IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: marcia w Październik 21, 2011,

Tytuł: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: marcia w Październik 21, 2011,
Witam,

jak robicie podteczki wg nowej instrukcji? Chodzi mi o to, czy z góry wiecie, że będziecie musieli zrobić podteczki, więc sobie dzielicie i numerujecie, czy może robicie podteczkę dopiero w momencie rejestracji sprawy w teczce głównej i nadajecie jej kolejny numer wynikający ze spisu spraw teczki macierzystej?
Tytuł: Odp: Tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Październik 22, 2011,
Jedyne co nowa instrukcja zmieniła jeśli chodzi o podteczki, to to że nie używa się w niej już pojęcia podteczki  ;D
Tytuł: Odp: Tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: marcia w Październik 24, 2011,
Muszę się przyznać, że wcześniej nie miałam potrzeby robienia podteczek i nie jestem pewna, co doradzać ludziom ???  :-[ 
Tytuł: Odp: Tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: EwelinaP w Październik 24, 2011,
Różnica jest dość spora moim zdaniem, ale zasada bardzo podobna (hehe, tak samo, tylko, że inaczej  ;D ) Jest kilka metod na podteczki. Albo grupuje się sprawy z tego samego numeru w różnych segregatorach, przy czym trzeba "doopisać" tytuł i podać numery spraw, które się w konkretnych segregatorach znajdują. Wtedy jest jeden spis spraw, nie nadaje się numeru dla podteczki.
Drugi sposób jest bardzo podobny do starej metody, a stosuje się ją głównie w przypadku, gdy od razu wiadomo, że spraw będzie dużo i będą miały uzasadnione podstawy do grupowania.
Przykład: tytuł teczki: 6620, Obsługa ewidencji gruntów i budynków, GMINA X; nrumery spraw wyglądają, jak dawniej, GG.6620.1.1.2011
No i ostatni sposób, kiedy w trakcie prowadzenia spraw wynika potrzeba założenia podteczki. Wtedy jej numerem zostaje kolejny numer sprawy z pierwotnego spisu spraw i numer wygląda np. tak: OR.1610.38.1.2011, gdzie 38 to numer podteczki, a 1 to kolejny numer sprawy w podteczce. W pierwotnym spisie spraw przy numerze 38 w "teści sprawy" wpisuje się, że jest to podteczka i jej tytuł.
To tak w dużym skrócie, ale lepiej już chyba tego nie przedstawię. Tak nam to tłumaczyła Pani z NDAP na szkoleniu. Przy czym wielokrotnie podkreślała, że tworzenie podteczek "na zapas", w takiej formie, jaką miały poprzednio, to nic innego, jak sposób na ukrytą rozbudowę wykazu akt, a jak wszyscy dobrze wiemy jest to po prostu niedopuszczalne. Mam nadzieję, że troszkę pomogłam. Pozdrawiam i życzę powodzenia z podteczkowymi potworami  :D
Tytuł: Odp: Tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: luke w Październik 24, 2011,
W załączniku zrzut ekranu z prezentacji p. Ewy Pałki z NDAP, pt. "Jednolite rzeczowe wykazy akt - budowa i stosowanie", w części poświęconej spisom spraw.
Całość można zobaczyć pod tym adresem:
http://www.sirmaplus.pl/szkolenia/37-xi-szkolenie-nowa-instrukcja-kancelaryjna.html?start=2
Poza prezentacją p. Ewy Pałki przydatne okazać się mogą prezentacje
Kajetan Wojsyk - Racjonalne i prawne podstawy e-administracji
Magdalena Sawicka - Doświadczenia w zakresie wdrażania system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją
Małgorzata Bieda - Nowa instrukcja kancelaryjna
Tytuł: Odp: Tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Październik 25, 2011,
Odpowiadając na pytanie marci - można i tak, i tak - o tym decyduje zawsze prowadzący teczkę.

Cytuj
Jest kilka metod na podteczki. Albo grupuje się sprawy z tego samego numeru w różnych segregatorach, przy czym trzeba "doopisać" tytuł i podać numery spraw, które się w konkretnych segregatorach znajdują. Wtedy jest jeden spis spraw, nie nadaje się numeru dla podteczki.
To nie są podteczki, ale teczki podmiotów lub przedmiotów spraw. Obok podteczek, jeden ze sposobów grupowania spraw w obrębie teczek "głównych".

Cytuj
Drugi sposób jest bardzo podobny do starej metody, a stosuje się ją głównie w przypadku, gdy od razu wiadomo, że spraw będzie dużo i będą miały uzasadnione podstawy do grupowania.
Przykład: tytuł teczki: 6620, Obsługa ewidencji gruntów i budynków, GMINA X; nrumery spraw wyglądają, jak dawniej, GG.6620.1.1.2011
I to jest podteczka zakładana na początku roku. Ja rzekłbym że stara metoda nic a nic się nie zmieniła  :)

Cytuj
No i ostatni sposób, kiedy w trakcie prowadzenia spraw wynika potrzeba założenia podteczki. Wtedy jej numerem zostaje kolejny numer sprawy z pierwotnego spisu spraw i numer wygląda np. tak: OR.1610.38.1.2011, gdzie 38 to numer podteczki, a 1 to kolejny numer sprawy w podteczce.
A to podteczka zakładana w trakcie roku.

Cytuj
Tak nam to tłumaczyła Pani z NDAP na szkoleniu. Przy czym wielokrotnie podkreślała, że tworzenie podteczek "na zapas", w takiej formie, jaką miały poprzednio, to nic innego, jak sposób na ukrytą rozbudowę wykazu akt, a jak wszyscy dobrze wiemy jest to po prostu niedopuszczalne.
Tego trochę nie rozumiem Ewelino. Jaką formę podteczki miały poprzednio?

Trzecim, obok podteczek i teczek podmiotów/przedmiotów spraw, sposobem grupowania spraw w obrębie teczek jest tworzenie teczek zbiorczych - to coś podobnego jak w teczki podmiotów/przedmiotów spraw, tyle że dotyczy spraw rejestrowanych w kilku teczkach/spisach spraw - ma to zastosowanie np. w przypadku akt osobowych, można to stosować w zasadzie wtedy kiedy pozwala na to wykaz akt. Wszystko to jest ładnie rozrysowane w przywołanej przez luke'a prezentacji Ewy Pałki.

pozdrawiam
Tytuł: Odp: Tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: marcia w Październik 25, 2011,
Dziękuję za wszystkie odpowiedzi :) Dowiedziałam się wszystkiego i jestem spokojniejsza, bo już wiem, że nie udzielałam złych porad :D
Tytuł: Odp: Tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: EwelinaP w Październik 25, 2011,
Poprzednio teczki miały taką formę, że często były tworzone na zapas, tzn. jeszcze nie wpłyneła żadna sprawa, a już się zakładało osobną teczkę, bo np. z ubiegłym roku takie sprawy były. Inna rzecz, że często spotykałam się z czymś takim, jak podteczki stworzone bez żadnego logicznego powodu, po prostu obejście przepisów, żeby nie pisać zarządzenia rozbudowującego rwa. Tak było kiedyś. Jeżeli pani Ewa, to ta sama, o której ja myślę, to właśnie ona nam mówiła, że takie postępowanie jest niedopuszczalne. A co do terminologii, to czy to jest podteczka, czy grupa spraw, to tak na prawdę drugorzędna sprawa. Ważne, by w aktach był porządek i to porządek zgodny z przepisami  ;D
Tytuł: Odp: Tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: Ricardo26 w Październik 25, 2011,
A czy dopuszczalne jest tworzenie podteczki na zasadzie
US.4530.1.2011
US.4530.2.2011
US.4530.3.1.2011   ----> 3 podteczka
US.4530.3.2.2011
US.4530.3.3.2011
US.4530.3.4.2011
US.4530.4.2011
Tytuł: Odp: Tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Październik 25, 2011,
Poprzednio teczki miały taką formę, że często były tworzone na zapas, tzn. jeszcze nie wpłyneła żadna sprawa, a już się zakładało osobną teczkę, bo np. z ubiegłym roku takie sprawy były.
To jest dokładnie to samo, co opisujesz tutaj:
Drugi sposób jest bardzo podobny do starej metody, a stosuje się ją głównie w przypadku, gdy od razu wiadomo, że spraw będzie dużo i będą miały uzasadnione podstawy do grupowania.
Przykład: tytuł teczki: 6620, Obsługa ewidencji gruntów i budynków, GMINA X; nrumery spraw wyglądają, jak dawniej, GG.6620.1.1.2011
I nie ma w tym żadnej próby obejścia przepisów - pod warunkiem że podteczka rzeczowo mieści się w teczce głównej. Bo najczęściej chyba spotykaną nieprawidłowością jeśli chodzi o podteczki jest tworzenie ich na zasadzie, że po podteczkach "właściwych", tworzonych np. wg klucz terytorialnego (wg gmin itp.), pojawiają się takie cuda, np.: 6620.16 Opinie prawne dot. obsługi ewidencji gruntów i budynków, 6620.17 Sprawy pracownicze referatu ewidencji gruntów i budynków, 6620.18 Współdziałanie z innymi komórkami urzędu, 6620.19 Wyjazdy służbowe, 6620.20 Zapotrzebowanie na materiały biurowe ... itd., itp. Niestety wciąż niektórzy wpadają na takie pomysły.  :-[

A co do terminologii, to czy to jest podteczka, czy grupa spraw, to tak na prawdę drugorzędna sprawa. Ważne, by w aktach był porządek i to porządek zgodny z przepisami  ;D

Otóż nie. Właśnie także po to, żeby być w zgodzie z przepisami, warto rozróżniać te sposoby grupowania spraw, wynikające wprost z paragrafu 5 ust. 6 i 7 (dotychczasowe podteczki) oraz paragrafu 53 ust. 5 i 6 (teczki podmiotu bądź przedmiotu oraz teczki zbiorcze) Instrukcji kancelaryjnej ustalonej rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 18.01.2011.

A czy dopuszczalne jest tworzenie podteczki na zasadzie
US.4530.1.2011
US.4530.2.2011
US.4530.3.1.2011   ----> 3 podteczka
US.4530.3.2.2011
US.4530.3.3.2011
US.4530.3.4.2011
US.4530.4.2011
O tym właśnie piszemy, o tym traktuje ww. instrukcja kancelaryjna.

pozdrawiam
Tytuł: Odp: Tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: EwelinaP w Październik 26, 2011,
Ale mnie właśnie o te kwiatki chodzi, które nie mają logicznego uzasadnienia... A o co chodzi Pani z NPAD, to wie tylko ona, ja tylko powtarzam, co usłyszałam na szkoleniu  ;) Co do terminologii, to może przestańmy w ogóle używać słowa "podteczka", a zamiast tego mówmy o "grupowaniu spraw" itp.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Styczeń 05, 2012,
A teraz coś z trochę innej beczki:
Symbol 0012, hasło: "Posiedzenia komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu"
W tej kadencji funkcjonują 4 komisje: 1) Komisja Rewizyjna 2) Komisja Edukacji i Kultury 3) Komisja Rozwoju Gospodarczego 4) Komisja Spraw Społecznych i Ochrony Zdrowia
Dla każdej komisji utworzono teczki przedmiotów spraw - w sumie 4 "podteczki". Nie ma żadnej innej dokumentacji tworzonej pod symbolem 0012 - wszystkie pisma komórka segreguje w obrębie tych teczek przedmiotów spraw. Tym samym nie ma teczki "głównej" z "głównym spisem". Co o tym sądzicie? Jak postępować z takimi "podteczkami" w przyszłości?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Styczeń 05, 2012,
W dodatku, jak dobrze rozumiem instrukcję kancelaryjną (18.1.2011) spis spraw powinien być jeden w "teczce głównej" - spisów spraw w "podteczkach" już się nie robi. Czy w teczce głównej może być sam spis spraw dla podteczek w takim wypadku?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: archiwistka90 w Styczeń 05, 2012,
Brak spisów spraw w podteczkach? W przypadku wydzielenia grupy spraw w podteczce (np. OSO.0012.3.1.2011, OSO.0012.3.2.2011) nie zrobimy spisu spraw, to gdzie go wtedy mamy zrobić? Musi być właśnie w tej podteczce, inaczej bezcelowe będzie zakłądanie podteczki i zakładanie w jej obrębie nowych spraw. Tak wg mnie...
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Styczeń 05, 2012,
No właśnie. W podteczkach powinny być spisy spraw. Jednakże jak rozumieć paragraf 53 ust. 5 IK 2011, który stanowi: "Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu spraw [czytaj: podteczek]... zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw."
 Jak to rozumieć? ???
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: marcia w Styczeń 11, 2012,
Jak nam kiedyś tłumaczyli na szkoleniu, w tym punkcie chodzi o to, załóżmy że np. potrzebne Ci będzie wszystko, co dotyczy np. jednej ulicy. Z różnych teczek (pozwolenie na budowę, jakieś tam plany, skargi dot. danej ulicy, no nie wiem co tu jeszcze wymyślić:)) wyciągasz wszystko, co dotyczy danej ulicy i trzymasz to w "jednej kupie". Do tej kupy nie tworzysz już spisu spraw, gdyż wszystkie dokumenty są już gdzieś zarejestrowane. Nie mam tylko pewności do tego, co się robi po wykorzystaniu tych materiałów, ale chyba można je zostawić w tej teczce lub poodkładać na swoje miejsca.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Styczeń 11, 2012,
Właśnie podobnie wytłumaczyło mi to moje AP. W ten sposób można prowadzić np. akta komisji tworzonych przez radnych powiatowych. Jeden spis spraw, a teczek kilka - dla kazdej z komisji osobna teczka.
Dzięki za podpowiedź :)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: EwelinaP w Styczeń 12, 2012,
A może chodzi o to, że np. w wydziale oświaty jest teczka odnośnie jakiegoś zagadnienia, spis spraw jest w jednej teczce, ale sprawy rozdziela sie do segregatorów dot. różnych szkół. W jednym segregatorze jest wtedy sprawa nr 3, 6, 8. Nie zakłada się wtedy faktycznie podteczki w sensie dodania numeru w znaku sprawy. Są to po prostu sprawy, które grupuje się fizycznie ze względów praktycznych, ale wpisuje w jeden spis spraw. Uff... mam nadzieję, że ktoś zrozumie coś z moich wypocin (sama mam czasami z tym problem)  ;D
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Luty 12, 2012,
Teczka
No właśnie. W podteczkach powinny być spisy spraw. Jednakże jak rozumieć paragraf 53 ust. 5 IK 2011, który stanowi: "Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu spraw [czytaj: podteczek]... zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw."
 Jak to rozumieć? ???

Tu nie chodzi o podteczki, tylko o teczki podmiotu lub przedmiotu, w których rzeczywiście nie prowadzi się spisów spraw - bo wszystkie sprawy rejestrowane są w teczce głównej. Podteczki to inny sposób grupowania spraw. Jeszce inny (choć podobny do teczek podmiotów i przedmiotów) sposób to teczki zbiorcze. To tardycyjne sposoby, nowa instrukcja kancelaryjna niczego tu nie rewolucjonizuje.
Wszystkim którzy mają problem z rozróżnieniem tych sposobów, prócz uważnej lektury instrukcji kancelaryjnej, jeszcze raz polecam przywołaną wcześniej prezentację Ewy Pałki.
Tytuł: teczka podmiotu lub przedmioty sprawy
Wiadomość wysłana przez: tomek11 w Marzec 02, 2012,
Nie bardzo rozumiem poniższy zapis. Potrzebuje przykład ....czy dotyczy to np sytuacji gdy jest - teczka remonty. W tej teczce są sprawy np remont budynku 1 (w dokumentacji jest np remont przepompowni)  , budynku 2 itp. (też są dokumenty remontowe przepompowni ale w bud.2) Zakładamy osobna teczkę w której są sprawy dotyczące remontów przepompowni???będą tam spawy dot. tylko przepompowni z różnymi numerami spraw?? w jaki sposób taka teczkę przekazuje sie do archiwum? Czy dotyczy to tylko prowadzenia spraw w komórce ,  przy przekazaniu do archiwum dokumenty powinny wrócić do teczki macierzystej , czyli do teczki - remonty??

"5.   Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw."
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: marcia w Marzec 02, 2012,
Z tego co pamiętam i co mówili na szkoleniach, to można zrobić tak lub tak, obie formy są dozwolone. Ale na 100 % pewna nie jestem, może ktoś to dokładniej zapamiętał? :)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: marcia w Marzec 02, 2012,
Znaczy się można albo sprawy poodkładać do właściwych teczek, albo oddać je do az w tej teczce zbiorczej. Podobno :D
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: EwelinaP w Marzec 05, 2012,
Tylko w przypadku, gdy nie odkładamy tych spraw do teczki "macierzystej", należy w tytule wypisać numery spraw, które się teczce znajdują.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: tomek11 w Marzec 06, 2012,
spotkałem sie z taką numeracją spraw  bd-2222/1/12 - 1 to podteczka ,  a symbol 2222(z wykazu akt) to teczka główna czy to jest właściwe?
jeżeli jest to własciwe znakowanie to rozumiem ze spisy spraw robimy dla podteczek, dla teczki głównej nie ma spisu bo nie ma sprawy(własciwie jest ale tylko jedna-2222)????
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: tomek11 w Marzec 06, 2012,
we wcześniejszych postach była informacje że w tym wypadku(przy takim znakowaniu)  w teczce głównej w spisie wpisujemy że założono podteczke o numerze.....ale ta teczka główna nie ma spisu spraw(ma tylko jedną sprawę)

czy takie znakowanie jest właściwe i praktykowane?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: EwelinaP w Marzec 06, 2012,
Nie może być tak, że tworzymy podteczki, a własciwy numer pozostaje "pusty". Jak usłyszłam na szkoleniu od kobitki z NDAP to nic innego, jak ukryta rozbudowa wykazu akt...
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: stany w Marzec 06, 2012,
Każda teczka, w której przynajmniej jest jedna sprawa - musi mieć spis spraw,oczywiście jeżeli dot. to teczki tworzącej akta spraw.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Marzec 06, 2012,
A swoją drogą tworzenie podteczki, gdy w teczce macierzystej nie ma ani jednej sprawy jest całkowicie bez sensu  ;D
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: tomek11 w Marzec 06, 2012,
a może dotyczy to "teczki podmiotu lub przedmiotu"? wszystkie sprawy sa rejestrowane w teczce głownej w 2222???czyli spis spraw jest zrobiony a sprawy to "podteczki"  ????
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Marzec 06, 2012,
będą tam spawy dot. tylko przepompowni z różnymi numerami spraw?? w jaki sposób taka teczkę przekazuje sie do archiwum? Czy dotyczy to tylko prowadzenia spraw w komórce ,  przy przekazaniu do archiwum dokumenty powinny wrócić do teczki macierzystej , czyli do teczki - remonty??

Dokładnie tak. Akta spraw zostają w teczkach podmiotów lub przedmiotów spraw, instrukcja kancelaryjna określa jak opisać taką teczkę (par. 62ust. 3 pkt 1)


[/quote]
Z tego co pamiętam i co mówili na szkoleniach, to można zrobić tak lub tak, obie formy są dozwolone. Ale na 100 % pewna nie jestem, może ktoś to dokładniej zapamiętał? :)

Chyba nie byłem na tym szkoleniu  :) ale na 100% tylko jedna forma jest właściwa, czyli przejęcie dokumentacji w kształcie nadanym w komórce org. (choć też się zastanawiam czy dawniej nie było inaczej).


[/quote]
spotkałem sie z taką numeracją spraw  bd-2222/1/12 - 1 to podteczka ,  a symbol 2222(z wykazu akt) to teczka główna czy to jest właściwe?
jeżeli jest to własciwe znakowanie to rozumiem ze spisy spraw robimy dla podteczek, dla teczki głównej nie ma spisu bo nie ma sprawy(własciwie jest ale tylko jedna-2222)????

bd-2222/1/12 to powinien być znak sprawy z teczki bd-2222 z 2012 r., natomiast czasem błędnie "łamie" się znaki teczek i podteczek przez oznaczenie roku. Zarówno teczka główna jak i podteczki mają swoje spisy spraw. W spisie spraw teczki głównej rejestrowane mogą być zarówno podteczki (numer podteczki wynika z pozycji zajmowanej przez nią w spisie spraw teczki głównej), jak i sprawy jednostkowe, w spisie spraw podteczki rejestrowane są sprawy z tej podteczki.


[/quote]
Nie może być tak, że tworzymy podteczki, a własciwy numer pozostaje "pusty". Jak usłyszłam na szkoleniu od kobitki z NDAP to nic innego, jak ukryta rozbudowa wykazu akt...

Te kobitki z NDAP to chyba mają jakąś podteczkofobię  ;) Numer zajęty w spisie spraw teczki głównej na podteczkę nie może być równocześnie wykorzystywany do zarejestrowania pod nim jednostkowej sprawy.


[/quote]
A swoją drogą tworzenie podteczki, gdy w teczce macierzystej nie ma ani jednej sprawy jest całkowicie bez sensu  ;D

A nic podobnego. No chyba że jest tam tylko jedna podteczka  :D

a może dotyczy to "teczki podmiotu lub przedmiotu"? wszystkie sprawy sa rejestrowane w teczce głownej w 2222???czyli spis spraw jest zrobiony a sprawy to "podteczki"  ????

Mieszasz strasznie. Podałeś jeden numer, który wygląda jak numer sprawy i każesz nam zgadywać czy to podteczka czy teczka podmiotu ...
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Marzec 07, 2012,
A swoją drogą tworzenie podteczki, gdy w teczce macierzystej nie ma ani jednej sprawy jest całkowicie bez sensu  ;D

A nic podobnego. No chyba że jest tam tylko jedna podteczka  :D
[/quote]

Właśnie do tego się odnosiłem  ;)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: stany w Marzec 07, 2012,
Czyli  po upływie jednego roku, po zakończeniu spraw nie można przyjąć do AZ  ?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczki.
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Marzec 07, 2012,
Ja przyjmuję z dwóch wydziałów już po roku od zakończenia spraw. Niezgodnie z IK 2011, ponieważ w komórkach organizacyjnych nie ma po prostu miejsca na przechowywanie bieżących akt.
Tytuł: Zapisy w IK z 2011 r. - pytania
Wiadomość wysłana przez: Dory w Październik 04, 2012,
Tak sobie dla sportu czytam instrukcję kancelaryjną z 18 stycznia 2011 r.
Mógłby ktoś wyjaśnić, o co chodzi w pk. 5 i 6 par. 53.
5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu spraw, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.

Możecie podać jakiś przykład unaoczniający ten zapis?

6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe).
Na przykładzie akt osobowych: można tu np. znaleźć wnioski o podwyżkę/premię (kopie), zgodę na piśmie od dyrektora itd., czyli sprawa pt. Przyznanie podwyżki została zarejestrowana, powiedzmy, w komórce Dyrektor, a w aktach osobowych znajduje się tylko kopia. I tak może być też z innymi różnymi sprawami dotyczącymi jakiegoś pracownika, dla którego założono teczkę. Dobrze rozumiem?
Jakie mogą być inne przykłady teczek zbiorczych?
Tytuł: Odp: Zapisy w IK z 2011 r. - pytania
Wiadomość wysłana przez: marcia w Październik 04, 2012,
Powiedzmy, że chcesz np. zebrać wszelkie możliwe wiadomości na temat domu pomocy społecznej o nazwie x w miejscowości y. Chcesz to mieć w jednym miejscu. Do takiej teczki zbierasz więc info z innych, np. wyciągasz coś z teczki dot. kontroli domów społecznych, z innej bierzesz dokumenty nt budżetu dla tego domu pomocy, z jeszcze innej masz dokumenty nt dyrektorów i kadry, z jeszcze innej ewidencję osób korzystających z tej pomocy. To jest wtedy taka teczka z punktu 5 :)
Tytuł: Odp: Zapisy w IK z 2011 r. - pytania
Wiadomość wysłana przez: Zbigniew Marek w Październik 05, 2012,
Powiedzmy, że chcesz np. zebrać wszelkie możliwe wiadomości na temat domu pomocy społecznej o nazwie x w miejscowości y. Chcesz to mieć w jednym miejscu. Do takiej teczki zbierasz więc info z innych, np. wyciągasz coś z teczki dot. kontroli domów społecznych, z innej bierzesz dokumenty nt budżetu dla tego domu pomocy, z jeszcze innej masz dokumenty nt dyrektorów i kadry, z jeszcze innej ewidencję osób korzystających z tej pomocy. To jest wtedy taka teczka z punktu 5 :)

NIE !!!
To jest ewidentny przykład na zapis w punkcie 6. (a nie 5.) - taką teczkę tworzymy tylko i wyłącznie jeżeli przepisy na to wskazują, np. jakieś sprawy rejestrowe.

Przykład do punktu 5:
Załóżmy, że instytucja rocznie rozpisuje 100 przetargów na zakup artykułów biurowych, z tego 20 na zakup ołówków, 40 na zakup długopisów i 40 na zakup spinaczy. Wszystkie te sprawy zostaną zarejestrowane w jednym spisie spraw (jednej teczce), jednakże ze względów np. praktycznych osobie(om) je załatwiającym wygodniej będzie, żeby wszystkie przetargi na ołówki były w jednym miejscu (teczce), na długopisy w innym itd.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Październik 05, 2012,
Zapytanie podpięto do odpowiedniego wątku. Jak sądzę jego lektura da wyczerpującą odpowiedź.
Tytuł: Obieg dokumentów i Prowadzenie teczek - znak sprawy
Wiadomość wysłana przez: kecajax w Grudzień 14, 2012,
W nowej instrukcji kancelaryjnej jest mowa o możliwości wydzielania określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory to
dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada
się oddzielny spis spraw (Paragraf 5 ustęp 6). Nie jestem pewny czy dobrze to zrozumiałem. Czy wg tego zapisu wydzielamy sprawy które już po stworzeniu teczki przeklasyfikowaliśmy na inną klasę z JRWA? Czy chodzi tu o grupę spraw dla której można stworzyć odrębną teczkę?
Tytuł: Odp: Obieg dokumentów i Prowadzenie teczek - znak sprawy
Wiadomość wysłana przez: marcia w Grudzień 14, 2012,
Klasyfikacja zostaje taka sama. Chodzi tylko o stworzenie tzw. podteczki. Jeśli podasz mi maila, to podeślę Ci prezentację z komentarzem o podteczce. Chyba że plik można jakoś dodać tutaj :)
Tytuł: Odp: Obieg dokumentów i Prowadzenie teczek - znak sprawy
Wiadomość wysłana przez: martusia1807 w Grudzień 14, 2012,
Marcia, czy mogę prosić o przesłanie tej prezentacji.
Podaję mail: martusia1807@onet.eu
Tytuł: Odp: Obieg dokumentów i Prowadzenie teczek - znak sprawy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Grudzień 14, 2012,
Pozwolę sobie wrzucić tutaj prezentację nt. stosowania jrwa w świetle rozp. z 18.01.2011
Tytuł: Odp: Obieg dokumentów i Prowadzenie teczek - znak sprawy
Wiadomość wysłana przez: marcia w Grudzień 14, 2012,
martusia1807 już Ci podesłałam :)
Tytuł: Odp: Obieg dokumentów i Prowadzenie teczek - znak sprawy
Wiadomość wysłana przez: kecajax w Grudzień 15, 2012,
Dziękuję za odpowiedź.
Mój mail to:kecajax@o2.pl (http://kecajax@o2.pl)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Grudzień 15, 2012,
Podpięte do odpowiedniego wątku.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: asiaszg w Styczeń 22, 2013,
Witam. Od niedawna jestem archiwistą a zarazem koordynatorem, stąd moja prośba o pomoc:
Wydzielono "podteczkę": PG.1245.6.2012. W 2012 r. utworzono 4 sprawy. W  2013 r. napływają kolejne sprawy dla tej wydzielonej grupy i teraz pytanie jaki numer będą miały sprawy przydzielone do tej podteczki ale już z 2013 r.
Np. PG.1245.6.1.2012
      PG. 1245.6.2.2012
      PG.1245.6.3.2012
      PG.1245.6.4.2012
                i teraz pismo z 2013 i z jakim numerem
      PG.1245.6.5.2012 czy PG.1245.6.1.2013
uważam że drugi numer (PG.1245.6.1.2013) jest prawidłowy tylko co z teczką główną PG.1245 założoną w 2013 r. Jeżeli i w tym roku trzeba będzie pod nr 6 znowu wydzielić grupę spraw ale zupełnie innych niż w 2012 to pokryją się te numery.
z góry dziękuję za informację
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Styczeń 22, 2013,
Do podteczki założonej w 2012 r. nie należy dodawać kolejnych spraw wszczętych w roku 2013 (można w niej jedynie kontynuowac sprawy rozpoczęte w 2012 i jeszcze nie zakończone).
Należy założyć nową teczkę rzeczowa dla klasy 1245 na rok 2013, w ramach tej teczki zarejestrować odpowiednią sprawę główną i wydzielić dla niej nową podteczkę.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: asiaszg w Styczeń 22, 2013,
Tak bym zrobiła gdybym wcześniej nie miała założonej podteczki dla tej sprawy. Napisze jaśniej, sprawa dotyczy młodocianych. Dla każdego z nich została założona podteczka, spraw jest niewiele więc chęć prowadzenia jednej podteczki przez kilka lat. Robiąc tak jak proponujesz co roku pracownik będzie tworzył nową podteczkę, a tym samym nowy numer sprawy co mija się z celem. A przecież chodzi by wszystko było razem w jednej teczce przez kilka lat.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Styczeń 22, 2013,
Podteczki z definicji zakłada się tylko na konkretny rok. Mozna to próbować jako tako pogodzić zachowując "przypisanie" konkretnych numerów konkretnym osobom (np. "6" w 2012 i "6" w 2013 będzie odpowiadała temu samemu Iksińskiemu - ale w sensie kancelaryjnym będą to odrębne podteczki/jednostki archiwalne). Lepiej sprawdzi sie w tym wypadku teczka podmiotu (osoby) - sprawy rejestrujesz jak leci w spisie spraw, ale odkładasz je potem do teczek konkretnych osób.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: asiaszg w Styczeń 23, 2013,
dziękuję bardzo za podpowiedź
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: inka w Marzec 21, 2013,
witam, co zrobić w sytuacji, gdy np. z teczki głównej z 2009 r. są wyodrębnione podteczki, i wszystkie sprawy z jednej podteczki  kończą się załóżmy w 2010  (podteczka PP.1616.1.), a z innej podteczki (podteczka PP.1616.2.) wszystkie sprawy kończą się w 2011 r. Przyjmujemy do a.z. wszystkie podteczki razem czy jest możliwość przyjęcia wcześniej podteczki, w której sprawy zakończyły się już w 2010? Mam nadzieję, że w miarę jasno opisałam sytuację...
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: stany w Marzec 21, 2013,
Rożnica 1 roku czy 2 lat w podteczkach to małe różnica u mnie występują kilku letnie , czasami należało by czekać prawie 10 lat na zakończenie spraw (niekoniecznie dot. to tylko podteczek),w zasadzie powinno się przyjmować kompletnie. W przypadku dużej ilości teczek np. 50 teczek zakończonych,a jedna nie,wtedy te akta są zawadą w komórce,dlatego najprawdopodobniej wyjątkowo zacznę przyjmować nie czekając na zakończenie, ale tylko w przypadkach najdłużej ciągnących się spraw.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: inka w Marzec 22, 2013,
więc będę sie trzymać zasad i przyjmować kompletne, dzięki za odp
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: monika85 w Marzec 27, 2013,
Proszę o pomoc w rozwiązaniu poniższej sytuacji.
Wydział przez lata (1970 - 1995) wszystkie sprawy dotyczące określonego budynku odkładał do jednego segregatora.Powstały w ten sposób zbiorcze teczki dla każdego budynku. Wszystko było dobrze bo miały w jednym miejscu wszystkie sprawy dotyczące konkretnego budynku a nie po różnych teczkach. Tylko teraz chcą przekazać to do archiwum zakładowego. Powstał problem czy rozdzielać to wszystko na lata, czy zostawić jak jest??  A jeżeli zostawić to co ze znakiem sprawy na takiej teczce i spisie zdawczo odbiorczym, ponieważ w przeciągu tylu lat zmieniał się zarówno symbol komórki prowadzącej oraz numer z rzeczowego wykazu akt  ???
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: stany w Marzec 28, 2013,
      Jeżeli dokumentacja miała nadawane znaki spraw, to  należy uporządkować wg. oznaczeń , czyli komórkami, a w nich symbolami  teczek no i oczywiście latami w zależności od znakowania i prowadzenia tych akt. W przypadku ,gdyby nie było znaków spraw ,to wtedy dopasuj jakieś hasło i symbol  i ułóż chronologicznie. Jeszcze uwaga- dokumentacja techniczna budynku powinna być przechowywana u administratora danego budynku do 5 lat po zburzeniu budynku i tak samo w AZ.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: Ewa33 w Marzec 28, 2013,
Absolutnie nie zgadzam się ze "stany". Układ nadany przez komórkę był logiczny. Pytanie tylko, czy te budynki to były budynki w których był urząd, czy też budynki komunalne zarządzane przez urząd.
Niezależnie od powyższego nie wolno rozwalać tych teczek i ich układać według bliżej nie znanego widzimisie.

Doprecyzuj proszę o jakie budynki chodziło i co jest (rodzaj dokumentacji rodzaj spraw) w tych teczkach na każdy budynek
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Marzec 28, 2013,
Ewa33 ma jak  najbardziej rację. Z własnego doświadczenia mogę stwierdzić, że AP zlalecają tworzenie dla budynków, lokali i wszelkich nieruchomości,  teczek zbiorczych, gromadzących całość dokumentacji dotyczacej danej nieruchomości/lokalu/budynku.
Monika85 - Jesli twoja instytucja zajmuje się zarządzaniem nieruchomościami, powinniście mieć w JRWA klasę "Teczki zbiorcze na dokumentację budynków, lokali i mieszkań" (lub o zblizonym tytule).

W załączniku fragment JRWA urzędu zajmującego się zarządzaniem nieruchomościami.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: monika85 w Marzec 28, 2013,
Przepraszam za nieprecyzyjne informacje. Pracuje w urzędzie gminy a opisana dokumentacja dotyczy sprzedaży lokali. Wydział pogrupował sobie lokale z podziałem na ulice. Wygodnie się z tego korzystało bo wszystko dot. lokali na danej ulicy było w jednym miejscu. Tylko co teraz z archiwizacją, ponieważ w przeciągu tych lat zmieniał się numer z rzeczowego wykazu akt i oznaczenie komórki prowadzącej.  ???
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Marzec 28, 2013,
7126 - "Teczki zbiorcze na dokumentację budynków, lokali i mieszkań"
716 - "Teczki zbiorcze na dokumentacje lokali mieszkalnych i użytkowych"

O ile się orientuję w poprzednich wykazach dla gmin nie było klas dla teczek zbiorczych nieruchomości. Myślę, że wobec tego zasadnym będzie skorzystanie z aktualnego JRWA.

Co do oznaczenia komórki - Kiedyś już o tym dyskutowaliśmy i opinie były podzielone. Osobiście uważam, że należy stosować nazwy obowiązujące w momencie gdy teczka zbiorcza nieruchomości została założona.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: nowy_uzytkownik w Maj 11, 2020,
Cześć!
Jestem totalna noga w tzw. podteczkach! Przeczytałam cały ten wątek oraz prezentację Ewy Pałki. Niestety nie bardzo nadal to pojmuję...
Czy możecie mi łopatologicznie wyjaśnić o co w tym chodzi?
1. Czemu w ogóle mają być tworzone podteczki? Dziś usłyszałam w pracy, że aby nie tworzyć dziesiątków numerów w RWA warto np. mieć jeden zbiorczy numer i tworzyć dla niego podteczki.
2. Jak w takim razie ma wyglądać znak sprawy? Skoro IK określa (u nas), że symboli w znaku może być tylko X-XK-numer z RWA-lp./2020 to w takim razie wg instrukcji Ewy Pałki nie trzymam się IK, bo muszę dopisać jeszcze jeden symbol... (jesteśmy w trakcie przechodzenia na EZD, więc i IK będziemy zmieniać)
3. Jak to potem archiwizować? Bo rozumiem, że te podteczki po porostu będą oddawane, jako oddzielne pozycje na spisie spraw?

Bardzo serdecznie proszę o pomoc :)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: izabela.kusz w Październik 20, 2022,
gdzie można dorwać prezentację EWY PAŁKI ?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: Filip Kwiatek w Październik 20, 2022,
https://docplayer.pl/23075671-Jednolite-rzeczowe-wykazy-akt-budowa-i-stosowanie.html
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: aggre w Luty 27, 2024,
Proszę o pomoc - czy ja dobrze myślę o podteczkach? Nigdy nie robiłam podteczek i nie wiem, czy dobrze rozumiem zasady...
W ramach klasy JRWA "obsługa realizacji wystaw" powstaje dokumentacja dot. kolejnych wystaw, czyli XX.53.1.2024 - obsługa realizacji wystawy 1 - w podteczce XX.53.1.1.2024 - harmonogram wystawy 1, XX.53.1.2.2024 - prośba o wypożyczenie obiektu na wystawę 1, itd. Czy to jest wg Was prawidłowa podteczka? Każdy kolejny numer sprawy w ramach tej klasy dotyczyłby kolejnej wystawy. I podteczka analogicznie do każdej kolejnej wystawy.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 27, 2024,
To o czym piszesz to nie jest podteczka, tylko teczka pojedynczej sprawy.
Podteczka słuzy zawężeniu tematyki teczki (klasy) rzeczowej - np. w ramach teczki "konferencje obce" wydzielamy podteczkę na konferencje zagraniczne.
W Twoim przypadku wystarczy tylko fizycznie wydzielić akta każdej sprawy (wystawy) do osobnej teczki aktowej. Teczka rzeczowa (spis spraw) pozostaje jedna.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: aggre w Luty 27, 2024,
Ok, rozumiem. A jeżeli w ramach sprawy XX.53.1.2024 jest x pism dot. wypożyczeń obiektów z różnych instytucji, to każde pismo będzie miało ten sam znak?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 27, 2024,
Tak. Wszystkie dokumenty w aktach danej sprawy opatruje się znakiem tej sprawy.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych
Wiadomość wysłana przez: aggre w Luty 27, 2024,
Wielkie dzięki. Niby to oczywiste, ale zgłupiałam i zaczęłam komplikować sobie proste sprawy.