co naprawdę wysłaliśmy.
4.
I jeszcze o tym fragmencie:
Cytat: Jarek
pliki tesktowe itp. - mogę je dodać do ezd bez czynienia z nich dokumentów opisanych metadanymi.
Każdy dokument musi być opisany metadanymi. Bo dla każdego trzeba określić (w taki sposób aby można było automatycznie wyodrębnić) niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych. Takie jest prawo. Chyba że to także skrót myślowy i chodzi o to, że nie będę musiał ręcznie wpisywać do EZD metadanych do dokumentu bo:
1. Albo jest to dokument wytworzony w tym EZD i niezbędne metadane otrzymał automatycznie (ale jak najbardziej je ma)
2. Albo jest to dokument wytworzony na podstawie wzoru ogłoszonego tutaj http://epuap.gov.pl/wps/portal/epuap/form i do tego wzoru "zrozumiałego" dla danego EZD.
5.
Cytat: Jarek
Zwykły szary użytkownik (ZSU) loguje się do systemu codziennie i widzi po kilkadziesiąt nowych spraw i dokumentów (komórka załatwia ich w ciągu roku 5 tysięcy), z czego tylko jeden, dwa są dla niego do realizacji.
To już raz wyjaśniałem. Być może niezbyt zdecydowanie. Jeśli ZSU widzi codziennie po kilkadziesiąt nowych spraw i dokumentów z czego tylko dwa są przeznaczone dla niego to znaczy, że w takim urzędzie łamane jest prawo. Zgodnie z art. 23 ust.1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.o ochronie danych osobowych:
"1. Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,
2) zezwalają na to przepisy prawa,
3) jest konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia koniecznych działań przed zawarciem umowy,
4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
5) jest niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów administratorów danych, o których mowa w art. 3 ust. 2, lub osób trzecich, którym są przekazywane te dane ? a przetwarzanie danych nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą."

Nie sądzę aby wynikało to z tego, że w użytkowanym EZD nie ma możliwości przesyłania do ZSU tylko tych dokumentów które są dlań niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego. Ale jeśli tak jest i zawsze "wszyscy widzą wszystko", bo EZD nie da się tak skonfigurować żeby dostawali tylko to co zostało dla nich przeznaczone, to ja się nie dziwię Jarkowi, że nie ma najlepszego zdania o takich systemach.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Kazimierz Schmidt w Listopad 23, 2009,
Tym razem krótko:
To, że najpierw się pisze tekst w komputerze, potem się go drukuje potem podpisuje odręcznie, następnie skanuje (a nawet OCR-ruje) - faktycznie jest co najmniej ... nielogiczne. To zbyt grzeczne słowo, ale staram się utrzymać poziom naszego forum :)
Może trzeba przyjąć do wiadomości, że komputer w urzędzie służy do napisania pisma w edytorze tekstów w celu jego wydrukowania? I cały wysiłek wkładany przez pionierów próbujących wdrożyć EZD w swoich urzędach to droga donikąd? Przynajmniej dopóki pokolenie obecnie rządzące nie odda władzy młodszym? Może Jarek ma rację, że nie ma co próbować ogarniać wszystkich obecnie obowiązujących przepisów prawa jednym EZD, bo będzie on zbyt skomplikowany a co za tym idzie - nieużywalny. Że należy ograniczyć funkcje EZD do minimum bo i tak nie zastąpi on papieru na biurkach. Tak przynajmniej rozumiem jego spostrzeżenie z postu otwierającego ten wątek:
Cytat: Jarek
Dlaczego nie potraficie zbudować systemu którego potrzeby da się opisać w dziesięciu zdaniach, a ilość możliwych do wykonania w nim działań nie przekracza dwudziestu
Bo system który wykonuje maksimum dwadzieścia działań to może być najwyżej system do opisywania jak krąży papier, a nie system wykluczający go z obiegu.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Listopad 23, 2009,
Cytuj
traktowanie "po macoszemu" plików tekstowych (albo raczej plików edytorów tekstów) wynika z tego, że podpis jest na papierze. Ideę EZD wykoślawia to, że papier przychodzi do urzędu i papier z niego wychodzi. Problem nie leży w EZD tylko w praktyce pracy. EZD znacznie lepiej sobie poradzą jeśli nie będzie w nich owych skanów.

Trudno wykoślawiać coś co z urodzenia jest koślawe. Jeśli ktoś stworzył system w którym jeden plik będzie zarejestrowanym dokumentem a drugi taki sam plik tylko plikiem co najwyżej dodanym do sprawy, to znaczy że ten ktoś NIE WIE czemu ten system ma służyć. Ezd ma służyć papierowi a nie odwrotnie. Tymczasem, jak wyżej pisałem, bywa i tak, że papier "ratuje" ezd, pozwalając użytkownikowi jakoś się w tym wszystkim odnaleźć.

Cytuj
To już raz wyjaśniałem. Być może niezbyt zdecydowanie. Jeśli ZSU widzi codziennie po kilkadziesiąt nowych spraw i dokumentów z czego tylko dwa są przeznaczone dla niego to znaczy, że w takim urzędzie łamane jest prawo.

Oczywiście żadne prawo łamane nie jest. Dokumenty są dla mnie "przeznaczone" ale do wglądu, a nie do realizacji. Możliwość wglądu do tych 5 tys. spraw jest mi potrzebna, bym mógł je kiedyś przeszukiwać, a nie po to by je co rano musieć czytać. Tak to niestety w tym konkretnym ezd rozwiązano.

Ja bym bardzo chciał byśmy teraz już dyskutowali nad pozbyciem się z ezd papieru albo jak np. najsprawniej rozwiązać w ezd rolę sekretariatów czy wdrożyć podpis elektroniczny. Ezd zyskałyby tysiące zwolenników gdyby tylko twórcy tych systemów pamiętali że miały one UPROŚCIĆ czynności kancelaryjne a nie wymyślali nowe.

Cytuj
Może Jarek ma rację, że nie ma co próbować ogarniać wszystkich obecnie obowiązujących przepisów prawa jednym EZD, bo będzie on zbyt skomplikowany a co za tym idzie - nieużywalny. Że należy ograniczyć funkcje EZD do minimum bo i tak nie zastąpi on papieru na biurkach. Tak przynajmniej rozumiem jego spostrzeżenie z postu otwierającego ten wątek:

Proszę nie przypisywać mi wciąż rzeczy których nigdzie nie stwierdzałem, to już zaczyna być męczące  :-\
Mamy mieć ezd który docelowo wyruguje papier z kancelarii urzędów, uprości i przyspieszy pracę oraz spełni wszystkie wymogi prawa stawiane dokumentowi elektronicznemu. Tymczasem mam takie cóś, co niczego nie przyspiesza i nie upraszcza, na dokładkę bez papieru staje się prawie nieczytelne. Bezdziennikowy system kancelaryjny jest bardzo prosty. Jeśli ezd nie potrafi nawet jego ogarnąć, to co będzie z bardziej skomplikowanymi zadaniami??

Cytuj
Cytat: Jarek
Dlaczego nie potraficie zbudować systemu którego potrzeby da się opisać w dziesięciu zdaniach, a ilość możliwych do wykonania w nim działań nie przekracza dwudziestu
Bo system który wykonuje maksimum dwadzieścia działań to może być najwyżej system do opisywania jak krąży papier, a nie system wykluczający go z obiegu.

Gratuluję, właśnie udowodnił Pan, że "papierowa" kancelaria jest prostsza (a w efekcie tańsza) od elektronicznej ...
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Listopad 23, 2009,
Po tylu uwagach czuję się jak na ostatnim spotkaniu z informatykami producenta ezd, którzy próbowali mnie zasypać uwagami na temat czegoś zupełnie innego niż to czego dotyczyły moje pytania i w języku który miał mnie porazić swoją informatyczną głębią  ;)

Umknęła mi jedna uwaga pana Kazimierza - że ezd musi być skomplikowane, bo tego zmuszają nas wymogi dla systemów określone przepisami. To nieporozumienie, przepisy nie każą użytkownikowi "klikać" dwadzieścia razy zamiast pięć, kancelaryjno-archiwalną terminologię zastępować informatycznym żargonem i jedne pliki nazywać dokumentami a drugie nie, i to bynajmniej nie z powodu podpisu elektronicznego.
Tytuł: naresczie się wyjaśniło
Wiadomość wysłana przez: Kazimierz Schmidt w Listopad 24, 2009,
Nareszcie się wyjaśniło:
Cytat: Jarek
Ezd ma służyć papierowi a nie odwrotnie.

Jeśli wychodzi Pan z takiego założenia, to z pewnością nie będziemy w stanie dojść do jakichś wspólnych wniosków. Pan chciałby systemu do opisywania obiegu papieru (chyba że i powyższy przytoczony przez mnie cytat znów źle zinterpretowałem?) - a ja chciałbym papieru się w ogóle pozbyć. Bo jego obieg jest właśnie kosztowny i czasochłonny.
Teraz dopiero rozumiem, dlaczego żartuje Pan sobie ze mnie - nieskromnie twierdząc, że zacytowanie prze mnie Pana myśli o "systemie którego potrzeby da się opisać w dziesięciu zdaniach" cokolwiek udowadnia poza tym, że to Pan chce systemu do opisywania jak krąży papier. Co zresztą Pan potwierdził już wprost w kolejnym poście.
Tylko skoro używa Pan nadmiarowego narzędzia do prostych czynności to... po co Pan go do tego używa? Proszę poszukać na rynku systemu odpowiadającego Pan potrzebom. Skoro potrzebujemy taczki do przewożenia ziemniaków po ogródku, to nie obrażajmy się że ciężarówka-chłodnia się do tego nie nadaje. No chyba, że ktoś zdecyduje, że likwidujemy ogródek i przestajemy jeździć taczką.
Teraz widać jak pięknie się różnimy. I naprawdę się cieszę, że seminarium zaowocowało także pokazaniem tak dużych różnic w strategicznym podejściu do problematyki zarządzania dokumentacją. Szkoda, że nie ma więcej głosów na ten temat, bo zapewne każdy poglądów przez nas reprezentowanych znalazłby zwolenników.
Skoro już jestem pewien, że nie da się Pan przekonać iż założenie, że EZD ma służyć papierowi jest fałszywe nic już nie jestem w stanie dodać.
Przy okazji: nikt w tym wątku nie twierdził że ma być odwrotnie (znaczy: "papier ma służyć EZD?"). Przecież to bez sensu. Ale nie strzelam focha, tylko pozostaję z poważaniem, w uprzejmej rozbieżności.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Listopad 24, 2009,
Cytuj
Ezd ma służyć papierowi a nie odwrotnie. Tymczasem, jak wyżej pisałem, bywa i tak, że papier "ratuje" ezd, pozwalając użytkownikowi jakoś się w tym wszystkim odnaleźć.

Tak napisałem i obrazuje to tylko owo wykoślawienie systemu, a nie moją rzekomą chęć pozostawania przy papierze.

Cytuj
Teraz widać jak pięknie się różnimy. I naprawdę się cieszę, że seminarium zaowocowało także pokazaniem tak dużych różnic w strategicznym podejściu do problematyki zarządzania dokumentacją. Szkoda, że nie ma więcej głosów na ten temat, bo zapewne każdy poglądów przez nas reprezentowanych znalazłby zwolenników.

Oczywiście, różnica poglądów jest wskazana, choćby po to by wyłapać słabości jakichś rozwiązań, z czego korzyść będzie obopólna. Zaniepokoił mnie Pan jednak. Niech się Pan nie obrazi, ale nazywanie strategią założenia że "wwalimy to wszystko do jakiegoś ezd, nieważne jakiego i nieważne jak", to chyba ... kpina  :-[ - chyba że tym razem ja źle odczytuję Pana poglądy i intencje. Ezd nie może być celem samym w sobie. Tu wrócę do celu funkcjonowania systemu kanc. - oczywistego dla urzędnika i archiwisty - ma być ŁATWIEJ. Taki był cel systemów wprowadzanych w XVIII wieku, tak jest i teraz. Ma być łatwiej rejestrować dokumenty, łatwiej je łączyć, łatwiej wyszukiwać, łatwiej przechowywać, łatwiej wartościować. I tyle. Jak będzie łatwiej to będzie też taniej i szybciej. To jedyna możliwa strategia.

Cytuj
Tylko skoro używa Pan nadmiarowego narzędzia do prostych czynności to... po co Pan go do tego używa?

No uśmiałem się. Tak się składa że i Pan, i ja używamy tego samego "nadmiarowego narzędzia"   :D. A Pan do czego go używa?   ;D

Powtórzę - oczywiście dążymy do systemu z którego zniknie papier, i nie ma innej możliwości. Natomiast jest tak że zaczęliśmy od wdrażania ezd, które pozwalają zarówno wspomóc system papierowy, jak i docelowo całkowicie go zastąpić. Tak się składa że nie wymyślono dotąd do zarządzania dokumentacją w administracji niczego lepszego niż system bezdziennikowy oparty na jrwa, sprawach i teczkach, więc logicznym wydaje się że ezd będą zbudowane w oparciu o nie właśnie, i będzie to działać zarówno teraz z papierem jak i później bez niego. Tak miało być i tak być powinno - póki co jednak nie jest, bo dla producentów programów to wszystko to jakieś bzdury.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Listopad 26, 2009,
Robi się trochę jak u Gombrowicza - "Jak zachwyca, kiedy nie zachwyca?". No cóż, z zachwytem się nie dyskutuje.
Do schematu dyskusji archiwisty/urzędnika z informatykiem/producentem ezd, gdzie już mamy zwykle kolejno:
1. Deklarację informatyków co do rewelacyjnych nowych możliwości ezd i co do spełniania przez ezd wszystkich wymogów instrukcji kancelaryjnych.
2. Dziwne pytania archiwistów i urzędników o  jrwa, podteczki itp., po których okazuje się że informatycy nie wiedzą o co chodzi.
3. W odpowiedzi lawinę uwag informatyków w informatycznym żargonie na temat wszystkiego tego o co nie pytali archiwiści i urzędnicy, i wszystkiego tego co nie ma żadnego wpływu na funkcjonowanie systemu z punktu widzenia użytkownika.
4. Zwykle również zrzucenie przez informatyków winy za niefunkcjonalność systemu na przestarzałe przepisy,

... po tej "dyskusji"wypada dodać:

5. Informatycy uważają, że nie musi być łatwiej i lepiej, wystarczy że jest elektronicznie.
6. Ezd to narzędzia do zaawansowanych i skomplikowanych działań określonych przez przepisy, na których archiwiści i urzędnicy się nie znają.
7. A nawet jeśli nie do zaawansowanych i skomplikowanych działań określonych przez przepisy, to na pewno nie do prostych czynności kancelaryjnych (jakby czynności kancelaryjne mogły być inne niż proste  :-\)
8. A poza tym wy jesteście za papierem i nie warto z wami gadać  :-[
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Listopad 27, 2009,
Coś dla poprawy nastroju:

Cytuj
Robot-sekretarka, który wykona do 200 operacji

Nowa wersja robota PaPeRo - japońskiego koncernu NEC - umie rozpoznać twarze nawet 30 osób i wykonuje do dwustu różnych operacji. Robot - o wysokości 38 centymetrów i wadze 6,5 kg - jest przeznaczony do spełniania roli sekretarki, pomocnika w domu albo niańki.
PaPeRo reaguje na określone polecenia głosowe i słowa. Wbudowany jonowo-litowy blok zasilania zapewnia mu nieprzerwaną pracę przez 100 minut. Jeśli bateria wyładuje się, robot sam przestawia się na podładowanie, dokonywane automatycznie.

Koncern NEC zamierza oddawać PaPeRo w dzierżawę różnym placówkom medycznym i edukacyjnym na okres trzech lat. Eksploatacja robota będzie kosztować przyszłych użytkowników do 500 dolarów miesięcznie
.

http://wiadomosci.onet.pl/2085824,16,robot-sekretarka__ktory_wykona_do_200_operacji,item.html

Może zamiast elektronizować kancelarię, zelektronizujmy samych urzędników?  ;)
Ciekawe tylko czy robot-sekretarka poradziłby sobie z nadmiarowymi narzędziami   :D
No i ta nazwa - PaPeRo ...  ;D
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Grzegorz Gałęzowski w Listopad 27, 2009,
A może pójdzie to w tym kierunku:

http://www.cartoonstock.com/newscartoons/cartoonists/sde/lowres/sden549l.jpg

 :)

Tak przy okazji może kogoś zainteresuje historia spinaczy biurowych:

http://www.officemuseum.com/paper_clips.htm

lub historyczne zdjęcia przedstawiające wnętrza biur:

http://www.officemuseum.com/photo_gallery_business%20classes.htm

http://www.officemuseum.com/photo_gallery_1930s_1940s.htm

http://www.officemuseum.com/photo_gallery_1920s_1930s.htm

http://www.officemuseum.com/photo_gallery_1910s%20ii.htm

Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Listopad 28, 2009,
Wracając do tematu.
Co do owych dwudziestu prostych czynności, będziemy mieć:

Przy rejestracji dokumentu w ezd:
1.Nadanie dokumentowi numeru w systemie (automatyczne).
2.Wpisanie nadawcy (lub pobranie danych z bazy nadawców/adresatów).
3.Wpisanie daty dokumentu.
4.Wpisanie znaku dokumentu (znaku sprawy nadawcy lub innego oznaczenia przez niego stosowanego ? jeśli jest).
5.Wpisanie daty wpływu dokumentu.
6.Określenie czego dokument dotyczy.
7.Do tego warto chyba wpisać jaki jest typ dokumentu ? pismo, decyzja, wniosek, faktura, skarga, zaproszenie.
8.Wprowadzenie do systemu skanu dokumentu papierowego, emaila, pliku.
9.Wprowadznie informacji czy jest to skan, email lub plik.

Przy dekretacji dokumentu:

10.Przesłanie zarejestrowanego dokumentu przez kancelarię ogólną do właściwego sekretariatu.
11.Dekretacja dokumentu na szefa właściwej komórki.
12.Dekretacja na pracownika. (dekretacja może się wiązać z dwoma dodatkowymi czynnościami - dodatkowymi dyspozycjami dla pracownika ? 13. Wskazówką o sposobie załatwienia i 14. Wskazaniem terminu załatwenia).

Przy utworzeniu sprawy określenie nadawcy, daty dokumentu, daty wpływu, znaku dokumentu, czego dokument dotyczy, jest już zbędne bo nastąpiło już przy rejestracji dokumentu. Jeśli tworzymy sprawę bez dokumentu wpływającego, to w zasadzie powinniśmy tworzyć ją też na podstawie własnego, uprzednio zarejestrowanego dokumentu. Jeśli jednak nie, mamy:
15.Określenie czego sprawa dotyczy.
16.Określenie daty utworzenia sprawy.
I dalej:
17.Nadanie znaku sprawy przy użyciu jrwa (automatyczne).

Przy dodaniu dokumentu do sprawy powtarzamy czynności od 1. do 9.

Przy zamknięciu sprawy:
18.Oznaczenie, że sprawa jest zamknięta.
19.Oznaczenie daty zamknięcia.
20.Oznaczenie sposobu załatwienia.

Do tego wypada dodać 21. Łatwe wyszukiwanie na podstawie pól wypełnianych (automatycznie i ręcznie) przy powyższych czynnościach. I tyle -  przy założeniu, że pismo załatwiające sprawę jest tworzone poza systemem. Chyba będzie mi wybaczone pomylenie się o jedną czynność. Pan Kazimierz postanowił się obrazić, więc nie zakrzyknie, że przecież ezd spełniają wymóg wykonywania tych czynności i nie dowiemy się też zatem gdzie tu miejsce na owe nadmiarowe, skomplikowane i wymagane prawem działania, ale o tym jeszcze za chwilę.
Oparcie ezd na zasadach papierowego obiegu rodzi pewne drobne problemy, obnażające jeśli nie słabości tego drugiego, to utrudniające działanie ezd ? np. owe nieszczęsne podteczki, czy przyporządkowywanie jednego dokumentu wielu sprawom. Ale z kolei ezd nie radzi sobie za to np. z fizycznym grupowaniem dokumentów w sprawy, a spraw w teczki, są one tylko wirtualne, o ile to wszystko dobrze wyrozumiałem. Ewidentną przewagą ezd nad papierem przy czynnościach kancelaryjnych jest np. możliwość nadzoru nad całością dokumentacji w urzędzie poprzez rejestrowanie wszystkich dokumentów, automatyzacja niektórych czynności, możliwość szybkiego wyszukiwania.
I bardzo chciałbym teraz móc używać ezd, który świetnie radzi sobie z czynnościami od 1. do 20., ba, nawet je przyspiesza, i zastanawiać się jedynie jak eliminować niedogodności, a może nawet zmodyfikować system kancelaryjny. Tymczasem jednak muszę udowadniać że nie jestem wielbłądem, bo system który miał ułatwiać pracę raczej ją utrudnia.
W ezd da się też podpisywać elektronicznie, da się też pewnie tworzyć dokumenty elektroniczne z użyciem szablonów, tworzyć etykiety adresowe, importować maile i dane z różnych epuapów i cyfrowych urzędów, uzgadniać dokumenty bez ich przesyłania. Ezd zawiera bądź może zawierać terminarze, system przypomnień, książki telefoniczne, bazy adresowe, systemy rezerwacji, narzędzia do nadzorownia spraw kadrowych, zasobów materiałowych itd. Prawdziwy nadmiar ;D możliwości. I bardzo fajnie byłoby mieć je w jednym miejscu i móc z nich korzystać. Ale one pozostaną jednak tylko dodatkami do ezd, który musi przede wszystkim pozwalać łatwo i szybko wykonywać czynności od 1. do 20. Informatycy prezentując swoje ezd skupiają się tymczasem na owych dodatkach, jakby to one były solą systemu ? i pewnie tak to dla nich wygląda.

Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Grudzień 12, 2009,
A oto jeszcze inny pomysł na wykorzystanie nowych technik do usprawnienia pracy urzędu - choć nie wiem czy to bardziej informatyzacja, czy już raczej inwigilacja  ;) :

http://www.wieliczka.pl/e-urzad/index.php?action=kam_kom2
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Grudzień 14, 2009,
Zaczynam dochodzić do wniosku, że określenie "nadmiarowe narzędzie" oznacza, że użytkownik nigdy nie będzie miał za dużo wiedzy, by móc się tym narzędziem posługiwać  :D
Chciałem dla porównania wyliczyć wszystkie czynności, które można, bądź trzeba wykonać w ezd używanym w moim urzędzie, ale chyba nie warto, wspomnę może tylko, że przy zakładaniu sprawy mamy takie przewidziane instrukcją kancelaryjną pola jak "uwagi prywatne" i "sprawa nadrzędna"  ;). Wyręczył mnie producent, opisując na swojej stronie możliwości i cechy systemu. Po stronie możliwości mamy (cytuję w całości):

- skanowanie i rejestracja dowolnych treści istniejących w formie elektronicznej,
- automatyczne tworzenie kolejnych wersji dokumentów elektronicznych,
- śledzenie i zapis czynności wykonywanych przez użytkowników,
- tworzenie raportów oraz zestawień,
- zarządzanie czasem poprzez terminarze indywidualne i grupowe,
- automatyczne zarządzanie nieobecnościami (np. urlop, zastępstwo, delegacja) pracowników,
- zarządzanie rezerwacjami zasobów (rzutniki, sale konferencyjne, samochody),
- zarządzanie pocztą elektroniczną,
- informowanie o zbliżających się bądź przekroczonych terminach,
- obsługa niekwalifikowanego i kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- graficzny modelator oraz wizualizacja procesów workflow.

Jak widać w powyższym zestawieniu nie ma możliwości zarządzania dokumentacją w oparciu o łączenie dokumentów w sprawy i teczki przy pomocy podziału rzeczowego określonego w jrwa.

"Zgodność z obowiązującymi przepisami ze szczególnym uwzględnieniem zasad określonych w Instrukcji Kancelaryjnej oraz JRWA" zaliczono do cech tego systemu - obok integracji z komunikatorem, integracji z oprogramowaniem biurowym i możliwości eksportowania informacji do różnych formatów - czyli rzeczy których mogłoby w takim systemie nie być. I tak myślę, że ten system doskonale obyłby się bez jrwa - pod warunkiem że nie byłby używany w urzędzie.
Aha, jeszcze jedno, zdaniem producenta system ten "umożliwia znacznie szybszy i bardziej efektywny dostęp do uporządkowanych informacji." Z coraz większym zdumieniem przyglądamy się jego wyszukiwarce. Otóż np., posługując się nią, można przy pomocy znaku sprawy próbować znaleźć dokument, natomiast nie ma możliwości znalezienia sprawy po znaku sprawy ...
Bardzo to efektywne i nadmiarowe  ;D

Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Ewa33 w Grudzień 16, 2009,
A ja potrafię po znaku znaleźć sprawę i to w tym samym co u Jarka systemie!!!  ;D Chyba jednak Jarek nie doczytał instrukcji użytkowania systemu, w tym wyszukiwarki. Myślę, że warto zaznaczać odpowiednie pola przed naciśnięciem "szukaj"  ;) Poza tym uważam, że system EZD jest fantastycznym narzędziem do grupowania dokumentacji w sprawy, trzeba mieć tylko dobrego administratora. Nie znam też systemu w którym nie trzeba się naklikać, no chyba że napiszemy program który będzie wypełniał pola pod dyktando tego co mówimy a nie piszemy, no i gdy pozostaniemy przy papierze i maszynie do pisania...  ;D
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Grudzień 16, 2009,
No nareszcie ktoś się ze mną nie zgadza  ;D

Cytuj
Chyba jednak Jarek nie doczytał instrukcji użytkowania systemu, w tym wyszukiwarki. Myślę, że warto zaznaczać odpowiednie pola przed naciśnięciem "szukaj"
Myślę Ewo, że mogą być drobne różnice między używanymi przez nas wersjami systemu, w tym również w wyszukiwarkach. To zresztą tylko przykład czegoś pewnie łatwego do wyprostowania, ale chodzi mi o zobrazowanie podejścia firmy, to że nie łapią o co w tym chodzi to jedno, ale że nie potrafią przewidzieć przeszukiwania jakiegoś pola wypełnianego w systemie, to to już nie wymaga przecież dogłębnej znajomości instrukcji kancelaryjnej. Może lepiej łapie to ktoś kto wdraża to u Was? Może powstanie z tego produkt przeznaczony rzeczywiście dla administracji? Ciekaw jestem jednak czy widziałaś ich nowy produkt tego typu, tam się nawet nie da założyć sprawy na podstawie wpływającego dokumentu, użytkownik musi praktycznie wszystko sam konstruować - teoretycznie niby fajne możliwości to daje, ale wdrożenie czegoś takiego to "normalnie Katyń".  :-\ Siedziałbym pewnie cicho gdyby do nas z tym nie przyleźli i zwyczajnie mnie nie wkurzyli.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Ewa33 w Grudzień 20, 2009,
Jarku, masz dużo racji w tym, że różnie układa się współpraca z informatykami, ale myślę, że mimo wszystko można dojść do porozumienia. Co do"wkurzania", to Twoje poprzednie motto było pod tym względem bardziej trafne ;D. Pozdrawiam
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: friki w Luty 02, 2011,
Witam,

Proszę o wyjaśnienie jak się ma elektroniczne zarządzanie dokumentacją do faktu, że przepisy wymagają, aby np. akta pracownicze, listy płac, były w formie papierowej, a jeśli dobrze rozumiem to EZD ma wyeliminować wszelki papier?

Oraz czy jeśli instytucja posiada np. system informatyczny / oprogramowanie/ do obsługi zamówień komórek org. [w systemie wypełnia się zamówienie, przesyła do zaopatrzenia, na kolejnych etapach zamówienia w systemie są zatwierdzane], to będzie to EZD, czy jedynie wsparcie obsługi?

Oraz czy jeśli instytucja posiada system informatyczny /oprogramowanie/ w którym znajdują się dane dot. pracownika, np. zatrudnienie, urlopy, zwolnienia itp., przy czym sprzężony jest np. z księgowością w zakresie dot. pracownika, czy to będzie EZD, czy jedynie wsparcie obsługi działów?

Co zapewne widać słabo rozeznaję się w tych kwestiach, a nawet b.słabo, więc wszelka informacja będzie cenna
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Luty 08, 2011,
Kraków ma problem z komputerowym systemem zarządzania oświatą:
http://www.gazetakrakowska.pl/krakow/366408,komputerowy-system-zarzadzania-oswiata-kasa-w-bloto,id,t.html
Kiedy czytam, że w ocenie użytkowników system jest skomplikowany, często się zawiesza, nie jest intuicyjny i zawiera udziwnione słownictwo, to szybko upewniam się czy to jednak aby nie mowa o EZD używanym u mnie w urzędzie  :D

Ciekawe są również komentarze do tego artykułu - ten komputerowy system oświaty jakoś chwalą tylko ci, którzy go nie używali -  zdaniem jednego z nich system musi być dobry bo Unia dała na niego 5 mln, zdaniem drugiego "zapewne system jest dobry tylko użytkownicy nie chcą z niego należycie korzystać"  ;D
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Luty 24, 2018,
Myślę ze warto odświeżyć wątek żeby sobie przypomnieć jak to drzewiej z EZD bywało.
Tytuł: Odp: Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Kwiecień 14, 2018,
Wracając do tematu.
Co do owych dwudziestu prostych czynności, będziemy mieć:

Przy rejestracji dokumentu w ezd:
1.Nadanie dokumentowi numeru w systemie (automatyczne).
2.Wpisanie nadawcy (lub pobranie danych z bazy nadawców/adresatów).
3.Wpisanie daty dokumentu.
4.Wpisanie znaku dokumentu (znaku sprawy nadawcy lub innego oznaczenia przez niego stosowanego ? jeśli jest).
5.Wpisanie daty wpływu dokumentu.
6.Określenie czego dokument dotyczy.
7.Do tego warto chyba wpisać jaki jest typ dokumentu ? pismo, decyzja, wniosek, faktura, skarga, zaproszenie.
8.Wprowadzenie do systemu skanu dokumentu papierowego, emaila, pliku.
9.Wprowadznie informacji czy jest to skan, email lub plik.

Przy dekretacji dokumentu:

10.Przesłanie zarejestrowanego dokumentu przez kancelarię ogólną do właściwego sekretariatu.
11.Dekretacja dokumentu na szefa właściwej komórki.
12.Dekretacja na pracownika. (dekretacja może się wiązać z dwoma dodatkowymi czynnościami - dodatkowymi dyspozycjami dla pracownika ? 13. Wskazówką o sposobie załatwienia i 14. Wskazaniem terminu załatwenia).

Przy utworzeniu sprawy określenie nadawcy, daty dokumentu, daty wpływu, znaku dokumentu, czego dokument dotyczy, jest już zbędne bo nastąpiło już przy rejestracji dokumentu. Jeśli tworzymy sprawę bez dokumentu wpływającego, to w zasadzie powinniśmy tworzyć ją też na podstawie własnego, uprzednio zarejestrowanego dokumentu. Jeśli jednak nie, mamy:
15.Określenie czego sprawa dotyczy.
16.Określenie daty utworzenia sprawy.
I dalej:
17.Nadanie znaku sprawy przy użyciu jrwa (automatyczne).

Przy dodaniu dokumentu do sprawy powtarzamy czynności od 1. do 9.

Przy zamknięciu sprawy:
18.Oznaczenie, że sprawa jest zamknięta.
19.Oznaczenie daty zamknięcia.
20.Oznaczenie sposobu załatwienia.

Do tego wypada dodać 21. Łatwe wyszukiwanie na podstawie pól wypełnianych (automatycznie i ręcznie) przy powyższych czynnościach. I tyle -  przy założeniu, że pismo załatwiające sprawę jest tworzone poza systemem. Chyba będzie mi wybaczone pomylenie się o jedną czynność. Pan Kazimierz postanowił się obrazić, więc nie zakrzyknie, że przecież ezd spełniają wymóg wykonywania tych czynności i nie dowiemy się też zatem gdzie tu miejsce na owe nadmiarowe, skomplikowane i wymagane prawem działania, ale o tym jeszcze za chwilę.
Oparcie ezd na zasadach papierowego obiegu rodzi pewne drobne problemy, obnażające jeśli nie słabości tego drugiego, to utrudniające działanie ezd ? np. owe nieszczęsne podteczki, czy przyporządkowywanie jednego dokumentu wielu sprawom. Ale z kolei ezd nie radzi sobie za to np. z fizycznym grupowaniem dokumentów w sprawy, a spraw w teczki, są one tylko wirtualne, o ile to wszystko dobrze wyrozumiałem. Ewidentną przewagą ezd nad papierem przy czynnościach kancelaryjnych jest np. możliwość nadzoru nad całością dokumentacji w urzędzie poprzez rejestrowanie wszystkich dokumentów, automatyzacja niektórych czynności, możliwość szybkiego wyszukiwania.
I bardzo chciałbym teraz móc używać ezd, który świetnie radzi sobie z czynnościami od 1. do 20., ba, nawet je przyspiesza, i zastanawiać się jedynie jak eliminować niedogodności, a może nawet zmodyfikować system kancelaryjny. Tymczasem jednak muszę udowadniać że nie jestem wielbłądem, bo system który miał ułatwiać pracę raczej ją utrudnia.
W ezd da się też podpisywać elektronicznie, da się też pewnie tworzyć dokumenty elektroniczne z użyciem szablonów, tworzyć etykiety adresowe, importować maile i dane z różnych epuapów i cyfrowych urzędów, uzgadniać dokumenty bez ich przesyłania. Ezd zawiera bądź może zawierać terminarze, system przypomnień, książki telefoniczne, bazy adresowe, systemy rezerwacji, narzędzia do nadzorownia spraw kadrowych, zasobów materiałowych itd. Prawdziwy nadmiar ;D możliwości. I bardzo fajnie byłoby mieć je w jednym miejscu i móc z nich korzystać. Ale one pozostaną jednak tylko dodatkami do ezd, który musi przede wszystkim pozwalać łatwo i szybko wykonywać czynności od 1. do 20. Informatycy prezentując swoje ezd skupiają się tymczasem na owych dodatkach, jakby to one były solą systemu ? i pewnie tak to dla nich wygląda.

Amen!